Tổng quan về 10 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện

Những sự kiện đáng nhớ không thể tự dưng xảy ra. Việc lên kế hoạch và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đều cần nỗ lực trong một khoảng thời gian nhất định. Cho dù đó là một hội nghị, hội thảo hay một ngày tri ân khách hàng, và dù bạn có ba tuần để lên kế hoạch hoặc cả năm, sự thành công phụ thuộc vào chính các chi tiết nhỏ của sự kiện.

Sự kiện là gì?

Sự kiện là một hoạt động có số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm và thời gian nhất định với mục đích quảng bá, tuyên truyền, truyền đạt một thông điệp cụ thể đối với những người tham gia. Hoạt động sự kiện được tổ chức và diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực như văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội...

Chúng ta có thể thấy rất nhiều sự kiện trong các lĩnh vực đời sống như:

• Thể thao: SEA Games, ASIAD, World Cup và AFF Cup
• Thời trang: Tuần lễ Thời trang Quốc tế Việt Nam - Aquafina Vietnam International Fashion Week

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lên ý tưởng sự kiện cùng với đó là thực hiện các công việc chuẩn bị, hậu cần và tiến hành giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể.

Vai trò của sự kiện

• Một sự kiện thành công đóng vai trò rất quan trọng trong việc tiếp thị, quảng bá hình ảnh thương hiệu, tạo ấn tượng và thu hút khách hàng.
• Việc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của mình đến gần hơn với khách hàng
• Tổ chức sự kiện còn giúp mở rộng tệp khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: Những chiến dịch của Event Marketing gây tiếng vang lớn với độ phủ sóng cao

Quy trình tổ chức sự kiện

Dưới đây là 10 bước bạn cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện. Tuy đây là 10 bước tổng quát bạn cần phải thực hiện khi lên kế hoạch xây dựng quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn cần làm, ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.

Thiết lập mục tiêu của sự kiện

Bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu hữu hình, cụ thể (ví dụ: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này và bạn mong muốn đạt được điều gì sau sự kiện?)

Thành lập đội ngũ và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện

Bất kỳ sự kiện nào cũng đòi hỏi nỗ lực của nhóm phối hợp để xử lý tất cả các chi tiết trong sự kiện. Xem xét việc xác định một người quản lý sự kiện chính (Event Manager) để điều hành việc:

• Quản lý địa điểm
• Diễn giả
• Các tiết mục giải trí
• Quảng cáo
• Nhà tài trợ
• Quản lý tình nguyện viên

Lên lịch về thời gian

Việc lên ngày cụ thể có thể được set up trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

• Cho mình đủ thời gian. Lý tưởng nhất, bạn nên có 4-6 tháng để lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Tránh các khoảng thời gian nghỉ học (ví dụ: kỳ nghỉ đông, xuân và hè)
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính - ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.

Quảng cáo sự kiện

Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề kịp thời và hấp dẫn để có thể cạnh tranh với đối thủ. Điều này có nghĩa rằng bạn cần phải chọn một chủ đề thu hút được và cần có 1 cái tên thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một chú ý quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

• Brainstorm về tên sự kiện: Khi bạn đang suy nghĩ về tên sự kiện, hãy suy nghĩ về: sự kiện của bạn khác với sự kiện khác trong cùng lĩnh vực như thế nào? Bạn đang hy vọng gì để truyền đạt thông qua sự kiện này?
• Tạo một Tagline (khẩu hiệu): Khi bạn đã tìm ra một cái tên, hãy cố gắng tạo khẩu hiệu - một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện.
• Thiết kế Logo: Bước cuối cùng sẽ có logo để biểu trưng được sự kiện của bạn. Logo có thể là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả - cung cấp nhận thức ngay lập tức cho sự kiện của bạn trong tất cả các mục quảng cáo và vật dụng quảng cáo (ví dụ: Áo phông, chai nước, túi xách, v.v.)

Lên Master Plan (Kế hoạch tổng thể)

Kế hoạch này phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
• Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
• Hoạt động / giải trí
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
• Quản lý tài trợ / đối tác
• Quản lý tình nguyện viên

Kiểm soát và điều chỉnh

Để lập kế hoạch xây dựng quy trình tổ chức sự kiện, bạn phải là người quản lý thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc một lúc. Sau khi lên kế hoạch, người quản lý sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong team chạy theo đúng tiến độ. Hãy tìm một trợ lý đáng tin cậy để đơn giản hóa các nhiệm vụ quản trị của bạn. Hoặc sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký, v.v. Giảm thiểu công việc kỹ thuật mang đến cho bạn thêm không gian sáng tạo.

Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công. Bạn nên:

• Tìm kiếm các công ty để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức nhà nước có thể muốn tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng chính cho tới  những doanh nghiệp địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, v.v. .
• Hợp tác với các tổ chức cộng đồng có khả năng cung cấp địa điểm và / hoặc hỗ trợ tổ chức sự kiện hoặc chạy sự kiện.

Tạo kế hoạch quảng cáo

Ngay cả với người diễn giả tuyệt vời nhất hoặc người trong lĩnh vực giải trí, bạn vẫn cần quảng bá để thu hút sự chú ý của khách hàng. Quảng cáo sự kiện có thể bắt đầu với thông báo trên website của bạn, lưu ý trong newsletter hoặc email để lưu ngày. Sau đó tiếp đến là việc quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng quan hệ truyền thông và tiếp cận để khuyến khích khách hàng đăng ký. Và không có kế hoạch nào hoàn chỉnh nếu bạn không gửi lời cảm ơn và bày tỏ sự biết ơn tới các nhà tài trợ, cũng như không có các bài viết về các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

Thiết lập ngân sách

Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính được xác định trong Master Plan. Đừng quên cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả, v.v.

Quá trình đánh giá, rút kinh nghiệm

Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay nó phụ thuộc vào việc bạn có hòa vốn hoặc quyên góp được một số tiền nhất định?

Khi đặt mục tiêu ban đầu, bạn cũng nên cân nhắc cách đo lường mức độ thành công của nó. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm hỗ trợ, bạn có thể dễ dàng theo dõi số đăng ký và chi phí. Nhưng, nếu sự kiện của bạn liên quan đến việc theo dõi, ví dụ như một phiên đấu giá, thì bạn sẽ cần phải đặt một số quy trình tổ chức sự kiện nhất định để xác định hàng hóa được cung cấp bằng hiện vật và tiền được huy động tại sự kiện. Nếu mục tiêu của sự kiện là nâng cao nhận thức, thì sau đó bạn sẽ phải thu thập dữ liệu trên các phương tiện truyền thông xã hội.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn chi tiết: Cách xây dựng nên một Hội nghị ảo tạo leads và thu hút khách hàng

Kỹ năng tổ chức sự kiện bạn cần có

Kỹ năng teamwork (kỹ năng làm việc nhóm)

Tổ chức sự kiện là việc của nhiều bộ phận cùng làm để tạo nên một tổng thể. Mỗi cá nhân trong đó sẽ có công việc khác nhau và đảm nhận một nhiệm vụ riêng. Và mỗi cá nhân đều phải làm việc nhóm nên kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng vô cùng cần thiết của người tổ chức sự kiện.

Kỹ năng chịu đựng áp lực

Như chúng ta đã biết thỉ tổ chức event là nghề làm dâu trăm họ và sẽ có rất nhiều tình huống bất ngờ xảy ra khiến ảnh hưởng lớn tới ngân sách và thời gian thực hiện. Chính vì thế, áp lực thời gian và nhiều áp lực khác sẽ thường xuyên xảy ra nên chịu được áp lực cũng là điều cần thiết mà người tổ chức sự kiện cần có.

Kỹ năng sáng tạo

Trong mỗi quy trình tổ chức sự kiện thì việc sáng tạo luôn cần phải có. Nếu bạn không sáng tạo, thì sự kiện của bạn sẽ không thể nổi bật hơn so với đối thủ. Linh hoạt trong công tác tổ chức và hoạch định được rủi ro để có phương án dự phòng sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả hơn.

Kết

Trên đây là tổng hợp các bước trong quy trình tổ chức sự kiện được MarketingAI tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng rằng qua bài viết trên các bạn biết được cách tổ chức sự kiện và biết được làm sao để lên chương trình tổ chức sự kiện được thuật lợi nhất. Có thể thấy, nếu bạn trau dồi những kỹ năng tổ chức sự kiện thì sẽ là một lợi thế để làm mọi sự kiện thành công.

>>> Có thể bạn quan tâm: 7 nỗ lực của ngành tổ chức sự kiện khi công nghệ Digital bùng nổ

Trang Ami – MarketingAI

Theo Wildapricot