Workshop là gì? Các bước để thực hiện workshop thành công

Bạn đã nghe về thuật ngữ workshop bao giờ chưa? Nếu nghe rồi, vậy bạn có hiểu thực chất workshop là gì không? Thế nào là một buổi workshop đúng nghĩa? Bài viết hôm nay sẽ giải đáp cho bạn tất cả những thắc mắc trên.

Workshop là gì?

Khó có thể tìm ra một định nghĩa chính xác bằng tiếng Việt cho định nghĩa này. Ở Việt Nam thì workshop được biết đến là một (hoặc một chuỗi) buổi trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó.

Tùy theo chủ đề workshop mà diễn giả (speaker) sẽ được lựa chọn phù hợp giúp trao đổi với các bạn tham gia. Các workshop thường kéo dài 2-4 tiếng, với 2 hoạt động chính, thứ nhất là những bài nói chuyện của khách mời và thứ hai là Q&A (hỏi đáp).

Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Tất cả phụ thuộc khá nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian. Và không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,…

Chương trình workshop là gì?

Workshop ở Việt Nam

Hiện nay, workshop ngày càng nhiều và đa dạng. Bạn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào: Công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, marketing, giải trí… Mỗi khi xuất hiện một vấn đề nổi bật, đều có các workshop được mở ra để chuyên gia cùng bàn bạc, trao đổi với những người tham gia.

Mộ hình thức workshop do Bibo Mart tổ chức dành cho các mẹ có con trong độ tuổi ăn dặm (Ảnh: Facebook của Bibo Mart)

Tuy nhiên, có thể nhận thấy rằng, workshop chưa thật sự phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam. Theo thống kê, phần lớn workshop đều đến từ các bạn sinh viên hay các tổ chức phi chính phủ.

Đây là một điều đáng tiếc khá lớn. Vì nếu một doanh nghiệp biết tận dụng workshop, xem workshop như một chiến lược Marketing, ví dụ cung cấp được cho khách hàng kiến thức họ cần và đưa ra giải pháp của bên mình thì sẽ tạo uy tín và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp dễ dàng hơn rất nhiều!

Một workshop hiệu quả khi xác định trước các yếu tố

Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan
Một mục tiêu đã được xác định trước
Xác định được phương thức tương tác
Các sản phẩm công việc đầu ra được xác định
Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt

Một workshop hiệu quả sẽ thúc đẩy sự tin tưởng của các bên liên quan, nâng cao hiểu biết lẫn nhau, giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên liên quan, và tạo ra các kết quả đầu ra mang nhiều giá trị.

Một workshop lý tưởng được điều phối bởi một người có nhiều kinh nghiệm, có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án cũng có thể phục vụ như là một người điều phối. Một người ghi chép lại các quyết định đạt được và bất kỳ điểm nổi bật. Một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể là nhà điều phối hoặc hỗ trợ công việc ghi chép ở các workshop. Trong tình huống nhà phân tích kinh doanh là chuyên gia trong chủ đề (SME) thì họ phục vụ dưới một người tham dự workshop. Cách tiếp cận phải được xem xét cẩn thận để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của các nhà phân tích kinh doanh.

>>> Đọc thêm: KPI là gì?

Các bước thực hiện một workshop thành công

Kịch bản workshop? cách tổ chức workshop thành công

Chuẩn bị cho workshop

Khi chuẩn bị một workshop thì các business analyst cần chuẩn bị:

Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
Xác định các bên liên quan cần tham gia
Xác định người điều phối và người ghi chép
Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
Xác định phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả đầu ra
Lên kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
Sắp xếp phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị cần thiết khác cho phiên làm việc
Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở meeting
Nếu thích hợp thì tiến hành phỏng vấn trước workshop với các đối tượng tham dự

Khâu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện tối đa cho việc tiến hành workshop thành công. Vì lý do gì đó mà khâu chuẩn bị không làm tốt thì các nhà phân tích kinh doanh sẽ không nhận được kết quả đầu ra như kỳ vọng.

