Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện và những lưu ý cần thiết

Gửi hàng qua bưu điện là một trong những hình thức vận chuyển hàng hóa phổ biến và được nhiều người kinh doanh bán hàng tin dùng nhất hiện nay. Gửi hàng qua bưu điện được hỗ trợ bởi VNPost - tổng công ty bưu điện Việt Nam, giúp vận chuyển hàng hóa đến toàn bộ 64 tỉnh thành cả nước, thuận tiện nhanh chóng và có độ tin cậy cao. Trong bài viết này, MarketingAI sẽ hướng dẫn các bạn cách gửi hàng qua bưu điện và những lưu ý cần thiết trong quá trình vận chuyển hàng hóa!

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện

Cũng như nhiều hình thức vận chuyển khác, gửi hàng qua bưu điện cũng yêu cầu người gửi phải thực hiện các bước đơn giản sau:

1. Chuẩn bị hàng hóa/bưu phẩm

Trong bước này, sẽ bao gồm những bước nhỏ hơn như sau:

• Đóng gói hàng

Hàng hóa của bạn sẽ được vận chuyển đi nhiều nơi, trải qua nhiều bước mới đến được tay khách hàng. Để đảm bảo hàng hóa được nguyên vẹn và không bị sứt mẻ khi giao tới khách, giữ được uy tín và gây ấn tượng tốt với khách hàng, bạn phải thật cẩn thận trong khâu đóng gói đầu tiên. Hộp được chọn phải vừa vặn và phù hợp với tính chất sản phẩm. Với những sản phẩm dễ vỡ, trầy xước hay méo mó, bạn cần có thêm những tấm lót (thông thường sẽ dùng giấy bọt khí hoặc tấm bìa carton, xốp,... hoặc có thể dùng với các chất liệu khác với các sản phẩm đặc thù) và phải dán băng dính thật kỹ để tránh xảy ra sai sót trong quá trình vận chuyển. Với những sản phẩm là đồ tranh ảnh, bạn cần cuộn tròn vào rồi dùng ống tube đựng, nhớ dán kỹ băng dính ở hai đầu để tránh rơi, thất lạc. Chi phí đóng hộp sẽ rẻ hơn nếu bạn sử dụng các thiết bị xử lý tự động, hoặc là một nhà máy có dây chuyền đóng gói chuyên nghiệp.

(Nguồn: Internet)

Ngoài ra, nếu hộp của bạn quá cân nặng cho phép, bạn sẽ phải thêm phí vận chuyển để gửi hàng đi. Trước khi đem gửi ở bưu điện, bạn phải đo chính xác kích thước và cân nặng của gói hàng, đồng thời đóng gói thật cẩn thận để chúng không bị phình ra hoặc bị kẹt. Lưu ý với các mặt hàng có thể bị cấm vận chuyển đối với một số bên (như nước hoa, đồ uống có cồn,...) và những đồ dùng để đóng gói như dây thừng, dây vải,.... Với những giấy tờ quan trọng như giấy tờ bảo hành thì bạn nên đóng gói bên trong kỹ càng tránh thất lạc.

• Ghi rõ địa chỉ gửi/nhận hàng

Đây là bước vô cùng quan trọng để đảm bảo hàng của bạn được giao đến đúng tay người nhận. Địa chỉ phải được ghi rõ ràng chi tiết đến từng số nhà một và phải được in hoặc viết bằng mực không nhòe. Bạn phải ghi rõ địa chỉ của cả bên gửi và bên nhận và ghi vào cùng một phía để bên vận chuyển dễ dàng đối chiếu hơn.

>>> Xem thêm: Mã bưu chính 63 tỉnh thành Việt Nam mới nhất 2024

2. Gửi hàng ra bưu cục gần nhất

Các bưu cục của Tổng công ty bưu điện Việt Nam được phân phối trên khắp các quận huyện trên cả nước. Để tìm kiếm các bưu cục gần nhất, bạn có thể tra cứu địa chỉ cụ thể trên website http://www.vnpost.vn. Lưu ý hãy kiểm tra kỹ giờ làm việc của bưu điện để tránh đến mất công nhé!

