Ủy nhiệm chi là gì? Những điều cần biết xung quanh khái niệm ủy nhiệm chi

Theo bạn thanh toán uỷ nhiệm chi là gì? Ủy nhiệm chi là một trong những lệnh giao dịch phổ biến nhất hiện nay mà các chủ tài khoản thường hay sử dụng. Tuy nhiên, với nhiều người thì đây vẫn là một khái niệm mới mẻ và khó hiểu. Vậy phương thức thanh toán ủy nhiệm chi là gì, Ủy nhiệm chi là chứng từ gì và những điều gì cần biết về ủy nhiệm chi? Những câu hỏi đó sẽ được MarketingAI giải đáp ngay trong bài viết dưới đây

Ủy nhiệm chi là gì?

Theo quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/3/2002 của thống đốc ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán thì ủy nhiệm chi (hoặc lệnh chi) là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán quy định gửi cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mình mở tài khoản yêu cầu tổ chức đó trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?

Sau khi hiểu được khái niệm ủy nhiệm chi là gì thì chúng ta cần phải biết được vậy ủy nhiệm chi dùng để làm gì? Thực chất, thanh toán hoặc chuyển tiền giữa hai tài khoản ngân hàng là tác dụng của ủy nhiệm chi. Với mục đích thanh toán thì khi thực hiện lệnh chi, số tiền mà được ghi trên lệnh này sẽ được chuyển trực tiếp vào lệnh thanh toán của người thụ hưởng.

Với mục đích chuyển tiền thì sẽ có 2 trường hợp: chuyển cùng hệ thống ngân hàng và chuyển khác hệ thống ngân hàng. Trường hợp chuyển cùng hệ thống ngân hàng, số tiền ghi trên lệnh sẽ được chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng. Trường hợp chuyển khác ngân hàng, số tiền ghi trên lệnh sẽ trả cho người thụ hưởng qua tài khoản chuyển tiền phải trả.

Lưu ý khi giao dịch về ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy quyền nhiệm chi cho khách hàng thì bạn cần kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của ủy nhiệm chi đó. Ngoài ra còn phải kiểm tra và đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.

Nếu bạn thấy ủy nhiệm chi không hợp lệ hay số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá  số dư trên tài khoản của khách hàng thì bạn có thể từ chối lệnh chi đó nếu các bên trước đó không có thỏa thuận nào khác.

Còn nếu ủy nhiệm chi hợp lệ thì bạn phải ngay lập tức chi trả cho người thụ hưởng, trích tiền từ tài khoản của người thụ hưởng.

Nội dung có trên giấy ủy nhiệm chi

Thông thường thì ủy nhiệm chi sẽ luôn có 2 liên, một liên cho khách hàng và một liên cho ngân hàng giữ. Liên còn lại khi khách hàng xác nhận sẽ được đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp có căn cứ để làm kế toán.

Một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ thường phải  bao gồm những yếu tố cơ bản sau:

• Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi và số seri (bắt buộc)
• Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền phải rõ ràng
• Tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
• Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.
• Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
• Số tiền thanh toán bằng chữ và số.
• Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.
• Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

Ủy nhiệm chi có mấy liên?

2 là số liên mà thông thường ủy nhiệm chi sẽ có. Vậy hai liên đó của uỷ nhiệm chi là gì?. Bao gồm:

• Liên 1 là liên ngân hàng giữ lại
• Liên 2: là liên mà sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm hạch toán.

Ưu điểm và nhược điểm của ủy nhiệm chi là gì?

Phương thức thanh toán uỷ nhiệm chi có rất nhiều mặt lợi thế tuy nhiên bên cạnh đó cũng không tránh khỏi có những nhược điểm. Vậy ưu điểm và nhược điểm của thanh toán uỷ nhiệm chi là gì? Cùng tham khảo nhé.

Ưu điểm của thanh toán uỷ nhiệm chi

- Thanh toán uỷ nhiệm chi là hình thức đơn giản và được xử lý rất nhanh chóng. Do người được nhận không bị lệ thuộc quá nhiều vào thời gian của người trả tiền.

- Người trả tiền có thể uỷ thác cho ngân hàng, bên ngân hàng sẽ có trách nhiệm giao dịch trực tiếp với người được thụ hưởng.

- Các giao dịch thanh toán uỷ nhiệm chi được thực hiện an toàn và có tính bảo mật cao.

Nhược điểm của thanh toán uỷ nhiệm chi

- Nếu tài khoản ngân hàng của bên trả tiền không có đủ số dư chi trả thì ngân hàng sẽ có thể từ chối thực hiện thanh toán hoặc thanh toán giao dịch cho bên thụ hưởng ngay sau khi người trả tiền bổ sung đủ tiền vào tài khoản.

- Khi thực hiện thanh toán uỷ nhiệm chi, người trả tiền sẽ mất một khoản phí cho bên ngân hàng thương mại.

Ủy nhiệm chi khi nào được xem là chứng từ hợp lệ?

Điều khoản để hợp lệ cho Ủy nhiệm chi là gì, căn cứ vào đâu

Khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/NĐ-CP ngày 26/12/2013, Chính phủ đã quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp:

Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi:

Khoản chi cho việc thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật, khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong doanh nghiệp.

Các khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp, cụ thể bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.

Khoản chi có đủ những hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.

Bộ Tài chính đã hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Khoản 2 của Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/03/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán:

Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi sẽ bao gồm các yếu tố sau:

- Chữ lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, số Seri;

- Họ và tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người trả tiền;

- Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ cho người trả tiền;

- Họ và tên, địa chỉ số hiệu tài khoản của người thụ hưởng;

- Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ cho người thụ hưởng;

- Số tiền thanh toán viết bằng chữ và bằng số;

- Nơi, ngày, tháng, năm lập lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi;

- Chữ ký của chính chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền;

- Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định không trái với pháp luật.

>> Đọc thêm: Khái niệm thấu chi

Cách viết ủy nhiệm chi

Mặc dù đã hiểu được khái niệm ủy nhiệm chi là gì và ủy nhiệm chi sẽ hợp lệ trong những trường hợp nào nhưng cách viết giấy ủy nhiệm chi vẫn sẽ là thắc mắc của nhiều người. Ủy nhiệm chi sẽ có hai phần là phần kế toán doanh nghiệp ghi và phần ngân hàng ghi.

Phần kế toán doanh nghiệp ghi là:

Ngày, tháng, năm: ghi chính xác ngày tháng giao dịch

Đơn vị trả tiền: Ghi tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp

Số tài khoản: Ghi số tài khoản công ty chuyển tiền

Tại ngân hàng: ghi tên của ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản

Đơn vị thụ hưởng: Ghi tên công ty được nhận tiền thanh toán

CMT/ Hộ chiếu…. Ngày cấp…. Nơi cấp…. Điện thoại: Bỏ trống

Số tài khoản: Kiểm tra kỹ thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền

Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng mà doanh nghiệp đối tác có tài khoản

Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng vào ô này. Ví dụ như: 3.000.000đ

Số tiền bằng chữ: ghi thành chữ đúng số tiền đã ghi ở trên. Chữ cái đầu tiên viết hoa và kết thúc bằng ký tự ./. Ví dụ như: Ba triệu đồng./.

Nội dung: Viết rõ nội dung thanh toán

Đơn vị trả tiền

Chủ tài khoản: giám đốc ký, đóng dấu tròn tại đây. Đóng 1/3 đóng ngoài dấu, 2/3 chữ ký vào trong phần dấu.

Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở bên dưới.

Phần dành cho ngân hàng ghi là

Số bút toán: Ghi chính xác số thứ tự bút toán

Loại tiền: VNĐ

Tài khoản ghi nợ

Tài khoản ghi có

Kế toán ký và đóng dấu

Các mẫu ủy nhiệm chi phổ biến thường gặp

Sau khi đã nằm lòng phương thức thanh toán uỷ nhiệm chi là gì, tiếp theo hãy cùng xem các mẫu uỷ nhiệm chi phổ biến nhất hiện nay nhé!

Mẫu giấy ủy nhiệm chi Vietcombank

Mẫu giấy ủy nhiệm chi Agribank

Mẫu giấy ủy nhiệm chi MB

Mẫu giấy ủy nhiệm chi Sacombank

Mẫu giấy ủy nhiệm chi BIDV

Mẫu giấy ủy nhiệm chi ACB

>> Xem thêm: Khái niệm Đáo hạn là gì

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Bước 1: Người trả tiền sẽ tiến hành làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng. Ủy nhiệm chi cần có đầy đủ thông tin theo mẫu mà pháp luật quy định.

Bước 2: Ngân hàng phải trả tiền làm thủ tục trích tiền trên tài khoản người chi trả khi nhận được ủy nhiệm chi và tiến hành thủ tục chuyển tiền với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

Bước 3: Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán nhanh chóng đối với người thụ hưởng. Lúc này giao dịch ủy nhiệm chi chính thức hoàn tất.

Lời kết

Ủy nhiệm chi là một trong những giao dịch phổ biến nhất hiện nay mà mọi người, đặc biệt là các doanh nghiệp cần biết. Trên đây là bài viết: "Ủy nhiệm chi là gì? Những điều cần biết xung quanh khái niệm ủy nhiệm chi". Hy vọng thông qua những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm ủy nhiệm chi là gì cũng như những thông tin liên quan đến hình thức thanh toán này. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của MarketingAI chúng tôi.

Nam Trương - MarketingAI

(tổng hợp)