Budget là gì? Làm thế nào để lên kế hoạch tài chính hiệu quả

Budget là gì? Ngân sách cá nhân hoặc ngân sách doanh nghiệp là một bản tóm tắt chi tiết về thu nhập và chi phí được dự báo trong một khoảng thời gian xác định, được theo dõi thường xuyên theo tháng hoặc theo chiến dịch. Bằng cách này, ngân sách là một công cụ hữu ích để giúp đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. 

Budget là gì?

Budget (ngân sách) là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, có thể là hoạch định cá nhân hoặc cũng có thể là tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách theo hoạch định chi tiêu có thể giúp bạn tìm hiểu rõ nét chi phí đầu vào đầu ra cá nhân, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện cho cuộc sống.

Ngoài ra, ngân sách được sử dụng trong kinh doanh thường có trong bản cân đối kế toán, danh sách doanh thu chi tiêt, ngân sách đầu ra, đầu vào, ngân sách sản xuất, ngân sách cho từng bộ phận trong công ty, ngân sách tiền mặt, ngân sách chi tiêu vốn và các khoản khác. Sự kết hợp của tất cả ngân sách được gọi là ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch lợi nhuận của công ty.

Ngân sách giúp quản lý quyết định hoạt động nào sẽ thực hiện và cách thức sử dụng tài nguyên của công ty. Nếu báo cáo thu nhập ngân sách và bảng cân đối kế toán từ ngân sách tổng thể không được chấp nhận, quản lý có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi thực sự bắt đầu.

Mục đích của việc xây dựng ngân sách là gì?

Budget sẽ dự tính các khoản thu và chi cho một dự án của doanh nghiệp. Thông thường, budget sẽ được sử dụng với mục đích.

• Quản lý thu chi trong khoảng thời gian cụ thể của dự án.
• Xác định và điều chỉnh những thứ cần thiết trong dự án đó.
• Tạo cơ sở minh bạch trong việc quản lý trách nhiệm của người có liên quan

Budget đối với các nhà tài trợ thì sử dụng với mục đích khác một chút, budget sẽ giúp bạn hiểu công việc của doanh nghiệp hơn và qua đó có căn cứ để tài trợ. Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét một số vấn đề đó là:

• Doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng vốn thế nào.
• Nguồn thu khác hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.
• Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với hoạt động không.
• Budget có tuân thủ quy định sử dụng vốn không.
• Chi phí vận hành chiếm tỉ lệ bao nhiêu trong dự toán.
• Yếu tố tác động đến budget.

Những yếu tố tác động tới Budget

Có rất nhiều yếu tố chủ quan và khách quan tác động tới budget, có thể kể đến như:

• Chính sách nhà nước
• Thiên tai, bệnh dịch
• Điều kiện chính trị
• Yếu tố về kinh tế ở địa phương
• Khả năng có thêm các khoản từ nhà tài trợ khác
• Thời điểm lập kế hoạch budget

Kế hoạch budget gồm những gì?

Thu

Nguồn thu là nhà tài trợ muốn thấy ở mỗi doanh nghiệp, đa dạng nguồn thu sẽ chứng tỏ được sự bền vững của doanh nghiệp và cho nhà tài trợ thấy doanh nghiệp không phụ thuộc vào duy nhất nguồn tài trợ nào. Thông thường nguồn thu sẽ đến từ việc bán sản phẩm, hợp đồng tài chính, nguồn thu từ các quỹ tài trợ.

Chi

Đây là những khoản chi phí được phân loại theo đơn vị, theo ngày hoặc phân loại cho số lượng người tham gia sử dụng. Đây là các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để phục vụ mục đích phát triển như đầu tư vào các dự án, lương cho nhân viên. Vì khoản chi thường xuất phát từ nguồn thu của doanh nghiệp nên các khoản chi sẽ bị xác định và giới hạn bởi nguồn thu.

Đề mục budget

Khi lập kế hoạch budget thì phải đảm bảo được các đề mục ngân sách thống nhất đối với cả thu và chi. Đây cũng là điều kiện giúp bạn đơn giản hóa việc ghi sổ, báo cáo giúp việc đánh giá hiệu quả tài chính dễ dàng hơn.

Loại tiền tệ

Bạn cần xác định mình đang sử dụng loại tiền tệ gì, tỉ giá của đồng tiền bạn sử dụng và phải được trình bày trong kế hoạch. Rất nhiều nhà tài trợ sẽ yêu cầu bạn quy đổi đồng tiền của mình sang đồng tiền khác.

Chú thích

Chú thích chính là những thông tin quan trọng cần lưu lại trong quá trình lập ngân sách, những chú thích này được sử dụng như các thông tin hướng dẫn cụ thể. Nó liên quan đến toàn bộ việc chi tiêu của tổ chức và quá trình ra quyết định. Hiểu được Budget là gì và chú thích càng rõ ràng sẽ càng thể hiện được nếu tình hình thay đổi sẽ dễ dàng chỉnh sửa ngân sách để phản ánh lại chính xác nhất những gì thực tế.

