PO là gì? Phân tích sự khác nhau giữa PO và hóa đơn (Invoice)

Trong lĩnh vực tài chính kinh doanh, nhiều bạn vẫn thường thắc mắc về khái niệm PO là gì? Purchase order là gì? Bài viết này sẽ giải đáp cho các bạn về những thắc mắc đó.

Purchase order (PO) và Invoice là tài liệu mà gần như mọi bộ phận tài chính giao dịch và xử lý hàng ngày. Vậy chính xác PO là gì? Purchase order là gì? PO khác gì với Invoice (hay còn gọi là hóa đơn trong doanh nghiệp). Cũng như tìm hiểu về PO là gì trong kinh doanh hay PO là gì trong xuất nhập khẩu. Tại sao chúng là một phần quan trọng của quy trình tài chính trong doanh nghiệp? Tất cả sẽ được Marketing AI giải đáp trong bài viết dưới đây.

PO là gì? Purchase order là gì?

PO là viết tắt của cụm từ Tiếng Anh là Purchase order - có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng (PO) là xác nhận chính thức của đơn hàng. Đó là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến một nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Ngoài ra đơn đặt hàng (PO) có thể là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Như vậy, bạn đã cơ bản hiểu PO trong kinh doanh là gì.

Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ và phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị hai bên mua bán đã đàm phán, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc... Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Đây là một đơn đặt hàng (PO) mẫu:

Tác dụng của PO là gì?

PO được xem là tài liệu và được sử dụng để kiểm tra các vấn đề liên quan tới đươn hàng theo thời hạn và chất lượng dịch vụ trong các giao dịch. Ví dụ, hợp đồng sau khi đã được cả 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng, giá cả, điều khoản, thanh toán và nhiều điều kiện khác.

Mục đích của tạo PO là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Trong quá trình giao dịch rất có thể sẽ có những rủi ro, sử dụng PO sẽ có ưu điểm sau:

1. Người mua từ chối trả tiền cho sản phẩm, dịch vụ thì người bán sẽ được bảo vệ
2. Giúp quản lý chi tiêu tốt hơn
3. Giúp người mua truyền lại mong muốn cho người bán

Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp thường tin tưởng và sử dụng PO vì:

1. PO giúp người mua truyền đạt ý định, lựa chọn cho người bán
2. Người bán sẽ được bảo vệ nếu người mua không thanh toán cho sản phẩm, dịch vụ
3. Giúp quản lý yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng
4. Giúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo quy trình chuẩn

Các tổ chức tài chính có thể cung cấp các hỗ trợ tài chính theo PO. Rất nhiều cơ sở về tài chính, thương mại chủ yếu được cung cấp thông qua các đơn hàng thường xuyên được sử dụng bởi các nhà thầu như:

1. Đóng trước hạn tín dụng
2. Gia hạn tín dụng
3. Thương mại uy tín
4. Gia hạn tín dụng trên hóa đơn cũ
5. Xác nhận lệnh tiện ích

Ứng dụng của PO hiện nay là gì?

PO có thể ứng dụng trong rất nhiều trng các lĩnh vực, tuy nhiên dưới đây là những ứng dụng phổ biến đó là:

• Tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày cũng như trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu)
• Tìm kiếm dịch vụ, tiện ích
• Yêu cầu người dùng sử dụng sản phẩm nhập khẩu (Dùng trong doanh nghiệp tư nhân)
• Tìm kiếm sản phẩm có rõ nguồn gốc xuất xứ và sản xuất trong nước
• Tìm kiếm các sản phẩm lĩnh vực khác có nguồn gốc từ thiên nhiên và sản xuất trong nước
• Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng

Những lý do khiến các doanh nghiệp sử dụng PO (Purchase order) là gì?

Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được PO là gì? rồi đúng không. Cho dù quy mô của doanh nghiệp có nhỏ hay là một tổ chức lớn với bộ phận mua hàng đầy đủ, các đơn đặt hàng được sử dụng vì nhiều lý do:

• Đặt kỳ vọng rõ ràng: PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ cho các nhà cung cấp. Cả hai bên có thể sử dụng chúng trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
• Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
• Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
• Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể đóng vai trò là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
• Chúng là một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để doanh nghiệp cần sửa đổi. Do đó việc phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để các kiểm toán viên không thể bắt bẻ được.

Những lợi ích trên được hướng đến người mua, nhưng đơn đặt hàng cũng là tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.

Quy trình sử dụng PO

Với từng loại hình kinh doanh khác nhau mà quy trình sử dụng PO sẽ khác nhau. Tuy nhên, các bước sử dụng PO được diễn ra theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Khách hàng tìm hiểu và mua sản phẩm, dịch vụ

Bước 2: Bên mua hàng xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng

Bước 3: Bên bán hàng nhận PO và xác nhận với bên mua xem có đáp ứng được điều kiện đặt hàng không. Nếu bên bán không đồng ý thì PO sẽ bị hủy

Bước 4: Nếu bên bán xác nhận giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên lượng đơn trong kho hoặc gia tăng sản xuất để đáp ứng đầy đủ số hàng theo tiến độ.

Bước 5: Sau khi số hàng sản xuất đủ, bên bán nhờ đơn vị vận tải - logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.