Khi đến bưu cục, bạn sẽ được nhân viên kiểm tra kỹ càng hàng hóa đã đóng gói ra sao, đảm bảo các điều kiện để gửi đi chưa. Sau đó, họ sẽ báo mức phí cho từng loại hàng hóa. Sẽ có nhiều hình thức gửi hàng qua bưu điện như: chuyển phát nhanh, bưu phẩm đảm bảo hay gửi bưu kiện. Với mỗi hình thức bạn sẽ được nhân viên hướng dẫn cụ thể nếu chưa nắm rõ.

(Nguồn: Vnpost)

Các bước sau đó bạn cần làm là điền thông tin đầy đủ vào phiếu gửi hàng, bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, lưu ý khi ship hàng,... Phiếu này sẽ được in thành 2 bản, 1 bản bạn sẽ lưu giữ để đến lấy tiền bưu điện thu hộ (nếu có) hoặc đối chiếu nếu có sự cố phát sinh trong quá trình gửi hàng qua bưu điện.

3. Hoàn tất thủ tục gửi hàng qua bưu điện

(Nguồn: sapo)

Bảng giá gửi hàng qua bưu điện

Bảng giá gửi hàng bưu điện không có một mức giá nhất định với từng loại vận chuyển, mà sẽ phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển, khối lượng, kích thước hàng hóa. Để biết thêm về chi phí vận chuyển, trước hết, bạn cần nắm rõ từng cách vận chuyển hàng hóa qua bưu điện.

Có 5 cách gửi hàng qua bưu điện như sau:

• Bưu phẩm không địa chỉ là dịch vụ chuyển phát bưu phẩm trong nước, trong đó người gửi không ấn định chi tiết địa chỉ người nhận mà chỉ ấn định đối tượng nhận và khu vực phát bưu phẩm.
• Chuyển phát nhanh EMS: Là dịch vụ chuyển phát nhanh thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa từ người gửi đến người nhận giữa Việt Nam trong nước và các nước trên thế giới. Dịch vụ chuyển phát này sẽ tối ưu thời gian vận chuyển cho người dùng, thông thường sẽ kéo dài từ 6 tới 12 tiếng, tùy thuộc vào địa chỉ gửi và nhận.
• Bưu phẩm bảo đảm: Bưu phẩm bảo đảm là dịch vụ chấp nhận, vận chuyển và phát bưu phẩm đến địa chỉ nhận trong nước và quốc tế; bưu phẩm được gắn số hiệu để theo dõi, định vị trong quá trình chuyển phát.
• Logistics Eco: Bưu chính ủy thác là dịch vụ chuyển phát vật phẩm, hàng hóa đến địa chỉ nhận trong nước với số lượng, khối lượng và kích thước lớn. Bưu gửi được gắn số hiệu để theo dõi định vị trong quá trình chuyển phát.
• Bưu kiện trong nước: Bưu kiện là dịch vụ chấp nhận, vận chuyển và phát vật phẩm, hàng hóa đến địa chỉ nhận trong nước và quốc tế. Bưu gửi được gắn số hiệu để theo dõi, định vị trong quá trình chuyển phát.

Để nắm rõ hơn về chi phí gửi hàng đối với từng loại mặt hàng qua đường bưu điện, bạn có thể truy cập vào link http://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc. Thông tin hiện ra sẽ như ảnh bên dưới, bạn điền đầy đủ thông tin từ địa chỉ gửi hàng, địa chỉ nhận hàng, khối lượng hoặc nhập kích thước hàng hóa, hệ thống của bưu điện sẽ tự động dự kiến chi phí bạn phải trả. Tuy nhiên, đây chỉ là con số tương đối, bạn cần ra bưu điện để xác nhận chính xác hơn.

