HR là gì? Những điều bạn cần biết về vị trí HR trong doanh nghiệp

HR là một thuật ngữ khá hiện đại, được sử dụng để mô tả trong công việc quản lý và phát triển nhân viên ở các doanh nghiệp, tổ chức nhất định. Vậy chính xác HR là gì, HR là đơn vị hoạt động như thế nào? Nhân viên HR cần những kỹ năng gì để thành công trên con đường sự nghiệp nói chung? Đây chắc cũng là thắc mắc của rất nhiều bạn trẻ, đặc biệt là những bạn chưa có kinh nghiệm hay sinh viên mới ra trường đang muốn tìm kiếm việc làm liên quan đến ngành nghề này.

Thực ra, có rất nhiều lời giải đáp cho khái niệm HR là gì, tuy nhiên tựu chung lại thì nó được hiểu là bộ phận nhân sự của công ty. Để giúp cho các bạn có thể hiểu rõ hơn về định nghĩa HR cũng như giải đáp chi tiết các câu hỏi mà các bạn đang thắc mắc về vị trí HR, MarketingAI chúng tôi xin được chia sẻ với các bạn qua những thông tin ở bên dưới đây.

HR là gì?

HR là viết tắt của Human Resource - có ý nghĩa là ngành quản trị nhân sự. Bộ phận được sử dụng để quản lý tất cả các nhân viên đang làm việc cho một công ty hoặc tổ chức, doanh nghiệp nào đó. HR (Nhân sự) cũng là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các nguồn lực liên quan đến nhân viên. Đây là bộ phận trong một doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho tất cả những thứ liên quan đến người lao động bao gồm việc tuyển dụng, kiểm tra, lựa chọn, tuyển dụng, đào tạo, quảng bá, thanh toán và sa thải nhân viên và các nhà thầu độc lập.

Quản lý nguồn nhân lực là một thuật ngữ hiện đại, được sử dụng để mô tả việc quản lý và phát triển nhân viên trong một tổ chức. Quản lý nguồn nhân lực bao gồm giám sát tất cả mọi thứ liên quan đến việc quản lý một tổ chức nhân lực.

Nhân sự được nhiều nhà chiến lược kinh doanh coi là quan trọng nhất trong tất cả các nguồn lực của công ty. Bởi vì nhân viên có thể đạt được các kỹ năng mới, do đó tăng quy mô của một công ty, từ đó dẫn tới lợi thế cạnh tranh trong thời gian dài.

Vậy HR Manager là gì?

HR Manager hay Trưởng phòng Nhân sự là người đứng đầu bộ phận nhân sự, chịu trách nhiệm phát triển và triển khai các hoạt động nhân sự phù hợp với chiến lược chung của cả công ty, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại hoặc các vấn đề khác liên quan tới bộ phận Nhân sự. Họ cũng là những người đem những cá thể trong công ty xích lại gần nhau, tạo thành một thể thống nhất, làm việc vì mục tiêu chung lớn mạnh cho cả công ty.

Vai trò và trách nhiệm của HR trong mỗi doanh nghiệp

Thực tế, khi hiểu HR là gì thì sẽ thấy rằng danh sách các trách nhiệm mà bộ phận HR (nhân sự) cần thực hiện là khá dài. Bên cạnh vai trò tuyển dụng và sa thải, các chuyên gia nhân sự cũng phải chăm sóc và thực hiện các vai trò bao gồm:

• Tuyển dụng
• Kiểm tra lý lịch
• Đào tạo và phát triển chuyên môn
• Xây dựng kế hoạch bồi thường
• Kế hoạch hỗ trợ nhân viên
• Outsource
• Quản lý biên chế
• Quản trị lợi ích
• Quản lý các vấn đề liên quan đến pháp luật
• Quan hệ nhân viên

Một bộ phận nhân sự hoạt động tốt phải đảm bảo trách nhiệm rằng doanh nghiệp có tất cả các nhân viên phù hợp mà họ cần, vào đúng thời điểm, với chi phí phải chăng. Bộ phận nhân sự giúp hỗ trợ sự phát triển liên tục của những công nhân, cung cấp cho công ty một tài sản nhân lực quý báu.

