[Mẫu báo cáo] Tổng hợp những mẫu báo cáo marketing được các Marketers ưa chuộng sử dụng

Sự bùng nổ của các nền tảng số, từ mạng xã hội, các trang tin điện tử cho đến loạt ứng dụng di động đã khiến cho Digital Marketing trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing tổng thể của doanh nghiệp. Với lượng dữ liệu lớn từ đa kênh đổ về, các marketers cần lập kế hoạch để có thể hệ thống hoá các chỉ số quan trọng. Theo đó, mẫu báo cáo marketing ra đời để hỗ trợ cho các marketers làm việc đó.

1. Mẫu báo cáo marketing là gì?

Mẫu báo cáo marketing là một tài liệu tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau nhằm đánh giá và hiển thị kết quả tổng thể của chiến lược tiếp thị. Mục đích của báo cáo là nhằm cung cấp thông tin về mức độ khả thi của chiến dịch, các vấn đề cấp bách cần được tối ưu hóa và điều chỉnh để đạt được hiệu quả tốt nhất. Điều này giúp marketers nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu của chiến lược tiếp thị và đề xuất các cải tiến để nâng cao hiệu quả.

Báo cáo marketing thường bao gồm các các dữ liệu, biểu đồ, đồ thị và các biểu mẫu khác đã được tổng hợp và trực quan hóa một cách sinh động, dễ hiểu. Điều này giúp cho marketers có thể truyền tải thông tin một cách rõ ràng và trực quan cho đội nhóm, người quản lý trực tiếp hoặc khách hàng. Tuy nhiên, để hiểu được các chỉ số có trong báo cáo marketing, marketers cần có kiến thức rõ về các chiến dịch, khả năng phân tích, so sánh, đối chiếu và nắm bắt số liệu.

Phạm vi của một báo cáo marketing có thể thay đổi tùy thuộc vào nền tảng và chiến dịch mà bạn đang theo dõi. Báo cáo có thể tập trung vào một chiến dịch cụ thể, một nền tảng riêng lẻ (như mạng xã hội, email marketing, quảng cáo trực tuyến), hoặc có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để đánh giá tổng thể hiệu quả của toàn bộ chiến lược tiếp thị.

2. Vì sao cần có mẫu báo cáo marketing?

Việc sử dụng các mẫu báo cáo marketing có sẵn để mang lại hiệu quả cao hơn, chẳng hạn như:

• Tiết kiệm thời gian: Các mẫu báo cáo đã được thiết kế sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc tạo báo cáo từ đầu. Bạn chỉ cần điền dữ liệu vào các mẫu có sẵn thay vì phải tạo lại cấu trúc và định dạng từ đầu.
• Tính nhất quán: Các chỉ số, biểu đồ và bảng trong mẫu sẽ được sắp xếp theo một cấu trúc nhất định, giúp báo cáo trở nên dễ hiểu và trực quan hơn.
• Tập trung vào các chỉ số quan trọng: Điều này giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và tránh việc làm báo cáo quá phức tạp và chi tiết.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Mặc dù các mẫu báo cáo có sẵn, bạn vẫn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể thêm hoặc bớt các chỉ số, điều chỉnh biểu đồ và thay đổi giao diện theo mong muốn.

Tuy nhiên, mẫu báo cáo cũng cần phải phù hợp với mục tiêu và tuỳ chiến dịch của doanh nghiệp. Bạn cũng có thể dựa vào những mẫu báo cáo marketing có sẵn để chỉnh sửa và tối ưu lại sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

3. Cách làm mẫu báo cáo marketing chuẩn chỉnh

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng 

Đầu tiên, xác định mục tiêu của báo cáo marketing. Bạn cần biết rõ mục đích và đối tượng của báo cáo để tạo nội dung phù hợp.

Sau đó, bạn cần xác định một định dạng báo cáo (Excel, PowerPoint…) phù hợp với mục tiêu và nhu cầu. Trong trường hợp là báo cáo marketing hằng ngày, bạn nên ưu tiên sử dụng các công cụ trực tuyến.

Bước 2: Xác định chỉ số và số liệu cần thu thập

Lên list các chỉ số cần quan tâm và thu thập từ các nền tảng, chẳng hạn như lượt truy cập trang web, tỷ lệ chuyển đổi, tương tác trên mạng xã hội, và các chỉ số khác.

Bước 3: Thu thập dữ liệu

Sử dụng các công cụ phân tích và hệ thống theo dõi để thu thập dữ liệu từ các nền tảng và công cụ tiếp thị. Hãy đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập chính xác, đầy đủ và theo thời gian thực.