Xác định vai trò các đối tượng tham dự workshop

Để tiến hành một workshop thành công thì cần xác định rõ công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi vai trò. Bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop:

Nhà tài trợ (Sponsor)

Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.

Chẳng hạn, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” được tổ chức bởi FACE vào tháng 11/2017, chúng ta có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space.

Toong Co-working space – Nhà tài trợ cho workshop Fashion Marketing do FACE tổ chức

Khác với các chương trình với nhiều hạng mục tài trợ, quy mô workshop thường khá nhỏ với đối tượng khán giả đặc thù. Chính vì thế, trong workshop, thường sẽ không có sự phân chia về hạng mục tài trợ.

Người điều phối (Facitilitator)

Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết các xung đột (nếu có), đảm bảo tất cả các thành viên tham dự được thể hiện quan điểm và được lắng nghe.

Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu đến cuối. Chính vì thế, vị trí này đòi hỏi hai điều, đó là khả năng bao quát, khả năng phối hợp với các bộ phận khác, và khả năng giải quyết những tình huống bất ngờ.

(Ảnh: hannahminzloff.ca)

Để điều phối thành công, người điều phối cần phải:

Học hỏi từ tiền bối: không ai có thể chạy trơn tru một chương trình từ đầu đến cuối ngay từ đầu cả. Nhưng điều quan trọng đó là bạn cần phải không ngừng cố gắng và cải thiện khả năng bao quát của mình. Hãy tìm những người điều phối có kinh nghiệm, nghe họ chia sẻ về những yếu tố hay kỹ năng cần thiết để điều phối chương trình thành công, những vấn đề họ hay gặp phải trong quá trình làm việc cũng như giải pháp vượt qua khó khăn của họ.
Đừng hối thúc khán giả: một sai lầm của những người điều phối (ngay cả những tiền bối lão làng trong nghề) đó là tự khuấy động không khí khi thấy khán giả quá trầm (nhất là trong phần Q&A – khi khán giả được “nhường mic” để nêu ra câu hỏi, ý kiến, hay đóng góp về chủ đề. Trong trường hợp này, thay vì giục họ trả lời, bạn hãy thử tóm tắt các vấn đề đã được đề cập đến, nhắc lại câu hỏi hay gợi mở thêm thông tin để khán giả có thêm tư liệu, thêm tự tin để cất lên tiếng nói mà không khiến họ khó chịu hay bị dồn ép.
Khéo léo đưa ra một cái kết vào đúng thời điểm: trái ngược với sự im lặng, đôi khi khán giả quá nhiệt tình tranh luận với diễn giả mà quên mất là đã quá thời gian cho phép. Người điều phối cần nhảy vào như thế nào đây cho khéo léo mà vẫn được lòng đôi bên? Đầu tiên, hãy nhẹ nhàng gói gọn những nội dung chính đã đề cập trong workshop, bởi đó chính là những gì mà khán giả muốn mang về sau chương trình nhất mà đôi khi họ lại không nhớ được hết. Sau đó, bạn hãy cảm ơn tất cả khán giả, diễn giả, cũng như ban tổ chức và nhà tài trợ về những đóng góp của họ cho workshop.
Thêm một chút “gia vị” hài hước: thay vì cứng nhắc hay tỏ ra quá nghiêm trọng, hãy thêm vào một chút hài hước, dí dỏm cho workshop. Sự vui nhộn này sẽ kết nối khán giả với diễn giả, và khiến câu chuyện trở nên tự tin hơn, khán giả cởi mở hơn khi đưa ra câu hỏi phản biện cho diễn giả, và phản hồi sau workshop cũng tích cực và mang tính xây dựng hơn.

Người ghi chép (Note-taker)

Người ghi chép tài liệu hoá các quyết định được đưa ra theo định dạng đã được xác định trước workshop, theo dõi bất kỳ hạng mục hoặc vấn đề mà chưa hoàn thành trong phiên.

Dưới đây là một số phẩm chất mà người ghi chép cần có để hoàn thành công việc của mình.