Các công việc chính trong ngành HR là gì?

Sau khi đã hiểu rõ được vai trò và trách nhiệm cần phải làm của các nhân viên HR là gì thì chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu các công việc chính mà một HR cần phải thực hiện trong doanh nghiệp. Cụ thể thì người làm HR cần làm chi tiết ít nhất những công việc cơ bản sau:

• Tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp bao gồm hoạt động tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn và chuẩn bị thủ tục cần thiết cho các ứng viên có thể bắt đầu thử việc
• Làm hợp đồng, làm bảo hiểm xã hội và thực hiện các chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới
• Thực hiện công việc đánh giá nhân lực toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp thông qua KPI hoặc hiệu suất công việc nhằm việc thuyên chuyển nhân sự hoặc thăng tiến cấp bậc, tăng lương nếu cần thiết.
• Lên kế hoạch nhằm đào tạo phát triển, đề xuất các  chế độ giúp tuyển dụng người tài, giữ chân người tài. Ngoài ra cũng cần góp phần lên kế hoạch tổ chức các hoạt động nhằm gắn kết nhân viên của công ty, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và xây dựng bộ quy tắc ứng xử cho các thành viên của doanh nghiệp đó. Đây là mục tiêu lớn mà các phòng ban trong công ty hướng tới để doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

Ngành nhân sự bao gồm những mảng nào?

Ngành nhân sự hiện nay được chia ra thành 2 mảng chính đó là:

Quản trị nhân sự: Có nhiệm vụ làm công tác quản lý hành chính và thực hiện mọi chính sách lao động.

Quản trị nguồn nhân lực: Có nhiệm vụ mang tính chiến lược lâu dài hơn như phát triển nguồn nhân lực, xây dựng cơ chế đánh giá nhân viên. Ngoài ra còn làm một số công việc cụ thể như tìm kiếm và tuyển chọn nhân lực đang tìm việc làm, tư vấn quảng cáo tuyển dụng và tư vấn chiến lược nhân sự.

Mô hình phòng ban ngành HR phổ biến

Như những thông tin mà bạn đã hiểu HR là gì thì có thể nói rằng HR là một ngành quan trọng trong các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường hiện nay. Để hiểu rõ hơn về công việc, vai trò và trách nhiệm của các phòng ban bộ phận HR các bạn có thể tham khảo qua ví dụ về mô hình phòng ban nhân sự phổ biến hiện nay.

Đâu là những khó khăn và thuật lợi đối với HR trong doanh nghiệp?

Đối với ngành nghề HR, thuận lợi trong ngành cũng rất nhiều mà khó khăn cũng không hề ít. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo những thông tin sau:

Thuận lợi trong nghề HR là gì?

Làm việc với vị trí HR, bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc với rất nhiều người với những tính cách và định hướng nghề nghiệp khác nhau. Làm việc vị trí này, bạn sẽ có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển chọn, đào tạo nhân viên giúp công ty phát triển bền vững. Đây là cái đích mà bất kỳ người làm nhân sự nào cũng hướng đến.

Với vị trí HR, bạn sẽ phải tiếp xúc với nhiều người và nhận được nhiều tình cảm yêu quý của mọi người trong công ty, khi những đề xuất và chính sách mình đưa ra có tác động tích cực giúp nhân viên và công ty hoạt động hiệu quả cùng với đó là tạo dựng mối quan hệ gắn bó thân thiết với nhiều người.

Khó khăn của trong nghề HR là gì?

Khi làm HR, bạn phải luôn cân nhắc để cân bằng hài hòa giữa lợi ích người sử dụng lao động và người lao động. Đây là công việc hàng ngày mà người làm trong ngành phải đối mặt. Để làm được việc này đòi hỏi bạn phải có sự khéo léo, kiên nhẫn để đưa ra các đề xuất giải quyết vấn đề theo cách tốt nhất.

