Cách thức xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện là gì?

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện là bản kế hoạch chi tiết, được xây dựng dựa trên những nghiên cứu thực tế về nguồn nhân lực, tài chính, thị trường, mục tiêu và đối tượng mục tiêu sự kiện nhắm đến, từ đó đưa ra những phương thức truyền thông phù hợp nhất.

Một kế hoạch truyền thông sự kiện đạt chuẩn phải được phân chia theo từng giai đoạn, đi kèm là những hạng mục công việc và nhân sự phân công cụ thể. Cùng với đó, kế hoạch sẽ được thực thi dựa trên những giám sát của nhân sự chủ chốt, đảm bảo tính chuyên nghiệp, sự chỉn chu. Ngoài ra, kế hoạch truyền thông cho sự kiện còn chỉ định rõ những thông điệp, hình ảnh nào được sử dụng, cách thức xây dựng và triển khai như thế nào để đạt được hiệu quả tương tác cao nhất.

>>> Xem thêm: Bí quyết xây dựng kế hoạch truyền thông thành công

Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông cho sự kiện cho doanh nghiệp

Trong thực tế, không tồn tại một mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện chung nhất, có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Thay vào đó, nó sẽ được biến tấu và linh động sao cho phù hợp nhất đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp cũng như mục tiêu sự kiện đó đề ra. Tuy nhiên, nhìn chung kế hoạch truyền thông cho sự kiện của doanh nghiệp sẽ bao gồm 2 phần chính như sau:

Phần 1 - Phân tích

Để xây dựng nên những bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện chỉn chu nhất, trước tiên bạn cần đi sâu vào phân tích bối cảnh sự kiện và những yếu tố quan trọng như môi trường bên ngoài cũng các nhân tố gây ảnh hưởng tới sự kiện.

Bối cảnh sự kiện

Đây là phần mở đầu cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua nếu muốn xây dựng bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện chỉn chu, toàn vẹn nhất. Trong đó, những nội dung chính mà bạn cần quan tâm khi phân tích bối cảnh sự kiện gồm có:

• Định vị thương hiệu của doanh nghiệp
• Sự kiện sắp tổ chức bàn về vấn đề gì - Mục đích của sự kiện là gì?
• Kế hoạch thực hiện có bao gồm những sự kiện nhỏ như hội thảo, triển lãm,.. bên trong hay không?
• Các mốc thời gian quan trọng của sự kiện là gì?
• Nguồn nhân lực tham gia sự kiện gồm những ai? Có đơn vị hợp tác, đồng tổ chức hay không?

Tổng quan về môi trường bên ngoài doanh nghiệp (external environment)

Những góc nhìn toàn cảnh sẽ giúp bạn có những nhận định chính xác hơn về tình hình thực tế, từ đó xây dựng nên những chiến lược hành động khả thi hơn. Do đó, nghiên cứu tổng quan môi trường bên ngoài doanh nghiệp là bước bạn không thể bỏ qua khi xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện.

Để phân tích môi trường bên ngoài, bạn có thể áp dụng 1 trong 2 hoặc cả hai mô hình dưới đây:

• Mô hình SWOT (Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội, Threats – Thách thức): Mô hình tập trung đi sâu phân tích điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó là những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Mô hình này được ứng dụng ở hầu hết các doanh nghiệp, phù hợp với mọi quy mô sự kiện.
• Mô hình PEST (P: Political - Chính trị, E: Economic – Kinh tế, S: Social – Xã hội, T: Technological – Công nghệ): Mô hình này sẽ đi sâu tìm hiểu những khía cạnh tác động từ môi trường vĩ mô đối với doanh nghiệp, sự kiện. PEST thường được áp dụng cho những sự kiện tầm cỡ, có quy mô lớn.

Các nhân tố liên quan tới sự kiện

Ở phần này, bạn cần đi tìm hiểu xem những đối tượng nào có ảnh hưởng tới sự kiện của bạn. Đó có thể là các đơn vị báo chí, người tham gia, nhà đầu tư,... Hãy tiến hành phân tích đặc điểm của từng đối tượng cũng như cách họ có thể sẽ phản ứng lại với sự kiện của bạn. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống, sẵn sàng ứng phó kể cả khi họ có những phản ứng tiêu cực với sự kiện.

Phần 2 - Xây dựng kế hoạch

Xác định mục tiêu sự kiện

Bước đầu tiên bạn cần làm khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch truyền thông đó chính là xây dựng mục tiêu của sự kiện. Ở đây bạn có thể ứng dụng mô hình SMART để xây dựng nên những mục tiêu truyền thông sự kiện “chất lượng”, đảm bảo 4 tiêu chí: Cụ thể - Có thể đo lường được - Tính khả thi - Tính thực tế - Thời hạn.

Ví dụ: Khi xây dựng kế hoạch truyền thông cho sản phẩm mới, bạn cần làm rõ bạn muốn giới thiệu sản phẩm bằng cách nào: tạo ra nhu cầu mới hay giải quyết nhu cầu có sẵn.

Xác định đối tượng truyền thông sự kiện nhắm đến

Việc xác định chính xác đối tượng sẽ giúp bạn xây dựng nên những bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn hảo, có thông điệp và có phương hướng tiếp cận phù hợp. Cụ thể hơn, bạn cần trả lời các câu hỏi liên quan đến đối tượng truyền thông như sau: Đối tượng sự kiện nhắm đến là ai? Tại sao họ là đối tượng mục tiêu của sự kiện? Vai trò của họ là gì? Họ có sự hiểu biết như thế nào với doanh nghiệp? Họ có đặc điểm và hành vi ra sao,...

Xác định các kênh truyền thông sẽ được sử dụng cho sự kiện

Tùy thuộc vào mục tiêu và đối tượng truyền thông của sự kiện mà bạn có thể chọn ra những kênh truyền thông phù hợp nhất. Bạn có thể ứng dụng nhiều kênh khác nhau, bao gồm cả online và offline. Trong đó, các kênh thường được sử dụng nhiều nhất trong truyền thông sự kiện gồm có: Youtube, Facebook, Instagram, Website,... Ngoài ra, những kênh truyền thông offline như standee, roadshow, phát tờ rơi,... cũng được ứng dụng nhiều bởi mang lại hiệu quả truyền thông tích cực, tiết kiệm chi phí.

Xây dựng Key Message - Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông đóng vai trò rất lớn, quyết định đến thành công của mỗi sự kiện. Do đó, cần có sự đầu tư mạnh mẽ cho hạng mục này. Bạn có thể xây dựng thông điệp dưới dạng lời kêu gọi hành động, slogan hoặc những câu phát ngôn, trích dẫn,... Tất nhiên, cần đảm bảo rằng thông điệp của bạn phải đủ thu hút, ngắn gọn, chân thực và phải phù hợp với chủ đề và văn hóa của khu vực - nơi tổ chức sự kiện.

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Tiếp đó, cần tính toán và hoạch định chi tiết các chi phí cần chi cho sự kiện. Mức chi phí dự trù càng chính xác và chi tiết bao nhiêu, kế hoạch càng dễ được duyệt. Cùng với đó, quá trình triển khai cũng trở nên “trơn tru” hơn và không bị vấp phải những vướng mắc về mặt tài chính.

Xác định tiêu chí đánh giá và đo lường hiệu quả

Để có thể đánh giá chính xác hiệu quả của kế hoạch truyền thông cho sự kiện, bạn cần xây dựng những bộ tiêu chí riêng. Trong đó, tiêu chí đánh giá cần phải bám sát kế hoạch đã đề ra và nên chia theo từng giai đoạn tương ứng với các giai đoạn của kế hoạch. Các tiêu chí đó có thể là: mục tiêu và kết quả, nhận thức và hiểu biết, phạm vi tiếp cận, phản hồi từ khách hàng,....

>>> Xem thêm: 7 Bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả cho Marketers

Công cụ hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông sự kiện

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện để bạn có thể tham khảo, trong đó có 4 công cụ phổ biến dưới đây:

1. Ma trận BCG

BCG (Boston Consulting Group) là công cụ hỗ trợ xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện lý tưởng, được triển khai theo hướng tập trung vào phân tích các cơ hội bên ngoài như lợi thế thị trường, những đối thủ cạnh tranh,... Cụ thể, ma trận BCG tập trung phân tích 2 yếu tố:

• Thị phần: Định vị thương hiệu doanh nghiệp trong tâm trí của khách hàng, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
• Triển vọng phát triển: Triển vọng tiếp cận khách hàng tiềm năng và mở rộng thị trường.

2. Ma trận SWOT

Ma trận SWOT thường được sử dụng để lập kế hoạch truyền thông sự kiện, xây dựng bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu,... Cụ thể, SWOT đi sâu vào phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và những thách thức mà doanh nghiệp/sự kiện sẽ phải đối mặt. Từ đó, xây dựng nên chiến lược truyền thông sự kiện hoàn chỉnh.

3. BSC

BSC (Balanced Score Card) là công cụ lập kế hoạch truyền thông hướng đến sự phát triển cân bằng. Với việc sử dụng mô hình BSC, doanh nghiệp sẽ đi đánh giá sứ mệnh, tầm nhìn và nghiên cứu các yếu tố liên quan như văn hóa, con người để tổ chức sự kiện.

4. Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh Michael Porter

Mô hình “Năm lực lượng” - Porter được tạo ra để đánh giá các mối quan hệ, đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Trong đó những điểm yếu, điểm mạnh và tương qua giữa doanh nghiệp với các bên liên quan sẽ được đánh giá kỹ càng để làm cơ sở xây dựng bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện toàn diện nhất.

Ví dụ: Khi xây dựng kế hoạch truyền thông sản phẩm mới, doanh nghiệp sẽ đánh giá chiến lược giá của đối thủ? So sánh giá đó hiện rẻ hơn hay đắt hơn so với sản phẩm của mình. Tiếp đó tiến hành nghiên cứu sâu hơn về chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ đó. Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai thác và xây dựng những chiến lược truyền thông sự kiện của riêng mình.

>>> Xem thêm: Mô hình 5 áp lực cạnh tranh: Bí quyết sống sót trên thị trường

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu hiệu quả

Để có những cái nhìn toàn cảnh nhất về kế hoạch truyền thông cho sự kiện là gì, được xây dựng như thế nào, bạn có thể tham khảo những mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu nổi bật dưới đây:

1. Bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu

Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ được sử dụng với mục đích xây dựng văn hóa tổ chức, nâng cao và cải thiện mối quan hệ giữa bản thân doanh nghiệp với nhân sự cũng như giữa các nhân sự với nhau. Về cơ bản, kế hoạch truyền thông cho sự kiện nội bộ sẽ bao gồm những phần dưới đây:

• Tổng quan về kế hoạch
• Mục tiêu truyền thông nội bộ: Xây dựng môi trường giao tiếp chất lượng, chia sẻ thông tin quan trọng, tạo sự đồng thuận và cam kết với sứ mệnh và tầm nhìn doanh nghiệp đề ra.
• Đối tượng truyền thông: Toàn bộ nhân sự trong công ty/tổ chức/doanh nghiệp.
• Phương tiện truyền thông: email, tin nhắn nội bộ, mạng nội bộ, diễn đàn trực tuyến, cuộc họp, buổi giao lưu và hội nghị nội bộ,...
• Thời gian: Xác định rõ mốc thời gian và tần suất thông báo, gửi tin nhắn, định kỳ tổ chức cuộc họp - buổi giao lưu,...
• Nguồn nhân lực và tài chính: Xác định nhân lực, các công cụ và kỹ năng cần để triển khai kế hoạch, đánh giá ngân sách phải chi,..
• Đánh giá hiệu quả: Thiết lập các chỉ số đo lường như lượt xem, lượt phản hồi từ cán bộ công nhân viên trong công ty, đánh giá kết quả để có sự điều chỉnh dựa trên dữ liệu đo lường,...

2. Mẫu kế hoạch truyền thông cho sản phẩm mới

Truyền thông sản phẩm mới giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng tiếp cận đến khách hàng, mở rộng thị phần. Do đó, khi xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới, bạn cần đặc biệt chú ý các hạng mục sau:

• Xây dựng kế hoạch tổng quan: Khái quát lại các nội dung chính và mục tiêu tổng quan của toàn bộ kế hoạch.
• Quản lý nội dung: Tất cả các nội dung liên quan đến kế hoạch truyền thông cho sản phẩm mới sẽ được chi tiết hóa tại mục này.
• Checklist: Phân công chi tiết đầu việc, nhân sự đảm nhiệm và thời gian thực hiện cụ thể đối với từng hạng mục công việc,
• Theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện: Xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện bản kế hoạch: thời gian hoàn thành, thang điểm đánh giá chất lượng,...

3. Bản mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu

Với truyền thông thương hiệu, mục đích chính là để xây dựng và quảng bá hình ảnh của thương hiệu, gia tăng tương tác với khách hàng và xây dựng lòng tin với họ. Theo đó, kế hoạch truyền thông thương hiệu sẽ bao gồm những mục chính sau đây:

• Tổng quan về thương hiệu: Mô tả chi tiết nhất về thương hiệu, bao gồm những giá trị đặc trưng nhất của thương hiệu như giá trị cốt lõi, lợi ích của sản phẩm, tính khác biệt,...
• Mục tiêu truyền thông: Xác định những mục tiêu truyền thông rõ ràng, cụ thể và phải đo lượng được.
• Phân tích đối tượng mục tiêu: Nghiên cứu kỹ về đặc điểm của đối tượng mà kế hoạch đang nhắm đến. Họ có đặc điểm gì, có hành vi ra sao,..
• Chiến lược truyền thông: Tìm kiếm và lựa chọn các phương thức truyền thông hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Thời gian triển khai: Lên sẵn timeline cho các hoạt động truyền thông.
• Nguồn lực và tài chính: Tiến hành phân bổ nguồn nhân sự, tài nguyên và chi phí cho từng hạng mục cụ thể.
• Đo lường, đánh giá: Xây dựng bộ chỉ số để đánh giá hiệu quả của chiến dịch. Bộ chỉ số này có thể linh động theo từng mục tiêu, ví dụ như mức độ nhận biết, độ phủ, số lượt tương tác, doanh số bán hàng,...

Kết quả:

Trên đây là tổng hợp các kiến thức liên quan đến kế hoạch truyền thông cho sự kiện và cách xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả. Bên cạnh đó, bài viết cũng đồng thời cung cấp cho bạn một số ví dụ về kế hoạch truyền thông đặc thù, được triển khai rất chỉn chu. Hãy tham khảo để có thêm nhiều ý tưởng mới, sẵn sàng cho các sự kiện sắp tới của doanh nghiệp mình bạn nhé!