Grand Opening là gì? Kế hoạch xây dựng quy trình Grand Opening hoàn hảo các Marketer cần biết

Nếu bạn làm trong lĩnh vực tiếp thị thì hẳn đã quá quen thuộc với những buổi Grand opening. Vậy nhưng bạn có chắc là mình đã hiểu đúng về thuật ngữ này cũng như các quy trình cần thiết để diễn ra một buổi Grand opening thành công? Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về Grand opening là gì cùng những quy trình bắt buộc không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện khai trương nhé!

Grand Opening là gì?

Grand opening còn được biết đến là ngày khai trương chính thức của 1 cửa hàng, là sự kiện đầu tiên mang ý nghĩa quan trọng, mở đầu cho hoạt động kinh doanh và những sự kiện lớn nhỏ sau này. Trong ngành nhà hàng - khách sạn, buổi Grand opening sẽ có sự tham gia của nhiều khách mời, các đối tác, nhà đầu tư  cùng nhiều khách hàng tiềm năng, những nhân vật quan trọng góp phần định hình và phát triển thương hiệu về lâu dài. Đây cũng là dịp để chủ cơ sở kinh doanh giới thiệu và quảng bá hình ảnh đến đông đảo khách hàng cũng như gửi tặng những chương trình ưu đãi để tri ân cổ đông, đối tác.

Ngày Grand opening thường sẽ có các hoạt động văn nghệ, ăn uống, tiệc ngọt dành cho khách mời. Bên cạnh đó cũng sẽ có những phần chơi mini game kèm nhiều ưu đãi khuyến mại hấp dẫn cho khách hàng.

Ngày diễn ra Grand opening mang ý nghĩa cực kỳ đặc biệt, bởi đây không chỉ là ngày khai trương, giới thiệu những nét đặc sắc trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng mà còn thu hút sự quan tâm chú ý của không ít khách mời, nhà báo, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng, vậy nên mọi kế hoạch lịch trình của buổi lễ Grand opening phải diễn ra thật chỉn chu, ấn tượng.

Quy trình lên kế hoạch cho Grand opening

Chọn một ngày đặc biệt

Dù việc khai trương cửa hàng mới có thể kéo dài trong vài tuần, bạn cũng nên chọn một ngày đẹp trời hoặc cuối tuần để tổ chức một lễ hội lớn và mời tất cả mọi người. Quảng cáo “Grand Opening Weekend” trên mặt báo, banner trên tất cả các website hoặc billboard tại những nơi dễ thấy.

Chọn một chủ đề - cái tên

Thông thường, khai trương cửa hàng sẽ đơn giản có tên là một Lễ Khai Trương Cửa Hàng ABC nào đó. Nhưng để cho chương trình của bạn thật sự hấp dẫn, có thể chọn một cái tên cùng với đó là toàn bộ concept, chủ đề của Lễ Khai trương. Có thể lấy những chủ đề đơn giản làm cảm hứng và gần gũi, ví dụ kinh doanh mặt hàng thời trang thì sẽ dựa vào các trend đang hot hiện nay hoặc dựa theo mùa; kinh doanh nhà hàng sẽ chọn chủ đề biển khơi nếu sản phẩm chính là thủy hải sản...

Xác định chi phí quà tặng khuyến mãi

Trong buổi Grand opening, bên cạnh những thông tin về thương hiệu, sản phẩm thì hoạt động tặng quà khuyến mại, giảm giá cũng là yếu tố quan trọng để thu hút người tham dự. Chính vì vậy bạn đừng ngần ngại chi ngân sách đầu tư cho những món quà tặng nho nhỏ, những voucher khuyến mại hấp dẫn tới khách hàng vừa để gia tăng độ nhận diện thương hiệu vừa giúp khách hàng an tâm khi sử dụng dịch vụ của mình, tặng quà khuyến mãi nhưng cũng đừng quên xác định chi phí quà tặng cụ thể để dễ dàng kiểm soát số lượng và điều chỉnh ngân sách phù hợp.

Xây dựng chiến lược Marketing lâu dài

Grand opening chỉ là bước khởi đầu cho hoạt động kinh doanh và những sự kiện lớn nhỏ sau này của công ty. Bên cạnh quá trình chuẩn bị cho buổi lễ khai trương diễn ra hoàn hảo, bạn cần xây dựng chiến lược marketing lâu dài để quảng bá sản phẩm dịch vụ đến đông đảo hơn với khách hàng. Đề ra chiến lược marketing lâu dài không chỉ là kim chỉ nam cho những hoạt động tiếp thị của thương hiệu mà còn định vị tên tuổi thương hiệu trên thị trường, để khách hàng luôn nhớ và tin dùng sản phẩm của bạn giữa vô vàn các đối thủ khác trên thị trường.