Đối với các shop online và cửa hàng thường xuyên sử dụng ship COD đi tỉnh thì bảng giá ship COD là điều mà mọi người hẳn rất quan tâm. Phí ship COD bưu điện sẽ được tính khi bạn mang hàng ra bưu cục để gửi và phụ thuộc vào giá trị hàng hóa nhưng tối thiểu là 13.000đ.

Bảng giá ship COD bưu điện sẽ bao gồm:

• Cước dịch vụ gửi hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)
• Phí thu hộ
• Phí chuyển tiền
• Phí chuyển hoàn (nếu người nhận hoàn hàng)
• Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và các phí dịch vụ khác

Cách kiểm tra hàng gửi bưu điện đang ở đâu?

Quy trình này giống như cách bạn kiểm tra hàng trên các ứng dụng mua sắm như Shopee, Lazada hay cả những ứng dụng giao hàng như GrabFood, GoFood. Kiểm tra hàng gửi bưu điện đang ở đâu chỉ cần truy cập vào website chính của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam: http://www.vnpost.vn.

Sau khi vào đây, bạn vào mục Tra cứu > Định vị > Nhập mã bưu phẩm trên hóa đơn gửi hàng > Nhấn tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiện ra toàn bộ thông tin về đơn hàng của bạn, bao gồm “đường di chuyển” của sản phẩm bạn gửi và thông tin giao hàng theo thời gian thực tế.

(Nguồn: Internet)

Đối với hình thức ship COD, người gửi phải lưu ý hàng gửi đang ở chỗ nào để khi hàng được giao nhận thành công thì trên màn hình sẽ có thêm dòng đã thu tiền. Lúc đó, bạn có thể ra bưu điện để nhận tiền ship COD bưu điện.

Cách nhận tiền ship COD bưu điện

(Nguồn:Internet)

Sau khi nhận được thông báo của bên vận chuyển, bạn mang theo chứng minh nhân dân và phiếu gửi hàng đến bưu điện, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu. Sau đó bạn sẽ kỹ xác nhận và nhận tiền ship COD.

Nên lựa chọn gửi hàng qua bưu điện hay dịch vụ vận chuyển?

(Nguồn: shipchung)

Trên thực tế, hình thức vận chuyển nào cũng có những ưu nhược điểm khác nhau, tùy thuộc vào tính chất sản phẩm, khoảng cách vận chuyển, cũng như chi phí bạn có thể bỏ ra mà bạn hãy chọn cho mình một hình thức vận chuyển hợp lý. Bạn có thể tham khảo lời khuyên dưới đây:

• Gửi hàng qua bưu điện thường có chi phí rẻ hơn các dịch vụ vận chuyển khác, vì thế nếu hàng của bạn không cần giao quá gấp thì nên lựa chọn hình thức này để tiết kiệm chi phí.
• Gửi hàng qua các dịch vụ vận chuyển khác thường dành cho các mặt hàng có trọng lượng lớn, hoặc đơn hàng có số lượng hàng hóa lớn. Khi đó, các dịch vụ vận chuyển như Giaohangnhanh, Viettel Post thường được ưu tiên hơn khi giao hàng qua bưu điện thường giới hạn về khối lượng vận chuyển và thời gian giao lâu hơn các đơn vị vận chuyển khác.

Một vài lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Gửi hàng qua bưu điện cũng sẽ không tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của bạn, như đơn hàng bị giao chậm so với dự kiến, ảnh hưởng đến khách hàng, hay tệ hơn là bị thất lạc đơn hàng. Nắm rõ cách xử lý trong các tình huống dưới đây sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm cho những lần gửi sau được tốt hơn.

Gửi hàng đến bưu điện trong giờ làm việc

Tuy bưu điện là cơ quan trực thuộc Nhà nước nhưng thời gian làm việc cũng được sắp xếp tương đối linh động để bạn có thể thuận tiện gửi hàng hơn, kể cả ngoài giờ hành chính. Nắm rõ thời gian mở cửa của bưu điện sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc, tránh cất công đến rồi lại đi về. Thời gian làm việc của bưu điện được ghi cụ thể trên website như sau:

• Sáng: Từ 7h30 – 12h00
• Chiều: Từ 13h00 – 19h00

Hầu hết các bưu điện đều làm việc từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7, còn chiều thứ 7 và chủ nhật bưu điện sẽ không làm việc. Tuy nhiên, thời gian làm việc của các điểm bưu cục khác nhau có thể khác nhau. Ở những điểm giao dịch lớn, bưu điện có thể làm việc từ 6h30, đóng cửa lúc 20h00 và có thể làm việc cả ngày chủ nhật, ngày lễ, tết. Đây cũng là một trong những cơ quan hiếm hoi vẫn còn duy trì hoạt động tích cực trong thời điểm tâm dịch Covid-19 hiện nay. Tuy nhiên, để nắm rõ thời gian làm việc của từng bưu cục bạn nên tra số hotline trên website của Bưu điện nhằm chủ động hơn trong công việc.

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu nhận được?

(Nguồn: shipchung)

Trên thực tế, thời gian để khách hàng nhận được hàng còn phụ thuộc vào hình thức vận chuyển bạn chọn và khoảng cách giữa hai nơi gửi và nhận hàng. Đối với hình thức chuyển phát nhanh, thông thường sẽ mất tối đa là 2 ngày để người nhận có thể nhận được hàng và chi phí thường cũng cao hơn. Còn với hình thức vận chuyển thường, thời gian tối đa sẽ là 7 ngày. Hình thức này nhanh hay chậm phụ thuộc phần lớn vào khoảng cách vận chuyển. Với các tỉnh thành gần nhau như Hà Nội-Bắc Ninh thì sẽ chỉ mất khoảng 2-3 ngày.

Những phát sinh xảy ra trong quá trình vận chuyển

(Nguồn: Internet)

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến khách hàng, không tránh khỏi những trường hợp bạn sẽ gặp phải các sự cố như gửi hàng bưu điện bị mất hàng, hàng bị chuyển hoàn, bị đổ vỡ trong quá trình vận chuyển hoặc thời giao hàng lâu hơn so với dự kiến,… Khi gặp những sự cố này, bạn hãy liên hệ với bưu điện và liên hệ với khách hàng để được giải quyết nhanh chóng, kịp thời.

Với những trường hợp ship COD mà khách hàng không nhận hàng, trong trường hợp nhân viên vận chuyển gọi luôn cho bạn, hãy cố gắng thuyết phục khách hàng để giảm thiểu tối đa khả năng hàng bị trả lại. Ngoài ra, việc không gọi điện được cho khách cũng là một bài toán nan giải với nhiều chủ shop. Nếu có thể, bạn có thể lưu nhiều hình thức liên hệ với khách hàng, từ số điện thoại, email, zalo, messenger,... để liên lạc với họ khi cần thiết, vì đôi khi không phải họ cố tình không nghe điện thoại của bạn. Dù thế nào, hãy giữ bình tĩnh để xử lý vấn đề, tránh những sai sót nặng nề hơn.

Tạm kết

Bưu điện Việt Nam là đơn vị lâu đời với hơn 10 năm phát triển trong ngành vận chuyển hàng hóa. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, từ một đơn vị chỉ có những phương thức vận chuyển truyền thống, giờ đây bưu điện Việt Nam cũng đã cập nhật thêm những hình thức mới, nhanh hơn, hiện đại hơn, ngày càng chứng minh được vị trí hàng đầu trong ngành về độ tin cậy cao. Gửi hàng qua bưu điện vì thế vẫn là phương án được nhiều cá nhân/đơn vị chọn lựa và tin dùng qua nhiều năm.

Tô Linh - MarketingAI

Tổng hợp