G Suite là gì? Cách đăng ký G Suite giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc

Có lẽ nhiều người đã nghe thấy những cái tên như Google Docs, Google Sheets,... nhưng lại chưa thật sự biết G Suite là gì? Trên thực tế, G Suite là một bộ công cụ năng suất điện toán đám mây của Google bao gồm rất nhiều phần mềm, ứng dụng khác nhau như Google Docs kể trên. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng MarketingAI giải mã xem bộ công cụ G Suite là gì và cách đăng ký sử dụng G Suite cho doanh nghiệp của bạn nhé!

G Suite là gì?

G Suite là một bộ công cụ năng suất điện toán đám mây, các công cụ phần mềm cộng tác và phần mềm được Google phát triển trên cơ sở đăng ký thuê bao. G Suite ra mắt lần đầu tiên vào ngày 28/8/2006, với tên gọi là Google Apps for Your Domain (sau đó được đổi thành Google Apps for Work và Google Apps for Business trước khi chuyển sang tên G Suite như bây giờ). 

G Suite bao gồm các ứng dụng nổi tiếng như Gmail; Google Hangouts; Google Calendar;  Google Currents để tăng tương tác giao tiếp trong tổ chức; Google Drive để lưu trữ; Google Docs, Google Sheets, Slides, Keep, Forms và Sites để tăng hiệu suất và sự cộng tác trong công việc. Tùy thuộc vào từng ứng dụng mà bảng điều khiển Admin sẽ quản lý người dùng và các dịch vụ sao cho hợp lý.

G Suite là gì? (Nguồn: TinoMall)

Ngoài ra thì G Suite còn sở hữu một bảng tương tác kỹ thuật số có tên là Jamboard. Jamboard là một bảng trắng kỹ thuật số tương tác trực tuyến cho phép người dùng phác họa ý tưởng và lưu trên đám mây để có thể truy cập trên mọi thiết bị và đa nền tảng.

Mặc dù các dịch vụ này được sử dụng miễn phí cho người tiêu dùng, nhưng G Suite cũng bổ sung thêm các tính năng trả phí dành riêng cho doanh nghiệp như xây dựng email tùy chỉnh tại miền (@yourcompany.com), tùy chọn lưu trữ đám mây không giới hạn (tùy thuộc vào gói và số lượng thành viên), các công cụ quản trị bổ sung và nâng cao cài đặt, cũng như hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7.

Dữ liệu và thông tin tại G Suite được lưu ngay lập tức và sau đó được đồng bộ hóa với các trung tâm dữ liệu khác nhằm phục vụ cho mục đích sao lưu. Không giống như các dịch vụ miễn phí dành cho người tiêu dùng khác, người dùng G Suite sẽ không phải nhìn thấy quảng cáo trong khi sử dụng dịch vụ và thông tin và dữ liệu trong tài khoản G Suite không được sử dụng cho mục đích quảng cáo. Hơn nữa, quản trị viên G Suite có thể tinh chỉnh cài đặt bảo mật và quyền riêng tư tại ứng dụng này.

Tính đến tháng 4 năm 2020, G Suite có 6 triệu doanh nghiệp trả phí và 120 triệu người dùng G Suite cho mảng giáo dục.

Định nghĩa G Suite (Nguồn: Internet)

Sơ lược tổng quan về G Suite: 

- Phát triển bởi: Google Inc

- Nền tảng: Bộ phần mềm ứng dụng văn phòng và Điện toán đám mây Gmail, Calendar, Hangouts, Drive, Docs, Sheets, Slides, Google Sites và Vault.

- Thể loại: Bộ phần mềm ứng dụng văn phòng và Điện toán đám mây

- Trang web: https://gsuite.google.com/intl/vi/

>> Xem thêm: 4 yếu tố giúp tối ưu hóa hồ sơ doanh nghiệp trên Google My Businesses

Cách đăng ký G Suite miễn phí

Việc sở hữu một tên miền riêng dạng như @admicro.vn, @fpt.com, @viettel.com,... không chỉ giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu mà còn khiến hình ảnh công ty trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng. Đó chính là giải pháp mà G Suite đem lại cho công ty và cá nhân mỗi người.