Làm thế nào để lên kế hoạch tài chính hiệu quả

Một ngân sách được thiết kế tốt nhất sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu và đạt được sự độc lập về tài chính mà không phải hy sinh tất cả những thú vui của cuộc sống. Ngân sách hiệu quả sẽ giúp bạn:

• Đạt được mục tiêu: Giữ tài chính của bạn phù hợp với những hoạch định cá nhân.
• Sử dụng tiền hiệu quả: Đảm bảo bạn không tiêu tiền mà bạn không cần.
• An toàn tài chính: Cuộc sống tràn ngập những điều bất ngờ. Việc phù hợp về mặt tài chính sẽ mang lại lợi ích cho bạn khi các tình huống không lường trước được phát sinh.
• Xác định thói quen bất lợi: Chi phí phải nhỏ hơn thu nhập. Có ngân sách sẽ giúp bạn biết khi nào chi phí lớn hơn thu nhập của bạn và chi phí sẽ tăng lên bao nhiêu. Điều này có thể giúp bạn khắc phục một số hành vi tài chính bất lợi.

>> Xem thêm: Khi ngân sách Marketing ít, làm thế nào để hiệu quả?

Một Marketer giỏi cần phải biết lên kế hoạch phân bổ nguồn lực chi tiêu và các kế hoạch mục tiêu cho năm tới, tất cả đều liên quan đến tài chính và ngân sách. Một số Marketer trong ngành đôi khi thường bỏ qua phần ngân sách bởi nghĩ rằng phòng tài chính sẽ có những quyết định đúng đắn và phù hợp. Đó thực sự là một suy nghĩ sai lầm nếu bạn muốn trở thành một Marketer giỏi. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của quy trình hoạch địch tài chính đã được kiểm chứng và đều được sử dụng bởi những tổ chức có hiệu suất cao trên thế giới hay nói cách khác là cách để đạt được hiệu quả Budget là gì?

1. Khi nhận được mục tiêu chi tiêu ngân sách từ các cấp lãnh đạo, đội vận hành Marketing cần thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp cho tháng tiếp theo, hoặc cho chiến dịch tiếp theo.

2. Team Marketing cần liệt kê ra tất cả những hoạt động mà doanh nghiệp cần thực thi theo tháng tiếp theo, hoặc theo năm, cùng với chi phí dự tính. Sau đó, xếp tất cả vào thành các nhóm. Đừng quên cân nhắc những hoạt động và cam kết Marketing còn chưa hoàn thành. Sau đó kết hợp chúng lại, và thêm những điểm này vào một phần ngân sách marketing của năm. Hãy nhớ luôn để 10% ngân sách dự phòng.

3. Khi bạn rút ngắn danh sách chỉ còn những mục mà bạn tin là phù hợp với mục tiêu chi tiêu, bắt đầu bổ sung thêm chi tiết với ngân sách của mình bằng một số hệ thống, nền tảng phù hợp (đó có thể là các công cụ quản lý hiệu suất Marketing hoặc Excel). Ghi lại tất cả thông tin về những đầu việc bạn cần báo cáo như đại lý, đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM...

Budget là gì? budget trong marketing là gì? Bạn cần có mục tiêu cho ngân sách của mình (Ảnh: Behance)

4. Đánh giá từng ngân sách. Ngân sách này có liên kết trực tiếp với mục tiêu của bạn không? Đây là giai đoạn bạn cần trả lời cac câu hỏi như ta có thể lấy phần nào và ta nên bỏ đi phần nào? Quyết định này sẽ có ảnh hưởng như thế nào?

5. Gửi bản ngân sách để cấp cao duyệt nội bộ. Sau khi được cấp cao hơn duyệt, bạn vẫn cần cân nhắc trao đổi liên tục để hoàn thiện ngân sách.

6. Trong quá trình điều chỉnh, bản ngân sách sẽ liên tục được trao đổi giữa các Marketer trực tiếp làm ngân sách đó và lãnh đạo của họ.

Chu kỳ hai tuần phổ biến như sau: hai tuần để xác định kế hoạch ban đầu, hai tuần nữa để duyệt lần đầu, hai tuần tiếp nữa để điều chỉnh,... Trung bình, quy trình đầy đủ sẽ ngốn khoảng hai tháng dù thời gian đó có thể thay đổi, đặc biệt là nếu cần sự đồng thuận bởi cả ban điều hành.

Lập kế hoạch ngân sách Marketing hiệu quả cần thời gian. Bạn nên bắt đầu quy trình này 3-6 tháng trước năm tài chính đó để các đội Marketing khác có nhiều thời gian để xác định kế hoạch chiến thuật.

7. Khi lãnh đạo marketing xem xét bản kế hoạch ngân sách, họ luôn yêu cầu tính:

• Tuân thủ: Các đội marketing đã lên kế hoạch theo cách mà họ nên làm chưa? và họ có hoàn thành đúng hạn hay không? Ngân sách của họ có liên kết với mục tiêu đầu tư hay không?

• Hiệu suất: Lãnh đạo marketing sẽ dành thời gian để phân tích ý định sử dụng ngân sách của mỗi đội. Họ sẽ đặc biệt chú ý đến liệu những đầu tư marketing được đề ra này có hỗ trợ mục tiêu kinh doanh chung một cách thỏa đáng không?

8. Khi được sự đồng thuận của ban lãnh đạo, doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện những kế hoạch tài chính đã được hoạch định.

>>> Có thể bạn quan tâm: Fintech (công nghệ tài chính) là gì?

Kết luận

Như vậy trên đây là chia sẻ về Budget là gì? mục đích của việc xây dựng budget cũng như cách kiểm soát budget hiệu quả. Hãy bắt đầu sớm, thường xuyên phân tích và nhớ rằng đây là một phần của việc bạn thực hiện Marketing để bạn có thể tạo ra những chiến lược marketing chất lượng nhất.

Nguồn: MarketingProfs