OKR là gì? Đâu là sự khác biệt giữa OKR và KPI

Hiện nay, quản trị mục tiêu OKR là một thuật ngữ khá quen thuộc trong kinh doanh, tuy nhiên liệu bạn đã hiểu đúng OKR là gì chưa? Trong quản trị doanh nghiệp, có rất nhiều mô hình, học thuyết hay công cụ được nghiên cứu và đưa ra để ứng dụng. Mục đích của chúng là giúp các nhà quản trị có thể xây dựng và phát triển doanh nghiệp theo đúng mục tiêu ban đầu, phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.

Vậy mô hình OKR là gì? Những doanh nghiệp nào có thể áp dụng được mô hình OKR? Tất cả sẽ được MarketingAI giải đáp trong bài viết dưới đây.

OKR là gì?

OKR viết tắt của từ gì? OKR là viết tắt cho cụm từ tiếng anh Objectives and Key Results (tạm dịch: Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, và hoạt động theo đúng như tên gọi của nó. Khi ứng dụng OKRs, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc tính toán để tạo ra những kết quả then chốt (Key Results) nhằm hiện thực hóa mục tiêu (Objectives) trong thời hạn nhất định, thông thường sẽ tính theo quý. Ngoài ra, doanh nghiệp phải công khai minh bạch toàn bộ những mục tiêu và kết quả then chốt trong toàn nội bộ công ty.

Phương pháp OKR của FPT sử dụng lần đầu với mục đích thúc đẩy mỗi nhân viên FPT làm việc hăng say hơn, sáng tạo hơn để mang lại nhiều đổi mới. Hiện nay có rất nhiều cuốn sách về OKR với những thông tin về OKR cũng như mẫu OKR, phầm mềm OKR được sử dụng. Ngoài ra, cũng đã có ghi nhận rằng google áp dụng OKR trong doanh nghiệp của mình, có thể thấy chiến lược okr đã được áp dụng ở toàn thế giới

Tài liệu về OKR

Tài Liệu hướng dẫn OKR

Tài liệu hướng dẫn OKR cá nhân, OKR cho CEO, giáo trình ỌKRs được Biên dịch bởi Phạm Thống Nhất

Cấu trúc của OKR

Cấu trúc của mô hình này gắn liền với định nghĩa OKR là gì, nó được xây dựng xoay quanh hai yếu tố: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Result). Với mỗi yếu tố, sẽ có câu hỏi tương ứng

• Mục tiêu: Nơi cần đến là gì?
• Kết quả then chốt: Đi đến nơi đấy bằng cách nào?

Có thể hiểu, mục tiêu (Objective) sẽ được đặt ra cho từng phòng ban hoặc cá nhân. Còn kết quả then chốt (Key Result) sẽ là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Hệ thống này sẽ được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban cho đến từng cá nhân. Từ đó tạo ra một mối liên kết giữa các tầng lớp trong tổ chức, chúng sẽ tác động lên nhau giúp mọi người có chung một chí hướng.

Nguyên lý hoạt động của OKR

Hiểu được quản trị mục tiêu OKR là gì, vậy OKR hoạt động như nào? OKR là một mô hình để quản lý mục tiêu doanh nghiệp, tuy nhiên OKR hoạt động có phần khác hơn vì dựa trên hệ thống niềm tin. Có bốn yếu tố nằm trong hệ thống niềm tin của OKR, cụ thể là:

• Tính tham vọng: Khi đặt ra mục tiêu, nó cần phải cao hơn so với ngưỡng năng lực

• Tính đo lường được: Các kết quả then chốt phải định lượng và đo lường được

• Tính minh bạch: Tất cả thành viên nằm trong cơ cấu tổ chức công ty, từ CEO cho đến thực tập sinh đều được biết và theo dõi được OKR của doanh nghiệp

• Tính hiệu suất: OKR không dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?

KPI là thước đo mà doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh. KPI giúp theo dõi những thứ có thể đo lường được, tuy nhiên chúng ta cần nhấn vào chỉ số giúp dự án thành công.

Chỉ số  OKR thì có linh hồn và định hướng mục tiêu bạn muốn thực hiện, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Có thể thấy, khi so sánh KPI và OKR thì đây là hai yếu tố giúp bổ sung, hỗ trợ nhau để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

>>> Có thể bạn quan tâm: KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI chung

OKR có lợi ích gì?

Sau khi nắm được đặc điểm của OKR là gì, chúng ta cần tìm hiểu về OKRs xem sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích nào?

Liên kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ

Quản trị OKR được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ cấp độ cá nhân cho đến các phòng ban đều sẽ có OKR. Từ đó giúp kết nối hiệu suất làm việc của tất cả với mục tiêu chung của công ty. Nhờ vậy ban lãnh đạo có thể đảm bảo được mọi người đang có chung một định hướng.

Tập trung vào những vấn đề thiết yếu

Với mỗi cấp độ trong doanh nghiệp thì OKR sẽ đưa ra từ 3 - 5 mục tiêu chính, giúp toàn bộ nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ và kế hoạch của từng cá nhân và cả phòng ban.

Tăng tính minh bạch

Như đã đề cập ở trên, OKR đảm bảo rằng tất cả nhân viên không phân biệt vị trí, cấp bậc đều nắm rõ và theo dõi được OKR của cả doanh nghiệp. Mọi nhân viên đều nắm rõ được công việc, kế hoạch của mỗi cá nhân và cả phòng ban, từ đó xây dựng được văn hóa minh bạch cho toàn công ty.

Nhân viên được trao quyền

Khi mọi mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch, giúp ban lãnh đạo nắm rõ được hoạt động trong công ty và đưa ra những quyết định chính xác. Về phía nhân viên, họ được tạo cơ hội để theo dõi kết quả công việc của cá nhân và cả phòng ban, tổ chức.

Đo lường được tiến độ hoàn thành mục tiêu

Tiêu chí đầu tiên của kết quả then chốt chính là khả năng đo lường được. Vậy nên thông qua công cụ OKRs, tiến độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, phòng ban hay toàn thể công ty sẽ được phản ánh chính xác, đầy đủ thông qua các chỉ số.

Tạo ra những kết quả vượt bậc

Khi ứng dụng OKRs, mục tiêu được đặt ra sẽ cao hơn so với ngưỡng năng lực. Nhờ vậy mà từng cá nhân, phòng ban có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc, góp phần cho toàn thể công ty đạt được những kết quả vượt bậc.

> Xem thêm: KPI mẫu cho Email marketing

OKR trông như thế nào?

Nhìn vào mô hình OKR có thể thấy mục tiêu giữa các phòng ban và cá nhân kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Mục tiêu của các cấp độ sẽ dựa trên Objective và Key result ở cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty quan trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó.
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện khối lượng công việc mà cá nhân đó sẽ hoàn thành.

Ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:

Cách liên kết nghiêm ngặt

Đi theo cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.

Ví dụ về OKR:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm: - Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới

- Kết quả then chốt:

• Hoàn thành việc design app trước tháng 10
• 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
• Cán mốc rating 4.0+ tại app store

- Mục tiêu: Thu hút 20,000 người dùng mới

• Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 20%
• Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
• Phấn đấu mức rating 4.0+ tại app store

Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Quá trình này lặp lại tương tự với các bộ phận còn lại, từ Sản xuất, marketing, kỹ thuật, bộ phận chăm sóc khách hàng.

Cách liên kết định hướng

Như các thông tin mà bạn đã tham khảo để hiểu được OKR là gì thì cách phân tầng OKR không phải lúc nào cũng hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu, tham vọng hơn cho phòng ban hoặc yêu cầu cá nhân nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì đi theo cấu trúc mục tiêu của công ty.

Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 20,000 người dùng mới”; nhưng OKR của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:

- Mục tiêu: Xây dựng sản phẩm mới thật sự hấp dẫn

• Hoàn thành việc thiết kế lại app trước tháng 12
• 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
• Đạt mức rating 4.0+ tại app store

• Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 20%
• Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
• Xuất hiện trên các tạp chí công nghệ

Các mục tiêu đều có sự liên kết với mục tiêu ở tầng cao hơn nhưng không có liên kết nghiêm ngặt KRO ở các cấp độ khác nhau. Những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động có thể sử dụng phương pháp này.

Cách xây dựng và triển khai, cách làm OKR đạt hiệu quả tốt

Nắm rõ được OKR là gì nên khi xây dựng một mô hình OKR, doanh nghiệp sẽ xây dựng riêng cho từng yếu tố để triển khai okr đạt hiệu quả tốt.

Đối với Mục tiêu (Objective)

• Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu
• Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung)
• Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng. 

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

• Khi thiết lập kết quả then chốt, chúng cần đo lường được bằng chỉ số cụ thể. Ví dụ: Làm việc với 3 nhà phân phối (thay vì làm việc với bên phân phối chung chung)
• Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu là cả ngôi nhà, cần đạt được các kết quả then chốt mới có thể thực hiện được mục tiêu. Vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần

Để bắt đầu với OKR chúng ta cần làm gì?

Ngoài việc cần hiểu rõ chỉ số OKR là gì thì nếu lần đầu thiết lập OKR, quá trình chuẩn bị nên kéo dài trong khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý hoặc một năm mới. Lộ trình có thể như dưới đây:

• Tháng thứ nhất: Lên ý tưởng, thảo luận về mục tiêu công ty, xác định hệ thống tổ chức OKR.
• Tháng thứ hai: Phổ biến với các bộ phận để phác thảo cho từng nhóm, thành viên, phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp.
• Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR
• Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Cụ thể từng buớc như sau:

Xác định Objective và Key Result

Thông thường sẽ có từ 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty cho quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh, tầm nhìn của lãnh đạo trong công ty. Mục tiêu có thể linh hoạt và cụ thể như: "Tăng chỉ số kinh doanh lên 300%", "Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo cho hoạt động sản xuất".

Sau khi chốt mục tiêu, các phòng ban, bộ phận sẽ xác định kết quả để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu bộ phận có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 300% thì họ có thể lấy kết quả then chốt là tuyển 6 Account excutive. Key result sẽ định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.

Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Do các công ty thường có quy mô khác nhau nên việc theo dõi quản trị mục tiêu OKR là một thách thức. Các công ty lớn như Google đã tự xây dựng bộ công cụ nội bộ. Nhiều công ty khác sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Base Goal, Lattice, Perdoo...

Dù phần mềm nào thì bạn cũng nên nắm rõ bản chất OKR là gì và chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKR. Nếu không mọi giai đoạn sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp không thể tối ưu những giá trị OKR mang lại.

Phổ biến với trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu

Sắp xếp lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung để vạch ra kế hoạch OKR cho công ty. Một số vấn đề cần thảo luận có thể kể đến như:

• Thông tin về OKR: Khái niệm, vai trò OKR là gì? Vì sao ban lãnh đạo muốn sử dụng hệ thống này?
• OKR 101: Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích, hạn chế?
• Thảo luận về OKR công ty: Thảo luận với các trưởng phòng ban bộ phận về OKR công ty trước đó đã thống nhất rồi lấy ý kiến phản hồi.

Kết thúc cuộc họp, những người đứng đầu phòng ban sẽ hiểu hơn về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn kế hoạch OKR ở phòng ban của họ.

Phổ biến OKR đến toàn doanh nghiệp

Sau cuộc họp với trưởng các phòng ban, chúng ta cần phổ biến về OKR là gì với toàn bộ công ty trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đưa ra các lí do về sự cần thiết của OKR và cách áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kì vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.

Trưởng phòng ban làm việc trực tiếp với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân

Sau 2 cuộc họp ở trên, quản lý sẽ hẹn gặp cá nhân để phổ biến và lên ý tưởng OKR cho mỗi người. Cuộc thảo luận cần làm rõ Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.

Kết thúc, bạn sẽ chốt kì vọng của nhân viên và kì vọng của công ty với các nhân viên. Hãy duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý để nhân viên cảm thấy được trao quyền, đưa ra quyết định về công việc hàng ngày của họ.

Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi thảo luận với từng cá nhân, lãnh đạo phòng ban và CEO cần nắm được tổng thể góc nhìn của các nhân viên, xem xét liệu có ảnh hưởng đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho 1 quý hoặc 1 năm, bạn có thể trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo, thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.

Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Để đảm bảo công ty đang đi đúng lộ trình vạch ra ban đầu, nhà quản lý cần liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của nhân viên trong suốt một quý hoặc một năm này.

Cách đánh giá OKR chính xác

Đa phần khi đọc đến đây, có nhiều bạn sẽ thắc mắc cách đánh giá OKR là gì và đánh giá như thế nào? Thông thường thì OKR sẽ được đánh giá trên thang điểm 0,0 đến 1,0. Trong đó, 0 điểm tượng trưng cho không phần nào của mục tiêu được hoàn thành, mức 0,6 - 0,7 là đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu, 1 là điểm cao nhất tức là đã hoàn thành mục tiêu. Thang điểm này sẽ được dùng để đo lường cho từng kết quả then chốt (Key Result), điểm trung bình của các kết quả then chốt sẽ là điểm đánh giá tổng thể của mục tiêu (Objective). Một ví dụ về công cụ đánh giá OKR của bộ phận Marketing:

Ngoài ra, cần lưu ý thêm những đặc điểm sau khi đánh giá chỉ số OKR

Có hai loại kết quả then chốt

Mọi kết quả then chốt đều phải được định lượng để đo lường, tuy nhiên không phải hoạt động nào cũng có thể định lượng được ví dụ như: Triển khai website mới. Với những hoạt động như này, kết quả sẽ được quy ước về thang điểm nhị phân: 1 - Hoàn thành và 0 - Không hoàn thành. Còn lại với những hoạt động đo lường được (Làm việc với 3 nhà phân phối) thì sẽ tính theo tỷ lệ % hoàn thành. Ngoài ra, có hai mốc thang điểm mà các nhà quản trị cần lưu ý ở đây

• 0,6 - 0,7: Đây được xem là mức thành công, phản ánh rằng doanh nghiệp đang phát triển đúng hướng để hoàn thiện mục tiêu. Nếu điểm thấp hơn có nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động chưa tốt, còn nếu điểm cao hơn có nghĩa là hoạt động hoặc mục tiêu đặt ra dễ dàng chưa đủ thử thách, chứng tỏ OKR được thiết lập chưa đủ cao. 

• <0,4: Lưu ý rằng, nếu đạt dưới mốc này không có nghĩa là thất bại. Nguyên nhân có thể do OKR được thiết lập quá cao, hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả. Bất kể nguyên nhân là gì thì đây là một dữ liệu tốt, giúp cho nhà quản trị hiểu được tình hình hoạt động trong công ty. Từ đó có thể phân bậc nhân viên, thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban chính xác hơn, nhằm cải thiện công việc trong kỳ hạn tiếp theo.

OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc

OKR là gì? Nó có phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc không? Câu trả lời là Không!. OKR có thể phản ánh được bức tranh công việc để đánh giá từng cá nhân hoặc cả tổ chức, tuy nhiên đây không phải phương thức tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Bởi lẽ mục tiêu OKR đặt ra sẽ luôn cao hơn ngưỡng năng lực, cho nên nếu đồng nhất nó với việc đánh giá hiệu quả công việc, nhân viên sẽ đặt ra những mục tiêu đơn giản để hoàn thành và coi đó là thành công. Từ đó giảm bớt động lực làm việc của nhân viên, đi ngược lại lợi ích của mô hình OKR đã đề cập ở trên.

OKR không thể giữ nguyên mãi mãi

Bắt đầu mỗi kỳ hạn mới (thường là đầu mỗi quý), toàn bộ công ty nên họp lại để thảo luận tiến độ hoàn thành OKR, phân tích những điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho kỳ hạn tiếp theo. Khi rà soát lại toàn bộ quá trình, các nhà quản trị sẽ có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc của công ty, từ đó có những thay đổi phù hợp về mục tiêu hay kết quả then chốt để tối ưu hóa hiệu quả cho tương lai.

>> Có thể bạn quan tâm: Staff Turnover là gì

Các lỗi OKR thường gặp nhất

Tuy đã có thể hiểu OKR là gì nhưng khi sử dụng OKR, có thể các bạn sẽ gặp phải những lỗi thường gặp phổ biến nhất như sau:

Sử dụng OKR làm bảng danh sách công việc

Mục đích của OKR được tạo ra để đo lường giá trị chứ không phải tạo ra để thực hiện những công việc nhỏ lẻ. Chính vì thế, bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.

Đặt ra quá nhiều OKR

Đây là một lỗi phổ biến và nó thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ OKR là gì và sử dụng OKR làm danh sách công việc. Hãy chỉ để OKR liệt kê ra các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, qua đó biết được điều gì là quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.

Không điều chỉnh OKR

OKR là một công cụ mà doanh nghiệp phài vừa sử dụng, vừa điều chỉnh. Chính vì thế các bộ phận phải tương tác với nhau để có điều chỉnh nhất định.

Tạo ra OKR và không tập trung vào nó

Rất nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR nhưng lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục đích của OKR.

Kết Luận

Vây là MarketingAI vừa giới thiệu đến các bạn về mô hình OKR là gì, okr có những lợi ích gì. OKR (Objectives and Key Results) hay còn gọi là mô hình Mục tiêu và kết quả then chốt. Với những lợi ích của OKR sẽ giúp các bạn thấy được đây là mô hình quản trị doanh nghiệp rất phổ biến, được rất nhiều công ty công nghệ hàng đầu thế giới hiện nay ứng dụng. Tuy vậy, mô hình OKR vẫn có thể sử dụng cho những startup còn non trẻ, bởi lẽ nó giúp họ xác định và tập trung chính xác cho mục tiêu cần thiết, loại bỏ được những uẩn khúc tồn động về tính chất công việc cho từng cá nhân.

Tuấn Anh - MarketingAI

Tổng hợp