Tea break là gì? Quy trình tổ chức tiệc trà Teabreak chuyên nghiệp trong sự kiện

Tea break là gì?

Tea break là tên gọi chung của các bữa tiệc nhẹ (tiệc ngọt, tiệc trà) thường được tổ chức vào giờ giải lao của các sự kiện như cuộc họp, hội nghị, hội thảo,... Tiệc được tổ chức nhằm tạo ra mốc thời nghỉ giải lao cho khách mời tham gia nếu sự kiện kéo dài và cần một bước “chuyển tiếp”...

Thời gian diễn ra tea break thường kéo dài từ 30 đến 40 phút, chủ yếu phục vụ các món ăn nhẹ như trà, cafe, bánh ngọt, trái cây hoặc các món tráng miệng đơn giản.

Hiện nay, loại hình tea break được ứng dụng nhiều trong các nhà hàng, khách sạn và tại các trung tâm tổ chức sức kiện, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đơn vị tổ chức và cả khách mời tham gia. Cụ thể:

• Đối với khách mời: Tea break được tổ chức giúp tạo ra cơ hội kết nối, chia sẻ và tái tạo năng lượng sau quãng thời gian dài diễn ra sự kiện.
• Đối với đơn vị tổ chức, việc tổ chức tiệc tea break thành công cũng mang đến cho họ danh tiếng không nhỏ, giúp khẳng định vị thế doanh nghiệp, và gia tăng nguồn doanh thu sau sự thành công của buổi tiệc.
• Đối với doanh nghiệp: Tiệc tea break giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng mối quan hệ tốt với các khách mời tham gia, góp phần làm nên thành công rực rỡ của sự kiện.

>>> Xem thêm: Wedding Planner là gì? Bạn biết gì về nghề "Làm dâu trăm họ"

Menu tiệc tea break

Tiệc tea break gồm những gì? Đây chắc hẳn là thắc mắc chung của rất nhiều đơn vị khi tổ chức sự kiện. Trong thực tế, menu tiệc teabreak khá đa dạng, được phục vụ tùy biến theo từng đơn vị và theo khoảng thời gian trong ngày.

Đối với menu tiệc tea break buổi sáng:

• Thực đơn thường bao gồm các món như sau:
• Các loại bánh nướng mặn và ngọt như: bánh trứng, bánh cuộn quế, mini pizza, croissant,....
• Các loại bánh kẹp như: sandwich, bánh mì Việt Nam, bánh mì kẹp thịt nguội.
• Sữa chua và ngũ cốc, hạt granola,...
• Các món tráng miệng thường là: trái cây tươi, tỉamitsu, thạch rau câu, muffin,...
• Đồ uống gồm có; sữa, cafe, sữa hạt, sữa tươi,...

Đối với menu tiệc tea break bữa xế:

• Thực đơn thường bao gồm các món như sau:
• Các món salad; salad bơ, caesar salad,...
• Đồ uống: trà, cafe, nước ngọt, nước ép, ngoài ra còn có rượu,..
• Trái cây tươi như dưa hấu, táo, cam, nho,...
• Các loại bánh ngọt; cookies, su kêm, phomai, bánh mì ăn kèm,...
• Các loại hạt,....

Quy trình tổ chức tiệc trà hay tiệc tea break trong sự kiện

Mặc dù có quy mô khá nhỏ song quy trình tổ chức tiệc trà (hay tiệc tea break) cũng có những yêu cầu nhất định, đòi hỏi đơn vị tổ chức và doanh nghiệp cần thống nhất chung theo một quy trình cụ thể:

1. Trước hết: Cần chọn được địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện, đáp ứng những yêu cầu đưa ra về không gian, sức chứa,...
2. Thực hiện vệ sinh và trang trí không gian theo như kế hoạch tổ chức sự kiện đã được xây dựng từ trước.
3. Lên danh sách và ấn định số khách mời tham gia để dự trù thực đơn cho tiệc trà, tiệc tea break.
4. Chuẩn bị đầy đủ các bộ dụng cụ để phục vụ cho tiệc tea break của sự kiện.
5. Trang trí bàn tiệc và bày sẵn thực đơn sao cho đẹp và khoa học nhất.
6. Trong quá trình diễn ra tiệc tea break chú ý luôn theo sát để hỗ trợ khách mời ngay khi họ có yêu cầu: rót đồ uống, bổ sung thêm đồ ăn, khắc phục các sự cố đổ vỡ,...
7. Sau bữa tiệc, tiến hành thu dọn và phân loại các dụng cụ để chuyển đến khu vệ sinh.
8. Thực hiện dọn dẹp hội trường - nơi tổ chức bữa tiệc.

>>> Xem thêm: Tổng quan về 10 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện

Dịp nào nên đặt Tea Break?

Như đã nói trong mục tiệc tea break là gì, tea break được tạo ra với nhiều mục đích khác nhau, mang đến những lợi ích to lớn cho cả người tham gia, các doanh nghiệp và đơn vị tổ chức. Có lẽ cũng chính vì vậy mà ngày nay tiệc tea break được ứng dụng trong hầu hết các sự kiện quan trọng như:

1. Hội thảo

Hội thảo thường có thời gian tổ chức dài, trong khoảng từ 2 đến 8 giờ. Theo đó, thời gian tổ chức tiệc tea break cũng có sự tùy biến vào đầu hoặc giữa buổi tùy theo yêu cầu của đơn vị thuê tổ chức. Về thực đơn, tiệc tea break của các hội thảo không đòi hỏi quá nhiều về món. Cách thức phục vụ cũng đơn giản hơn, đa phần là tự phục vụ. Số ít các hội thảo lớn sẽ yêu cầu có người phục vụ đi kèm. Các dụng cụ sử dụng cho bữa tiệc tập trung vào các chất liệu như sứ, inox để tạo sự sang trọng, lịch thiệp.

2. Hội nghị

Đây là dạng sự kiện có phục vụ tea break nhiều nhất. Bởi, thời gian tổ chức hội thảo thường diễn ra khá dài, rơi vào khoảng từ 2 đến 8 tiếng. Thậm chí, có nhiều hội thảo còn diễn ra trong vài ngày liên tiếp. Cũng chính vì vậy mà tiệc tea break thường được tổ chức khá linh động trong các hội thảo, có thể là đầu buổi sáng hoặc giữa các buổi sáng và chiều.

Thời lượng tiệc tea break tại các hội thảo thường diễn ra trong khoảng từ 15 đến 30 phút. Trong đó, thực đơn món tại các hội nghị khá đa dạng, tuy nhiên thức ăn lại có kích thước khá nhỏ và yêu cầu cao về chất lượng. Về hình thức trình bày, tiệc tea break của các hội thảo có những đòi hỏi gắt gao và quy cách phục vụ. Đặc biệt, các dụng cụ dùng cho tiệc phải là chén đĩa sứ và dụng cụ inox. Tất cả được thay mới sau mỗi lần sử dụng. Phục vụ cũng phải đảm bảo luôn theo sát toàn bộ bữa tiệc để xử lý các sự cố phát sinh ngay khi phát hiện.

3. Workshop

Workshop có quy mô nhỏ hơn hẳn so với hội thảo hay hội nghị. Bên cạnh đó, thời lượng diễn ra workshop cũng khá ngắn. Chính vì vậy, tiệc tea break đối với dạng sự kiện này cũng không có những yêu cầu quá cao về món và phương thức phục vụ, chủ yếu sẽ là các món ăn ngọt hoặc mặn đơn giản. Hoặc cũng có thể các lựa chọn món theo phần, và nhất định không thể thiếu đồ uống. Tiệc tea break ở workshop thường được tổ chức trong khoảng 15 đến 20 phút, diễn ra vào giờ giải lao của sự kiện. Tiệc là thời gian lý tưởng để người tham gia làm quen, trò chuyện với nhau và bàn luận về các chủ đề bên lề workshop.

4. Khai trương

Gần đây, các bữa tiệc tea break cũng rất được ưa thích trong tổ chức các sự kiện khai trương. Đối với dạng sự kiện này, tiệc thường khá đơn giản, chỉ bao gồm các món như trà, cafe hay các loại bánh. Về hình thức phục vụ, tiệc tea break cho khai trương khá chú trọng về phần hình ảnh, đòi hỏi các dụng cụ phục vụ phải đủ sang trọng và tinh tế. Tốt nhất nên sử dụng chất liệu sứ và inox. Thời gian diễn ra tiệc cũng được tính toán kỹ càng nhằm đem đến cho người tham gia sự hài lòng, thu hút họ ở lại với sự kiện.

Những lưu ý khi đặt Tea break

Thành công của mỗi sự kiện có sự góp sức không nhỏ của tea break. Do đó, khi tổ chức tiệc tea break bạn cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:

• Chọn đơn vị tổ chức uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức tiệc tea break cho nhiều sự kiện.
• Không gian nơi tổ chức tea break phải sạch sẽ, thông thoáng,...
• Các món ăn được trình bày đẹp mắt, trang trọng,... Có thể kết hợp trang trí cùng hoa tươi, khăn trải bàn, thiệp,...để tạo sự ấm áp.
• Khẩu phần được tính toán kỹ càng, đảm bảo phù hợp với khách mời tham gia.
• Thực đơn chú trọng sự tinh tế, không cần quá cầu kỳ.
• Nên thông tin các món được phục vụ để khách hàng nắm rõ.
• Chuẩn bị các dụng vụ phục vụ hợp lý theo tính chất và quy mô của sự kiện (đĩa sứ, dụng cụ inox,...).
• Nên bàn bạc với đơn vị tổ chức về việc đưa âm nhạc vào trong bữa tiệc để tạo ấn tượng với khách mời tham gia.

Hơn hết, cần tính toán kỹ càng mức ngân sách dự chi và timeline rõ ràng của sự kiện để căn chỉnh quy mô tổ chức tiệc tea break sao cho phù hợp nhất. Đây là điều mà bất kỳ nhân viên tổ chức sự kiện nào cũng phải nắm vững và có sự trao đổi với đơn vị thuê để tránh những rắc rối phát sinh về sau.

Tạm kết:

Trên đây là những thông tin chia sẻ về khái niệm tea break là gì và những lưu ý khi tổ chức tiệc tea break. Có thể thấy, tea break là một phần không thể thiếu của các sự kiện, góp phần khẳng định hình ảnh doanh nghiệp, thương hiệu và uy tín của đơn vị tổ chức. Hãy tính toán chi tiết và hoạch định kế hoạch tổ chức rõ ràng để sự kiện diễn ra tốt đẹp và hoàn hảo nhất, làm hài lòng mọi đơn vị thuê.