Event là gì? Các loại Event và cách đo lường kết quả của Event Marketing

Event là gì? Các công việc mà người làm Event cần phải làm là gì? Tại sao Event lại quan trọng trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp? Nếu bạn chưa có câu trả lời cho câu hỏi này thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.

Event là một trong những công cụ đắc lực và hiệu quả trong hoạt động Marketing. Hãy cùng MarketingAI tìm hiểu ngay Event là gì? Các loại Event Marketing và cách đo lường kết quả, sự thành công của Event Marketing trong bài viết dưới đây.

Event là gì? Định nghĩa sự kiện là gì?

Event hay còn gọi là sự kiện. Trong Marketing, Event chính là một chiến lược được Marketer sử dụng để quảng bá thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của họ với sự tham gia trực tiếp của khách hàng hoặc tham gia qua Internet.

Những sự kiện này có thể trực tuyến hoặc bên ngoài, các công ty có thể tham gia với tư cách là người tổ chức, người tham gia hoặc nhà tài trợ. Các Marketer sử dụng cả chiến lược Event Marketing trong và ngoài nước cho mục đích quảng cáo.

Cục Thống kê Lao động tại Mỹ dự đoán ngành sự kiện này sẽ tăng trưởng 44% trong giai đoạn 2010-2020, vượt hầu hết các dự báo tăng trưởng cho ngành công nghiệp khác. Vậy tại sao ngành sự kiện phát triển nhanh chóng như vậy và tại sao nó lại trở thành một phần không thể thiếu trong các chiến lược Marketing thành công?

Event Marketing là một trong những cách tốt nhất để:

• Xây dựng nhận thức về thương hiệu
• Tăng sự tham gia của khách hàng
• Tạo khách hàng tiềm năng
• Giáo dục khách hàng tiềm năng
• Đẩy bán sản phẩm tới khách hàng

>> Đọc thêm: Workshop là gì?

Tổ chức event là gì ?

Tổ chức Event hoặc tổ chức sự kiện là hoạt động được lên kế hoạch xây dựng và triển khai giúp thu hút nhiều người tham gia và biết đến theo mục đích của người muốn tổ chức sự kiện.

Mục đích của tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện sẽ giúp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp giúp người tiêu dùng biết đến các dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Từ đó giúp tăng số lượng khách hàng tiềm năng để đạt mục đích cuối cùng là tăng doanh thu cho công ty. Trong mỗi sự kiện đều có mục đích riêng, chính vì thế việc trùng lặp ý tưởng sẽ ảnh hưởng tới uy tín của sự kiện. Tùy theo quy mô tổ chức sự kiện mà bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, không gian phải đủ cho khách mời.

Các hình thức Event thường thấy

Event có rất nhiều loại, hình thức khác nhau và Event thông thường được chia thành ba nhóm sau.

Event trong doanh nghiệp

Event trong doanh nghiệp thường chỉ những hội nghị, hội thảo, lễ khai trương... Event này thông thường sẽ mang tính chất nội bộ nhưng có tác động đến quảng cáo thương hiệu nên các doanh nghiệp rất quan tâm. Ví dụ như lễ khai trương thường là ngày để doanh nghiệp tạo dấu ấn với khách hàng.

Event của khách hàng

Event của khách hàng thường là những buổi tri ân, họp báo hay giới thiệu sản phẩm. Đây là hoạt động marketing của doanh nghiệp. Để xây dựng một event marketing tốt nhất thì cần có quảng cáo, truyền thông, khuyến mại để tặng quà cho khách hàng tham gia, qua đó có mới giúp hoạt động marketing hiệu quả

Event phi lợi nhuận

Loại hình này thường chỉ những event có mục đích từ thiện, hoặc quyên góp tiền, cũng có thể là những lễ hội. Sự kiện này thường khơi dậy lòng nhân ái của những người tham gia. Festival cũng là một ngày thường được tạo ra để quảng bá cho thương hiệu hoặc địa phương đó. Ví dụ như: Festival pháo hoa, Lễ hội đền Hùng, Festival hoa Đà Lạt...

Tại sao Event lại quan trọng trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp?

Theo Báo cáo Event Marketing 2019: Điểm chuẩn và Xu hướng của Bizzabo, hầu hết các Marketer thị tin rằng Event là kênh Marketing hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh. Những phát hiện bổ sung từ báo cáo bao gồm:

• Từ năm 2017 đến 2018, số lượng các công ty tổ chức 20 sự kiện trở lên mỗi năm tăng 17%.
• Phần lớn các nhà lãnh đạo công ty đều ủng hộ các chiến lược sự kiện của công ty họ, nhưng sự hỗ trợ này phụ thuộc vào khả năng của các nhóm sự kiện để chứng minh ROI.
• Các doanh nghiệp thành công nhất đang chi 1,7 lần ngân sách Marketing trung bình cho các sự kiện trực tiếp.