Các phẩm chất cần có để ghi chép workshop thành công (Việt hóa từ resumeprofessionalwriters.com)

Người giám sát thời gian (Timekeeper)

Người giám sát thời gian có nhiệm vụ đảm bảo các hạng mục trong agenda của workshop hoạt động theo đúng khung giờ và thời gian trong kế hoạch ban đầu. Dù không xuất hiện trực tiếp trong workshop như người điều phối, vị trí “sau cánh gà” này đòi hỏi sự sát sao và kỷ luật rất chặt chẽ về thời gian, cũng như bao quát workshop dưới góc độ thời gian (so với góc độ về nội dung của người điều phối).

Là một người giám sát thời gian, bạn cần những dụng cụ gì để trợ giúp công việc?

Một bản tóm tắt nội dung/lịch trình công việc
Một chiếc bút
Đồng hồ đếm giờ (hoặc đồng hồ đeo tay)
Một cuốn sổ ghi chép

Một chiếc đồng hồ là dụng cụ không thể thiếu của những người quản lý thời gian. (Ảnh: Wikihow)

Người tham dự (Participant)

Người tham dự, hay khán giả, bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực phù hợp với chủ đề của workshop. Họ có trách nhiệm cung cấp dữ liệu, thông tin cá nhân, góc nhìn, quan điểm của họ, lắng nghe những quan điểm của các thành viên khác, thảo luận các vấn đề mà không thiên vị cho bên nào.

Để đạt được hiệu quả cuối cùng của workshop, bạn hãy đưa ra những tiêu chí cụ thể về nhóm khán giả mục tiêu mà bạn muốn tác động đến. MarketingAI xin đưa ra một vài gợi ý cho bạn như sau:

Họ là ai? Họ là nam hay nữ?
Họ đang làm nghề gì?
Họ quan tâm đến vấn đề gì?
Liệu chủ đề chương trình hướng đến có phải là điều họ quan tâm?
Cần phải tiếp cận đến họ qua những kênh nào?
Nội dung truyền thông cho mỗi kênh là gì?

Một khi vẽ ra được chân dung khán giả mục tiêu, bạn có thể lên nội dung tiếp cận nhóm khán giả này và từ đó có kế hoạch truyền thông cho workshop một cách hiệu quả, nhanh gọn.

Tiến hành workshop

Đảm bảo các thành viên tham dự có một sự hiểu biết chung, người điều phối thường bắt đầu bằng việc tuyên bố về mục đích của phiên làm việc và các kết quả kỳ vọng đầu ra. Với một số người điều phối có kinh nghiệm thì họ thường bắt đầu workshop bằng câu chuyện ngắn vui nhộn để phá vỡ các rào cản trong giao tiếp và tạo cho mọi người cảm thấy thoả mái làm việc với nhau. Thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một phương pháp hiệu quả để tạo ra một môi trường phiên làm việc có tính cộng tác ở mức cao.

Bạn có thể tham khảo một vài quy tắc phổ biến sau:

Tôn trọng các quan điểm của người khác
Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra

Trong suốt workshop, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của phiên với mục đích và kết quả đầu ra.

Tổng kết workshop

Sau khi kết thúc, người điều phối tiếp tục làm việc với các hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu liên quan, phân phối chúng đến người tham dự và các bên liên quan về hạng mục đã được hoàn thành.

Workshop là một kỹ thuật hiệu quả để đạt được sự đồng thuận về cách giải quyết các vấn đề trong khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này cung cấp cho các bên liên quan để tương tác, phối hợp, ra quyết định, và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau. Kỹ thuật này thường có chi phí thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng liên quan. Các phản hồi liên quan đến vấn đề và quyết định gần như được cung cấp ngay tức thì bởi người tham dự.

Nhưng việc quyết định sử dụng kỹ thuật này cần xem xét lên k ế hoạch sao cho thuận tiện nhất cho người tham dự. Sự thành công của workshop phụ thuộc rất nhiều về kinh nghiệm của người điều phối và kiến thức của người tham dự.

Đọc thêm: