Quy trình làm việc cho bộ phận Content Marketing

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có duy nhất một người phụ trách toàn bộ công việc content marketing. Thế nhưng, khi doanh nghiệp phát triển, bộ phận Content Marketing chắc chắn cũng sẽ theo đó mà tăng lên về nhân sự cũng như trách nhiệm công việc. Khi đó, nhà quản lý marketing cần có một quy trình làm việc cho bộ phận Content Marketing để đảm bảo tiến độ công việc được suôn sẻ. Trong bài viết dưới đây, Marketing AI xin đưa ra một quy trình làm việc kiểu mẫu mà các nhà quản lý có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Một số lưu ý khi lên quy trình làm việc cho bộ phận Content Marketing

Trước khi đi vào từng bước của quy trình, bạn cần xác định rõ về một quy trình làm việc cho bộ phận Content Marketing như thế nào là hiệu quả.

Một quy trình làm việc cho bộ phận Content Marketing cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Dựa trên một quy trình cụ thể như vậy, những người sản xuất nội dung sẽ biết chắc chắn xem họ phải làm những gì trước khi bắt tay vào thực hiện công việc, cũng như cần làm những gì sau khi nội dung đã được xuất bản.

Giờ thì hãy bắt tay vào tìm hiểu quy trình làm việc của bộ phận Content Marketing.

Bước 1: Lên kế hoạch Content Marketing

Chịu trách nhiệm: Giám đốc Marketing (CMO)

Đầu ra: bản chiến lược và bản kế hoạch thực thi content marketing

Trước khi lên nội dung chi tiết cho các bài blog, cũng như nội dung trên kênh social media, bạn cần xem xét về kế hoạch Content Marketing dựa trên 3 câu hỏi sau đây:

3 câu hỏi trên sẽ là "kim chỉ nam" cho bạn trong việc lên kế hoạch content marketing. Dựa trên một dàn ý content marketing, bạn sẽ đưa ra các mục tiêu cần phải đạt được cũng như các giải pháp, kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Bản kế hoạch content marketing này cũng giúp bạn xác định các giá trị cốt lõi của bộ phận Content Marketing.

Thường thì bản kế hoạch content marketing sẽ gồm có các chủ đề chung xuyên suốt, các chủ đề chi tiết hơn dựa trên chủ đề chung, và sau cùng là các danh mục đơn vị bài viết chi tiết.

Số lượng chủ đề cho bản kế hoạch content marketing dựa trên tần suất lên nội dung cũng như sự thay đổi của thị trường mục tiêu mà bạn muốn nhắm đến. Chẳng hạn, trong lĩnh vực công nghệ, bạn nên làm chiến lược content marketing cho giai đoạn tối đa là 3 tháng.

Bước 2: Đánh giá hiệu quả SEO

Chịu trách nhiệm: Chuyên gia SEO

Kế hoạch content marketing của bạn cần phải trải qua bước đánh giá hiệu quả SEO. Trong bước này, chuyên gia SEO sẽ đưa ra cho bạn một số thông tin có liên quan như:

• Danh sách từ khóa cho từng bài viết
• Số lượt tìm kiếm cho từng từ khóa
• Lượng đối thủ trên trang kết quả tìm kiếm
• Khả năng xây dựng backlink (hay số lượng backlink tối đa mà bộ phận content marketing có thể tạo ra)

Dựa trên bản đánh giá SEO này, chuyên gia SEO sẽ đưa ra gợi ý về các nội dung cần ưu tiên triển khai sớm. Đó chính là các nội dung có khả năng mang về lượng traffic đáng kể cho bạn.

Bước 3: Nghiên cứu chủ đề

Sau khi đã có bản kế hoạch content marketing trong tay, bạn đã có thể sẵn sàng đi vào triển khai sản xuất nội dung. Hãy đưa ra bản yêu cầu nội dung cho người viết bài để họ bắt tay vào lên nội dung.

Để có thể lên nội dung, người viết bài cần xem qua các nội dung sẵn có trên website, các nguồn tham khảo bên ngoài, cũng như làm việc với các bên có liên quan để thu thập dữ liệu, trích dẫn, và các thủ tục cần thiết. Trong sản phẩm đầu ra của bước này (dàn ý bài viết), người viết bài cần đảm bảo cung cấp các thông tin như:

Bước 4: Triển khai chi tiết

Chịu trách nhiệm: Người viết bài

Sau khi đã có bản dàn ý cũng như những thông tin cần thiết, người viết sẽ tiến hành sản xuất nội dung theo đúng những yêu cầu mà họ nhận được. Người viết cần đảm bảo truyền tải được thông điệp của nội dung một cách hấp dẫn tới đối tượng mục tiêu, và mang lại những giá trị cho doanh nghiệp. Nội dung cần phải có sự thống nhất về văn phong và cách trình bày so với các nội dung đã xuất bản trước đây.

Bước 5: Rà soát lại

Chịu trách nhiệm: Biên tập viên (hoặc CMO)

Sau khi đã có bản nháp ban đầu, biên tập viên hoặc CMO cần rà soát lại về chất lượng bài viết, xem bài viết đó đã hoàn chỉnh chưa, có thống nhất với các nội dung khác đã có hay không, cũng như tuân thủ các yêu cầu về phong cách viết không.

Để đảm bảo chất lượng trong bước này, người rà soát có thể tham khảo một số câu hỏi sau đây:

• Nội dung đó đã đáp ứng kỳ vọng của độc giả hay chưa?
• Nội dung đó có góp phần giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh như mong muốn hay không?
• Nội dung đó có phải là duy nhất, cập nhật, và liên quan hay không?
• Các thông tin trong bài có chính xác không, có bị sai lệch gì về thông điệp không, và có tuân thủ theo đúng chiến lược content marketing đã đề ra hay không?
• Nội dung dó có theo đúng chuẩn mực về content marketing cũng như văn phong hay không?
• Đó có phải là nội dung được sao chép từ một bên nào khác không?

Sau cùng, người rà soát cần để lại phần nhận xét của mình trên bản nháp.

Bước 6: Chỉnh sửa bài viết

Chịu trách nhiệm: Người viết bài

Người phụ trách bài viết xem lại các nhận xét từ người rà soát, và tiến hành chỉnh sửa bài viết (nếu cần). Nếu có thông tin nào chưa rõ hay sai lệch, họ cần trao đổi lại với người rà soát để làm rõ ý của nhau, thay vì mắc kẹt mà không đưa ra một phương án nào cụ thể.

Hãy nhớ rằng, việc chỉnh sửa có thể mất nhiều thời gian và công sức hơn dự kiến. Điều này là cần thiết để đảm bảo chất lượng của sản phẩm nội dung cuối cùng.

Bước 7: Duyệt lần cuối

Nội dung đã sửa được gửi lên biên tập viên (hoặc CMO) một lần nữa để duyệt lần cuối.

Bước 8: Chỉnh sửa câu chữ (tùy chọn)

Chịu trách nhiệm: Người chỉnh sửa về ngôn ngữ (thường là người bản ngữ)

Bước này cần thiết nếu người triển khai nội dung không phải là người bản ngữ. Người phụ trách bước này sẽ rà soát các lỗi về ngôn ngữ (nếu có). Sau cùng, nội dung sẽ được đưa lên hệ thống quản lý nội dung (CMS).

Bước 9: Đăng nội dung lên CMS

Chịu trách nhiệm: Người viết bài hay Biên tập viên

Người viết bài đưa nội dung đã duyệt lên hệ thống CMS. Nội dung này bao gồm chữ, các đường dẫn, hình ảnh, các thẻ meta,... Sau đó, Biên tập viên sẽ rà soát lần cuối xem nội dung đó đã tuân thủ tất cả quy trình về nội dung hay chưa.

Bước 10: Xuất bản nội dung

Chịu trách nhiệm: Biên tập viên (hay CMO)

Biên tập viên rà soát lần cuối các lỗi (nếu có) và đăng nội dung

Bước 11: Phát tán nội dung

Nếu không có vị trí xây dựng backlink hay quản trị truyền thông trong bộ phận, chính người phụ trách bài viết sẽ chịu trách nhiệm phát tán, chia sẻ nội dung mà mình đã thực hiện. Các kênh phát tán sẽ tùy thuộc vào lĩnh vực nội dung cụ thể. Chẳng hạn, nếu nội dung về công nghệ, hãy chia sẻ nó đến các trang cộng đồng về công nghệ.

Kết luận

Hy vọng thông qua quy trình lên nội dung này, bạn đã có thể tự xây dựng một quy trình làm việc cho bộ phận Content Marketing một cách hiệu quả và phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Để giúp bạn dễ dàng gói gọn nội dung của bài viết, Marketing AI có tổng hợp nội dung bài thành bảng tổng kết ngắn gọn sau đây.

Trang Tran - Marketing AI

Theo Kaiiax Consulting

Xem thêm:

• Cơ bản về ban biên tập và lịch biên tập nội dung trong content marketing
• Lộ trình thăng tiến của nhân viên marketing