Recap là gì? Bí quyết viết recap chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp nhất

Recap là gì?

Recap là thuật ngữ chỉ việc tóm tắt và tổng hợp lại các thông tin chính sau một sự kiện, buổi họp hoặc chiến dịch. Nội dung của recap giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng những điểm quan trọng mà không cần xem lại toàn bộ sự kiện hoặc hoạt động đó. Recap thường được sử dụng trong các lĩnh vực như marketing, truyền thông quản lý dự án,... để ghi lại các thông tin đáng chú ý.

>>> Đọc thêm: Pitching là gì? Những mẹo để pitching thành công

Tại sao cần phải làm recap?

Ý nghĩa của việc recap không chỉ nằm ở việc lưu trữ thông tin mà còn mang lại nhiều lợi ích sau:

- Tăng cường sự ghi nhớ và hiểu biết: Recap giúp củng cố thông tin bằng cách tóm tắt các nội dung chính. Điều này không chỉ giúp người đọc dễ dàng ghi nhớ mà còn tạo ra một bản ghi rõ ràng để tham khảo trong tương lai.

- Tiết kiệm thời gian: Việc làm recap giúp tiết kiệm thời gian cho những người không thể tham gia trực tiếp vào sự kiện hoặc cần tìm hiểu thông tin một cách nhanh chóng. Thay vì đọc lại toàn bộ tài liệu, người đọc chỉ cần tập trung vào các điểm chính được tóm tắt.

- Xác định và làm rõ thông tin chính: Recap giúp làm rõ những thông tin chính và điểm nổi bật, loại bỏ những nội dung không cần thiết, từ đó làm rõ những gì quan trọng nhất.

- Công cụ hỗ trợ thảo luận: Recap cung cấp nền tảng cho các cuộc họp hoặc buổi thảo luận tiếp theo giúp đảm bảo rằng mọi người đều nắm các thông tin cơ bản.

- Theo dõi tiến độ và tổng kết: Trong các dự án dài hạn hoặc chiến dịch marketing, việc viết recap giúp ghi lại quá trình và tiến độ thực hiện, đồng thời là cơ sở để đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã thực hiện.

Cách viết recap hiệu quả

Nếu bạn đang quan tâm đến các bước viết recap chuyên nghiệp thì đừng bỏ qua gợi ý quy trình viết chuẩn chỉnh dưới đây nhé:

Bước 1: Xác định mục tiêu & đối tượng

Trước khi viết recap, cần xác định rõ đối tượng người đọc và mục tiêu muốn truyền tải là gì. Điều này giúp nội dung recap phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người đọc hơn.

Bước 2: Lọc và tóm tắt thông tin quan trọng

Trong một sự kiện, chiến dịch hay buổi họp sẽ có rất nhiều thông tin được truyền tải. Điều quan trọng khi viết recap là bạn cần chọn lọc các thông tin cần thiết và loại bỏ những chi tiết không quan trọng. Đảm bảo recap tập trung vào các sự kiện chính, số liệu quan trọng và kết quả đạt được.

Bước 3: Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, xúc tích

Viết recap với ngôn ngữ dễ hiểu, súc tích giúp người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin mà không mất nhiều thời gian. Do đó, hãy hạn chế hoặc tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp, khó hiểu.

Bước 4: Trình bày rõ ràng, dễ hiểu

Sắp xếp các thông tin trong recap một cách logic, sử dụng các tiêu đề và mục lục để dễ dàng theo dõi cũng là tiêu chí quan trọng để đánh giá một bản recap hiệu quả. Bạn có thể tham khảo cấu trúc recap thường gặp như sau:

• Tiêu đề: Nêu rõ chủ đề của recap, giúp người đọc ngay lập tức nhận biết nội dung chính mà recap sẽ đề cập. Ví dụ, “Recap cuộc họp chiến lược marketing tháng 10” hoặc “Recap sự kiện hội thảo công nghệ năm 2024”.

• Giới thiệu: Tóm tắt mục đích và bối cảnh của sự kiện hoặc cuộc họp. Phần này nên giải thích lý do tổ chức sự kiện, các nhiệm vụ cần hoàn thành hoặc sứ mệnh của cuộc họp để người đọc hiểu được bối cảnh và tầm quan trọng của buổi recap.

• Địa điểm và thời gian: Ghi lại chính xác nơi diễn ra sự kiện hoặc cuộc họp và khung thời gian cụ thể.

• Thành phần tham dự (nếu có): Tổng hợp số lượng người tham dự và phân nhóm theo các bộ phận hoặc chức danh cụ thể.

• Các điểm chính: Liệt kê các nội dung quan trọng đã được thảo luận, các quyết định chính hoặc các ý kiến nổi bật trong cuộc họp hoặc sự kiện. Mỗi điểm nên được viết ngắn gọn nhưng rõ ràng, đảm bảo người đọc nắm bắt được các thông tin trọng tâm mà không cần tham khảo lại tài liệu gốc.

• Kết luận: Tóm tắt các kết quả đạt được, những gì đã được thống nhất và các quyết định cuối cùng. Phần này giúp làm rõ những gì đã được hoàn thành và là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo.

• Hành động tiếp theo: Liệt kê các công việc cần thực hiện sau sự kiện hoặc cuộc họp cùng với tên người hoặc nhóm chịu trách nhiệm, đảm bảo mọi người đều biết vai trò và nhiệm vụ của mình trong các bước tiếp theo.

3 Kỹ năng cần có để viết recap tốt

Để tạo ra một bản recap chất lượng, không chỉ cần hiểu rõ nội dung cần truyền tải mà còn đòi hỏi người viết phải có những kỹ năng chuyên môn nhất định như:

1. Kỹ năng quan sát và lắng nghe

Người viết cần khả năng quan sát và lắng nghe tinh tế. Điều này giúp bạn nắm bắt những thông tin quan trọng nhất trong suốt buổi họp hoặc sự kiện. Kỹ năng quan sát giúp nhận diện ai đang phát biểu, thái độ và phản ứng của các bên tham gia, từ đó giúp ghi lại các chi tiết một cách chính xác. 

Trong khi đó, kỹ năng lắng nghe sẽ hỗ trợ tiếp nhận các ý chính một cách trọn vẹn dù người phát biểu có phong cách, giọng điệu hay tốc độ nói như thế nào. Việc kết hợp nhuần nhuyễn giữa việc quan sát và lắng nghe là chìa khóa để tạo ra bản recap rõ ràng, sát với nội dung thực tế.

2. Kỹ năng tổng hợp và khái quát thông tin

Người viết recap cần có khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn và rút gọn chúng thành những điểm chính. Điều này giúp bản tóm tắt ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Khi đối mặt với một lượng lớn thông tin từ nhiều người tham gia, việc loại bỏ những chi tiết không cần thiết và chỉ giữ lại những nội dung quan trọng là rất cần thiết. Kỹ năng này đảm bảo rằng người đọc nắm bắt được những nội dung cốt lõi mà không bị lạc vào những chi tiết vụn vặt.

3. Kỹ năng trình bày và tổ chức thông tin

Việc tổ chức nội dung một cách hợp lý giúp bản recap trở nên dễ hiểu và dễ theo dõi. Người viết cần biết cách sắp xếp thông tin theo một cấu trúc logic, chẳng hạn như chia thành các mục rõ ràng, từ phần giới thiệu đến các điểm chính và kết luận. Sử dụng các tiêu đề phụ, gạch đầu dòng, bố cục khoa học không chỉ giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của bản tóm tắt. 

Đặc biệt là các recap về marketing hoặc chiến dịch đòi hỏi việc truyền tải thông tin nhanh chóng, hiệu quả vì mọi dữ liệu đều có thể ảnh hưởng đến kết quả chung.

>>> Bạn có thể quan tâm: Top 10+ kỹ năng mà một Marketer nên đầu tư

Ví dụ về recap sự kiện

Dưới đây là một số ví dụ recap cho các sự kiện, hội thảo, chương trình,... mà bạn có thể tham khảo

Tiêu đề: Recap Sự Kiện Từ Thiện “Chung Tay Vì Trẻ Em” Của Công Ty XYZ

Giới thiệu: Sự kiện từ thiện “Chung Tay Vì Trẻ Em” được tổ chức nhằm hỗ trợ các trẻ em có hoàn cảnh khó khăn tại tỉnh Đăk Lăk với sự tham gia của nhân viên công ty và các nhà hảo tâm.

Địa điểm và thời gian: Tại Trường Tiểu Học ABC, Đắk Lắk vào ngày 10 tháng 10 năm 2024, từ 8:00 sáng đến 12:00 trưa.

Thành phần tham dự: Sự kiện có sự tham gia của 50 nhân viên công ty XYZ cùng 100 em nhỏ và gia đình tại địa phương.

Các điểm chính:

• Trao tặng quà: Công ty đã trao tặng 100 phần quà bao gồm sách vở, quần áo và nhu yếu phẩm cho các em học sinh.

• Hoạt động vui chơi: Các nhân viên và trẻ em đã cùng tham gia các trò chơi dân gian, tạo nên bầu không khí ấm áp và gắn kết.

• Kêu gọi quyên góp: Kết thúc chương trình, công ty đã kêu gọi thêm các nhà hảo tâm đóng góp và thu được 20 triệu đồng để hỗ trợ học bổng cho các em.

Kết luận: Sự kiện đã diễn ra thành công và tạo ra sự kết nối ý nghĩa giữa nhân viên công ty và cộng đồng địa phương.

Hành động tiếp theo:

• Tiếp tục theo dõi và hỗ trợ các em trong việc học tập.

• Lên kế hoạch tổ chức sự kiện từ thiện tiếp theo vào cuối năm.

Tiêu đề: Recap Hội Thảo Digital Marketing 2024

Giới thiệu: Hội thảo Digital Marketing 2024 diễn ra với mục tiêu cung cấp kiến thức chuyên sâu về xu hướng marketing kỹ thuật số, cũng như những chiến lược giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ trong môi trường trực tuyến.

Địa điểm và thời gian: Sự kiện được tổ chức tại Trung tâm Hội nghị XYZ vào ngày 15 tháng 10 năm 2024, từ 9:00 sáng đến 5:00 chiều.

Thành phần tham dự: Hội thảo có sự tham gia của 150 khách mời, bao gồm các chuyên gia marketing, chủ doanh nghiệp và sinh viên chuyên ngành marketing.

Các điểm chính:

• Xu hướng Marketing 2024: Các diễn giả đã chia sẻ về sự phát triển của AI trong lĩnh vực marketing, tầm quan trọng của trải nghiệm người dùng (UX) trong việc giữ chân khách hàng.

• Chiến lược quảng cáo trên TikTok: Một trong những phần được chú ý nhiều nhất là cách tận dụng TikTok để xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng trẻ.

• Phân tích dữ liệu và đo lường hiệu quả: Phần này tập trung vào việc sử dụng các công cụ phân tích để đánh giá hiệu quả các chiến dịch quảng cáo.

Kết luận: Hội thảo kết thúc với các buổi giao lưu và hỏi đáp giữa các diễn giả và người tham dự, giúp họ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách áp dụng các chiến lược vào thực tế.

Hành động tiếp theo:

• Các doanh nghiệp tham dự cần lên kế hoạch thử nghiệm các chiến lược mới được giới thiệu.

• Tổ chức một buổi follow-up online để giải đáp thêm thắc mắc từ người tham dự.