Media Planner là gì? Khám phá vai trò chính của một Media Planner trong Agency

Một trong những điều đầu tiên khi mới bước chân vào lĩnh vực marketing là bạn cần phải nắm rõ những thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực này. Media planner là một thuật ngữ như thế. Nhiều bạn trẻ hay đặt ra câu hỏi “Media planner là gì?”, “Công việc chính của người làm Media Plan là gì?”,v.v… Những thắc mắc đó sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây của MarketingAI.

Media Planner là gì?

Các nhà hoạch định truyền thông, hay còn được gọi là các nhà hoạch định thương hiệu (brand planner) hay chiến lược gia thương hiệu (brand strategies), thường là những người làm trong các công ty quảng cáo (agency) và sáng tạo nên các chiến dịch quảng cáo cho các khách hàng khác nhau. Các media planner sẽ làm việc với khách hàng để giúp họ đưa ra các quyết định về việc lên các chiến dịch truyền thông cụ thể ra sao.

Công việc chính của một Media planner tập trung vào việc sắp xếp các nội dung quảng cáo tới các kênh truyền thông khác nhau nhằm tối đa hóa khả năng tiếp cận tới nhiều đối tượng mục tiêu của khách hàng. Các kênh truyền thông có thể kể đến như: TV, báo đài, mail, billboard,vv…

Một số media planner cũng theo dõi hiệu suất của quảng cáo sau khi quảng cáo được thực hiện, để báo cáo cho khách hàng biết chỉ số ROI Marketing của chiến dịch đó đạt bao nhiêu, và liệu có nhận được giá trị như mong muốn cho chiến dịch quảng cáo “ngốn” một đống tiền đó không.

Media là gì? Những kênh media mới trong thời đại công nghệ số

Công việc chính của người làm Media Planner là gì?

Các media planner phải chịu nhiều trách nhiệm khác nhau, bao gồm phân tích và làm sáng tỏ các dữ liệu quảng cáo để giúp khách hàng cải thiện được các chiến dịch quảng cáo của họ. Các công việc chính đó bao gồm:

Phân tích dữ liệu, sáng tạo và xây dựng các chiến lược độc đáo

Quá trình này giúp đảm bảo các chiến dịch marketing của khách hàng tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu của họ theo cách hiệu quả nhất có thể.

Đánh giá tác động và sự phù hợp của các kênh truyền thông khác nhau

Mỗi chiến dịch tùy thuộc vào chi phí, quy mô và mong muốn, mục tiêu của khách hàng mà các media planner sẽ lên kế hoạch truyền thông trên các kênh khác nhau. Họ sẽ phải đánh giá sự phù hợp của các kênh đó và hiệu quả của mỗi kênh đem lại để nhắm mục tiêu thị trường nhất định dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Đưa ra nhiều tùy chọn khác nhau cho các kế hoạch truyền thông dựa trên các mục tiêu của khách hàng

Bạn đừng bao giờ nghĩ rằng, media planner sẽ chỉ phải lên một kế hoạch truyền thông cho một chiến dịch. Đối với mỗi chiến dịch, ta luôn phải có phương án A, phương án B để làm sao mọi mục tiêu của khách hàng được hoàn thiện và đảm bảo phương án dự phòng cho mọi sai sót, hay sự cố có thể xảy ra bất chợt.

media Planner cần có nhiều lựa chọn khác nhau cho các kế hoạch truyền thông (Nguồn: The social media planner)

Phân tích kết quả sau chiến dịch và đề xuất các sàng lọc

Sau mỗi chiến dịch, công việc của media planner là phải phân tích kết quả mà chiến dịch đã đạt được để đưa ra phương án tối ưu. Nếu kết quả đạt được đạt mục tiêu kỳ vọng, bạn phải lên kế hoạch cho giai đoạn phát triển tiếp theo. Ngược lại, nếu kết quả chưa tốt, điều đương nhiên là bạn cần phải nhìn nhận từng bước thực hiện trước đó, sau đó đưa ra phương án giải quyết, khắc phục và tối ưu cho giai đoạn tiếp theo.

Tương tác đối nội và đối ngoại để đánh giá, thực hiện và duy trì kế hoạch truyền thông

Là người lên kế hoạch, một media planner sẽ phải chủ động trong quá trình làm việc với các đối tác để làm sao kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất. Lấy ví dụ, đối tác bên trong có thể là các phòng ban chịu trách nhiệm các nhiệm vụ có trong kế hoạch, như content, design, v.v…. Đối tác bên ngoài có thể là truyền hình, báo chí, v.v… Người làm media planner phải làm sao để truyền đạt kế hoạch một cách chính xác đến các bên, đồng thời đảm bảo được mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Thu thập và phân tích thông tin trên các kênh truyền thông khác nhau

media Planner cần Thu thập và phân tích thông tin trên các kênh truyền thông khác nhau (Nguồn: clevergroup)

Như đã nói ở trên, tùy thuộc vào quy mô của mỗi chiến dịch mà chiến dịch đó có thể kéo dài và tốn một mức độ chi phí khác nhau. Nhưng dù là chiến dịch ngắn hay dài, lớn hay nhỏ, thì một media planner sẽ đều phải thu thập và phân tích các thông tin về các hoạt động trong kế hoạch, đã được thực hiện trên các kênh truyền thông khác nhau, chẳng hạn như báo, đài, tạp chí, truyền hình, phim, Internet, và poster ngoài trời và bảng quảng cáo dạng digital. Quá trình phân tích này sẽ giúp media planner nắm được rằng kế hoạch đã được triển khai đến đâu, có hiệu quả hay không, nếu không hiệu quả thì vì sao và nên khắc phục như thế nào?

>>>Có thể bạn quan tâm: Quảng cáo ngoài trời OOH là gì

Tạo hoặc đề xuất các chiến lược truyền thông nhất định để thu hút và giữ chân khách hàng

Bên cạnh chiến lược truyền thông chính, các media planner còn phải tạo và đề xuất một vài chiến lược truyền thông phụ nhằm thu hút và giữ chân khách hàng, tăng nhận diện thương hiệu của khách hàng; duy trì và gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành của người tiêu dùng đối với khách hàng.

Phối hợp chặt chẽ với khách hàng để hiểu nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của họ 

Nhiệm vụ cuối cùng nhưng không hề kém quan trọng, đó là trách nhiệm phải làm việc chặt chẽ với khách hàng của mình. Yếu tố tiên quyết giúp bạn tạo nên các kế hoạch truyền thông thành công đó là bạn phải hiểu được khách hàng của mình, hiểu được nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của họ để có thể xác định được kênh truyền thông nào phù hợp nhất cho các chiến dịch cụ thể.

Các kỹ năng cần có của một Media Planner

Điều quan trọng nhất mà một media planner cần có là sự sẵn sàng và niềm háo hức tìm hiểu về thế giới quảng cáo. Nhưng bên cạnh đó, bạn cũng cần phải trau dồi một vài kỹ năng và kiến thức khác để có thể cho khách hàng thấy điểm mạnh của mình, chẳng hạn như:

Kỹ năng xã hội

Đây là một công việc đòi hỏi bạn phải làm việc và thậm chí là giải trí với khách hàng, vì vậy sự quan tâm dành cho đồng nghiệp và khách hàng cũng như khả năng giao tiếp với họ là yếu tố tối quan trọng. Kỹ năng này đặc biệt phát huy được tầm quan trọng khi bạn phải trình bày proposal trước khách hàng và thuyết phục họ tin tưởng vào chiến lược mình đã đề ra.

Kỹ năng xã hội là cần thiết bởi Media Planner cần làm việc và tiếp xúc với khách hàng (Nguồn: Internet)

Kiến thức về Marketing

Sự hiểu biết về marketing và quảng cáo là yếu tố quan trọng gần như tiên quyết về ngehè Media planner. Vị trí này đòi hỏi rất nhiều tư duy chiến lược về marketing, do vậy, các doanh nghiệp tuyển dụng công việc media planner thường yêu cầu ứng viên tốt nghiệp ngành Marketing từ các trường chuyên về ngành này. Sở dĩ nhà tuyển dụng yêu cầu như vậy là bởi người có chuyên môn Marketing đã sở hữu lượng kiến thức gốc cần thiết. Một số trường Đại học uy tín đào tạo nghề Marketing như: Đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Đại học Thương Mại, Học Viện Ngân Hàng, Đại học quốc tế RMIT, Đại học Tài Chính – Marketing...

Tuy nhiên, những ai học trái ngành vẫn có thể tham gia một số khóa học bên ngoài hoặc không ngừng học hỏi và xây dựng kiến thức trên kinh nghiệm thực chiến. Nếu có thể chứng minh được năng lực của mình, bạn có thể đạt được vị trí cao trong các agency quảng cáo hoặc một doanh nghiệp lớn.

