Ship COD là gì? Những lưu ý khi sử dụng hình thức ship COD

Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và các hình thức mua bán hàng online hiện nay, ship COD đang trở thành một trong những phương thức thanh toán tiện lợi và hữu ích nhất, và tất nhiên, được nhiều khách hàng ưa chuộng. Tuy vậy, có không ít người đang “nung nấu” ý định mở một shop bán hàng online, lại không thật sự hiểu ship COD là gì, cũng như các ưu và nhược điểm của hình thức ship COD, những lưu ý khi ship COD. Nếu chưa hiểu rõ về các thôgn tin này, hãy cùng MarketingAI khám phá bài viết dưới đây nhé!

Ship COD là gì?

Ship COD là viết tắt của từ Cash on Delivery, có nghĩa là thanh toán khi nhận hàng. So với việc phải chuyển khoản trước khi nhận hàng, ship COD rõ ràng được yêu thích hơn vì đã đặt lợi ích của khách hàng lên trên so với nhà cung cấp.

Ship COD là gì - (Nguồn: shipchung.vn)

Ship COD thường được áp dụng đối với giao nhận hàng ở khoảng cách xa. Thông thường, người mua hàng sẽ thanh toán tiền cho bên giao hàng (shipperr), sau đó đơn vị vận chuyển này sẽ chuyển tiền tới tay người bán. Hình thức này hiểu đơn giản là thu tiền hộ người bán. Nếu hàng hóa – bưu phẩm không được thanh toán, thì nó được trả lại cho người gửi.

Chính việc thu tiền hộ và việc người mua có thể xem hàng, thậm chí là thử hàng rồi mới quyết định mua và trả tiền, đã tạo ra điểm khác biệt lớn nhất của ship COD với các hình thức giao hàng khác.

Những ưu và nhược điểm của hình thức Ship COD

1. Ưu điểm

Đối với khách hàng

• Thuận tiện : Hiện nay, việc thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ngân hàng thanh toán trực tuyến là điều khá phổ biến, tuy nhiên, vẫn có không ít bộ phận người tiêu dùng vẫn sử dụng tiền mặt để thanh toán khi mua hàng. Ship COD ra đời để phục vụ cho bộ phận khách hàng này. Người tiêu dùng có thể đặt hàng trực tuyến các món đồ mình muốn, từ thực phẩm, đồ ăn đến quần áo, đồ trang điểm mà không lo rủi ro sẽ rơi về phía mình. Hình thức thu tiền hộ này luôn ưu tiên quyền lợi cho người mua lên trước, đặt rủi ro về phía người bán hoặc nhân viên giao nhận cho đến khi người mua nhận được hàng. Vì vậy, ship COD không những là giải pháp đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng, mà còn là giải pháp bảo vệ khách hàng khỏi những rủi ro không đáng có.
• An toàn : Không chỉ giúp khách hàng tránh khỏi những rủi ro về tiền bạc, ship COD còn giúp người tiêu dùng tránh khỏi những rủi ro liên quan đến việc để lộ thông tin cá nhân/thẻ thanh toán nếu gặp phải những người bán có mưu đồ xấu, hoặc các trang web bán hàng lừa đảo, có tính bảo mật kém. Thay vì thanh toán trước qua thẻ luôn, khách hàng nên lựa chọn hình thức ship COD đối với những cửa hàng mới, không rõ uy tín để đảm bảo thông tin cá nhân cũng như tài chính của mình.

Đối với các doanh nghiệp, cửa hàng mới

Đối với những doanh nghiệp, cửa hàng mới chưa có được độ nhận diện thương hiệu mạnh, đáng tin cậy trên phân khúc thị trường thì ship COD cũng là một giải pháp tốt, khi có thể dần dần gây dựng lòng tin đối với người tiêu dùng. Khi mua hàng trực tuyến, tâm lý khách hàng thường khá hoang mang và không chắc chắn. Họ đọc review rất kỹ và luôn sợ hàng mình mua không đúng với thực tế, hay đã thanh toán tiền trước nhưng bên bán lại không chịu gửi hàng, gửi hàng chất lượng kém. Vì vậy, việc bạn chọn hình thức ship COD sẽ phần nào khiến các khách hàng yên tâm hơn. Ngoài ra doanh nghiệp, shop online còn tiết kiệm được khoảng chi phí phải thanh toán cho các cổng thanh toán online – phần nào làm giảm giá thành sản phẩm.

2. Nhược điểm

Cũng như các hình thức giao nhận hàng hóa khác, ship COD vẫn còn tồn tại nhiều điểm hạn chế. Trong trường hợp này, người chịu thiệt thòi chính là bên bán. Tiền hàng do shipper nhận từ người mua sẽ không được đưa ngay cho bên bán, mà sẽ bị công ty chuyển phát nhanh giữ trong 1 khoảng thời gian ngắn, và hoàn trả lại vào các ngày quy định trong tuần của công ty cung cấp dịch vụ, hoặc một thời gian nhất định sau khi phía công ty chuyển phát đã xác nhận thu tiền COD thành công. Trong trường hợp xấu hơn, nếu người mua không chấp nhận hàng và thanh toán, hàng sẽ bị trả về và người bán sẽ phải chịu chi phí vận chuyển hàng cả 2 chiều.

Cách Ship COD như thế nào?

Quy trình ship COD tuy không quá phức tạp nhưng đối với những người mới bắt đầu, đặc biệt là các chủ shop online mới mở cửa hàng, thì cũng cần phải nắm bắt rõ để tránh những rủi ro về sau. Ship COD có thể được chia thành 6 bước cơ bản như sau, bạn nhớ làm đúng và cẩn thận từng bước để tránh những sai lầm không cần thiết nhé.

Bước 1: Đặt hàng

Khách hàng sẽ chọn lựa và đặt các món hàng trên các nền tảng khác nhau, có thể là website cửa hàng, trên các trang thương mại điện tử (Lazada, Tiki,...), các ứng dụng giao hàng nhanh (Grabfood, Gofood,...) hay các nền tảng xã hội phổ biến khác là Facebook, Instagram,...

Bước 2: Chốt đơn

Trong trường hợp này, người bán có thể chọn gọi lại cho khách hàng để xác nhận đơn hoặc không. Đối với việc đặt hàng trên website hay các trang thương mại điện tử, ứng dụng giao hàng nhanh thì khách hàng đã phải xác nhận đơn trong bước đặt hàng rồi, người bán không cần phải gọi điện xác nhận lại.

Còn nếu trong trường hợp đặt hàng trên các nền tảng xã hội hay gọi điện trực tiếp cho cửa hàng, người bán cần chốt đơn và lên đơn hàng với những thông tin cơ bản sau:

• Tên khách hàng
• Địa chỉ nhận hàng chi tiết
• Số điện thoại
• Tên sản phẩm khách đặt mua
• Giá bán

Công nghệ thông tin càng phát triển thì việc quản lý dữ liệu khách hàng càng trở nên đơn giản hơn. Các shop có thể tạo đơn bằng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, dễ dàng và minh bạch trong việc quản lý dữ liệu sau này. Không nên quản lý trên các file excel vì việc tra cứu sau này sẽ rất vất vả và không tránh khỏi sai sót.

Bước 3: Gửi hàng cho các đơn vị ship COD

Có hai lựa chọn cho bước này. Một là bạn có thể mang hàng hóa trực tiếp ra các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi và giữ chúng thật cẩn thận. Hai là shipper sẽ đến cửa hàng để lấy hàng (một số đơn vị bạn sẽ phải mất thêm chi phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy hàng tận nơi) sau đó giao tới chỗ người nhận. Quy trình này tuy hơi phức tạp nhưng đảm bảo được an toàn. Tùy vào khoảng cách xa gần hay khối lượng hàng hóa mà người nhận sẽ phải mất từ 1 đến hàng chục ngày để nhận được hàng. Lưu ý là tất cả phiếu gửi hàng phải giữ cẩn thận, nếu bị mất bạn sẽ không nhận được tiền thu hộ COD.

Bước 4: Đơn vị giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ người nhận hàng 

Như đã nói ở trên, tốc độ giao hàng sẽ tùy thuộc vào khoảng cách xa gần hay những yếu tố khách quan khác. Thông thường thời gian giao hàng trung bình khoảng 2 – 4 ngày (nếu chuyển nhanh), 7 – 10 ngày (chuyển chậm). Đây là chỉ số tương đối, vì sẽ có những lúc đơn hàng được giao nhanh chậm thất thường, có thể khiến người nhận khá bực bội vì dù đã chọn giao hàng nhanh nhưng lại mất cả chục ngày mới nhận được hàng.

Tình trạng này hiện nay đã được nhiều bên vận chuyển cải thiện khá tốt. Giao hàng ship COD trong nội thành tùy mặt hàng sẽ chỉ mất từ vài giờ đến 1-2 ngày, ngoại thành thì lâu hơn một chút. Điều này phần nào đã giúp người nhận cảm thấy hài lòng hơn cũng như giúp người bán thuận lợi hơn trong kinh doanh.

Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán

Sau khi hàng đến tay người tiêu dùng, họ nhận hàng và thanh toán thì coi như đơn hàng đã được hoàn tất và bạn có thể ra bưu cục lấy tiền thu hộ. Nhưng đôi khi không tránh khỏi những trường hợp xui xẻo, người mua không chịu nhận hàng, đòi trả hàng và không thanh toán thì bạn có thể phải chịu 50%-100% phí vận chuyển ngược lại.

Bước 6: Đơn vị vận chuyển thanh toán phí thu hộ cho bạn

Bạn lưu ý chỉ nhận tiền thu hộ trong giờ hành chính và nhớ đối soát phí COD để khiếu nại nếu có sai sót.

Những lưu ý khi ship COD - Kinh nghiệm ship COD là gì?

Ship COD khác các hình thức giao nhận hàng khác ở chỗ chi phí thường cao hơn, do phải phụ thuộc vào 2 yếu tố là Phí vận chuyển và Phí COD thu hộ. Vì vậy, nếu lựa chọn hình thức khách nhận hàng thanh toán, bạn sẽ phải chịu thêm khoản phí thu hộ, thay vì chỉ mất phí vận chuyển nếu khách hàng chuyển khoản trước.

Nhiều shop online cảm thấy khá đau đầu khi phải giải quyết những rắc rối do ship COD đem lại. Nguyên nhân chủ yếu là do việc ship hàng đến nơi nhưng khách không nhận, không trả tiền hàng, bom hàng, tỷ lệ hoàn trả cao gây tổn thất chi phí,...

Để mọi người hiểu rõ hơn về những tình huống có thể xảy ra khi ship COD và cách giải quyết chúng, hãy xem những lưu ý dưới đây:

Quá trình chuẩn bị

Người bán phải chuẩn bị cho các sản phẩm/dịch vụ của mình đủ tốt để khách hàng có thể đến gần hơn với cửa hàng đồng thời dễ bỏ tiền ra mua hàng hơn. Đặc biệt, sự chuẩn bị tốt này không chỉ có tác dụng nhất thời mà còn đảm bảo cho shop của bạn phát triển dài hạn hơn về sau.

Đầu tiên, bạn luôn phải có một hoặc nhiều hơn một nhân sự luôn theo dõi các đơn hàng thường xuyên, hoặc quản lý các phần mềm bán hàng để kiểm soát đơn hàng. Khâu này rất quan trọng vì việc trả lời, chăm sóc khách hàng luôn là yếu tố quyết định xem khách hàng có mua hàng của bên bạn không.

Sau đó, tương tự như khâu chăm sóc khách hàng, bạn cũng nên có những nhân sự chuyên dụng phụ trách đóng gói sản phẩm, lên danh sách gửi đi, gửi đơn hàng cho bên vận chuyển theo dõi và trả lời thông tin phản hồi từ bưu điện, thống kê lại các tình huống thường gặp trong ship hàng online.

Nhiều shop không có đủ tiềm lực thường để một nhân viên lo nhiều nhiệm vụ khác nhau. Điều này tuy tiết kiệm chi phí nhân sự nhưng lại dễ xảy ra những sai sót không đáng có. Sự tương tác với khách hàng hay xử lý đơn hàng có thể bị chậm đi dễ tạo thiện cảm xấu với khách hàng. Dù chọn cách nào, các cửa hàng cũng nên nhớ đặt khách hàng lên đầu và xử lý thật tốt mọi khâu, nhằm giữ chân được khách hàng lâu hơn.

Xử lý các đơn hàng chưa ship COD thành công

Có rất nhiều lý do dẫn đến việc đơn hàng của bạn bị ship COD chưa thành công, có thể là từ người bán hoặc bên vận chuyển, hoặc do cả người mua. Hãy lưu ý những điều này để tránh lặp lại về sau nhé:

• Khách hàng tắt máy hoặc không nghe. Việc này hoàn toàn có thể xảy ra mà không phải do người nhận cố ý. Có lẽ là họ đang họp hoặc có việc bận, vì vậy hãy chọn thời điểm phù hợp để gọi lại. Có thể là ngoài giờ hành chính hoặc vào ngày tiếp theo.
• Người nhận hẹn một thời điểm khác hoặc địa chỉ khác lấy hàng. Điều này luôn xảy ra phát sinh chính vì thế bạn luôn cần phải xác nhận thật kỹ với khách hàng trước khi lên đơn, thậm chí có thể gọi lại cho khách trước khi hàng được chuyển đi. Nếu có sự thay đổi về thời gian và địa điểm giao hàng, hãy nhớ lưu ý lại với bên vận chuyển để họ sắp xếp lại.
• Khách hàng không nhận hàng. Điều này thật sự là một tình huống khá khó khăn. Chắc chắn rằng nhân viên bên giao hàng thông báo ngay cho bạn khi khách hàng từ chối. Lúc đó, bạn nên thật từ tốn hỏi khách hàng nguyên nhân và bình tĩnh xử lý thắc mắc của họ. Hãy cố gắng thuyết phục họ càng chân thành càng tốt vì như vậy, khả năng họ thay đổi quyết định sẽ càng cao hơn.
• Địa chỉ sai hoặc người đặt hàng và người nhận hàng là khác nhau. Bạn nên rà soát lại thông tin khách hàng từ bước đầu và tìm cách liên hệ lại với đúng người đặt hàng.

Tất nhiên, các trường hợp trên chỉ là tương đối. Không tránh khỏi có những lúc bạn gặp phải những trường hợp oái oăm hơn, nhưng dù có như vậy, hãy cứ bình tĩnh xử lý vì dù sao họ cũng là khách hàng. Nếu không thể thuyết phục được thì hãy chọn cách từ chối phục vụ sao cho lịch sự nhất.

Thái độ phục vụ sẽ quyết định uy tín của cửa hàng

(Nguồn: IconicJob)

Dù việc ship hàng COD sẽ xảy ra nhiều rủi ro cho người bán thì thái độ của bạn hãy luôn cố gắng đúng mực. Đầu tiên, bạn luôn phải giữ cái đầu bình tĩnh và tỉnh táo. Học cách nói xin lỗi trước tiên và cố gắng hiểu nhu cầu của khách hàng hơn, lý do tại sao họ tức giận để tìm cách giải quyết hợp lý cũng như rút kinh nghiệm cho những lần dịch vụ sau tốt hơn. Cách chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và đem đến những sản phẩm tốt luôn là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng lâu dài. Nên nhớ là mình càng phục vụ được nhiều khách thì thị trường của mình càng mở rộng.

Nếu gây được ấn tượng tốt, khách hàng không chỉ mua nhiều lần mà còn giới thiệu cho bạn bè người thân. Vì thế, đừng tiếc một nụ cười khi phục vụ khách hàng, hãy cho họ thấy bạn chân thành, và bạn sẽ đạt được điều bạn muốn.

Ship COD ở đâu?

Ship COD ở các công ty vận chuyển có dịch vụ thu hộ tiền gồm có:

Dịch vụ Ship COD toàn quốc về các Tỉnh:

• Bưu điện – VNPost
• EMS
• Viettel Post
• Giaohangnhanh
• Kerry Express
• Giaohangtietkiem

Dịch vụ Ship COD trung gian:

• Nhanh.vn
• Ship chung
• Sapo

Cách ship COD cụ thể ở một số đơn vị vận chuyển cụ thể

Quy trình ship COD ở mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có những đặc trưng và quy trình khác nhau. Tuy nhiên, đều dựa trên một khung tương tự làm sao để thuận tiện nhất cho cả người bán và đơn vị vận chuyển. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị vận chuyển hiện đại như: Viettel Post, Giaohangnhanh, Giaohangtietkiem,... nhưng những đơn vị vận chuyển truyền thống như Bưu điện vẫn giữ được chỗ đứng. Trong phần này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình của Viettel Post và Bưu điện nhé.

Cách ship COD Viettel Post

(Nguồn: Sapo)

Quy trình ship COD của Viettel Post được tối ưu hóa so với những đơn vị vận chuyển hàng truyền thống, do họ có hợp tác đối tác công nghệ như ShipChung đã giúp Viettel Post có hệ thống quản lý đơn hàng Online.

Ngoài ra, các bưu cục của Viettel vẫn sử dụng mô hình cũ trong giao nhận COD:

Bước 1: Tới bưu cục gửi hàng

Bước 2: Ghi thông tin đơn hàng, thu hộ lên bill (bước này nên làm thật cẩn thận để tránh sai sót và rủi ro sau này)

Bước 3: Gửi hàng, thanh toán bill gửi và giữ bill

Phí ship Cod của Viettel bao gồm:

- Phí dịch vụ chuyển phát (Nhanh hoặc chậm)

- Phí thu hộ (1% với trung tâm tỉnh và 1,5% với huyện xã)

- Phụ phí xăng dầu

- Phụ phí vùng xa

- VAT 10%

Bước 4: Mang bill gửi về và chờ khoảng 2-3 ngày so với đơn hàng gần và 7 ngày đối với đơn hàng xa, sau đó có thể đến lấy tiền tại bưu cục.

Với khách hàng lớn, khách hàng doanh nghiệp thì có thể ký hợp đồng và thanh toán tiền thu hộ qua tài khoản ngân hàng.

Cách ship COD của bưu điện

(Nguồn: sapo)

Để ship COD qua bưu điện thì bạn có thể liên hệ các bưu cục gần nhất khu mình ở:

Bước 1: Mang hàng hóa đến bưu cục gần nhất

Bước 2: Liên hệ dịch vụ ship COD tại bưu cục bưu điện

Bước 3: Gửi hàng cho quầy dịch vụ, hàng nên ghi sẵn Thông tin người gửi (Họ tên/Sdt/địa chỉ) -  người nhận (Họ tên/Sdt/địa chỉ cụ thể) – Số tiền thu hộ

Bước 4: Đóng các phí vận chuyển giao hàng gồm có:

- Phí dịch vụ chuyển phát tùy theo gói sử dụng (Chuyển phát nhanh, chậm, bưu kiện,…)

- Phí thu hộ COD (tùy theo giá trị khai với Bưu điện tầm 1,2 đến 1,6% giá trị hàng)

- Phí dịch vụ đồng kiểm ( Để khách được xem hàng )

- Phụ phí ( Vùng xa, vùng sâu, vùng miền)

- Phụ phí xăng dầu

Bước 5: Mang bill đơn hàng giao thành công

Thời gian giao hàng tùy thuộc vào dịch vụ khách hàng chọn và khu vực giao hàng. Trung bình từ 2-3 ngày đối với đơn hàng gần và 7 ngày đối với đơn hàng xa. Sau đó, bạn hãy mang theo bill đơn hàng để nhận tiền. Với khách hàng lớn có thể ký hợp đồng và thường có mã KHL (Khách hàng lớn) để quản lý hàng hóa.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mã bưu điện

Tạm kết

Hiện nay ship COD vẫn là một trong những hình thức giao nhận hàng hóa được ưa thích dù việc thanh toán bằng thẻ đang dần cho thấy những điểm mạnh. Hi vọng qua bài viết này, mọi người đã có thể nắm vững và hiểu rõ ship COD là gì? Ưu và nhược điểm của nó để lưu ý trong quá trình vận hành cửa hàng, đồng thời phục vụ khách hàng được tốt hơn. Chúc các bạn thành công!

Tô Linh - MarketingAI

Tổng hợp