Những phàn nàn về chính sách lương bổng, phúc lợi, chế độ phạt thưởng... luôn là một trong những vấn đề chính được nhiều nhân viên để tâm nhất, do vậy khi làm HR bạn sẽ phải làm quen với điều này, thậm chí là các vấn đề như nhân viên nghỉ việc, đình công hoặc năng suất lao động kém phải liên tục tổ chức tìm kiếm sàng lọc, tuyển dụng các ứng viên phù hợp là những thách thức cho người làm nhân sự.

Ngoài ra, người sử dụng lao động thường có khuynh hướng mong muốn nguồn nhân lực chất lượng được đào tạo trong thời gian ngắn để cắt giảm kinh phí và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, việc đào tạo con người rất cần thời gian và chiến lược cụ thể, không thể cho kết quả ngay trong một thời gian ngắn.

Để hoàn thành tốt công việc của mình, HR cần phải có khả năng dự đoán, nắm bắt được những xu hướng mới trong thị trường lao động và bối cảnh kinh doanh. Có như vậy, họ mới có thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách ứng dụng mô hình DISC trong tuyển dụng

Các kỹ năng cần có để thành công trong ngành HR

Nắm được công việc cần phải làm của một HR là gì, bạn có thể trau dồi cho mình những kỹ năng cần có trong nghề, trong đó các kỹ năng nhất định bạn cần phải biết đó là:

Có tầm nhìn

Người làm HR giỏi không đơn giản chỉ là có các kiến thức cơ bản về nhân sự mà họ còn là những người không thể chờ đợi tổ chức xác định vai trò của mình trong doanh nghiệp mà cần phải có tầm nhìn cho định hướng công việc. Bạn phải biết quản lý nguồn nhân lực là gì và cần rèn giũa kỹ năng để trở thành chuyên gia cho chính mình. Đây là một vai trò quan trọng trong tổ chức, do đó đội ngũ lãnh đạo sẽ mong đợi bạn phát triển và đề xuất những ý tưởng mới phát triển doanh nghiệp

Nhân viên HR cần biết những gì mình muốn đạt được và các bước thực thi để vươn tới thành công. Nếu bạn đang được phỏng vấn cho vị trí nhân sự, hãy nói rõ mục tiêu bản thân. Nếu bạn đã làm việc trông công ty, hãy phác thảo mọi cơ hội mà bạn có thể nhận được.

Kỹ năng tổ chức

Các chuyên gia nhân sự là đầu mối kết nối giữa nhân viên, trưởng phòng và CEO. Họ quản lý các nhiệm vụ cần được hoàn thành bởi những nhân sự và phòng ban khác nhau. Dưới đây là một số kỹ năng tổ chức mà các chuyên gia nhân sự cần trau dồi như:

• Kỹ năng quản lý thời gian: Các hợp đồng lao động, bảng lương và kế hoạch bảo hiểm là những nhiệm vụ nhạy cảm với thời gian. Đội ngũ nhân sự có trách nhiệm đáp ứng thời hạn và tuân thủ các quy định có liên quan.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ: Đội ngũ nhân sự quản lý thông tin và tài liệu, như thỏa thuận tuyển dụng ở định dạng vật lý và kỹ thuật số. Trong các công ty lớn, các chuyên gia nhân sự thường chịu trách nhiệm lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhân viên từ các hệ thống nộp đơn hiệu quả.
• Kỹ năng quản lý lịch: Giữa các cuộc họp với đồng nghiệp và giám đốc điều hành, các chuyên gia nhân sự phải siết chặt các nhiệm vụ quan trọng khác như thiết lập đào tạo và phát triển nhân viên hay tổ chức các sự kiện của công ty. Kỹ năng quản lý lịch tốt giúp các đội nhân sự bận rộn làm việc hiệu quả hơn.

Vậy làm thế nào để có kỹ năng tổ chức của một bậc thầy nhân sự?

• Sử dụng các công cụ quản lý lịch để lên lịch các cuộc họp sắp tới và gửi thông báo để bạn không bỏ lỡ điều gì.
• Ước lượng thời gian mỗi nhiệm vụ yêu cầu (ví dụ: bằng cách sử dụng các công cụ như Rescue Time) và đặt các khoảng thời gian để tập trung vào các trách nhiệm cụ thể.
• Tổ chức chương trình nghị sự hàng ngày và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng với các ứng dụng danh sách việc cần làm, như Todoist hay Evernote.
• Đầu tư vào phần mềm Quản lý Nhân sự và Hệ thống Theo dõi Người nộp đơn để giữ các dữ liệu và tệp quan trọng ở cùng một nơi.

HR cần có kỹ năng tổ chức để trở thành bậc thầy nhân sự (Ảnh: Internet)

Kĩ năng giao tiếp

Đội ngũ nhân sự tương tác với mọi người hàng ngày trực tiếp, qua điện thoại và qua email. Các chuyên gia nhân sự có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giải quyết các vấn đề trước leo thang và truyền đạt các tiêu chuẩn của công ty một cách rõ ràng. Dưới đây là một số lĩnh vực mà các nhân sự cần lưu ý như:

• Viết lách rõ ràng: Các chuyên gia nhân sự có kỹ năng viết tốt sẽ tránh được những hiểu lầm vì không giao tiếp trực tiếp.
• Lắng nghe: Trở thành một người lắng nghe tốt giúp nhân viên nhân sự thảo luận trung thực với nhân viên và người quản lý, đánh giá tốt hơn về quan điểm và tập trung tốt hơn vào việc tìm giải pháp.
• Quản trị xung đột: Các team có thể tiếp cận các tình huống khó chịu hoặc xung đột giữa các phòng ban, lúc này HR sẽ là bộ phận giải quyết.

Làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn

• Đọc sách và tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng mềm
• Đàm phán và thuyết phục
• Lắng nghe
• Đồng cảm
• Quản trị xung đột
• Cải thiện khả năng thuyết trình và nói trước công chúng bằng cách xin lời khuyên từ đồng nghiệp có kỹ năng phát biểu trước công chúng tốt hoặc luyện tập trước một nhóm nhỏ các thành viên trong nhóm
• Thu thập thông tin phản hồi và lời khuyên từ các đội khác nhau: Một biên tập viên có thể đề xuất cải tiến email nhân sự, nhân viên bán hàng có thể tư vấn cho bạn cách cải thiện kỹ năng thuyết phục của bạn
• Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể để giải thích tín hiệu phi ngôn ngữ qua việc tham gia các khóa học trực tuyến và xem các video về bộ môn thú vị này.

Kỹ năng thích ứng

Các trường hợp không thể đoán trước (ví dụ: một nhân viên nghỉ việc) có thể làm xáo trộn những hoạt động thường ngày của HR. Để điều chỉnh hoặc thậm chí dự đoán các thay đổi, các thành viên nhóm nhân sự không những cần nắm được các kiến thức trong ngành nghề HR là gì mà còn cần phải phát triển các kỹ năng thích ứng như:

• Thay đổi cách quản lý: Đội ngũ nhân sự cần nắm bắt thời gian thích hợp để sửa đổi các chính sách cũ, tạo ra các chính sách mới và cách giúp nhân viên nắm bắt sự thay đổi (ví dụ: giúp nhân viên chuyển sang vai trò mới.)
• Tư duy hình ảnh lớn: Chuyên gia nhân sự là đối tác kinh doanh tham gia vào việc đưa ra quyết định và hoạch định chiến lược. Họ cần có khả năng dự báo nhu cầu thay đổi của nhân viên cũng như xu hướng thay đổi chung trên thị trường lao động.
• Tự đánh giá và cải thiện: Chìa khóa để bồi dưỡng một môi trường làm việc lành mạnh là không bao giờ trở nên quá thoải mái. Bộ phận HR có tư duy cải tiến có thể giúp nơi làm việc được hiện đại hóa (ví dụ: bằng cách thêm các đặc quyền và lợi ích sáng tạo) và giữ chân nhân viên.

Làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng thích ứng:

• Theo dõi các số liệu để hiểu cách hoạt động chung của công ty và những gì cần cải thiện, cả trong thực tiễn nhân sự và công ty nói chung.
• Kết nối với các nhà lãnh đạo trong ngành, trực tiếp hoặc gián tiếp qua các nền tảng social media. Họ có thể cung cấp cho bạn những ý tưởng mới về các vấn đề nhân sự phổ biến và giúp bạn luôn cập nhật xu hướng của ngành.
• Theo kịp với những thay đổi trong luật lao động, bằng cách tham gia các diễn đàn có liên quan và thảo luận trực tuyến giữa các chuyên gia nhân sự.
• Lắng nghe nhân viên: Hãy chủ động và hỏi ý kiến của họ, ngay cả các cuộc thảo luận thông thường cũng có thể đưa ra ý tưởng để thay đổi.

Sinh viên mới ra trường có thể đảm nhận vị trí nào trong ngành HR?

Với những sinh viên mới ra trường hoặc những người chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự thì nhất định phải hiểu rõ được HR là gì và các công việc sẽ phải làm trong ngành nghề này. Cụ thể sinh viên mới ra trường có thể đảm nhận được các vị trí như:

Vị trí HR Admin ( Hành chính)

Đối với vị trí HR Admin, công việc thường liên quan nhiều đến các giấy tờ hợp đồng lao động, các giấy tờ khen thưởng, chứng nhận hoặc quản lý các tài sản, phúc lợi cho nhân viên như (vé xe, xe đi lại, máy tính,...) và các báo cáo liên quan đến kiểm kê tài sản.

Vị trí HR tuyển dụng

Người làm ở vị trí tuyển dụng phải thường xuyên trao đổi với các phòng ban và các cấp quản lý để nắm rõ về nhu cầu và chất lượng nhân sự mà công ty đang cần tuyển. Các công việc cụ thể mà người làm tuyển dụng cần phải nắm rõ đó là tìm kiếm, sàng lọc CV xin việc, lựa chọn những ứng viên phù hợp và lên lịch phỏng vấn, tìm ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty đang cần. Ngoài ra, nhân viên tuyển dụng còn có nghĩa vụ cung cấp các thông tin và định hướng cho nhân viên mới.

Vị trí tính lương

Người đảm nhận vị trí tính lương có nhiệm vụ quản lý hệ thống lương, thưởng dựa trên năng lực và chính sách trong doanh nghiệp đối với các nhân viên như lương cho nhân viên mới, nhân viên hợp đồng, nhân viên nghỉ việc, số giờ làm thêm, số ca làm thêm, ngày nghỉ phép, phúc lợi kèm thêm,...

Lộ trình và cơ hội thăng tiến trong ngành HR như thế nào?

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc là sinh viên mới ra trường, bạn có thể đảm nhiệm các vị trí phổ biến trong ngành HR như: HR Admin, Vị trí tuyển dụng, Vị trí tính lương… Còn nếu đã có một cơ số kinh nghiệm nhất định, bạn có thể thử sức hoặc được thăng tiến lên những vị trí cao hơn như:

Vị trí đào tạo ngành HR

Vị trí quản lý ngành HR

>> Xem thêm: Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Của Các Nhà Điều Hành Marketing

Lời kết

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu thật chi tiết về ngành HR cũng như các thông tin liên quan đến bộ phận ngành nghề này. Chắc qua những thông tin này, bạn cũng đã hiểu rõ được về khái niệm HR là gì hay vai trò và công việc mà một nhân viên HR cần phải làm là gì rồi đúng không nào? Có thể thấy rằng, HR là một ngành không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu muốn thành công và phát triển.

Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu được rõ nét nhất HR là gì và những kỹ năng đảm bảo đưa HR lên con đường thành công trong sự nghiệp. Nếu yêu thích về ngành HR, bạn có thể nghiên cứu và tham gia thử việc tại các doanh nghiệp hiện nay nhé. Chúc các bạn thành công!

>>> Có thể bạn quan tâm: JD là gì? Các tips viết JD sao cho thu hút ứng viên nhất