Soft opening là gì? Hướng dẫn cách tổ chức soft opening “bùng nổ” nhất

Soft opening là gì?

Soft opening là giai đoạn thử nghiệm trước khi doanh nghiệp chính thức khai trương nhằm kiểm tra hệ thống, dịch vụ, nhận phản hồi từ khách hàng trước khi hoạt động toàn diện. Trong giai đoạn này, thương hiệu có thể mời một số khách hàng thân thiết hoặc tổ chức một sự kiện nhỏ để thử nghiệm, điều chỉnh các yếu tố cần thiết. Đây là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành dịch vụ, đặc biệt là nhà hàng, khách sạn và các cửa hàng bán lẻ.

Lợi ích của soft opening là gì?

Soft opening giúp sự kiện khai trương chính thức diễn ra thành công, trọn vẹn hơn nhờ những đóng góp sau:

Kiểm tra và hoàn thiện dịch vụ

Soft opening là cơ hội thuận lợi để thương hiệu kiểm tra toàn bộ quy trình hoạt động thực tế, qua đó nhận diện và xử lý được các vấn đề phát sinh đột ngột. Doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra hệ thống kỹ thuật và các trang thiết bị để đảm bảo chúng hoạt động mượt mà, tránh các sự cố không mong muốn khi khách hàng đông đúc.

Thu hút sự chú ý

Sự kiện này thường tạo ra cảm giác độc đáo và mới lạ, kích thích sự tò mò, mong đợi từ phía khách hàng mục tiêu. Tận dụng cơ hội này, thương hiệu có thể thu hút báo chí và các phương tiện truyền thông, tạo ra tiếng vang trước ngày khai trương chính thức. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh ban đầu cũng như gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.

Phản hồi từ khách hàng

Một lợi ích không thể bỏ qua của soft opening là phản hồi từ khách hàng. Đây là giai đoạn “vàng” để doanh nghiệp nhận được những nhận xét, đánh giá trực tiếp về dịch vụ, sản phẩm, không gian,... Những ý kiến này cực kỳ quý giá giúp doanh nghiệp điều chỉnh, nâng cao trải nghiệm khách hàng trước khi chính thức khai trương. Việc thu thập ý kiến khách hàng cũng giúp thương hiệu có thêm nhiều ý tưởng hay ho, hữu ích để cải tiến menu và các yếu tố khác trong dịch vụ của mình.

Tối ưu hoá chiến lược marketing

Các cửa hàng thường sử dụng Soft opening promotion như một “phép thử” cho các chiến dịch marketing của mình. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của các hoạt động khuyến mãi và điều chỉnh trước khi triển khai rộng rãi. Qua việc quảng bá sự kiện soft opening, thương hiệu có thể xác định những kênh truyền thông, phương pháp quảng cáo hiệu quả nhất giúp tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận trước khi áp dụng trên diện rộng.

Xây dựng mối quan hệ

Việc triển khai soft opening còn hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh và các nhà cung cấp. Thương hiệu có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình trong môi trường thân thiện và ít áp lực hơn. Bên cạnh đó, các khách hàng tham gia soft opening party sẽ có cảm giác đặc biệt hơn, được trải nghiệm đầu tiên, từ đó xây dựng lòng trung thành và ủng hộ lâu dài với thương hiệu.

4 bước tổ chức Soft Opening thành công

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Lên kế hoạch chi tiết là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo sự kiện soft opening diễn ra suôn sẻ. Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của soft opening là gì như kiểm tra quy trình phục vụ, thu thập phản hồi hay tạo dựng hình ảnh thương hiệu. Một bản kế hoạch soft opening kỹ lưỡng sẽ có timeline chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện, đảm bảo mọi bộ phận liên quan đều nắm rõ và thực hiện theo kế hoạch.

Bước 2: Chuẩn bị kỹ lưỡng

Để chương trình soft opening diễn ra trọn vẹn nhất, cửa hàng phải đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, nắm vững quy trình phục vụ khách hàng. Ngoài ra, nếu có phần soft opening party thì thương hiệu phải chuẩn bị soft opening menu chỉn chu, đảm bảo mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Tất cả trang thiết bị, máy móc, sân khấu,… cần kiểm tra kỹ lưởng để mọi thứ đều hoạt động trơn tru. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp tránh các sự cố không mong muốn mà còn tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng giúp họ cảm nhận được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp.

Bước 3: Quảng bá sự kiện

Quảng bá sự kiện là bước quan trọng để thu hút sự chú ý và tạo hứng thú cho khách hàng. Doanh nghiệp cần sáng tạo soft opening content hấp dẫn, tận dụng các kênh truyền thông xã hội, email marketing, website,… để thông báo về sự kiện. Việc lồng ghép các chương trình soft opening promotion cũng là cách hiệu quả để thu hút đông đảo người tiêu dùng. Đồng thời, mời những khách hàng thân thiết hoặc các influencer tham gia sự kiện sẽ tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ giúp sự kiện nhận được quan tâm nhiều hơn.

Bước 4: Thu thập phản hồi

Thu thập phản hồi là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quá trình tổ chức soft opening. Doanh nghiệp có thể sử dụng khảo sát trực tuyến hoặc phiếu phản hồi để thu thập ý kiến từ khách hàng về soft opening menu, dịch vụ, không gian,... Thương hiệu có thể dựa trên những nhận xét, đánh giá này để đưa ra các điều chỉnh tối ưu trước khi chính thức khai trương. Việc lắng nghe, cải thiện dựa trên ý kiến đóng góp không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo được sự hài lòng, tin tưởng từ phía khách hàng.

Một số case study về triển khai Soft Opening thành công

Pizza 4P's

Pizza 4P's là một trong những thương hiệu F&B nổi tiếng tại Việt Nam đã áp dụng thành công chiến lược soft opening để tạo tiếng vang trước khai trương chính thức. Cửa hàng sẽ đăng các bài viết soft opening content thông báo về sự kiện cùng các chương trình khuyến mãi hấp dẫn như tặng phần tráng miệng miễn phí. Qua đó, các cửa hàng mới sẽ nhận được sự quan tâm của đông đảo khách hàng cũng như mong muốn trải nghiệm sản phẩm đầu tiên của nhiều thực khách. Đây cũng là cơ hội để Pizza 4P's nhận phản hồi quý giá về hương vị, cách bày trí món ăn hay chất lượng phục vụ, giúp họ điều chỉnh và hoàn thiện trước ngày khai trương chính thức.

Phúc Long

Phúc Long là thương hiệu cà phê nổi tiếng ở Việt Nam, cũng thường xuyên áp dụng chiến lược soft opening khi mở các cửa hàng mới. Nhìn vào sự thành công của trong các sự kiện soft opening của Phúc Long có thể thấy nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tổ chức chỉn chu thì hiệu quả marekting lẫn kinh doanh thu về rất lớn. Khi khai trương cửa hàng tại Hàng Điếu, Hà Nội, Phúc Long đã tổ chức một buổi soft opening để thử nghiệm quy trình phục vụ và kiểm tra hệ thống pha chế. Thương hiệu đã kêu gọi khách hàng đến tham gia sự kiện để trở thành thực khách đầu tiên của Phúc Long, qua đó tạo ra tiếng vang và thu hút sự chú ý từ cộng đồng.

Biti’s Hunter

Biti’s Hunter đã thực hiện chiến lược soft opening rất thành công khi ra mắt dòng sản phẩm mới. Thông qua các chiến dịch truyền thông xã hội, Biti’s đã tạo ra sự tranh luận sôi nổi về các chủ đề như #teamdi (đi xa) và #teamtrove (trở về). Họ tổ chức các sự kiện soft opening với sự tham gia của các KOLs và những người có ảnh hưởng lớn, tạo ra nhiều bài viết, chia sẻ trên mạng xã hội. Những phản hồi và ý kiến từ các sự kiện này đã giúp Biti’s cải thiện sản phẩm, dịch vụ của mình, nhờ đó doanh số bán hàng đã tăng lên đáng kể.

>>> Bài viết liên quan: Grand Opening là gì? Kế hoạch xây dựng quy trình Grand Opening hoàn hảo các Marketer cần biết

Kết luận

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về soft opening là gì và tầm quan trọng của nó trong việc đảm bảo sự thành công cho ngày khai trương chính thức. Việc áp dụng chiến lược soft opening giúp doanh nghiệp không chỉ hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ mà còn tạo dựng được hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ và thu hút được sự chú ý từ công chúng. Dù bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực F&B, bán lẻ, khách sạn hay công nghệ, việc thực hiện một soft opening có kế hoạch và chiến lược sẽ mang lại những lợi ích to lớn, giúp doanh nghiệp của bạn khởi đầu vững chắc và bền vững.