Một kế hoạch Event Marketing có thể giúp công ty của bạn nổi bật hơn nhờ sự tương tác cao. Bằng cách kết hợp những event độc đáo trên Facebook với các chiến dịch Digital Marketing, bạn có thể tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa hơn và lâu dài hơn với người mua của bạn.

• Sự kiện Marketing trực tuyến
• Hội thảo trực tuyến
• Sự kiện phát trực tiếp
• Sự kiện trực tiếp
• Triển lãm thương mại
• Hội nghị
• Sự kiện VIP
• Ngày hội việc làm và sự kiện tuyển dụng

Cách đo lường kết quả của Event Marketing

Để tối đa hóa tác động của các chiến lược Event Marketing, cần phải đặt ra các mục tiêu phù hợp và sử dụng các KPI có liên quan. Xác định và đo lường sự thành công của sự kiện cũng quan trọng như chính sự kiện đó. Dưới đây là danh sách các cách để đưa ra các mục tiêu Event Marketing và 9 chỉ tiêu đo lường ROI sự kiện đúng cách.

Chọn mục tiêu thông minh

Trước khi đi sâu vào các KPI cụ thể, bạn hiểu rõ hơn về cách xác định mục tiêu. Bằng cách chọn mục tiêu thông minh bằng phương pháp này sẽ giúp bạn đạt được kết quả mong muốn theo cách hiệu quả nhất có thể.

• Mục tiêu cụ thể: Bạn càng cụ thể khi nói rõ mục tiêu sự kiện của mình, bạn sẽ càng tiến gần hơn đến việc đạt được chúng. Đặt câu hỏi chi tiết có thể là một cách tuyệt vời để đưa ra câu trả lời toàn diện.
• Mục tiêu đo lường được: Các mục tiêu cụ thể đều hiệu quả hơn khi chúng có thể được định lượng bởi vì sau đó bạn có thể đo lường tác động trực tiếp của chúng. Các yếu tố dễ đo lường như chi phí và doanh thu là cách tốt nhất để trả lời câu hỏi.
• Mục tiêu có thể đạt được: Hãy ghi nhớ sự khác biệt giữa tham vọng và không thực tế, đảm bảo đặt ra các mục tiêu có thể đạt được nhưng không bao giờ ngoài tầm với.
• Định hướng kết quả: Mục tiêu nên đo lường kết quả, không phải hoạt động. Mặc dù có thể hữu ích khi gửi 50 email cá nhân cho các nhà tài trợ sự kiện tiềm năng, mục tiêu tốt hơn là đảm bảo cam kết cứng từ 5 nhà tài trợ sự kiện trong vòng 6 tháng tới.
• Giới hạn thời gian: Tất cả các mục tiêu nên có thời hạn tiếp theo. Tạo một dòng thời gian cho các mục tiêu của bạn và phân tích cách chúng sẽ phát triển theo các thời điểm khác nhau.

9 KPI để đo lường thành công Event là gì?

Đăng ký

Tổng số đăng ký rõ ràng là một số liệu quan trọng để xác định thành công sự kiện. Bạn có thể xem đăng ký theo thời gian để xem tháng nào có nhu cầu mua vé cao nhất. Hoặc chia đăng ký theo loại vé để hiểu rõ hơn loại vé nào phổ biến nhất trong số những người tham dự. Có rất nhiều hiểu biết để rút ra từ dữ liệu đăng ký như việc đặt câu hỏi cho người tham gia đăng ký sự kiện.

Tổng doanh thu

Nếu là sự kiện có trả tiền, tổng doanh thu là một chỉ số rất quan trọng cho sự thành công của sự kiện. Nó cũng là một số liệu phải được đào sâu hơn. Tổng doanh thu có thể tiết lộ những hiểu biết quan trọng khác như nhân khẩu học của những người tham dự có mặt nhiều nhất tại sự kiện, loại vé được bán nhanh nhất và thời điểm bán vé đang ở đỉnh điểm. Tất cả những hiểu biết quan trọng này có thể được rút ra từ số liệu tổng doanh thu.

