Cách book bài PR hiệu quả giúp doanh nghiệp chọn đúng kênh tiếp cận với khách hàng

Quan hệ công chúng đang là một cách tuyệt vời để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tốt đẹp trong mắt khách hàng của bạn. Tuy nhiên để có một hướng đi tốt trong việc định vị thương hiệu của bạn thì cách book bài PR đúng kênh sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận một cách hiệu quả nhất tới khách hàng thông qua loạt bài về PR.

5 bước để viết bài PR "hút hồn" khách hàng về cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bạn đang viết cái gì? và cho ai?

Việc đầu tiên trong một bài PR là bạn phải hiểu rõ bạn sẽ viết về cái gì, sản phẩm bạn hướng để viết có gì đặc sắc. Thêm vào đó doanh nghiệp bạn đang viết có gì nổi trội hơn các doanh nghiệp khác. Tất cả điều này khiến bạn phải có được sự phân tích rõ nét và chuyên sâu về ngành mà công ty bạn đang hướng đến. Để có cách viết hợp lí bạn phải hiểu được mình đang viết cái gì và yêu cầu của nơi bạn công tác là gì? Bạn phải nắm rõ thông tin sản phẩm, phân tích được những mặt tích cực và tiêu cực của các sản phẩm đó.

(Nguồn: Cao đẳng Việt Mỹ)

Viết bài PR không phải là công việc đi che mắt thiên hạ, bạn phải tìm hiểu và nghiên cứu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng với sản phẩm/ dịch vụ của bạn. Tìm kiếm những thông tin cần thiết hữu ích đáp ứng mong muốn đó thông qua các sản phẩm mà bạn viết. Chính những sự tìm hiểu này sẽ giúp cho bạn hiểu rõ được cái mà bạn đang viết từ đó có một nền tảng tốt nhất để thực hiện những bước sau này.

Bước 2: Xác định mục tiêu viết bài PR của bạn để làm gì?

Tại sao bạn phải viết một bài PR, sản phẩm công ty bạn đang gặp vấn đề gì? Bài PR sẽ giải quyết những vấn đề mà bạn đang hoang mang và gặp phải. Những mục tiêu này có thể là ít hoặc nhiều như bạn cần. Chỉ cần chắc chắn là phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ tổng thể của doanh nghiệp bạn. Ví dụ về các mục tiêu này bao gồm cải thiện hình ảnh thương hiệu của bạn hoặc tăng số người tham dự tại các sự kiện do doanh nghiệp của bạn tổ chức.

Thông thường có nhiều mục tiêu nhưng suy cho cùng 3 mục tiêu chính khi thực hiện viết bài PR cho doanh nghiệp đó là:

• Để tăng doanh số bán hàng (Push sales)
• Để tăng độ nhận diện thương hiệu
• Để xử lý khủng hoảng doanh nghiệp

Bước 3: Xác định đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến

Đối tượng khách hàng là cái quan trọng nhất để bạn nhắm vào khi thực hiện một bài viết PR.  Xác định nhóm khách hàng bạn cần tiếp cận là ai. Ai cần tham gia với doanh nghiệp của bạn? Bạn cần hỗ trợ ai? Ai sẽ bị ảnh hưởng bởi các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp của bạn? Ai có cái gì đó để đạt được hoặc mất đi từ mối quan hệ của họ với bạn?

Sau đó cần phân biệt rõ ràng khách hàng là ai? Người tiêu dùng là ai? Tiếp đến, cần xác định xem thói quen, hành vi, nhận thức hiện tại của đối tượng khách hàng này như thế nào? Họ làm gì, họ quan tâm đến chủ đề gì, quan tâm đến những vấn đề muôn thưở nào….? Để từ đó chọn cách tiếp cận và hướng viết phù hợp cho bài PR để đối tượng truyền thông quan tâm.

Bước 4: Xác định chủ đề, thông điệp PR muốn truyền tải

Không giống như một bài báo, 1 bài thơ hay một bài văn nào đó. Cho dù bài PR của bạn dù có hay có dở như thế nào, cái đích mà người đọc không nhận được một thông điệp cốt lõi nào hay chủ đề không rõ ràng thì bạn đã thất bại trong việc tạo ra một bài viết "chạm" đến khách hàng.

Theo các chuyên gia thì giá trị cốt lõi sẽ chiếm đến 70% thành công của chiêu thức PR. Người đọc mong muốn có một chủ đề hay một thông điệp thật sự ý nghĩa, chính những yếu tố này sẽ giúp đánh sâu vào tâm lý của khách hàng hơn giúp họ ghi nhớ về hình ảnh thương hiệu. Việc nghĩ ra một chủ đề sẽ tốn khá nhiều thời gian nhưng một khi bạn nghĩ ra được ý tưởng hay thì công việc của bạn trong việc viết bài PR trở nên dễ dàng rất nhiều.

Bước 5: Bắt tay vào viết cụ thể bài PR

Bạn đã tiến hành nghiên cứu, biết được sản phẩm của mình là gì, mục tiêu của bạn ra sao? Khách hàng nhắm đến là ai? và thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng gồm những gì? Điều cuối cùng mà bạn làm là bắt tay vào để viết cụ thể trình bày những gì mà bạn muốn truyền tải tới khách hàng của mình.

Điều mấu chốt quan trọng trong cách viết bài PR của mình là tạo ra được cách viết mang đậm dấu ấn cá nhân của mình. Viết bài PR theo đúng công thức hiệu quả nhưng vẫn phải mang lại được bản sắc và tự sáng tạo theo phong cách của mình, và nguyên tắc cơ bản trong cách viết một bài PR là đừng rập khuôn. Có 3 công thức cơ bản để viết bài PR bao gồm:

• Công thức PAS: Trình bày vấn đề - Triển khai diễn giải vấn đề - Đưa ra giải pháp PR
• Công thức 3S: Đưa sản phẩm muốn đề cập - Kể câu chuyện xoay quanh sản phẩm đó - Đưa giải pháp đến khách hàng mục đích là làm nổi bật sản phẩm đó
• Công thức Strings (liệt kê - tổng hợp): Công thức Strings là một trong những công thức phổ biến hiện nay, với lối viết liệt kê và tổng hợp giúp cho đối tượng đọc bài PR có được thông tin hữu ích nhất về sản phẩm hay công ty bạn.

Cách book bài PR trên hệ thống của Admicro

Ưu điểm của chuỗi bài PR là giá trị lan tỏa hiển thị tự nhiên, tiếp theo là xây dựng và duy trì phát triển lòng tin thương hiệu, sau cùng là cung cấp được giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Các kênh đăng tải chính có trong hệ thống Admicro bao gồm: CafeF, Cafebiz, Kênh 14, Dân trí, Afamily...

Các tuyến có thể book bài PR trên hệ thống của Admicro bao gồm những bài sau:

• Article
• Q&A
• Infographic
• Photo essay
• Note Taking
• Gifographic
• Quiz
• Comparing
• Side to view
• Comic
• MiniMagazine
• E-Magazine

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà có thể chọn dạng bài để yêu cầu Admicro viết bài PR. Cách book bài PR rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần chọn kênh phù hợp với doanh nghiệp và chọn bài thích hợp từ đó cho ra yêu cầu cụ thể nhất. Quy trình cụ thể về gói book bài PR trên hệ thống Admicro như sau.

Liên hệ bên Admicro gửi bài

Đầu tiên, bên doanh nghiệp có thể gửi cho Admicro nội dung bài viết có thể kèm theo hình ảnh, video, slides bằng file đính kèm hoặc quay các trang chia sẻ. Bộ phận Sales/Account sẽ tổng hợp các thông tin yêu cầu về book bài PR từ khách hàng theo các tiêu chí như:

• Kênh đăng: dựa trên thông tin từ khách hàng, đội ngũ Admicro sẽ đưa ra những lựa chọn kênh báo chí sao cho phù hợp với đối tượng độc giả mục tiêu mà khách hàng muốn tiếp cận nhất.
• Chuyên mục: sau khi đã lựa chọn kênh đăng, Admicro sẽ giúp bạn lựa chọn chuyên mục đăng sao cho mang lại hiệu quả nhất với chi phí hợp lý.
• Giá bài viết: mức giá cho bài viết sẽ dựa vào độ hot của vị trí bài đăng, độ lớn của chuyên mục, thể loại bài viết,…
• Ngày đăng: khách hàng đưa ra yêu cầu ngày đăng mình mong muốn

Xem trước và phê duyệt yêu cầu của khách hàng

Kể từ khi đăng tin tiếp nhận trong vòng 2h , bộ phận Sales sẽ tiến hành lập hợp đồng và tiến hàng kiểm duyệt nội dung bên doanh nghiệp đưa ra cho Admicro và đăng tin phản hồi lại trong vòng 4h. Sau đó, tùy vào nội dung và ngành PR mà doanh nghiệp có thể phê duyệt. Những ngành hàng PR có mức độ dễ dàng thì sẽ mất từ nửa ngày đến 1 ngày để duyệt hồ sơ, thêm vào đó những ngành hàng phức tạp sẽ mất nhiều thời gian kiểm duyệt hơn từ 2-3 ngày. Admicro biên tập và thiết kế nội dung sao cho trực quan và sinh động nhất. Sau đó gửi lại cho bạn xem xét, chỉnh sửa và phê duyệt cho đến khi bạn thực sự hài lòng.

Thực hiện viết bài PR

Sau khi được phê duyệt về nội dung, dựa trên những yêu cầu có sẵn từ Sales/Account, đội ngũ Content sẽ tiếp nhận và chỉnh sửa bài viết sao cho phù hợp nhất. Có thể nhìn thấy những bước làm ở trên thì để tạo ra một bài PR hoàn chỉnh thì Admicro có đội ngũ kinh nghiệm về viết bài PR cho nhãn hàng. Đây là công đoạn mà doanh nghiệp đưa nội dung cho Admicro, đây là bước trọng trong quá trình Book bài PR trong hệ thống Admicro để biết nội dung có vấn đề gì, cụ thể:

• Nội dung: kiểm tra xem nội dung có đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng hay không, có bị sai lệch gì về thông tin không, có bị lỗi chính tả/lỗi câu hay không,…
• Pháp chế: duyệt xem nội dung có vi phạm quy định gì về pháp luật hay vi phạm quy định gì của Admicro không...

Đăng bài và chia sẻ trên trang

Bài viết sẽ được đăng vào đầu ngày do bạn chỉ định và nằm trong phần tin nổi bật trên trang chủ của trang mà bạn yêu cầu nằm trọng hệ thống của Admicro và trong box Sponsored Articles. Bộ phận đăng bài tiếp nhận nội dung bài PR đã được duyệt và tiến hành kiểm tra bài lần cuối, chọn kênh đăng, chuyên mục đăng và đưa bài lên trang theo lịch lên bài từ phía khách hàng. Doanh nghiệp đã hoàn thành quá trình book bài PR trên hệ thống của Admicro.

>>> Có thể bạn quan tâm: PR là gì? Bật mí các bước để có 1 chiến dịch PR hoàn hảo

Kết luận

Chọn đúng kênh book bài PR đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, tuy nhiên không phải Marketer nào cũng biết cách để chọn đúng kênh book bài PR hiệu quả giúp doanh nghiệp của bạn tiếp cận được khách hàng. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của mình để đáp ứng nhu cầu của mình, và bài viết PR sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra sự tương tác cao giữa doanh nghiệp với khách hàng.

Những bài PR được đầu tư về nội dung với thông điệp rõ ràng đăng tải trên website uy tín chính là công cụ đắc lực đưa doanh nghiệp đến gần hơn với độc giả - những khách hàng tiềm năng trong tương lai. Làm cách nào để xây dựng một chiến dịch PR với những bài viết chất lượng, xác định đúng kênh đăng hiệu quả? PR Solution sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi trên với những gói giải pháp được "đo ni đóng giày" cho từng ngành hàng.

Tìm hiểu thêm về PR Solution: https://bizfly.vn/giai-phap/pr-solution.html