Fax là gì? Hướng dẫn gửi fax đơn giản và kinh nghiệm lựa chọn máy fax phù hợp

Fax được sử dụng khá thường xuyên trong công việc, đặc biệt trong hoạt động in ấn, gửi và photo tài liệu quan trọng. Vậy bạn có biết Fax là gì hay cách gửi fax  như thế nào không? Bài viết này không chỉ giúp bạn trả lời câu hỏi Fax là gì mà còn chia sẻ đến bạn kinh nghiệm lựa chọn máy fax tốt nhất. Cùng Marketing theo dõi và tìm hiểu nhé.

Fax là gì?

Fax hay điện thư là là phương thức gửi bản sao tài liệu (văn bản hoặc hình ảnh) trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn hoặc qua sóng radio. Tài liệu gốc được quét bằng máy fax, xử lý nội dung như một hình ảnh đồ họa cố định, sau đó chuyển đổi nó thành một bitmap. Ở dạng kỹ thuật số này, thông tin sẽ được truyền dưới dạng tín hiệu điện qua hệ thống điện thoại. Sau đó, máy fax nhận sẽ chuyển đổi lại hình ảnh được mã hóa và in bản sao tài liệu ra giấy.

Máy fax là gì?

Máy fax là một thiết bị được sử dụng để gửi tài liệu điện tử thông qua một mạng điện thoại. Việc truyền gửi tài liệu này được gọi là fax và có thể được thực hiện giữa hai máy fax, giữa máy fax với máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị điện tử khác có thể gửi và nhận fax.

Số Fax có bao nhiêu số

Số fax cũng tương tự như một số điện thoại, là một dãy số riêng biệt để phân biệt thông tin liên lạc của từng người, tránh trường hợp gửi sai. Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể tạo một hoặc nhiều số fax khác nhau.

Số fax thường được đặt theo số điện thoại của công ty hoặc có thể mới hoàn toàn. Ví dụ số fax của Trung tâm Điều độ hệ thống điện quốc gia là 04.39276181

Gửi fax là gì?

Gửi fax là hoạt động gửi thông tin, tài liệu đến các khách hàng, đối tác dựa trên số fax mà họ cung cấp. Mặc dù việc gửi fax không còn phổ biến bởi sự thuận tiện và phát triển của email, tuy nhiên, đây vẫn là hoạt động quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp bởi sự bảo mật và độ tín nhiệm cao hơn.

>>> Xem thêm: Mã bưu điện (2021): Cách tra cứu mã bưu chính cấp quận, huyện, thị xã

Hướng dẫn gửi fax đơn giản

Sau khi đã hiểu rõ các vấn đề liên quan đến fax, máy fax và số fax, trong phần này, MarketingAI sẽ hướng dẫn bạn cách gửi fax đơn giản bằng máy tính và email đơn giản nhất.

Cách gửi fax đơn giản bằng máy tính

Bước 1: Mở chương trình Windows Fax and Scan. Sau đó chọn New Fax hoặc chọn File > New > Fax

Bước 2: Một cửa sổ mới hiện lên, điền đầy đủ thông tin nơi nhận (To) và chủ đề (Subject). Nếu muốn gửi fax đến địa chỉ có sẵn, chọn biểu tượng "To" sau đó lựa chọn địa chỉ. Nếu muốn thêm nhiều địa chỉ khác, chọn New Contact > điền đầy đủ thông tin > Add > bấm "OK" là xong.

Bước 3: Trong phần Schedule, chọn Now nếu muốn gửi ngay hoặc Specific time in next 24 hours để cài đặt thời gian gửi fax.

Bước 4: Kiểm tra lại bản fax bằng nút Preview Fax. Cuối cùng, nhấn Finish để gửi

Cách gửi fax bằng bằng gmail

Bước 1: Tạo tài khoản fax trực tuyến

Bước 2: Truy cập gmail trên máy tính bằng tài khoản gmail đăng ký tại bước 1. (Không thể gửi fax từ ứng dụng gmail trên thiết bị di động)

Bước 3: Chọn "Soạn thư" sau đó nhập đầy đủ số fax trong mục "To" và chủ đề của bản fax trong "Subject"

Bước 4: Tải lên file tài liệu cần gửi. Sau đó nhấn "Gửi" để hoàn thành

Các loại máy Fax phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy fax và được phân biệt thông qua công nghệ của từng máy. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại máy fax phù hợp nhất. Dưới đây là 5 loại máy fax phổ biến nhất:

Fax in Laser

Máy Fax in Laser là máy sử dụng công nghệ in laser để tạo bản in. Đây là công nghệ in mang lại tốc độ và chất lượng bản in tốt nhất hiện nay. Bạn có thể tìm mua loại máy này từ một số thương hiệu nổi tiếng như Canon, Panasonic...

Ưu điểm: Chất lượng bản in rõ ràng, sắc nét, tốc độ nhận và gửi nhanh chóng. Thời gian sử dụng mực in lâu nhờ kho mực in lớn.

Nhược điểm: Giá thành máy in loại này thường cao hơn so với mặt bằng chung.

Fax in nhiệt

Máy Fax in nhiệt là loại máy fax có kết cấu đơn giản và hiệu suất hoạt động ổn định cao. Loại máy này sử dụng một loại giấy in riêng dạng cuộn. Giấy in loại này được sản xuất theo một tiêu chuẩn thống nhất, do đó bạn có thể sử dụng nó cho bất kỳ loại máy in nhiệt nào.

Ưu điểm: Kết cấu đơn giản, giá thành thấp, hoạt động ổn định, dễ sử dụng, được phân phối rộng khắp.

Nhược điểm: Thời gian lưu trữ bản in từ những loại máy này thường ngắn vì chúng dễ bị mờ dần và mất hẳn theo thời gian.

Fax in phun

Máy fax in phun sử dụng đầu in phun mực lên giấy A4 thông thường và có thể in được nhiều loại màu khác nhau.

Ưu điểm: Có khả năng in màu, màu sắc sắc nét, sống động, tiện dụng cho việc in ấn, thời gian lưu lại bản fax lâu.

Nhược điểm: Máy này chỉ sử dụng được màu in chuyên dụng, ít chỗ bán và có giá thành khá cao (khoảng 26$)

Fax in phim

Máy fax in phim sử dụng cuộn phim có kết cấu như cuộn giấy than để tạo hình ảnh lên loại giấy A4 thông thường, do đó, bản in có thể lưu trữ được. Loại máy fax in phim này có giá thành cao hơn máy fax in nhiệt nhưng độ hoạt động ổn định không tốt bằng.

Ưu điểm: Sử dụng loại giấy thường (A4) với máy in. Dễ dùng, sẵn có

Nhược điểm: Chất lượng bản in phụ thuộc nhiều vào cuộn phim. Cuộn phim chất lượng thì nhanh hết và giá thành cao. Ngoài ra, mỗi loại máy lại sử dụng cuộn phim khác nhau nên thường khó khăn trong việc tìm kiếm và lưu trữ cuộn phim.

Kinh nghiệm lựa chọn máy fax

Hiện có rất nhiều loại máy fax với mẫu mã, công dụng và giá thành khác nhau. Không phải cứ giá cao thì máy fax tốt hay giá thấp thì máy fax không chất lượng, quan trọng là máy phải phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của bạn. Dưới đây là một vài tiêu chuẩn chọn máy fax đem lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình làm việc.

Tốc độ

Mỗi loại máy Fax có tốc độ truyền dữ liệu khác nhau từ 4800 bit/giây - 28.800 bit/giây. Nếu công việc cần in bản fax với số lượng lớn, hãy kiểm tra kỹ tốc độ in ấn của máy trước khi mua.

Kích thước giấy

Hiện có 2 kích thước giấy chủ yếu được sử dụng trọng máy fax là: khổ rộng 8.5 inch và khổ rộng 10.1 inch. Một số loại máy fax có yêu cầu khổ giấy nhỏ hơn, bạn có thể sử dụng máy cắt giấy để tạo kích thước phù hợp.

Loại máy in

Hầu hết các loại máy fax hiện nay đều thuộc loại máy fax in nhiệt, do đó, bạn phải sử dụng đúng loại giấy in đặc biệt. Việc sử dụng đúng loại giấy in sẽ giúp việc in ấn trở nên dễ dàng và máy fax hoạt động trơn tru hơn.

Quay số tự động

Sử dụng máy fax có tính năng quay số tự động cho phép bạn dễ dàng lưu các số vào bộ nhớ của máy fax, nhờ đó tiết kiệm thời gian gửi và nhận tài liệu, tránh sai sót trong khi nhập số fax.

Lưu ý khi sử dụng máy fax

Để tăng tuổi thọ cũng như khả năng hoạt động của máy fax, hãy lưu ý một số điều sau:

• Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn hoặc ẩm mốc, nhàu nát
• Không sử dụng giấy đã được in một mặt để in Fax
• Không đặt máy Fax ở những nơi ẩm thấp, nơi có nhiệt độ cao
• Kiểm tra kỹ giấy trước khi in, không in trên giấy bị dính
• Thường xuyên lau chùi, kiểm tra và bảo dưỡng máy Fax định kỳ
• Sử dụng giấy chất lượng tốt, khổ giấy phù hợp với máy in để hạn chế vấn đề về kẹt giấy trong quá trình in Fax

Kết

Mặc dù không còn được sử dụng rộng rãi nhưng máy fax vẫn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng thông tin trong bài viết này có thể giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến fax là gì, cách thức gửi fax hay một số lưu ý cần biết để lựa chọn đúng loại máy fax phù hợp với nhu cầu và tính chất công việc.

Lương Hạnh - MarketingAI

Tổng hợp

>> Có thể bạn quan tâm: 5 lợi ích hàng đầu khi sử dụng VPN trong digital marketing