Sự hài lòng của người tham dự

Dù mục tiêu cụ thể của bạn là gì, tất cả các sự kiện đều có cùng một mục tiêu chung là làm hài lòng người tham dự. Nhưng điều quan trọng là phải xác định định nghĩa về sự hài lòng của bạn. Có phải mục tiêu chỉ đơn giản là giải trí cho những người tham dự của bạn trong hội nghị? Bạn có muốn họ có được kiến thức cụ thể về sản phẩm của bạn? Hãy chắc chắn là có chủ ý với số liệu cụ thể này để hiểu rõ hơn về những người tham dự của bạn. Một cách tuyệt vời để đo lường mức độ hài lòng của người tham dự là bằng cách tính:  Điểm hài lòng = % số lượng người hài lòng - % số lượng người không hài lòng

Sự tương tác của người tham dự

Hiểu sự tương tác của người tham dự có thể là một dấu hiệu rõ ràng cho biết nội dung sự kiện có liên quan và có giá trị cho người tham dự hay không. Event Marketing là về thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng và khách hàng tiềm năng, vì vậy việc theo dõi mức độ tham gia của họ trong sự kiện sẽ giúp đánh giá tốt hơn sự thành công của việc xây dựng mối quan hệ.

Các đề cập trên truyền thông mạng xã hội

Trong thế giới tập trung kỹ thuật số ngày nay, phương tiện truyền thông xã hội và các sự kiện đi đôi với nhau. Sự kiện đã trở thành một nguồn nội dung cho cả người tổ chức và người tham dự. Không có gì lạ khi 98% người tiêu dùng tạo nội dung số tại các sự kiện và 100% những người tham dự chia sẻ nội dung gốc đó trên các kênh truyền thông xã hội của họ. Do đó, tối đa hóa đề cập truyền thông mạng xã hội là rất quan trọng cho thành công chung của sự kiện và trong việc đảm bảo rằng thương hiệu sự kiện của bạn sẽ tiếp cận khán giả trên toàn cầu.

Sự tương tác của diễn giả

Một trong những mục tiêu chính của bạn là cung cấp nội dung sự kiện gây được tiếng vang với người tham dự. Một trong những nguồn nội dung chính trong sự kiện của bạn rất có thể sẽ là các bài phát biểu của diễn giả. Do đó, điều quan trọng là đảm bảo rằng các diễn giả của bạn đang cung cấp kiến thức có giá trị đang kết nối với người tham dự.

Một cách để đo lường tác động này là bằng cách theo dõi trang hồ sơ của mỗi diễn giả. Trang của họ đã được xem bao nhiêu lần rồi? Mỗi trang nhận được bao nhiêu lượt thích? Số liệu tương tác như thế này sẽ hiển thị nếu nội dung sự kiện của bạn có liên quan đến những người tham dự có mặt.

Tổng số lần đăng ký

Đảm bảo ghi lại số lần đăng ký trong ngày của sự kiện và so sánh số này với tổng số lần đăng ký. Sự khác biệt cao giữa hai con số này sẽ đáng để xem xét. Tương tự như đăng ký, tổng số lần đăng ký có thể được cắt theo nhiều cách khác nhau để hiểu rõ hơn về nhân khẩu học của người tham dự.

Tỷ lệ chi phí trên doanh thu

Con số tổng doanh thu là không quan trọng nếu nó không được so sánh với tổng chi phí sự kiện. Tỷ lệ này rất quan trọng trong việc giúp bạn hiểu được số lượng và chất lượng tài nguyên được yêu cầu cho sự kiện và liệu các tài nguyên có giúp đạt được mục tiêu Event Marketing của bạn hay không.

Khách hàng chuyển đổi

Từ số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bạn thu thập từ sự kiện, hãy theo dõi những khách hàng nào thực sự dẫn đến một thỏa thuận hợp đồng. Điều này sẽ giúp bạn tính ROI trực tiếp cho các nỗ lực Event Marketing của nhóm bạn và giúp bạn lập chiến lược cho các sự kiện trong tương lai. Hiểu được chiến thuật nào hiệu quả và chiến thuật nào không khi cố gắng giành được khách hàng mới là một cái nhìn sâu sắc quan trọng đối với  chiến dịch Event Marketing.

Những điều cần chú ý để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức được một event thành công không phải dễ dàng. Bạn sẽ cần phải chú ý rất nhiều điều thì mới đảm bảo rằng sự kiện đó thành công. Dưới đây là những điều bạn nên ghi nhớ kỹ để áp dụng khi tổ chức sự kiện!

• Tìm kiếm địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện: Sau khi quyết định ngày diễn ra event, việc tiếp theo là tìm địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện. Sau đó cần hoàn thiện các thủ tục giấy tờ và hợp đồng thật nhanh chóng.

• Gửi thư mời : Bạn cần hết sức chú trọng vào khoản thư mời. Thông điệp trong thư mời vừa đủ thu hút với người đọc mà vẫn cung cấp đầy đủ cho họ những thông tin cần thiết như: chủ đề sự kiện, tổ chức ở đâu, khi nào…
• Cẩn thận trong từng chi tiết: Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ. Hãy chú trọng đến mọi chi tiết dù là lớn hay nhỏ để khi phát sinh vấn đề thì bạn luôn có thể giải quyết nhanh chóng và êm đẹp!
• Luôn phải có kệ hoạch dự phòng cho mọi thứ: Bạn không thể lường trước mọi vấn đề có thể xảy ra. Vì vậy, bạn hãy chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho mọi tình huống.
• Chú ý để chi tiêu : Ngân sách cho sự kiện chỉ có hạn và với tư cách người tổ chức – điều hành sự kiện thì bạn cố gắng để không chi tiêu vượt quá số tiền quy định. Sẽ luôn có những khoản phát sinh bất ngờ nhưng bạn phải biết cách nhìn xa trông rộng để chi tiêu sao cho hợp lý nhất!

Mức lương của nhân viên event là bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên event là bao nhiêu phụ thuộc vào vị trí và kinh nghiệm mà bạn đang thực hiện. Tại Việt Nam, những người chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức có mức lương khởi điểm 4 – 6 triệu / tháng. Sau khi có kinh nghiệm mức lương của bạn sẽ tăng lên 8 – 10 triệu/tháng, thậm chí có thể lên tới 20 triệu.

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể tạo thêm thu nhập bằng cách nhận tiền làm thêm giờ, hoa hồng và phụ cấp hàng ngày cho mỗi sự kiện riêng lẻ. Khi bạn đã có kinh nghiệm, thương hiệu của bạn có thể nhận tư vấn hoặc tổ chức sự kiện để giúp tăng thu nhập. Nếu bạn là người hoạt động lâu năm trong nghề, biết cách xây dựng các mối quan hệ, liên hệ với các đơn vị thực hiện sẽ có hội thăng tiến trong ngành.

Những khái niệm liên quan 

Khi đã hiểu được Event là gì, chúng ta hãy cùng nhau khám phá những khái niệm khác có liên quan đến nó nhé!

Event Management là gì?

Chúng ta có thể tạm dịch Event Management là quản lý sự kiện. Nó chỉ toàn bộ quá trình tố chức và thực hiện các khâu của sự kiện, chương trình: từ khâu lên ý tưởng cho đến việc lên kịch bản nội dung chuẩn bị trang - thiết bị, tổ chức,...

Event Organizer là gì?

Được hiểu là người tổ chức sự kiện. Họ chính là những người đảm bảo nhiệm vụ vai trò quản lý, theo dõi, sắp xếp mọi thứ liên quan đến sự kiện nhằm giúp mọi thứ được được diễn ra thành công, theo đúng kế hoạch đưa ra.

Event Executive là gì?

Event Executive- nhân viên tổ chức sự kiện. Họ là người trực tiếp tham gia, thực hiện các công việc để chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Họ dùng óc sáng tạo cũng như khả năng và sự tỉ mỉ của bản thân để tạo ra những chương trình, sự kiện hoàn hảo, khiến những người tham gia cảm thấy hài lòng nhất.

Event Planner là gì?

Event Planner - người lên kế hoạch cho sự kiện. Họ thường phải làm tốt các khâu như: caterting, chọn địa điểm tổ chức chương trình, phối hợp cùng với những bộ phận khác để đảm bảo chương trình không gặp phải sai sót gì.. Các event planner phải hội tự được nhiều kỹ năng đặc biệt như: kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng, tổ chức, quản lý thời gian... Thì khí đó mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Kết Luận

Như vậy trên đây là một số chia sẻ chi tiết của MarketingAI giúp bạn hiểu hơn về Event là gì? Cũng như những điều xoay quanh Event mà bạn nên biết. Việc sử dụng Event để quảng bá thương hiệu, sản phẩm là một điều vô cùng cần thiết trong xu hướng Marketing hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ là những chia sẻ hữu ích đối với bạn đọc đặc biệt là đối với các Marketer.

Ngọc Mai - MarketingAI

>>> Có thể bạn quan tâm: 

• Tổng quan về 10 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện