Google Drive là gì? Ưu điểm, tính năng và cách sử dụng

Có thể bạn chưa biết Google drive là gì? Thường thì khi nhắc đến tập tài liệu văn bản hay soạn thảo văn bản, đa phần mọi người sẽ nhớ tới Microsoft Word. Tuy nhiên, sẽ thật thiếu sót nếu bạn bỏ qua những dịch vụ miễn phí cực hữu ích của Google. Một trong số đó không thể không nhắc đến đó là Google Drive - nơi người dùng hoàn toàn có thể chia sẻ và cập nhật nội dung cần thiết bất cứ khi nào mà không sợ nội dung đó sẽ 'bay màu' nếu gặp phải sự cố về thiết bị. Vậy cụ thể thì dịch vụ Google drive là gì? Google drive dùng để làm gì? Nó có những ưu điểm và tác dụng gì dành cho người sử dụng?

Nếu như các bạn chưa có nhiều thông tin hoặc chưa hiểu rõ về Google Drive thì ngay bây giờ hãy cùng MarketingAI tìm hiểu rõ hơn về khái niệm Google drive và cách dùng các tính năng miễn phí đầy tiện ích của Google drive mà không phải ai cũng biết! 

Tìm hiểu về Google Drive là gì?

Google Drive được coi như một kho lưu trữ tuyệt vời dành cho tất cả mọi người. Vì vậy hãy cùng tham khảo những thông tin hữu ích nhất về Google Drive ngay sau đây nhé.

Khái niệm Google Drive

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ tin tức miễn phí được tạo bởi Google, cho phép người dùng lưu trữ tập tin trên đám mấy, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, biểu mẫu, bản vẽ thông qua các tính năng trên Google Docs, Sheets và Slides.

Với nhiều điểm tương đồng như Microsoft Word tuy nhiên được cải tiến và có nhiều 'quyền năng đặc biệt' hơn so với Word nên Google Drive thường được nhiều người dùng ưa chuộng sử dụng. Đây cũng là một trong những ứng dụng không thể thiếu của giới học sinh, sinh viên hay dân văn phòng bới những tính năng hữu ích của nó.

Ưu điểm của Google Drive là gì?

Lợi ích của Google drive sẽ được thể hiện qua những ưu điểm nổi bật sau:

• Sao lưu các tập tin: Google Drive là giải pháp thay thế lưu trữ tốt hơn so với ổ cứng ngoài hoặc thẻ nhớ USB vì cả hai có thể bắt đầu gặp trục trặc hoặc bị hỏng theo thời gian, có nghĩa là bạn có thể mất các tệp quý giá của mình mãi mãi. Sử dụng Google Drive là giải pháp tốt nhất để tránh được những điều này.
• Gửi tệp lớn cho gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp: Nếu bạn sử dụng Gmail, thì việc sử dụng Google Drive sẽ cho phép bạn gửi các tệp lớn đến danh bạ của bạn trực tiếp từ tài khoản email của bạn.
• Sử dụng Ứng dụng Google Drive để truy cập tài liệu: Nếu bạn cần truy cập bất kỳ tệp nào khi đang không ở gần máy tính, bạn có thể tải xuống và sử dụng qua ứng dụng Google Drive trên smartphone của mình.
• Công cụ tìm kiếm tích hợp hiệu quả: Google Drive có công cụ tìm kiếm tích hợp riêng, cho phép bạn tìm kiếm theo loại tệp, chẳng hạn như hình ảnh, tài liệu Word, video hoặc từ khóa. Nó cũng cho phép bạn tìm kiếm theo chủ sở hữu.
• Tính năng nhận dạng ký tự quang học: Bạn có tình cờ tìm kiếm ai đó hoặc một cái gì đó đặc biệt? Công nghệ nhận dạng ký tự quang học của Google Drive có khả năng quét qua các tài liệu được lưu bởi người dùng khác và tìm từ (hoặc tên) mà bạn đã tìm kiếm. Nó cũng có thể hữu ích nếu bạn tiến hành nghiên cứu về một chủ đề lịch sử.
• Chia sẻ ảnh và video với các liên hệ trong Contact của bạn: Nếu thành viên gia đình hoặc bạn bè của bạn cũng có tài khoản Google Drive của riêng họ, bạn có thể chia sẻ dễ dàng tất cả các tệp với nhau. Ngoài ra, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn phải đi công tác và cần phải làm việc trên một dự án với các đồng nghiệp trong khi ở các địa điểm hoàn toàn khác nhau.

• Mở và chỉnh sửa nhiều loại tài liệu: Bạn có đang sử dụng máy tính không có phần mềm bạn cần để mở một loại tệp nhất định không? Hãy tải nó lên tài khoản Google Drive và mở nó từ đó. Google Drive cho phép bạn mở mọi thứ từ tệp Adobe Suite sang bảng tính và sang tài liệu Microsoft Word.
• Công nghệ nhận dạng hình ảnh tích hợp tuyệt vời: Công nghệ nhận dạng hình ảnh Google Drive có thể nhận ra nội dung hình ảnh của bạn. Nếu bạn đã đến thăm một địa danh nổi tiếng trong một kỳ nghỉ gần đây và tải lên hình ảnh của bạn ở phía trước nó, hình ảnh sẽ xuất hiện khi những người dùng khác tìm kiếm mốc đó bằng tìm kiếm Google Drive.
• Hoàn toàn miễn phí sử dụng: Google Drive cung cấp cho bạn tất cả những lợi ích này trong khi hoàn toàn miễn phí sử dụng.

