SMTP là gì? Tại sao nên sử dụng SMTP trong Email Marketing?

Thuật ngữ Email Marketing chắc hẳn đã quá quen thuộc với nhiều người, nhưng dường như không phải ai cũng biết đến SMTP là gì - một thuật ngữ liên quan mật thiết đến Email Marketing. Mỗi công ty để có thể trao đổi tài liệu hay hợp đồng với các đối tác thì đều cần phải có một địa chỉ email. Để giúp gửi và nhận email một cách đơn giản nhất có thể thì doanh nghiệp cần phải thông qua hệ thống SMTP. Chính bởi vậy bài viết này sẽ giúp các bạn khám phá những thông tin cơ bản liên quan đến giao thức này.

Email Marketing là một kênh mạnh mẽ có thể mang lại lợi nhuận khổng lồ nếu được thực hiện đúng cách. Bằng cách sử dụng SMTP cho Email Marketing, các chuyên gia có thể cải thiện lợi nhuận từ các hoạt động và chiến dịch email của họ, tiếp cận khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng và thu hút khách hàng. Hãy cùng MarketingAI tìm hiểu giao thức SMTP là gì ngay trong bài viết dưới đây.

SMTP nghĩa là gì?

SMTP là viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol. SMTP chính là giao thức chuyển thư đơn giản và xác định phương thức xử lý quá trình trao đổi email và phân phối qua các IP.

Nói một cách đơn giản, khi bạn gửi một tin nhắn cho một người bạn bằng ứng dụng thư, nó được chọn bởi một máy chủ gửi đi (được gọi là máy chủ SMTP).

Trong quá trình này, SMTP giao thức cung cấp một bộ nguyên tắc chuẩn, đáng tin cậy để giúp máy chủ tự nhận dạng và giao tiếp để hiểu ai là người gửi, người nhận, nơi nội dung phải đi,...

Port SMTP:

• Port 25 – port không mã hóa
• Port 465/587 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là SMTPS

Giao thức SMTP hoạt động như thế nào

Việc gửi thông báo sẽ bắt đầu được thực hiện bằng việc chuyển thông báo tới SMTP Server chỉ định. Dựa vào tên miền của email nhận (tenemail.com), SMTP Server sẽ trao đổi liên lạc với DNS Server và trả về host name của SMTP server đích (mail.tenemail.com) cho tên miền đó. Cuối cùng thì SMTP server sẽ trao đổi thông tin với SMTP server đích thông qua port 25 của TCP/IP

Nếu tên người dùng của Email khớp với tài khoản được phsep trong máy chủ đích thì thông báo email cuối cùng sẽ đưa đến máy chủ này, rồi sau đấy chờ người nhận lấy thông báo qua chương trình nhận mail như server outlook thường dùng.

Nếu SMTP server đầu không liên lạc được với máy chủ đích thì giao thức SMTP sẽ cung cấp các cơ chế để chuyển thông báo qua các SMTP server trung gian khác. Mỗi máy chủ trung gian sẽ nhạn được thông báo và sau đó gửi tới máy chủ đích hoặc gửi tới máy chủ trung gian khác. Quá trình này sẽ được thực hiện nhiều lần cho tới khi thông báo được chuyển đi hoặc hết hạn lưu trữ.

Hệ thống hoạt động của SMTP

Hiểu được SMTP là gì, vậy cơ chế hoạt động của SMTP ra sao?

Khi bạn gửi một email nào đó, hệ thống SMTP sẽ tự động dựa theo thông tin tên địa chỉ email và chuyển tới máy chủ SMTP. Sau khi SMTP sever nhận được thông báo, tín hiệu sẽ được trao đổi với máy chủ DNS qua đó tìm ra tên miền gốc tại Hostname trong SMTP server.

Tiếp theo, máy chủ sẽ bắt đầu kiểm tra thông tin người dùng và thông tin email xem có trùng khớp không. Nếu như trùng khớp, doanh nghiệp sẽ nhận hoặc gửi dữ liệu có dung lượng lớn qua email và nhận được các thư điện tử từ phần mềm.

Nhằm khắc phục trường hợp SMTP server và máy chủ DNS không thể trao đổi với nhau thì những tín hiệu không phản hồi sẽ được gửi đến server trung gian. Khi server trung gian nhận được tín hiệu gốc sẽ truyền qua nhiều máy chủ khác cho tới khi đến Server gốc. Hệ thống phụ sẽ chạy hết công suất cùng thời gian tối đa trước khi tín hiệu hết hạn và không dùng được nữa.