>>> Xem thêm về các trường đào tạo các ngành HOT tại Việt Nam: TẠI ĐÂY

Kiến thức về truyền thông giải trí

Media Planner cần có kiến thức sâu sắc về thế giới giải trí (Nguồn: adweek)

Ngoài các yếu tố trên, các media planner phải có hiểu biết sâu sắc về thế giới giải trí. Nếu các media planner không biết loại khán giả nào sẽ bị thu hút bởi loại chương trình nào, họ sẽ không thể triển khai các quảng cáo tại các kênh thích hợp.

Kiến thức về Truyền thông trực tuyến

Và, bởi vì bối cảnh truyền thông trong thế kỷ 21 giờ đây đã khác rất nhiều so với thế kỷ 20, nên các media planner cũng cần nhận ra rằng, họ không chỉ nên nhắm mục tiêu trên các chương trình truyền hình quốc gia và tạp chí, báo chí lớn mà còn phải làm quen với tất cả các trang web, blog và các nền tảng truyền thông xã hội để tiếp cận người tiêu dùng.

Kỹ năng máy tính

Kỹ năng máy tính là một trong những kỹ năng cần thiết của Media Planner (Nguồn: iconicJob)

Đây là một kỹ năng mềm nhưng cũng vô cùng cần thiết trong công việc của một media planner. Công việc lập kế hoạch truyền thông liên quan đến nghiên cứu sử dụng một số cơ sở dữ liệu trực tuyến, vì vậy bạn phải sử dụng đến rất nhiều kỹ năng máy tính như Microsoft Office,vv… Ngoài ra, nếu thành thạo trong các kỹ năng design cũng sẽ là một lợi thế, khi bản kế hoạch của bạn được trình bày đẹp mắt trước khách hàng.

Vai trò của Media Planner trong một Agency là gì?

Media planner chính là người đóng vai trò chủ chốt trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông, thực thi, giám sát và phân tích hiệu quả của chiến lược truyền thông đó. Chính vì thế, các media planner đóng vai trò vô cùng quan trọng trong một Agency. Hãy tưởng tượng rằng, khi khách hàng “book” agency của bạn để thực hiện một chiến dịch quảng cáo nào đó, một trong những người đầu mối ra mặt mà account giới thiệu đầu tiên chính là media planner. Vì họ chính là những người chịu trách nhiệm lập và tối ưu hiệu quả chiến dịch truyền thông, gia tăng độ phủ cho thương hiệu trên tất cả các kênh và mọi ngóc ngách trên thị trường.

Để tóm gọn vai trò của một media planner trong agency thì rất khó. Để dễ hiểu hơn, ta có thể chia theo từng giai đoạn:

Giai đoạn 1: Phân tích, nghiên cứu thị trường, sản phẩm và mục tiêu của khách hàng

Theo truyền thống, kế hoạch truyền thông về cơ bản dựa trên chiến lược truyền thông của khách hàng. Các agency quảng cáo chịu trách nhiệm phát triển kế hoạch truyền thông, và bộ phận chịu trách nhiệm chính chính là bộ phận truyền thông mà nhân vật chủ chốt chính là media planner. Ngoài ra các bộ phận như account, nhóm sáng tạo và nhóm quản lý thương hiệu cũng góp phần trong đó. Việc tìm hiểu về sản phẩm, xác định rõ ràng mục tiêu cũng như nghiên cứu thị trường để nắm rõ được tính cạnh tranh, đối thủ trực tiếp sẽ giúp các media planner thuận lợi hơn trong việc tiếp cận và đưa ra hướng đi tốt cho kế hoạch truyền thông, đồng thời đảm bảo đầy đủ yêu cầu mà khách hàng đề ra.

Từ đó, các media planner có thể lên các ý tưởng độc đáo, mới lạ, các idea “chất như nước cất” theo xu hướng hay làm nổi bật điểm mạnh (USP) của khách hàng một cách dễ dàng hơn. Cuối cùng là hoàn thiện một proposal đẹp mắt, trình bày rõ ràng được kế hoạch, hướng đi rõ ràng cho chiến dịch tới khách hàng.

(Nguồn: disruptiveadvertising)

Giai đoạn 2: Theo dõi, phân tích và tối ưu hiệu quả

Sau khi khách hàng đã chốt kế hoạch, kế hoạch được triển khai thì media planner phải liên tục theo dõi, giám sát việc thực thi đó. Trong quá trình triển khai, nếu xảy ra vấn đề gì, hoặc khách hàng có ý kiến sửa đổi gì, thì media planner cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trao đổi, thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng. Sau đó, làm việc với các phòng ban khác như sáng tạo nội dung, thiết kế, vv… để hoàn chỉnh thay đổi theo đúng ý khách hàng nhất.

Thông thường, công việc của một Media Planner đối với một dự án cũng không kết thúc ngay khi chiến dịch chạy xong. Bạn phải làm việc với khách hàng sau chiến dịch để đo lường hiệu quả, đồng thời tìm phương án, vạch ra hướng đi tối ưu cho các chiến dịch tiếp theo. Làm sao để các chiến dịch sau đó không bị "lệch pha" với các chiến dịch đã được thực hiện trước đó.

(Nguồn: FE Week)

Cách để lên Media Plan đạt hiệu quả tốt nhất 

Sau khi đã hiểu được vai trò, trách nhiệm và kỹ năng cần có của một media planner, thì điều bạn cần phải hiểu tiếp theo chính là làm thế nào để lên một media plan hiệu quả nhất cho khách hàng. Các bước dưới đây sẽ gợi ý các bước để lên plan cho khách hàng, với vai trò là một Media Planner của Agency.

1. Xác định mục tiêu cho media plan của bạn

Nếu bạn không có mục tiêu, bạn sẽ không đi đến đâu cả. Ít nhất thì kết quả đạt được cũng không có ý nghĩa gì cả. Vì vậy, đặt mục tiêu sẽ là bước đi đầu tiên trong hành trình lập kế hoạch của bạn.

Điều lưu ý ở đây là mục tiêu của bạn phải “khớp” với mục tiêu của khách hàng hay thậm chí là nâng tầm nó lên. Khách hàng của bạn muốn đạt được điều gì? Câu hỏi này vô cùng cần thiết để làm rõ trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch. Bạn cũng có thể hỏi họ những gì họ đã làm trong quá khứ, những gì đã làm và những gì không. Khi bạn hiểu các mục tiêu kinh doanh của khách hàng, bạn sẽ có thể ưu tiên các chiến lược giúp họ đạt được các mục tiêu đó. Một công cụ hữu ích có thể giúp bạn tối ưu hiệu quả trong bước này chính là Smart Goal, hãy chia mục tiêu của mình thành các phần để bạn có hướng đi đúng đắn hơn.

(Nguồn: Internet)

2. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp

Khi bạn không có một đội ngũ lớn đằng sau để thực hiện kế hoạch truyền thông, bạn cần phải biết kênh truyền thông nào mang lại hiệu quả tốt nhất cho khách hàng của bạn. Và, bạn cần phải dứt khoát khi ưu tiên kênh nào là nơi bạn tập trung nhiều nhất.

Tin tốt là không phải tất cả các kênh đều có giá trị như nhau đối với doanh nghiệp khách hàng của bạn. Điều này có thể là do nhân khẩu học, cách các nền tảng khác nhau được sử dụng hoặc do loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng của bạn cung cấp.

Hãy thử nghiệm kế hoạch đó trên một kênh truyền thông cụ thể để khách hàng thấy được hiệu quả là một ý tưởng tốt trước khi triển khai nó trên nhiều kênh hơn. Mỗi kênh sẽ yêu cầu một thông điệp phù hợp, ngay cả khi bạn quảng bá cùng một nội dung.

3. Làm branding và xây dựng tiếng nói thương hiệu cho khách hàng

Nếu bạn muốn đại diện cho khách hàng trên các kênh truyền thông, bạn phải sử dụng tiếng nói thương hiệu của họ. Điều này sẽ dễ dàng hơn nếu khách hàng của bạn đã có một tông giọng cụ thể trước đó. Nhưng nếu không, bạn cần hướng dẫn và giúp khách hàng xác định tiếng nói thương hiệu ngay lập tức.

Khách hàng của bạn muốn xuất hiện trước người tiêu dùng với hình ảnh như thế nào? Là một thương hiệu vui vẻ hay kỳ quặc? Sắc sảo hay hài hước? Chuyên nghiệp và có thẩm quyền?

Có một số lưu ý bạn nên biết trước khi bắt đầu:

• Khách hàng muốn xuất hiện chính thức trước người tiêu dùng trong hình ảnh như thế nào?
• Những từ nào khách hàng sử dụng thường xuyên?
• Những từ nào khách hàng sẽ không bao giờ sử dụng?
• Khách hàng của bạn có sử dụng tiếng lóng không? Từ viết tắt hay hashtag?

4. Lập kế hoạch nội dung và tạo lịch trình truyền thông xã hội

Media Planner là gì? Để khách hàng của bạn luôn nằm trong tâm trí của công chúng, bạn cần xây dựng nội dung. Và tất nhiên, không phải bất kỳ loại nội dung nào cũng được. Đó phải là nội dung hấp dẫn, chất lượng tốt với số lượng đủ để phù hợp với từng kênh truyền thông.

Tần suất đăng bài được đề xuất thay đổi theo ngành và thay đổi với từng nền tảng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể đăng một lần một ngày trên Facebook, nhưng cũng có thể đăng 12 tweet trên Twitter. Đối với mỗi khách hàng khác nhau mà kế hoạch truyền thông của media planner có thể điều chỉnh sao cho phù hợp.

(Nguồn: conversion minded)

Là một phần trong kế hoạch nội dung của bạn, bạn cần quan tâm tới các yếu tố sau:

• Bạn sẽ đăng bao nhiêu bài/ngày trên mỗi kênh?
• Yếu tố kết hợp với nội dung của bạn là gì - hình ảnh, video, nội dung tương tác hay nội dung do người dùng tạo?
• Ai sẽ tạo ra nội dung này, họ sẽ tạo ra nó như thế nào và thời hạn là gì?
• Nội dung nào sẽ cần sự tham gia của khách hàng của bạn để tạo? Quá trình làm việc với khách hàng nên diễn ra như thế nào để đảm bảo deadline đã đặt ra?
• Làm thế nào để khách hàng của bạn phê duyệt nội dung đó và họ cần bao nhiêu thời gian để suy nghĩ?
• Những sự kiện, bán hàng hoặc ra mắt nào bạn cần lập kế hoạch nội dung?

5. Theo dõi và đo lường kết quả của bạn

Theo dõi và đo lường kết quả của bạn là một phần thiết yếu trong kế hoạch truyền thông của bạn để đảm bảo bạn đang trên con đường đạt được SMART Goal của mình. Cách bạn đo lường kết quả của mình sẽ phụ thuộc vào mục tiêu bạn đặt:

• Độ nhận diện thương hiệu - lượng đề cập đến thương hiệu của khách hàng của bạn có tăng so với kết quả trong quá khứ không?
• Phạm vi tiếp cận - các phân tích của khách hàng của bạn cho thấy sự gia tăng phạm vi so với tháng trước không?
• Tương tác - tương tác như thế nào trên các bài đăng hiện tại so với các bài viết trước? Là tỷ lệ tương tác của khách hàng của bạn có tăng không?
• Bán hàng - Doanh thu bán hàng của khách hàng của bạn như thế nào? Làm thế nào để so sánh với kết quả trong quá khứ?
• Tạo khách hàng tiềm năng - bạn đã tạo được bao nhiêu khách hàng tiềm năng (leads)? Có bao nhiêu người đăng ký mới đã được thêm vào kênh bán hàng của khách hàng của bạn?
• Lưu lượng truy cập giới thiệu - có bao nhiêu khách truy cập đã truy cập vào blog hoặc trang web của khách hàng của bạn nhờ các bài đăng trên mạng xã hội của bạn và ngược lại?

6. Điều chỉnh kế hoạch của bạn

Nếu kế hoạch truyền thông đầu tiên của bạn không gặp trục trặc hay trở ngại nào thì thật tuyệt! Nhưng, trên thực tế, có lẽ bạn đã tìm thấy có một vài điều cần điều chỉnh. Với các dữ liệu bạn có từ bước 5, bạn sẽ biết loại nội dung nào được khán giả của khách hàng của bạn yêu thích nhất và tần suất và thời gian đăng bài nào là tốt nhất để nhận được tương tác cao.

(Nguồn: RiXtrema)

Kết

Với xu thế ngành Marketing đang ngày một phát triển, ngành Media Planner cũng theo đó chứng tỏ được sức hút và được săn đón ngày càng nhiều trên thị trường. Để vững bước hơn cho hành trang chuẩn bị vào ngành, ít nhất bạn phải hiểu được khái niệm media planner là gì và công việc chính của nó. Hi vọng bài viết trên đây đã giải đáp các thắc mắc cho bạn.

Tô Linh - MarketingAI

Tổng hợp