Bước 4: Trình bày dữ liệu

Sắp xếp và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và có tổ chức. Bạn có thể sử dụng thêm biểu đồ, đồ thị, bảng và các phương tiện trực quan khác để hiển thị dữ liệu một cách sinh động và dễ hiểu.

Bước 5: Phân tích và đánh giá

Đưa ra phân tích và đánh giá dựa trên những dữ liệu trong báo cáo. Đối chiếu các chỉ số, so sánh hiệu quả của các chiến lược và nền tảng khác nhau, sau đó xác định các kết luận và đề xuất các hướng đi để cải thiện trong tương lai.

Bước 6: Tổ chức và trình bày báo cáo

Hãy chắc chắn tổ chức nội dung báo cáo theo một cấu trúc logic và trình bày nó một cách rõ ràng và hấp dẫn. Sắp xếp các phần của báo cáo theo thứ tự có ý nghĩa, bao gồm tiêu đề, mục lục, giới thiệu, phân tích dữ liệu, kết luận và khuyến nghị.

Nếu cần thiết, bạn có thể đính kèm các tài liệu hỗ trợ, như bảng dữ liệu chi tiết hoặc báo cáo tham chiếu. Đồng thời, báo cáo marketing cũng cung cấp những chú thích cho các số liệu và biểu đồ để giải thích ý nghĩa của chúng để giúp mọi người có thể dễ dàng theo dõi.

Bước 7: Kiểm tra và chỉnh sửa

Sau khi hoàn thành báo cáo, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả, sai sót hoặc không rõ ràng. Chỉnh sửa bất kỳ sai sót nào và đảm bảo rằng báo cáo được hoàn thiện và chất lượng cao trước khi chia sẻ cho đội nhóm, người quản lý hoặc khách hàng.

Một lưu ý khi xây dựng báo cáo marketing chính là sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và chuyên nghiệp trong báo cáo, tránh sử dụng những ngôn ngữ không chính xác hay mơ hồ.

>>> Xem thêm: Báo cáo về tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên nền tảng mạng xã hội

4. Các mẫu báo cáo marketing cần thiết nhất

Dưới đây là một vài mẫu báo cáo marketing được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp:

4.1. Mẫu báo cáo marketing online

Trong thời điểm công nghệ số bùng nổ, marketing online trở thành phương tiện ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Theo đó báo cáo marketing sẽ là một bản báo cáo tổng quan, bao gồm các hoạt động triển khai trên đa kênh như tiếp thị nội dung (content marketing), tiếp thị truyền thông xã hội (social media marketing), SEO (search Engine Optimization), tiếp thị liên kết (affiliate marketing), email marketing…

Thông qua những dữ liệu tổng quan, bạn sẽ có góc nhìn toàn diện về các hoạt động truyền thông marketing của doanh nghiệp, từ content marketing cho đến thương mại điện tử…

4.2. Báo cáo content marketing

Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu về thời gian viết, thời gian trung bình xem trang, tỷ lệ thoát trang, lượt tương tác và độ dễ đọc, marketers có thể đánh giá chất lượng nội dung và tìm cách cải tiến. Dưới đây là một số thông tin quan trọng về cách làm mẫu báo cáo content marketing nên có:

Thời gian quay vòng: Cung cấp dữ liệu về thời gian mà một bài viết hoặc nội dung được sản xuất từ khâu lên ý tưởng cho đến khi xuất bản. Thông tin này giúp marketers hiểu được mức độ hiệu quả và năng suất của quy trình sản xuất nội dung, từ đó tìm cách tối ưu hóa và cải thiện quá trình này.

Lượt tương tác: Cung cấp thông tin về lượt tương tác như lượt like, share, comment trên các bài viết hoặc ấn phẩm. Điều này giúp marketers đánh giá được mức độ quan tâm và tương tác của khách hàng với nội dung. Bằng cách phân tích các bài viết có lượt tương tác cao, marketers có thể xác định được yếu tố và nội dung mà khách hàng mục tiêu yêu thích.

Thang chấm điểm độ dễ đọc: Một số báo cáo chất lượng nội dung cung cấp các chỉ số về độ dễ đọc của bài viết, ví dụ như sử dụng câu dài, từ ngữ và cấu trúc câu phức tạp, nghệ thuật neo người đọc và mức độ sử dụng từ khóa. Thông tin này giúp người sáng tạo nội dung điều chỉnh cách viết, ngôn từ và văn phong sao cho phù hợp với người dùng, từ đó, tăng khả năng tiếp cận và tiếp thu nội dung.