Đa số Email client (outlook, thunderbird, app trên điện thoại, webmail...) đều dùng theo giao thức SMTP để nhận và gửi thư.

Tại sao nên sử dụng SMTP trong Email Marketing?

Nếu như doanh nghiệp bạn chưa sử dụng SMTP trong Email Marketing thì dưới đây sẽ là những lý do mà bạn nên sử dụng SMTP là gì:

Định hình chi phí Email Marketing

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email sẽ giúp các chuyên gia phân chia chi phí hiệu quả và đầu tư đúng số tiền vào đúng dịch vụ. Thay vì chi tiêu số lượng lớn chỉ trên một nhà cung cấp dịch vụ, tốt hơn là chia sẻ và cân bằng chi tiêu bằng cách truy cập vào nhiều SMTP Relay cho Email Marketing.

Bên cạnh đó, với nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMTP hơn, các nhà tiếp thị có thể đạt được nhiều mục tiêu hơn, có nghĩa là lợi tức đầu tư chắc chắn sẽ cải thiện và tối ưu hóa. Bạn có thể tối ưu hóa ngân sách Email Marketing tốt hơn.

Nâng cao khả năng phân phối và hiệu suất Email Marketing

Thêm SMTP Relay cho Email Marketing có nghĩa là truy cập nhiều hơn, giúp tối ưu hóa việc phân phối và thực hiện Email Marketing tốt hơn.

Không có cách nào chính xác để phân tích số lượng email đến hộp thư đến. Tuy nhiên, Marketer có thể theo dõi các yếu tố cụ thể như kết quả mong đợi của các email đã gửi, khách hàng tiềm năng được tạo, người dùng đã đăng ký và bán hàng, bằng cách sử dụng nhiều hơn một chuyển tiếp. Nhiều SMTP Relay cho Email Marketing sẽ cải thiện những số liệu thống kê này và mang lại kết quả tốt hơn.

Do đó, bằng cách kết hợp các phân đoạn với các SMTP có liên quan, các Marketer có thể tạo ra tỷ lệ hiệu suất cao và có phân phối sản xuất cùng với việc tăng doanh thu.

Loại bỏ các lỗi thường gặp trong Email Marketing

Cuối cùng, không kém phần quan trọng, sự dư thừa giúp loại bỏ những sai lầm tốn kém. Trong Email Marketing, chi phí lỗi rất lớn đối với các chuyên gia. Với việc quản lý thích hợp nhiều SMTP, giảm thiểu rủi ro về lỗi. Các chuyên gia email không thể bỏ qua mất SMTP.

Khi phân phối ở mức cao nhất và có sự cố mất điện, các Marketer có nguy cơ không thể gửi email tới khách hàng đúng giờ. Do đó, với nhiều chuyển tiếp SMTP cho Email Marketing, các Marketer hoàn toàn có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng của họ vào đúng giờ. Ngoài việc mất điện, các phân đoạn riêng lẻ có thể bị giảm tạm thời, về gửi thư và hiệu suất. Nếu một nhà cung cấp dịch vụ SMTP gặp phải sự cố khi gửi tới địa chỉ Gmail hoặc Yahoo, việc có một SMTP khác sẵn sàng để thực hiện là một cách khéo léo để lấp đầy ngay lập tức và đảm bảo rằng tất cả khách hàng tiềm năng đều nhận được thư. Với điều này, dự phòng cho phép Email Marketing giảm thiểu sai lầm và tối đa hóa doanh thu.

Gửi email bằng SMTP

Qua những thông tin trên, như vậy chúng ta đã rõ SMTP là gì và tại sao nên sử dụng SMTP trong Email Marketing? Vậy gửi email bằng SMTP như thế nào?

SMTP cung cấp một bộ mã đơn giản hóa việc truyền thông điệp email giữa các máy chủ email (máy tính mạng xử lý email đến bạn và đi ra ngoài). Đó là một loại viết tắt cho phép một máy chủ chia nhỏ các phần khác nhau của một thư thành các danh mục mà máy chủ khác có thể hiểu được. Khi bạn gửi một tin nhắn ra, nó biến thành chuỗi văn bản được phân cách bởi các từ mã (hoặc số) xác định mục đích của mỗi phần.

SMTP cung cấp các mã đó và phần mềm máy chủ email được thiết kế để hiểu ý nghĩa của chúng. Khi mỗi thông điệp di chuyển đến đích của nó, đôi khi nó đi qua một số máy tính cũng như các MTA riêng lẻ của họ. Như vậy, nó được lưu trữ một thời gian ngắn trước khi nó chuyển sang máy tính tiếp theo trong đường dẫn. Hãy suy nghĩ về nó như một lá thư đi qua những bàn tay khác nhau khi nó đi đến đúng hộp thư.