Bước 6: Bên bán lập hóa đơn cho bên mua. Trong đó, số PO bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng nhanh nhất.

Bước 7: Bên mua kiểm tra hàng và thực hiện thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng

Hóa đơn (invoice) là gì? Đơn đặt hàng khác gì với hóa đơn trong doanh nghiệp?

Ở phần trước chúng ta đã cùng đi tìm hiểu Purchase order là gì hay PO là gì. Phần tiếp theo này, mời các bạn cùng tham khảo xem invoice là gì và nó có điểm gì giống và khác biệt với PO nhé!

Hóa đơn bán hàng (invoice) chính là tài liệu được gửi bởi nhà cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cho người mua. Hóa đơn thiết lập nên một nghĩa vụ về phía người mua phải trả, tạo nên một tài khoản phải thu. Có thể nói theo một cách dễ hiểu, hóa đơn là một văn bản để xác thực thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa hay dịch vụ.

Các phần thông thường trong hóa đơn bao gồm:

• Ngày mà hóa đơn được tạo: Nếu doanh nghiệp có các điều khoản (thời hạn thanh toán), họ sẽ muốn bao gồm ngày để khách hàng biết khi nào đến hạn thanh toán.
• Tên, địa chỉ của nhà cung cấp và khách hàng. Hóa đơn trong phần mềm kế toán có thể chỉ yêu cầu email của khách hàng nhưng vẫn nên bao gồm địa chỉ thực và số điện thoại trong trường hợp doanh nghiệp cần gửi thư hoặc tài liệu thực hoặc khảo sát khách hàng.
• Tên liên lạc cụ thể của các cá nhân ở hai doanh nghiệp (hoặc cũng có thể doanh nghiệp và cá nhân). Đó là một quy tắc quan hệ khách hàng tốt.
• Mô tả những mặt hàng đã được mua, sản phẩm hay dịch vụ, bao gồm giá cả và số lượng. Thường thì doanh nghiệp sẽ có mô tả mục tiêu chuẩn và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy càng cụ thể và chi tiết càng tốt khi tạo hóa đơn.

Đây là một hóa đơn mẫu:

Điểm giống nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là gì?

Cả hai tài liệu đều là hợp đồng ràng buộc pháp lý. Điều này có nghĩa là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp, và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc.

Ngoài ra, cả PO (Purchase order) và hóa đơn đều bao gồm chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp. Số PO cũng thường được đưa vào hóa đơn làm tài liệu tham khảo.

Điểm khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là gì?

• Đơn đặt hàng được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán.
• Đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.
• Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng của đơn hàng, trong khi hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
• Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng, trong khi hóa đơn được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất.
• Một đơn đặt hàng nêu rõ chi tiết hợp đồng mua bán, trong khi hóa đơn để xác nhận việc bán hàng.

Tham khảo thêm một vài khái niệm khác về PO có thể bạn chưa biết:

Bên cạnh khái niệm Purchase order - PO là gì đã được chia sẻ ở các phần trên thì trong một số trường hợp, PO còn có một số nghĩa như sau:

PO là gì trong xuất nhập khẩu?

PO cũng được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy, PO là gì trong xuất nhập khẩu? Po trong xuất nhập khẩu được hiểu là hợp đồng mua bán, tại đây 2 bên sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan tới hợp đồng của 2 bên.

PO trong bưu chính viễn thông

PO có nghĩa là Bưu điện, nơi sẽ diễn ra các cuộc giao dịch như tiếp nhận hay vận chuyển hàng hoá, thư từ.

PO trong thanh toán

PO hay Payoneer trong lĩnh vực thanh toán là loại thẻ cho phép người dùng có thể rút tiền từ tài khoản Paypal. Công ty Payonee cung cấp các dịch vụ ghi nợ, thanh toán, chuyển tiền đa quốc gia, giao dịch thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến,...

PO trong vận tải

PO ở đây cũng là đơn đặt hàng, nhưng nó là hình thức theo hợp đồng mua bán và nó có đặc điểm chính

• Giá trị lớn
• Là giao dịch đầu tiên và không có nhiều thông tin về đối tác
• Không có sự tin tưởng của doanh nghiệp
• Có quan hệ với đấu giá vận chuyển
• Giao dịch chuỗi (liên kết với nhà cung cấp và giao dịch dài hạn)

Tuỳ theo từng trường hợp mà PO được hiểu theo ý nghĩa khác nhau, tuy nhiên thông thường phổ biến nhất PO hay Purchase order vẫn được hiểu là đơn đặt hàng.

Kết luận:

Như vậy trên đây là chia sẻ giúp bạn hiểu được PO là gì? Purchase order là gì? PO là gì trong kinh doanh hay PO là gì trong xuất nhập khẩu. Cũng như sự khác và giống nhau giữa Hóa đơn và đơn đặt hàng đây là một phần quan trọng trong quy trình bán hàng, mua hàng của công ty. Hiểu vai trò của hóa đơn và đơn đặt hàng mua là rất quan trọng đối với bất kỳ cá nhân tham gia mua hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho một tổ chức. Sự khác biệt chính giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là đơn đặt hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để đặt hàng trong khi hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp đến người mua để yêu cầu thanh toán đơn hàng.

Nguồn: Purchase Control