Thời gian xem trang trung bình và tỷ lệ thoát trang: Ngoài lượt views, tỷ lệ tương tác, bạn cũng cần quan tâm đến chỉ số thời gian xem trang hay tỷ lệ thoát trang. Nếu nội dung bạn đưa ra hữu ích và mang lại nhiều giá trị cho người đọc, thời gian xem trang (time on page) sẽ cao và tỷ lệ thoát (bounce rate) thường sẽ thấp. 

4.3. Mẫu báo cáo social media

Marketing trên mạng xã hội thành công được đánh giá qua mức hiệu quả mà nền tảng này đem lại. Do đó, báo cáo marketing trên social media là một trong những báo cáo được marketers rất quan tâm. Một vài chỉ số quan trọng mà bạn cần lưu tâm:

Lượng người xem và người theo dõi: Chỉ số này cho biết số lượng người đã xem nội dung của bạn trên mạng xã hội và số lượng người theo dõi tài khoản của bạn. Nó thể hiện sự tăng trưởng và khối lượng tiếp cận của bạn trên nền tảng mạng xã hội.

Lượt tương tác: Chỉ số này đo lường số lần mà người dùng đã tương tác với nội dung của bạn, bao gồm lượt like, comment, chia sẻ và click vào liên kết. Nó cho biết mức độ hấp dẫn của nội dung và mức độ quan tâm, tương tác của khán giả.

Lượt hiển thị và lượt tiếp cận: Chỉ số này đo lường số lần mà nội dung của bạn đã được hiển thị và tiếp cận bởi người dùng trên mạng xã hội. Nó cho biết khả năng nội dung của bạn tiếp cận được bao nhiêu người và mức độ lan truyền của các nội dung trên nền tảng.

Thời gian trung bình để tạo ra chuyển đổi: Chỉ số này đo lường thời gian trung bình mà khách hàng tiếp xúc với nội dung của bạn trên mạng xã hội trước khi thực hiện một hành động chuyển đổi như đăng ký, mua hàng, hoặc tải xuống. Nó cho biết thời gian và quá trình mà người dùng tiếp thu và phản ứng với nội dung.

Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu về đối thủ, các nội dung trên trang và đối tượng người dùng mục tiêu trên kênh.

4.4. Báo cáo SEO marketing

Báo cáo SEO cung cấp cho marketers thông tin về vị trí và hiệu quả của từ khóa trên website, cũng như vị trí của các bài viết trên Google. Tuy nhiên, do tính chất của SEO là một quá trình dài hạn, do đó, các báo cáo marketing về SEO thường không được thực hiện hàng ngày, mà thường sẽ là báo cáo theo tuần, tháng và quý.

Dựa vào các công phân tích như Google Analytics, SEMrush, Google Search Console…, bạn có thể theo dõi các chỉ số sau:

Thứ hạng từ khóa: Báo cáo SEO cho biết vị trí của từ khóa trên kết quả tìm kiếm của Google, từ đó, giúp marketers theo dõi thứ hạng của từ khóa theo thời gian và đánh giá hiệu quả của chiến dịch SEO.

CTR trung bình: Điều này giúp marketers hiểu được mức độ tương tác của người dùng với từ khóa và đo lường hiệu quả của nội dung trang web.

Sự thay đổi thứ hạng: Sự thay đổi thứ hạng của các bài viết trên Google sẽ giúp marketers theo dõi tăng trưởng và hiệu quả của nội dung trên công cụ tìm kiếm.

Đối tượng người dùng theo nhân khẩu học: Những dữ liệu, thông tin về khách hàng sẽ giúp bạn tạo ra chiến lược tiếp thị phù hợp.

Người dùng (Users): Chỉ số này liên quan đến số lượng người dùng truy cập vào trang web trong một khoảng thời gian nhất định. Nó đo lường lượng traffic và khối lượng người dùng truy cập vào trang web của bạn.

Lượt xem trang (Pageviews): Chỉ số này đo lường tổng số lần mà trang web của bạn đã được xem trong một khoảng thời gian. Nó cho biết mức độ tương tác và khám phá của người dùng trên trang web của bạn.

4.5. Báo cáo quảng cáo tìm kiếm

Dựa trên dữ liệu từ báo cáo, bạn có thể xác định những điểm mạnh và yếu của chiến dịch quảng cáo đang chạy, từ đó, lên kế hoạch cải thiện hiệu suất của chiến dịch và tối ưu hóa chi phí quảng cáo. Một vài chỉ số quan trọng trong báo cáo chiến dịch quảng cáo hiển thị phải kể đến như:

Lượt click (Clicks): Đo lường số lần người dùng nhấp vào quảng cáo. Chỉ số này cho biết mức độ tương tác của người dùng với quảng cáo và sau đó, đánh giá hiệu quả.

Chi phí cho một lượt click (Cost per Click - CPC): Đo lường chi phí trung bình mà bạn phải trả cho mỗi lượt click vào quảng cáo. Chỉ số này giúp bạn đánh giá hiệu quả và tính toán ngân sách quảng cáo.

Lượt hiển thị (Impressions): Đo lường số lần quảng cáo của bạn đã xuất hiện trên trang web hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này cho biết mức độ tiếp cận của quảng cáo và tầm nhìn của nó đối với khách hàng tiềm năng.

Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): Chỉ số này đo lường tỷ lệ phần trăm của lượt chuyển đổi thành công trong số lượt click trên quảng cáo. Nó giúp bạn đánh giá hiệu suất và hiệu quả của quảng cáo trong việc thúc đẩy hành động mong muốn từ người dùng.

4.6. Mẫu báo cáo email marketing

Báo cáo email marketing cung cấp thông tin quan trọng về hiệu quả của chiến dịch gửi email và giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả và tối ưu hóa chiến dịch. Dưới đây là một số chỉ số thường được sử dụng trong mẫu báo cáo email marketing:

Tỷ lệ mở (Open rate): Đo lường tỷ lệ phần trăm của người nhận mở email so với tổng số email được gửi đi. Chỉ số này cho biết mức độ hấp dẫn và tương tác của tiêu đề và nội dung email.

Tỷ lệ click (Click-through rate - CTR): Đo lường tỷ lệ phần trăm của người nhận nhấp vào liên kết trong email so với tổng số email được gửi đi. Chỉ số này cho biết mức độ hấp dẫn và tương tác của nội dung và liên kết trong email.

Tỷ lệ hủy đăng ký (Unsubscribe rate): Đo lường tỷ lệ phần trăm của người nhận hủy đăng ký email so với tổng số email được gửi đi. 

Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate): Đo lường tỷ lệ phần trăm của người nhận thực hiện hành động mong muốn (ví dụ: mua hàng, đăng ký dịch vụ) sau khi nhận email. Chỉ số này cho biết hiệu suất của email trong việc thúc đẩy hành động mong muốn từ người nhận.

Tỷ lệ phân phối (Delivery rate): Đo lường tỷ lệ phần trăm của email được gửi thành công đến hộp thư đích so với tổng số email được gửi đi. Chỉ số này cho biết mức độ thành công trong việc tránh spam và đảm bảo email đến được người nhận.

Tỷ lệ tiếp cận (Engagement rate): Đo lường tỷ lệ phần trăm của người nhận thực hiện tương tác như mở, nhấp vào liên kết hoặc thực hiện hành động trong email. Chỉ số này cho biết mức độ tương tác và quan tâm của người nhận đối với nội dung email.

4.7. Báo cáo phân tích đối thủ cạnh tranh

Tổng hợp các thông tin từ báo cáo phân tích đối thủ sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về cạnh tranh trong ngành và đề xuất các biện pháp điều chỉnh, cải thiện chiến lược marketing của mình.

Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích đối thủ như Traffic Analytics để thu thập dữ liệu và phân tích các hoạt động của đối thủ trên mạng. Dù họ thành công hay thất bại thì những thông tin thu thập được đều sẽ rất hữu ích. Tuỳ thuộc vào nhu cầu, chiến dịch truyền thông mà bạn đang muốn đo lường mà list chỉ số đo lường có thể khác nhau.

>>> Xem thêm: Mẫu kế hoạch digital marketing tổng thể bằng Excel từ A đến Z

5. Tải mẫu báo cáo marketing chi tiết

Tải mãu báo cáo marketing chi tiết: TẠI ĐÂY

Tạm kết 

Như bạn đã thấy, mẫu báo cáo marketing là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các marketers và chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi lập báo cáo, ngoài việc thu thập và đo lường các chỉ số, bạn còn cần phải biết tận dụng sức mạnh của nguồn dữ liệu này để đưa ra những phương án giải quyết hiệu quả trong tương lai. 

Thanh Thanh - MarketingAI