OKRs là một công cụ quản trị mục tiêu đã rất quen thuộc với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Tuy nhiên, trên thực tế việc ứng dụng OKRs tại nhiều đơn vị chưa thực sự mang lại hiệu quả do quá trình xác định mục tiêu OKRs thiếu khoa học dẫn tới nhiều sai sót. Đó chính là lý do vì sao cần có OKR brainstorming - một quá trình rất quan trọng giúp bạn xây dựng và phát triển các mục tiêu trong OKRs một cách chính xác và hiệu quả nhất. Vậy OKR brainstorming là gì? Và cần "brainstorm" như thế nào để xác định được những mục tiêu phù hợp nhất trong OKRs?
OKR brainstorming là gì?
Brainstorming được hiểu là một quá trình suy nghĩ, động não về một vấn đề theo nhiều phương hướng phát triển khác nhau. Hoạt động này được ứng dụng phổ biến với mọi ngành nghề, doanh nghiệp khi cần xây dựng các ý tưởng hay các phương án chiến lược mới.
Trong khi đó, OKRs - Objective Key Results một hình thức quản trị theo mục tiêu, giúp liên kết hoạt động của các cá nhân, phòng ban trong công ty để đảm bảo toàn bộ doanh nghiệp đang phát triển hướng tới mục tiêu chung. Tuy nhiên, hiệu quả của OKRs sẽ không thể phát huy nếu các mục tiêu trong đó không được xác định đúng. Đó là lý do mọi cá nhân, tổ chức đều cần thực hiện hoạt động OKR brainstorming.
OKR brainstorming là quá trình “động não” nhằm sáng kiến và phát triển các mục tiêu sẽ thực hiện trong khung OKRs của từng cá nhân, phòng ban. Thông qua việc brainstorming, các mục tiêu OKRs sẽ được xây dựng một cách hiệu quả, chính xác, không bỏ xót các mục tiêu quan trọng hay nhầm lẫn những mục tiêu xa vời, đảm bảo đi đúng hướng mục tiêu chung của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI phù hợp nhất với từng doanh nghiệp
Vai trò của OKR brainstorming
Phần lớn lý do thực hiện OKRs kém hiệu quả là do những sai lầm trong quá trình xây dựng mục tiêu, tạo nên những mục tiêu không khả thi, thiếu liên kết với các thành viên hoặc không phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. Điều này đến từ việc lập mục tiêu OKRs riêng lẻ hoặc xác định OKRs theo ý kiến chủ quan của từng cá nhân, mà không phân tích và đánh giá hiệu quả thực tế của mục tiêu.
Đó là lý do vai trò của OKR brainstorming là rất quan trọng, bởi nó giúp quá trình xây dựng mục tiêu OKRs của bạn sẽ được diễn ra một cách bài bản và mức độ chính xác cao hơn. Cụ thể, OKR brainstorming sẽ mang lại những lợi ích như:
- Phát triển đầy đủ các mục tiêu cần thiết của từng cá nhân và bộ phận, đảm bảo không bỏ sót mục tiêu quan trọng nào.
- Liên kết mục tiêu của từng cá nhân, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
- Đánh giá hiệu quả và mức độ khả thi của từng mục tiêu và kết quả đề ra trong Okr, đảm bảo tính khả thi và có tác động tích cực tới mục tiêu chung.
Cách thực hiện OKR brainstorming hiệu quả cho từng cá nhân, bộ phận
Quá trình OKR brainstorming cho một cá nhân, một bộ phận nên được thực hiện theo quy trình sau:
Thu thập toàn bộ các ý tưởng, sáng kiến về mục tiêu
Bước đầu tiên trong quá trình Brainstorming là hãy ghi lại tất cả những ý tưởng, sáng kiến nảy ra trong đầu của bạn. Bạn có thể tìm kiếm các ý tưởng mục tiêu trong OKRs từ những nguồn như: Các đầu mục công việc trong giai đoạn trước, sáng kiến mục tiêu dựa trên dự án, kế hoạch của bộ phận, dựa trên các mục tiêu lớn (mục tiêu quý, mục tiêu năm,...),...
Sau đi đã có được một danh sách các mục tiêu - Objective, bạn cần xác định được các Key Results - Kết quả then chốt để đạt đến mục tiêu đó. Thông thường, mỗi mục tiêu sẽ có từ 3 - 5 kết quả. Mỗi kết quả then chốt là một thước đo cho thấy bạn đã đến gần hơn với mục tiêu.
Trong quá trình sáng kiến các mục tiêu và xác định kết quả, bạn có thể sử dụng một số công cụ như: Sơ đồ tư duy (Mind Mapping), Cây logic,... hoặc sử dụng các phần mềm như: Mindmeister, Sketchboard,... để tạo nên danh sách mục tiêu một cách khoa học hơn.
Đánh giá giá trị & tính khả thi của các mục tiêu, kết quả
Sau khi đã có được bản phác thảo toàn bộ ý tưởng về mục tiêu và kết quả, bước tiếp theo của quá trình OKR brainstorming là đánh giá tính khả thi giá trị của các ý tưởng đó đối với mục tiêu chung của bộ phận, doanh nghiệp. Việc đánh giá mục tiêu và kết quả cần dựa trên một số tiêu chí cụ thể sau:
Tiêu chuẩn xác định mục tiêu trong OKRs:
- Quan trọng với bộ phận & doanh nghiệp: Mục tiêu OKRs cần thực sự quan trọng, và đóng góp cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Rõ ràng: Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường và đánh giá được. Ví dụ thay vì đặt một mục tiêu chung phát triển website, hay đưa ra một con số cụ thể hơn như: Tăng trưởng lượng khách truy cập vào website.
- Truyền cảm hứng hành động: Mục tiêu đặt ra cần mang lại động lực, có tính thử thách để tạo ham muốn nỗ lực cho nhân viên nhưng không quá xa vời để tránh việc chán nản khi thực hiện mục tiêu.
- Đúng định hướng chung của toàn doanh nghiệp: Mục tiêu cần hướng tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
- Có thời hạn thực hiện: Thời hạn là một trong những động lực để người thực hiện có thể đạt được mục tiêu và tập trung thực hiện mục tiêu đó, tránh việc đình trệ và lãng quên mục tiêu.
Ngoài ra, còn một số tiêu chuẩn khác về mục tiêu cần cân nhắc trong quá trình OKR brainstorming như: Phạm vi ảnh hưởng của bạn đối với mục tiêu, Có hướng thực hiện rõ ràng,....
Tiêu chuẩn đánh giá kết quả trong OKRs
- Có thể đo lường bằng những con số cụ thể: So với mục tiêu, các kết quả lại càng đòi hỏi tính cụ thể cao hơn. Bởi khi bạn biết chính xác bạn cần đạt được điều gì thì mới có những phương án hành động cụ thể. Ví dụ, với mục tiêu tăng trưởng lượng khách hàng mua hàng qua website, bạn có thể đặt ra các kết quả cụ thể như lượng organic traffic tăng lên 15%.
- Có thời hạn cụ thể: Tương tự như mục tiêu, kết quả cần có thời hạn cụ thể, để đảm bảo mục tiêu được hoàn thành đúng hạn.
- Có tính thực tế: Các kết quả đặt ra phải nằm trong phạm vi năng lực của nhân sự và có những cách thức cụ thể để đạt được.
Lựa chọn mục tiêu & kết quả phù hợp
Công đoạn cuối cùng trong OKR brainstorming là chắt lọc những mục tiêu phù hợp nhất. Do những giới hạn nhất định về thời gian và nguồn lực, bạn không thể thực hiện mọi ý tưởng mục tiêu đã được Brainstorming ở các bước trên. Vì vậy cần có quá trình chọn lọc những ý tưởng về mục tiêu và kết quả có mức độ ưu tiên cao nhất để đưa vào OKRs.
Để lựa chọn mục tiêu, bạn có thể cân nhắc theo hai tiêu chí:
-
- Mức độ khả thi của mục tiêu: Đánh giá khả năng đạt được các kết quả trong mục tiêu đó theo những yếu tố như nguồn lực nhân lực, vật lực, thời gian,....
- Tầm ảnh hưởng của mục tiêu: Những đóng góp của mục tiêu đó đối với các mục tiêu chung, kết quả then chốt của bộ phận, doanh nghiệp.
Để dễ dàng xác định mức độ ưu tiên của các mục tiêu, bạn có thể đưa các mục tiêu vào ma trận sau:
Từ ma trận trên, bạn có thể dễ dàng xác định được thứ tự ưu tiên của các mục tiêu.
- Lựa chọn ngay những mục tiêu ở ô có mức độ khả thi cao và mức độ tác động cao.
- Đối với những mục tiêu có mức độ khả thi thấp nhưng mức độ tác động cao cần lập kế hoạch triển khai trong dài hạn hơn.
- Các mục tiêu có mức độ khả thi cao nhưng lại không đóng góp nhiều cho mục tiêu chung có thể đưa vào danh sách xem xét thực hiện khi đã hoàn thiện các mục tiêu quan trọng trên.
- Đối với những mục tiêu có mức độ khả thi thấp và tác động thấp cần được loại bỏ ngay lập tức.
>>> Xem thêm: Chỉ số KPI và những tiêu chí phải có của giải pháp Digital Marketing
Lời kết
OKRs là một phương pháp quản trị mục tiêu rất hiệu quả và hữu ích đối với nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên sức mạnh của OKRs chỉ thực sự được phát huy tối ưu khi người dùng xác định được các mục tiêu một cách chính xác và hiệu quả nhất. Vì vậy, OKR brainstorming - Sáng kiến các mục tiêu, sẽ là công đoạn không thể thiếu khi sử dụng phương pháp OKRs. Hi vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về OKR brainstorming và nắm bắt được cách để xây dựng những mục tiêu OKRs hiệu quả nhất.
Bình luận của bạn