Lưu ý khi sử dụng Google drive

• Người sử dụng được dùng với dung lượng tối đa 15GB, nếu muốn tăng dung lượng bạn cần trả phí theo gói hàng tháng.
• Các tài liệu sử dụng với Google docs (kể cả định dạng .gdoc, .gslides, và .gsheet) lưu trên Google Drive đều không tính bị giới hạn.
• Sử dụng Google Drive ảnh, hình ảnh kích thước tối đa 2048 x 2048 pixel và video phải ngắn hơn 15 phú sẽ không giới hạn.
• Các tệp tin tải lên từ Microsoft Office và có định dạng mở sẽ được chuyển theo định dạng Google và có thể lưu trữ trên Google Drive không giới hạn.

Các tính năng cơ bản của Google Drive

Với thông tin khái niệm và ưu điểm của Google drive đã kể trên, chắc hẳn phần nào đó các bạn cũng đã hiểu được các tính năng cơ bản của Google drive là gì. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn về các tính năng này, mời các bạn hãy cùng tham khảo:

Gửi trực tiếp tệp qua Gmail

Tính năng gửi trực tiếp tệp nội dung thông qua gmail giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin lên drive, người nhận có thể mở trực tiếp hay lưu vào tệp driver của mình mà không cần tải về. Để thực hiện tính năng này, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng của drive ở thanh công cụ dưới thư và chọn tệp cần gửi, như ảnh minh họa dưới đây:

Cộng tác trực tuyến dễ dàng

Nếu như trong Microsoft Word, đặc biệt là khi phải làm việc nhóm, bạn sẽ phải gửi từng phần nội dung của mình cho cả nhóm sau đó phải kết hợp với bài của nhiều người khác để chỉnh sửa, cho ra tệp nội dung hoàn chỉnh cuối cùng. Công đoạn này tốn khá nhiều thời gian và phải chờ đợi lâu nhưng với Google Drive, ứng dụng này gần như khắc phục được những hạn chế đó.

Sử dụng Google drive cho phép nhiều người dùng có thể cùng chỉnh sửa một tệp văn bản, trang tính hay trang trình bày, các thao tác chỉnh sửa tệp văn bản cũng được tự động lưu lại khi người dùng kết nối trực tiếp để đảm bảo không bị mất dữ liệu. Nhờ đó, sẽ cải thiện hiệu quả làm việc nhóm cũng như tối ưu hóa năng suất, thời gian làm việc.

Sao lưu dữ liệu từ điện thoại

Để sao lưu dữ liệu từ điện thoại vào Drive, bạn cần truy cập vào Google Drive trên thiết bị di động của bạn rồi thực hiện những bước sau:

• Chọn Settings --> Backup --> Chọn phần bạn muốn sao lưu dữ liệu chẳng hạn như danh bạ, lịch trình, ghi chú, ảnh, video....
• Bật On Auto Backup và chờ đợi trong thời gian ngắn để hoàn tất quá trình sao lưu dữ liệu từ điện thoại.

Lưu ý: Trong suốt quá trình sao lưu dữ liệu, bạn cần đảm bảo thiết bị điện thoại của mình có kết nối Wifi để việc sao lưu dữ liệu không bị gián đoạn.

Tạo bảng khảo sát và thu thập dữ liệu

Với Google Drive bạn cũng có thể tạo ra các bảng khảo sát ý kiến và thu thập dữ liệu bằng việc mở tạo File và chọn “Google biểu mẫu” ( bao gồm Biểu mẫu trống và Từ mẫu) như trong hình minh họa dưới đây:

Với tính năng này, bạn có thể kết hợp đa dạng các  hình thức câu hỏi như văn bản đơn thuần, chọn câu trả lời có sẵn hay nhiều loại hình khác.

Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive hiệu quả

Nằm lòng những khái niệm và kiến thức cơ bản để hiểu Google drive là gì, tiếp theo chúng ta hãy cùng xem những bí quyết hay để sử dụng Google drive được hiệu quả.

Cách tải tệp lên từ máy tính

Để tải tệp lên từ máy tính, bạn cần truy cập vào trang web drive.google.com --> Google Drive đăng nhập tài khoản Google --> Chọn mới --> Chọn file và tải lên tệp.

Hoặc tải tệp tin lên từ điện thoại bằng cách bạn cần Tải Google Drive trên hệ điều hành bạn đang sử dụng:

• Link tải Google Drive trên Android: Tại đây
• Link tải Google Drive trên IOS: Tại đây

Cách chia sẻ file hoặc thư mục đã tải lên trong Drive

Để chia sẻ tài liệu trên Google drive bạn click chuột phải vào file --> Chọn Lấy đường dẫn liên kết có thể để sao chép link chia sẻ đến mọi người, như trong hình minh họa dưới đây:

Sau đó thay đổi tùy chỉnh chia sẻ file với mọi người và nhóm.

Cách chia sẻ đến mail của bạn bè.

Để chia sẻ tệp nội dung đến mail của bạn bè, bạn Click chuột phải vào file hoặc thư mục --> Chọn mục Chia sẻ --> Nhập email, nội dụng và gửi chia sẻ đến người bạn.

Chọn địa chỉ mail của những người bạn muốn chia sẻ tệp tài liệu vào bên dưới và hoàn tất quá trình.

Một số câu hỏi về Google Drive thường gặp

Dù Google Drive đã trở nên phổ biến và quen thuộc với phần đa người dùng tuy nhiên với những người mới tìm hiểu về câu hỏi Google drive là gì thì vẫn có một số những thắc mắc về Google drive thường gặp, cụ thể như:

Google Drive có mất phí không? Google Drive được bao nhiều GB?

Google Drive cho phép bạn sử dụng miễn phí tối đa là 15 GB. Nếu tính chất công việc của bạn đòi hỏi phải sử dụng nhiều dung lượng hơn, bạn có thể đăng ký Google One với chi phí như sau:

• 100GB với $1,99/tháng
• 200GB với $2,99/tháng
• 2TB với $9,99/tháng
• 10TB với $99,99/tháng
• 20TB với $199,99/tháng
• 30TB với $299,99/tháng

Google Drive cho phép lưu trữ định dạng file nào?

Như đã nói ở trên, Google drive cho phép bạn lưu trữ đa dạng các định dạng file dữ liệu như video, tài liệu, nhạc, hình ảnh cụ thể như sau:

Kích thước file của các dạng dữ liệu:

• Tài liệu: Tối đa 1,02 triệu ký tự. Với văn bản chuyển đổi sang định dạng Google Docs tối đa là 50MB.
• Bảng tính: Tối đa 2 triệu ô cho bảng tính được tạo mới hoặc chuyển đổi sang Google Sheets.
• Tập tin trình chiếu: Tối đa 100MB cho bản trình bày được chuyển đổi thành Google Slides.
• Tất cả các tập tin khác: Tối đa 5TB.

Các loại tập tin được hỗ trợ trên Google drive

Các tập tin thông thường

• File nén (.RAR,.ZIP, gzip, tar)
• File âm thanh (MP3, MPEG, WAV, .ogg)
• File hình ảnh (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP)
• Markup/Code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS)
• File văn bản (.TXT)
• Các file video (WebM, .LV, .MPEG4, .MPEGPS, 3GPP, .MOV, .AVI, .WMV, .ogg)

Tập tin Adobe

• Autodesk AutoCad (.DXF)
• Illustrator (.AI)
• Photoshop (.PSD)
• Định dạng tài liệu di động (.PDF)
• PostScript (.EPS, .PS)
• Scalable Vector Graphics (.SVG)
• Tập tin hình ảnh được gắn thẻ (.TIFF) – tốt nhất với RGB .TIFF
• TrueType (.TTF)

Tập tin tin Microsoft

• Excel (.XLS và .XLSX)
• PowerPoint (.PPT và .PPTX)
• Word (.DOCX và .DOC)
• Các tập tin XML Paper Specification (.XPS)

Google Drive có dùng được khi ngoại tuyến không?

Khi đã hiểu Google Drive là gì thì có một lưu ý cho người dùng khi sử dụng Google drive đó chính là ứng dụng này chỉ có thể hỗ trợ bạn làm việc ngoại tuyến nếu bạn sử dụng trình duyệt Chrome. Trong trường hợp bạn sử dụng các trình duyệt khác ngoài Google Chrome (ví dụ Safari) thì cách tốt nhất là bạn nên chuyển sang dùng trình duyệt Chrome để tránh mất nội dung khi ngoại tuyến hay thực hiện các thay đổi trong Drive. Nếu bạn sử dụng Google drive trên các thiết bị di động, bạn chỉ cần tải xuống ứng dụng Drive và bật chế độ sử dụng ngoại tuyến.

Lời kết

Chắc hẳn qua những chia sẻ trên, bạn đọc cũng đã phần nào đó hiểu được dịch vụ Google Drive là gì phải không nào? Có thể thấy rằng Google hiện nay đang ngày càng nỗ lực phát triển để tạo ra những dịch vụ vô cùng tiện ích cho người dùng.

Với những thông tin hữu ích ở trên hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Google Drive là gì cũng như cách sử dụng những tính năng phổ biến trên Google drive. Trong cuộc sống ngày nay, việc sử dụng Google drive như một phần quen thuộc và tất yếu trong công việc. Hiểu được cách dùng cũng như các chức năng cơ bản kể trên hy vọng sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng công việc.

Google Form là gì? Mẹo khai thác tiềm năng của Google Form

Phương Thảo - MarketingAI

Tổng hợp