Trước khi đi vào hướng dẫn cụ thể dành cho những người muốn tự trải nghiệm việc đăng ký gói G Suite của Google, chúng ta cần lưu ý một số hạn chế sau:

• Khi đăng ký trực tiếp, người dùng sẽ chỉ được dùng thử trong vòng 14 ngày với tối đa 10 người dùng.
• Nếu muốn tiếp tục dùng, bạn phải tự mình tạo bản ghi MX, thanh toán gói G Suite qua thẻ tín dụng, cũng như không được phép xuất hóa đơn tiếng Việt hay sử dụng hỗ trợ bằng tiếng Việt trong suốt quá trình sử dụng.

Giờ thì hãy cùng bắt tay vào thực hiện việc đăng ký ngay thôi!

Bước 1: Chuẩn bị

Trong bước chuẩn bị này, người dùng cần phải có cho mình một số danh mục dưới đây trước khi truy cập vào đường link đăng ký:

1. Tên miền mới (nếu chưa có).
2. Tài khoản đăng nhập trang quản lý DNS (Hệ thống phân giải tên miền) của mỗi người dùng, bao gồm link đăng nhập, tên tài khoản và mật khẩu.
3. Danh sách địa chỉ các email doanh nghiệp muốn lập.
4. Số điện thoại và email doanh nghiệp.

Bước 2: Truy cập vào link đăng ký

Lưu ý rằng, G Suite cung cấp nhiều gói khác nhau, bao gồm: Basic, Business và Enterprise. Nhưng trong bài viết này, MarketingAI sẽ chỉ hướng dẫn các bạn gói đăng ký cơ bản nhất - Basic.

Vì vậy, hãy truy cập vào https://gsuite.google.com/signup/basic/welcome?hl=vi để bắt đầu điền các thông tin về Tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và Quốc gia. Sau đó nhấn Tiếp theo.

Bước 3: Điền thông tin liên hệ

Sau khi nhấn Tiếp theo, hệ thống sẽ hiện ra Trang Điền thông tin liên hệ. Bạn điền từng mục và nhấn Tiếp.

Bước 4: Chọn/Mua tên miền

Ở bước này, nếu đã có tên miền rồi hãy nhấn chọn Tôi có một tên miền, nếu không, thì hãy chọn 1 trong hai options còn lại tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Bước 5: Điền tên miền của doanh nghiệp

Nếu có tên miền rồi, hãy điền thông tin tên miền vào trong bước này:

Bước 6: Xác nhận tên miền và tạo tài khoản

Ở bước này, nếu không có gì thay đổi, hãy nhấn chọn Tiếp theo.

Bước 7: Chia sẻ ý tưởng

Hệ thống sẽ hiện ra mục như bên dưới để bạn lựa chọn. Tùy vào nhu cầu của bạn mà hãy đưa ra lựa chọn hợp lý.

Bước 8: Điền thông tin đăng nhập

Ở đây, bạn sẽ điền các thông tin đăng nhập từ Tên, Mật khẩu,... và chọn Tôi không phải người máy để kết thúc.

Sau khi thấy màn hình hiển thị như hình bên dưới tức là bạn đã đăng ký thành công:

Chọn Chuyển tới thiết lập để quay về Trang chủ, sau đó nhấn Start để thêm người dùng mà bạn muốn.

Bước 9: Xác minh quyền sở hữu tên miền

Để xác minh quyền sở hữu tên miền, người dùng có thể làm theo các bước sau:

• Truy cập email sử dụng bên trên để nhận tài khoản quản trị viên G Suite
• Truy cập vào trang Admin.google.com, sau đó chọn START SETUP > VERIFY DOMAIN > BEGIN VERIFICATION.
• Tạo bản ghi TXT
• Tên: @
• Loại bản ghi: TXT
• Giá trị: (sao chép bản ghi TXT vào)
• Tiến hành Lưu file. Sau đó đến trang Admin.google.com bấm vào VERIFY. Hệ thống sẽ tự động hiện trạng thái màu xanh, tức là bạn đã xác minh tên miền thành công.

Để hoàn tất việc thiết lập tài khoản, bạn sẽ được yêu cầu xem xét lại tài khoản của mình và quá trình thanh toán. Trên màn hình này, hệ thống sẽ hiện ra một bản tóm tắt các khoản phí hàng tháng sử dụng (sau 14 ngày dùng thử) và bất kỳ khoản phí một lần nào khác, chẳng hạn như tên miền. Hệ thống cũng sẽ yêu cầu bạn xem lại thông tin tài khoản và nhập phương thức thanh toán.

Cuối cùng, bạn sẽ thấy hai lựa chọn để tự động gia hạn miền của mình và giữ thông tin miền của bạn ở chế độ riêng tư - chúng tôi khuyên bạn nên chọn cả hai lựa chọn đó để đơn giản hóa quy trình mua miền.

(Nguồn: Hubspot)

G Suite dành cho đối tượng nào?

Đối tượng chính sử dụng G Suite là gì? Tất cả mọi doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức đều có thể sử dụng G Suite. Tuy nhiên, mặc dù các dịch vụ G Suite miễn phí cho mọi người tiêu dùng, nhưng các doanh nghiệp nếu muốn sử dụng hết các tính năng của G Suite thì phải trả phí cho gói doanh nghiệp như miền email tùy chỉnh, bộ nhớ đám mây không giới hạn, các công cụ quản trị và các dịch vụ marketing bổ sung cũng như dịch vụ hỗ trợ 24/7.

Chi phí sử dụng G Suite

Như đã nói ở trên, hiện tại G Suite cung cấp 3 gói sử dụng là Basic, Business và Enterprise. Giá mỗi gói sẽ tương ứng với tính năng đi kèm. Sau 14 ngày dùng thử gói Basic, người dùng có thể đưa ra sự lựa chọn thích hợp cho mình.

Chi phí sử dụng G Suite được chia ra như sau:

• Gói Basic - 6$/tháng/user
• Gói Business - 12$/tháng/user
• Gói Enterprise - 25$/tháng/user

Các tính năng cơ bản của G Suite là gì?

G Suite cung cấp nhiều loại sản phẩm khác nhau phục vụ cho cả mục đích sử dụng cá nhân và doanh nghiệp. Hầu hết các tính năng đó đều có thể truy cập được bằng tài khoản Google (bằng cách nhấn vào menu ở góc trên cùng bên phải), ngoài ra, cũng có một số tính năng cần được cài đặt dưới dạng tiện ích mở rộng của Google Chrome để có dùng được đầy đủ các chức năng.

Google Mail

Gmail là một trong những ứng dụng phổ biến nhất của G Suite. Gmail ra đời vào năm 2004 và hiện đã có hơn 1 tỷ người dùng trên toàn thế giới.

Gmail là ứng dụng gsuite có số người sử dụng lớn nhất (Nguồn: Internet)

Với gói Basic của G Suite, các doanh nghiệp được hưởng 30GB dung lượng lưu trữ, địa chỉ email công ty tùy chỉnh (yourname@company.com), địa chỉ email Nhóm Google không giới hạn, hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7 cũng như các tiện ích bổ sung tương thích có sẵn thông qua G Suite Marketplace.

Google Drive

Google Drive là nền tảng lưu trữ đám mây của G Suite và được ra mắt vào năm 2012. Drive quản lý tất cả nội dung của công ty và hỗ trợ cộng tác trong toàn bộ tổ chức doanh nghiệp. Nó cũng giúp người dùng có thể dễ dàng xem các định dạng tệp khác nhau mà không phải tải xuống phần mềm hỗ trợ xem cho thiết bị của mình.

(Nguồn: canhme)

Tùy thuộc vào gói G Suite mà các doanh nghiệp được hưởng 30GB, 1TB hoặc bộ nhớ không giới hạn cho mỗi người dùng, kiểm tra và báo cáo thông tin chi tiết về nội dung Drive.

>>> Có thể bạn quan tâm: Google Drive là gì

Google Docs, Sheets & Slides

Google Docs, Google Sheets & Google Slides lần lượt là các công cụ xử lý văn bản, trang tính và slide trình bày của G Suite. Bộ ba ứng dụng này được thêm vào nền tảng vào năm 2006.

Các chương trình này cho phép nhiều người dùng có thể chỉnh sửa với nhau cùng lúc, tự động lưu các thay đổi và theo dõi lịch sử sửa đổi. Người dùng có thể chèn nhận xét, đề xuất chỉnh sửa, giao tiếp thông qua trò chuyện tích hợp và tạo mẫu để sử dụng trong tương lai.

(Nguồn: XDA Developers)

Với mọi gói G Suite, các doanh nghiệp được phép sửa đổi lịch sử không giới hạn cùng các đặc quyền khác.

Google Calendar

Google Calendar được coi là bộ lịch online của G Suite và cũng được ra mắt vào năm 2006. Google Calendar được tích hợp với Gmail để quản lý danh sách các lịch sự kiện, cuộc hẹn, cuộc họp và các tác vụ khác (thông qua Google Tasks).

G suite là gì? Google Calendar - google lịch (Nguồn: Robin Powered)

Với các gói G Suite, các doanh nghiệp được hưởng tính năng lập lịch thông minh, lịch cho Google Groups, lịch cho phòng họp và hỗ trợ chia sẻ các tài nguyên; lịch công khai để khách hàng có thể xem các sự kiện của công ty và dễ dàng theo dõi, tham gia.

Google Hangouts

Google Hangouts là công cụ liên lạc và nhắn tin của G Suite. Ban đầu được ra mắt vào năm 2006 với tên gọi Google Talk, Hangouts hỗ trợ các cuộc trò chuyện văn bản, thoại và video (cho tối đa 25 người tham gia nhưng bây giờ đã lên 250 người) và có thể được sử dụng song song trên cả máy tính để bàn lẫn thiết bị di động. Nó cũng là một giải pháp thay thế phổ biến cho Slack.

(Nguồn: Google Hangouts)

Với gói G Suite, các doanh nghiệp sẽ được hưởng sự tích hợp giữa Google Hangouts và Google Calendar, chia sẻ màn hình cho người tham gia, tính năng tự động lấy nét và tắt tiếng thông minh, phát trực tiếp công khai tự động được lưu trong YouTube và tùy chỉnh kiểm soát quản trị.

Google Vault

Google Vault là một dịch vụ lưu trữ và khám phá điện tử dành riêng cho khách hàng G Suite, được ra mắt vào ngày 28 tháng 3 năm 2012.

Vault mang đến cho người dùng "giải pháp dễ dàng và hiệu quả về chi phí để quản lý thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp và bảo quản các dữ liệu quan trọng". Bản cập nhật vào tháng 6 năm 2014 cho phép khách hàng của Vault tìm kiếm, xem trước, sao chép và trích xuất các tệp trong Google Drive.

Google Site

Google Sites của g suite là gì? Google Site là công cụ tạo trang web của G Suite ra mắt năm 2008. Google Sites giúp người dùng tạo các website mà không yêu cầu nhiều về kiến thức mã hóa hoặc kỹ năng thiết kế. Landing page hoặc website của các dự án có thể được tạo bằng cách sử dụng các template đã tạo sẵn từ trước và xuất bản trong nội bộ hoặc công khai.

(Nguồn: Internet)

Ưu nhược điểm của G Suite

Cũng như nhiều phần mềm và ứng dụng khác, G Suite cũng có những ưu nhược điểm mà trước khi đăng ký người dùng cần cân nhắc.

Ưu điểm

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, hiện đại mà không kém đi tính thẩm mỹ.
• Là một công cụ tuyệt vời trong việc cộng tác giữa các nhân viên và hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau như Slack, Basecamp hoặc Workzone.
• Sở hữu nhiều tiện ích đặc biệt, hữu ích mà không phải ứng dụng nào cũng cung cấp, kể cả đối với Gói Basic (với dung lượng lưu trữ lên đến 30GB) và 2 gói còn lại thì còn không giới hạn dung lượng lưu trữ.
• Sở hữu nhiều tính năng từ chia sẻ, lưu trữ tài liệu, lập lịch, tạo phòng họp, video call,... một cách dễ dàng, thích hợp với làm việc nhóm nhằm gia tăng hiệu suất công việc.
• Lưu trữ tài liệu trên đám mây nên người dùng có thể dễ dàng truy cập tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào và bất cứ nơi đâu.

Nhược điểm

• Server máy chủ không có ở Việt Nam. Do đó, nếu xảy ra các vấn đề về kỹ thuật thì dữ liệu bạn đã lưu trữ rất có khả năng biến mất.
• Phí dịch vụ sẽ tăng lên dần đều khi lượng user trong doanh nghiệp tăng lên. Do đó, khi áp dụng ở các doanh nghiệp lớn, G Suite sẽ ngốn một chi phí khá lớn.

Những lợi ích tuyệt vời của G Suite

Được coi là sản phẩm chủ chốt của Google, G Suite như một bộ công cụ “toàn năng” mang đến những lợi ích tuyệt vời cho cả cá nhân, doanh nghiệp và các kỹ sư công nghệ.

Đối với cá nhân

Lợi ích của G Suite là gì (Nguồn: teamcomputers)

• Truy cập mọi lúc mọi nơi và đa nền tảng
• Hỗ trợ không gian lưu trữ và chia sẻ cao lên tới 30GB cho gói Basic và không giới hạn với các gói còn lại
• Tích hợp các công cụ hỗ trợ làm việc tại văn phòng, làm việc nhóm với các tính năng đa dạng như Google Docs, Google Sheets,...
• Ứng dụng email thông minh với bộ lọc chống tin rác hiệu quả
• Chat, gọi điện và trao đổi với khách hàng, đối tác dễ dàng nhờ công cụ Google Hangouts
• Lên lịch họp nhóm hoặc bất kỳ lịch nào khác dễ dàng với Google Calendar
• Bảo mật dữ liệu tốt hơn nhờ công nghệ điện toán đám mây

Đối với doanh nghiệp

(Nguồn: dichvumailgoogle)

• Tạo địa chỉ email với tên miền doanh nghiệp, nâng tầm thương hiệu, cải thiện tính chuyên nghiệp và độ uy tín thương hiệu.
• Tối ưu chi phí lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp.
• Hợp tác & làm việc nhóm, cá nhân được cải thiện, từ đó xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại theo khoa học, đem lại hiệu suất cao cho đội ngũ nhân viên.
• Bảo mật dữ liệu nâng cao, giảm bớt gánh nặng trong các hoạt động điều hành, giúp doanh nghiệp tập trung vào các dự án phát triển kinh doanh.

Đối với kỹ sư công nghệ

• Không mất chi phí bản quyền
• Không cần sử dụng phần cứng nên tiết kiệm tối đa chi phí cài đặt phần mềm, lắp đặt,...
• Chi phí cố định rất thấp (chỉ từ 2.5 USD/user).
• Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng liên quan nhờ nền tảng mở dựa trên công nghệ điện toán đám mây.

Sự khác nhau giữa G Suite và các dịch vụ miễn phí khác của Google

(Nguồn: G Suite)

Hầu hết các ứng dụng phần mềm có trong bộ công cụ G Suite đều có thêm một bản sử dụng miễn phí tương đương trên Google. Tuy nhiên, với phiên bản trên G Suite, các cá nhân, doanh nghiệp sẽ được bổ sung thêm các tính năng quan trọng, hỗ trợ tối đa quy trình làm việc cũng như năng suất và hiệu quả lao động.

• Gấp đôi dung lượng lưu trữ đám mây, hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7, kiểm soát chia sẻ và báo cáo nâng cao. Và bạn có thể nâng cấp lên bộ nhớ không giới hạn (tài khoản có ít hơn 5 người dùng nhận được 1TB/người dùng) với một khoản phí bổ sung.
• Các công cụ quản trị, kiểm soát chia sẻ và báo cáo nâng cao như thêm/xóa người dùng trong doanh nghiệp, xác thực hai yếu tố, chuyển dữ liệu lên G Suite diễn ra vô cùng đơn giản và nhanh gọn.
• Bổ sung thêm các công cụ quản lý trên thiết bị di động, kiểm soát các tài khoản người dùng, điều khiển bật/tắt với các ứng dụng có trong gói và xóa dữ liệu từ xa.
• Cho phép các công ty sử dụng email mang tính cá nhân hóa hơn với tên miền đăng ký riêng (như @admicro.vn; @fpt.com,...).
• Chia sẻ được lịch làm việc với đồng nghiệp.

Kết

Trải qua nhiều năm, G Suite ngày càng chứng tỏ được sức hút cũng như công dụng tuyệt vời của nó trong việc hỗ trợ các cá nhân, tổ chức lữu trữ, chia sẻ dữ liệu, đồng thời tối đa hóa hiệu suất công việc. Hiểu rõ G Suite là gì và những phần mềm có trong G Suite sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng thể về bộ công cụ này, và có những sự đầu tư hiệu quả hơn trong tương lai.

Tô Linh - MarketingAI

Tổng hợp

>> Có thể bạn quan tâm: Google công bố những cập nhật mới hỗ trợ nhà bán lẻ trước mùa lễ hội cuối năm