>>> Đọc thêm: Các bước xây dựng chiến lược thương hiệu bất kì nhà Marketer nào cũng nên nắm rõ

Thực hiện chiến dịch tiếp cận khách hàng

Tiếp đó, bạn cần thực hiện các chiến dịch tiếp thị cả hình thức online lẫn offline để quảng bá rộng rãi sự kiện khai trương của nhà hàng đến đông đảo tầng lớp người dùng. Lựa chọn ưu tiên quảng cáo tại các khu vực lân cận thông qua hình thức phát tờ rơi, sau đó tiếp cận đối tượng khách hàng rộng hơn bằng việc gia tăng độ phủ trên các kênh truyền thông xã hội, các bài PR, lời nhắc tham gia sự kiện được cập nhật liên tục trên website và đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Lên kế hoạch chương trình cụ thể

Cuối cùng, bạn phải xây dựng timeline chi tiết và rõ ràng cho những hoạt động sẽ diễn ra trong ngày khai trương: bao gồm những hoạt động gì, dự kiến diễn ra trong bao lâu, khách mời bao gồm những ai, trang trí nhà hàng ra sao… Kế hoạch chương trình cần được lên ít nhất 2-3 tháng trước khi diễn ra ngày khai trương chính thức để có thể phân bổ nhân sự, phân công công việc và dự tính đến những tình huống phát sinh ngoài mong đợi. Càng lên kế hoạch từ sớm và chỉn chu, sự kiện grand opening sẽ diễn ra tốt đẹp và hoàn hảo nhất.

Grand opening được xem là bước đệm quan trọng cho quá trình hoạt động và phát triển của cửa hàng. Một buổi lễ khai trương thành công không chỉ cần tổ chức hoành tráng mà còn phải thu hút sự quan tâm, của đông đảo người dùng, gia tăng khả năng tiếp cận và mở rộng tập khách hàng tiềm năng cho cửa hàng. Chính vì vậy, chủ đầu tư hay quản lý nhà hàng cần chú trọng đầu tư và thực hiện triển khai kế hoạch grand opening thật trau chuốt và dự tính những tình huống có thể phát sinh để lên những phương án dự trù hợp lý, không để ngoại cảnh làm mình bị động trong xử lý.

Marketing cho ngày khai trương (Grand Opening)

Quảng cáo tại các khu vực lân cận

Báo, tạp chí địa phương sẽ là một nguồn lực hữu ích để bạn quảng bá tới các khu vực lân cận về cửa hàng của bạn. Những tuần báo là nơi tuyệt vời để chạy quảng cáo cho khai trương, coupon cho giặt là miễn phí... để khơi gợi các khách hàng tiềm năng tới thử cửa hàng của bạn. Hãy hỏi họ về chi phí để đặt tờ rơi trên các trang báo. Thông thường, giá sẽ không đắt, và thậm chí một số tờ báo nhỏ còn cho bạn đặt free nếu họ được cung cấp các coupon giảm giá khuyến mãi đặc biệt.

Quảng cáo trên các website

Ngày nay, mọi người tiêu thụ thông tin chủ yếu qua Internet từ các phương tiện laptop hoặc điện thoại thông minh. Việc quảng cáo online là cực kì cần thiết để tạo ra nguồn phủ sóng lớn trên các phương tiện social media. Thông thường nhất là đặt banner trên các trang báo lớn, có số lượng tiếp cận và tương tác cao, nhận được sự quan tâm của nhiều tầng lớp và nhiều đối tượng độc giả. Hoặc sử dụng Google Adwords, SEO từ khóa trên Google để thông tin về lễ khai trương của bạn luôn hiện lên đầu tiên khi người dùng tìm kiếm các từ khóa liên quan hoặc nó sẽ hiển thị luôn trên dòng đầu tiên khi ở trang kết quả bất kì của Google. Hay chi tiết hơn là một chiến dịch bao gồm banner, các bài PR và tăng lượt views để số lượng hiển thị nhiều hơn. Đó đều là những cách hiệu quả để quảng bá truyền thông thương hiệu của bạn tới đa số người dùng.

Chuẩn bị đội ngũ phục vụ tốt

Nhân viên cửa hiệu là đối tượng đầu tiên các khách hàng tiếp xúc khi tới cửa hàng. Mỗi nhân viên đều là hình ảnh đại diện của thương hiệu. Hãy đảm bảo rằng các nhân viên đã được training tốt và luôn giữ thái độ thân thiện với khách hàng.

Có sẵn chi phí cho các phần giảm giá, khuyến mãi, tặng miễn phí, giải thưởng

Đây là một trong những yếu tố quan trọng để khách hàng mong chờ Grand Opening của bạn, cũng như trong các dịp lễ quan trọng. Nó khác so với ngày thường ở chỗ, các sản phẩm có thể được giảm giá ở mức tối đa và họ có cơ hội sở hữu các sản phẩm chất lượng với một mức giá ưu đãi hơn. Đừng ngại chi ngân sách cho discount vào những ngày này, vì nó có thể mang lại rất nhiều lợi nhuận trong tương lai sau khi khách hàng "dùng thử" và thích chất lượng sản phẩm của bạn (trong trường hợp khẳng định rằng sản phẩm, dịch vụ của bạn luôn tốt và đảm bảo).

Lên kế hoạch rõ ràng

Cuối cùng là bạn phải lên một kế hoạch rõ ràng về chương trình: Timeline như thế nào, diễn ra trong bao lâu (cả ngày hay một buổi sáng/chiều/tối), sẽ mời những người nổi tiếng nào, các màn văn nghệ âm nhạc được trình diễn bởi ai, có phần bốc thăm trúng thưởng không, khu bày bán sản phẩm dùng thử/mẫu/khuyến mại như thế nào, trang trí, bày biện cửa hàng ra sao...

Thủ tục xin giấy phép tổ chức Grand opening

Để tổ chức sự kiện Grand opening, chắc chắn các bạn sẽ phải xin giấy phép tổ chức, bao gồm: địa điểm tổ chức, kế hoạch cho đến việc thực thi,… Để có một buổi Grand opening thành công, bạn cần phải nắm rõ những thủ tục xin giấy phép sau đây:

Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép

Sau khi lựa chọn được ngày đẹp để tổ chức buổi khai trương, bạn phải hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép. Bạn nên thực hiện điều này từ sớm, tránh để sát ngày diễn ra sự kiện mới nộp vì như vậy có thể sẽ bị lỡ ngày hoặc phát sinh những tình huống buộc bạn phải sửa đổi hồ sơ giấy tờ cấp phép. Nên nộp hồ sơ xét duyệt trước ngày diễn ra khai trương cửa hàng ít nhất là 30 ngày.

Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức).
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
• Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
• Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
• Bản ghi lời bài hát (lyric) với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó (đối với những chương trình tổ chức với quy mô lớn).
• Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải có giấy xin phép của Sở Công Thương.
• Sự kiện dù có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
• Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.

Xin cấp phép tại các địa phương

Nếu bạn tổ chức Grand opening cho một chuỗi nhà hàng của mình, diễn ra ở nhiều tỉnh, thì bạn chỉ cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.

Chú ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại các tỉnh thành khác. Với những sự kiện có quy mô lớn, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của UBND Tỉnh (gồm: cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của những nhân vật tầm cỡ),…

Tùy theo từng địa phương sẽ có những quy định về thủ tục cấp phép, để làm rõ ràng và chu đáo, bạn nên đến trực tiếp các cơ quan chức năng của tỉnh đó đẻ tìm hiểu và thực hiện theo.

Những lưu ý quan trọng khác

Khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng,  bạn nên gửi giấy phép thông báo tới các cấp chính quyền địa phương để họ biết và hỗ trợ cửa hàng trng những trường hợp gây rối trật tự, ách tắc giao thông  bởi trong buổi lễ khai trương sẽ thu hút sự tham gia của rất đông người dùng và điều ùn tắc sẽ là điều không thể tránh khỏi.

Đặc biệt, buổi tổ chức grand opening tuyệt đối không động chạm đến những vấn đề nhạy cảm như: chính trị hay tôn giáo. Để có một lễ khai trương thành công bạn phải thật cẩn trọng và am hiểu trong việc xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch cũng như xin cấp giấy phép tổ chức để tránh những sự cố không đáng có.

>>>Bài viết liên quan: Soft opening là gì? Hướng dẫn cách tổ chức soft opening "bùng nổ" nhất

Tạm kết

Grand opening là một dấu mốc quan trọng trong việc khẳng định tên tuổi thương hiệu và gia tăng độ phủ thương hiệu đến với đông đảo tầng lớp khách hàng. Qua bài viết trên hy vọng sẽ giúp bạn nắm được những yếu tố quan trọng và các bước chính cần thiết để thực hiện hiệu quả một buổi lễ khai trương. Đừng vì chút xơ xót và bất cẩn mà để lại những ấn tượng không đáng có trong ngày đặc biệt này. Hãy thật chỉn chu và cầu toàn để buổi lễ grand opening diễn ra thành công và thật ấn tượng nhé!

Phương Thảo - MarketingAI

Tổng hợp