Zoho mail là gì? Nên sử dụng Zoho Mail hay Google G Suite?

Zoho mail là gì? Được biết đến là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay với các giải pháp email và công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đắc lực. Zoho mail ngày càng nhận được sự ủng hộ lớn của người dùng và trở thành đối thủ xứng tầm với ứng dụng đình đám là G Suite của Google. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn kiến thức tổng quan về Zoho mail là gì cùng những ưu điểm vượt trội của Zoho khi đồng bộ với các dịch vụ tiện ích khác trong hệ sinh thái của mình. 

Zoho mail là gì?

Zoho Mail là một dịch vụ email theo tên miền riêng, hoàn toàn miễn phí với cách thức hoạt động có nhiều điểm tương đồng như Yahoo hay Gmail.

Cũng giống như Gmail, người dùng hoàn toàn có thể đồng bộ dữ liệu trên cùng hệ thống như Zoho Docs và Zoho Storage. Tuy nhiên, một trong những điểm khác biệt và tạo nên nét đặc trưng riêng của Zoho là bạn có thể sử dụng tên miền riêng ngay từ lúc đầu đăng ký mà không phải thông qua một bên thức ba nào khác như Google App Business. Điểm cộng này giúp Zoho ngày càng trở nên phổ biến hơn với các doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong các hoạt động kinh doanh của mình.

Thêm vào đó, Zoho Mail còn cung cấp cho người dùng gói miễn phí sử dụng 1 domain và 5 users, đây là mức ưu đãi cực kỳ phù hợp với blogger hay các website nhỏ. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng nhiều hơn, bạn cũng có thể mua những gói trả phí với mức giá cao nhất là $10/user/tháng.

Đặc điểm nổi bật của Zoho mail

Zoho Mail có rất nhiều mức giá phù hợp với nhu cầu của người dùng, thậm chí gói dùng miễn phí của Zoho cũng có chất lượng khá tốt và ở mức ổn định (1 domain, 5 user, 25MB file đính kèm) nếu bạn không có nhu cầu sử dụng lớn.

Zoho Mail có một số tính năng nổi bật phải kể đến như:

• Zoho Mail được tích hợp với các ứng dụng khác của Zoho như Docs, Storage…
• Có tính năng hỗ trợ Anti spam và Anti virus để tăng tính bảo mật cho người dùng.
• Tích hợp với Dropbox giúp người dùng sử dụng dễ dàng các dữ liệu được lưu trên đám mây.
• Zoho Mail cho phép người dùng sử dụng email và logo riêng để tạo 'chất' riêng cho thương hiệu.
• Người dùng có thể đăng nhập vào Zoho Mail thông qua tài khoản email hoặc SMS.
• Bạn có thể chuyển email từ hệ thống cũ sang Zoho mà không lo mất dữ liệu mail cũ.
• Dung lượng file đính kèm email tối đa là 25MB.

Ưu nhược điểm của ZohoMail là gì?

Ưu điểm

Một trong số những ưu điểm nổi bật của Zoho mail phải kể đến như:

• Người dùng có thể sử dụng miễn phí (1 domain, 5 user, 25MB file đính kèm) nếu bạn không có nhu cầu sử dụng lớn.
• Tỷ lệ spam cực kì thấp khi bạn sử dụng đúng cấu hình. Ứng dụng Zoho mail tích hợp các công cụ lọc thư rác cải tiến nhất, giúp người dùng yên tâm dùng ứng dụng mà không phải lo bị spam quảng cáo mỗi ngày.
• Dễ dàng đăng ký và sử dụng, hỗ trợ trên nhiều quốc gia.
• Giao diện thân thiện, có thể sử dụng trên đa thiết bị, tích hợp với phần mềm từ bên thứ ba nên bạn có thể sử dụng ứng dụng này trên mọi thiết bị mà không có sự khác biệt lớn.
• Hỗ trợ chuyển đổi email từ hệ thống cũ sang Zoho mail mà không làm mất dữ liệu.
• Có nhiều tính năng cho quản trị viên: Đặc biệt khi bạn sử dụng Zoho Mail cho doanh nghiệp, bạn sẽ được hỗ trợ nhiều tính năng mạnh mẽ để kiểm soát và quản lý hệ thống.
• Tính ổn định cao: Bạn sẽ rất hiếm khi gặp phải tình trạng gián đoạn khi sử dụng Zoho mail bởi nó được vận hành trên trung tâm dữ liệu truyền phát nhanh của nhà cung cấp dưới sự giám sát chặt chẽ.

Nhược điểm

Tính đến thời điểm hiện tại, nhược điểm duy nhất của Zoho mail là gì? Chính là zoho mail không hỗ trợ IMAP và POP với các tài khoản sử dụng miễn phí, bạn cũng không thể gửi mail trên ứng dụng Mail của Outlook hay Windows 10.

Hướng dẫn sử dụng Zoho CRM

• Truy cập vào Zoho mail tại địa chỉ: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html?src=zmail sau đó chọn Business Email, chọn Sign up của Free Plan.

  

• Hệ thống sẽ xuất hiện một form thông tin để bạn điền Domain (tên miền riêng để tạo email). Điền địa chỉ website vào và chờ xác nhận.

• Thực hiện điền các thông tin để xác thực tài khoản và tạo địa chỉ email với tên miền riêng trên Zoho mail, bao gồm những thông tin chính như:
• Contact email (để hệ thống gửi xác nhận hoặc thông tin xác thực trong trường hợp cần thiết)
• Zoho mail ID
• Password
• Word Verification: mã xác nhận của hệ thống

Hoàn thiện đầy đủ những thông tin ở trên, bạn chọn "Sign up" để hoàn tất đăng ký tài khoản.

• Tiếp đó, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác thực domain. Click vào đường link Proceed to verify domain ownership để xác thực bước này.

• Sau đó, hệ thống sẽ điều hướng bạn đến trang xác thực. Tại đây, bạn chỉnh sửa các record DNS theo yêu cầu của Zoho và trở về trang xác thực Zoho mail, chọn “Verify” để kết thúc quá trình trên.

• Đến bước này bạn sẽ thấy hệ thống yêu cầu tạo tài khoản email. Khi thấy xuất hiện một bảng thông tin, bạn nhấn nút “Next” 2 lần và chọn “Proceed to Point MX”, click vào link này để tạo DNS cho domain. Bước này bắt buộc bạn phải hoàn thành, nếu không email zoho sẽ không nhận được mail từ các địa chỉ email khác.

•  Thêm record MX và DNS với các thông tin như sau:

Mẹo nhỏ: Để kiểm tra tên miền riêng trên Zoho của bạn có lỗi hay không, hãy sử dụng 1 email khác và gửi mail test đến địa chỉ mail Zoho. Nếu nhận được email từ Zoho mà không nhận được mail từ địa chỉ khác thì bạn cần cập nhật lại DNS hoặc thực hiện thủ công bằng cách bổ sung ác bảng ghi MX của đơn vị cung cấp dịch vụ Email trong MX Entry của Control Panel.

Vào Menu, chọn phần Control Panel.

Tiếp theo, chọn User Detail 

Chọn Add User và điền những thông tin bắt buộc như: họ tên, địa chỉ email, mật khẩu. Chọn “OK” để hoàn tất quá trình cấu hình zoho mail trên.

>>> Có thể bạn quan tâm: CRM là gì

Điểm khác biệt giữa G Suite và Zoho là gì?

Zoho mail có cách thức hoạt động và nhiều chức năng tương tự như G Suite nên khiến nhiều người dùng phân vân không biết nên sử dụng ứng dụng nào? Dưới đây sẽ là những yếu tố so sánh về điểm khác biệt mà mọi người vẫn nhầm lẫn giữa G Suite và Zoho mail:

Giá cả

Có thể nói lợi thế hoàn toàn thuộc về Zoho Mail khi xét đến yếu tố giá cả với chi phí chỉ bằng 1/5 chi phí của G Suite. Thậm chí dịch vụ miễn phí Zoho mail đã cung cấp đủ các tính năng cho các blogger hoặc website nhỏ.

Trong trường hợp bạn muốn tạo sự khác biệt và thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty, việc đầu tư sở hữu tên miền riêng chất lượng cao là rất cần thiết với các gói Premium có giá cao. Bên cạnh đó, Zoho mail còn có gói Zoho Workplace không kém phần hấp dẫn dành cho doanh nghiệp trung bình và lớn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Workplace facebook là gì

Trong khi đó, dịch vụ email của G Suite có gói Basic thấp nhất với dung lượng lưu trữ từ 30GB/user đi kèm với các tính năng cơ bản. Giá thành khi sử dụng dịch vụ G Suite tại thị trường Việt Nam là $3/tháng (với các quốc gia khác trên thế giới có giá là $5/user). Bên cạnh đó, G Suite for Business còn có 2 gói sản phẩm cao cấp khác là Business và Enterprise được xây dựng  để phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lưu trữ khối lượng công việc lớn và sử dụng nhiều tính năng cao cấp từ Google.

Dung lượng

Thông thường, nhu cầu sử dụng dung lượng lớn hay ở mức trung bình phụ thuộc vào cách người dùng sử dụng và quản lý mail từ người quản trị. Về mặt tổng quát, nếu bạn sử dụng các gói cước trả phí và dung lượng cao theo tháng, bạn nên sử dụng G Suite để tiết kiệm ngân sách hơn so với việc sử dụng Zoho mail. Về mặt này, G Suite chiếm ưu thế hơn so với Zoho mail bởi:

G Suite cung cấp 2 lựa chọn lưu trữ cơ bản là 30GB/tài khoản và không giới hạn lưu trữ kể từ gói thứ 2 trở đi.

Zoho Mail cung cấp 3 lựa chọn lưu trữ từ 30GB, 100GB, 1TB cho người dùng tuy nhiên ứng dụng này chỉ cho phép dung lượng files attachment tối đa là 40MB/lần, với dữ liệu document tối đa upload là 25GB.

Vậy nên nếu chia ra tính theo dung lượng/$ thì Zoho mail sẽ có ưu thế hơn nhưng xét về tổng thể tính theo $/người/tháng với gói bộ nhớ không giới hạn thì G Suite sẽ là sự lựa chọn tối ưu hơn cả.

Thiết lập Email

Khác nhau giữa thiết lập Gsuite và Zoho mail là gì? Zoho mail giúp người dùng thiết lập email tùy chỉnh, dễ dàng tạo bản sao dữ liệu của cá nhân hay một nhóm người dùng chuyển sang một email chỉ định khác để lưu trữ và thuận tiện cho việc theo dõi, rà soát khi cần. Tính năng này cực kỳ hữu ích với các doanh nghiệp có nhiều tài liệu 'mật' hoặc các thông tin nhạy cảm khi muốn sao chép và bảo mật dữ liệu.

Lọc thư rác

Một trong những điều khiến người dùng cảm thấy phiền và khó chịu nhất khi sử mở email đấy chính là nhận được những tin nhắn rác. Thậm chí có những email quảng cáo được gửi đến kèm files đính kèm nguy hiểm như Troijan, Virus, Malware. Bởi vậy nên tính năng lọc thư rác là một trong những yếu tố được người dùng rất quan tâm khi lựa chọn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email.

Zoho hỗ trợ Anti virus và Anti spam để lọc thư rác, tuy nhiên nếu bạn sử dụng phiên bản miễn phí thì rất khó để đánh giá tính năng này.

G Suite có hệ thống lọc thư chất lượng khi tuyên bố độ chính xác lên đến 99%. Google cho biết họ đã kết hợp ứng dụng Machine Learning và công nghệ AI với cơ sở dữ liệu lớn để cải thiện việc lọc thư rác liên tục.

Ứng dụng mail trên máy tính và các thiết bị di động

Gã khổng lồ tìm kiếm hàng đầu thế giới đã cung cấp dịch vụ Gmail chuẩn cho các tài khoản email G Suite và đa phần đều nhận được những phản hồi tích cực từ người dùng. Ứng dụng mail khi sử dụng trên smartphone có cách hoạt động tương tự như khi sử dụng trên trình duyệt máy tính. Bên cạnh đó, Google còn cung cấp nhiều ứng dụng tiện ích mở rộng khi bạn sử dụng G Suite trên trình duyệt Chrome.

Trong khi đó, Zoho mail với lợi thế sở hữu tính năng Stream, giúp người dùng dễ dàng cộng tác với nhóm người dùng khác bằng các cuộc trò chuyện qua email thay vì gửi email và cuộc hội thoại này sẽ được cung cấp dưới định dạng Hangouts Video.

Hỗ trợ

Về tính năng hỗ trợ, G Suite chiếm ưu thế hơn bởi khả năng hỗ trợ và tương tác với người dùng đều nhanh hơn Zoho trên mọi thiết bị. Thậm chí trên chính diễn đàn khiếu nại website của mình, Zoho cũng không phản hồi nhanh chóng với người dùng và đây chính là điểm trừlớn cho Zoho tại thời điểmn này.

Nên lựa chọn Gsuite hay Zoho Mail

Với những ưu nhược điểm kể trên, cả Zoho mail và G Suite đều là những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay. Zoho mail là ứng dụng miễn phí, phù hợp với công việc hoặc website có quy mô nhỏ trong khi đó G Suite là sự lựa chọn cho các doanh nghiệp lớn bởi nó được tích hợp với nhiều ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Google như Gmail, Google Drive...

Kết

Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ về Zoho mail là gì? Bài viết trên là những thông tin tổng quan về ứng dụng Zoho mail. Với những tính năng và ưu điểm kể trên, Zoho mail ngày càng phổ biến và nhận được sự tin dùng lớn từ người dùng. Với nhiều tính năng cải tiến và mở rộng hệ sinh thái của mình, Zoho đã và đang là nhà cung cấp giải pháp email đắc lực cho các doanh nghiệp trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

Phương Thảo - MarketingAI

Tổng hợp

>>> Có thể bạn quan tâm: CC trong Gmail là gì? Sự khác nhau giữa CC và BCC là gì?