Bạn có thể thiết lập máy chủ SMTP của bạn hoặc bạn có thể kết nối ứng dụng email của mình với một trong các nhà cung cấp máy chủ SMTP (một máy chủ dựa trên đám mây và có thể mở rộng, như Pepipost) và cấp quyền gửi email trực tiếp.

Một số bạn có thể nghĩ đến việc thiết lập máy chủ SMTP của riêng mình để tiết kiệm chi phí. Nhưng hãy nghĩ về nó, nó thực sự không là lựa chọn tốt. Bởi vì mỗi máy chủ chuyển tiếp SMTP sẽ có một số giới hạn về số lượng email mà nó có thể phân phối trên nhiều ISP khác nhau. Ngay cả khi bạn viết mã giúp bạn mở rộng quy mô và gửi hàng triệu email, đôi khi các ISP sẽ bắt đầu chặn những email này vì chúng là thư rác vì một lượng lớn email được gửi bởi một người gửi cùng một lúc.

Mặt khác, nếu bạn chọn sử dụng Nhà cung cấp dịch vụ email tốt (Email Service Provider - ESP), bạn có thể nhanh chóng mở rộng quy mô email của mình và cũng dựa vào chuyên môn phân phối email và danh tiếng IP cao để nhận email được gửi đến. Việc chọn ESP phù hợp do đó rất quan trọng ở đây. ESP phải tuân theo các phương pháp hay nhất khác nhau để đảm bảo rằng danh tiếng gửi IP và tên miền người gửi vẫn cao. Trong khi gửi email hàng loạt, điều rất quan trọng là đo hiệu suất của email của bạn vì điều này sẽ giúp xây dựng danh tiếng của miền người gửi của bạn. Do đó thay vì làm cho công nghệ từ đầu, bạn có thể lựa chọn không cho một ESP tốt mà sẽ hỗ trợ bạn với tất cả các hoạt động của người dùng như mở email, nhấp chuột, bị trả lại, khiếu nại thư rác.

Làm cách nào để gửi email bằng SMTP?

Rất dễ dàng để gửi email bằng SMTP. Hầu như tất cả các ngôn ngữ lập trình đều có một hàm sẵn có để tạo kết nối tới máy chủ SMTP relay bao gồm:

• PHP
• Perl
• Java

Dưới đây là các thông số mà bạn sẽ được yêu cầu để thực hiện kết nối SMTP:

Tên máy chủ: Vị trí máy chủ SMTP, ví dụ: smtp.pepipost.com

Tên người dùng: Tên người dùng để xác thực máy chủ SMTP

Mật khẩu: Mật khẩu để xác thực máy chủ SMTP

Cổng số: 25, 587 hoặc 2525

Sử dụng bốn tham số này, bạn sẽ có thể kết nối với bất kỳ máy chủ chuyển tiếp SMTP nào và đăng bài mà bạn cần để xây dựng tệp email bao gồm địa chỉ Người gửi, Người nhận, Chủ đề và Nội dung.

Thông tin thêm về SMTP

Biết được SMTP là gì rồi, vậy chúng ta cùng đi tìm hiểu thêm một số thông tin về SMTP cho mọi doanh nghiệp nhé!

Vào những năm 1980 thì giao thức SMTP đã được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến hơn. Tuy nhiên khi đó hệ thống SMTP chỉ là ứng dụng trong hệ thống UUCP, UCCP là hệ thống sao chép dữ liệu của Unix sang Unix, nó giúp hệ thống này trao đổi các thư điện tử dễ dàng hơn các thiết bị khác lúc ấy. Còn bây giờ thì SMTP trở thành một giao thức độc lập và hoạt động trơn tru nếu thiết bị gửi, nhận email có kết nối internet liên tục.

SMTP là khái niệm gần giống với Email, những công việc của SMTP đều liên quan và đều thông qua email. Ngoài ra giao thức SMTP gồm 25 cổng giúp truyền tải các thư điện tử dễ dàng hơn.

Khi nhắc đến SMTP người ta thường nghĩ ngay đến các giao thức POP3 và IMAP. Cùng tìm hiểu thêm về các giao thức này nhé.

Pop3 là gì và port POP3 là gì?

Pop3 là từ viết tắt của Post Office Protocol Version 3 được sử dụng để kết nối tới server email và tải email xuống máy tính cá nhân thông qua ứng dụng email (thunderbird, windows, outlook...)

Port POP3

• Port 110 – port không mã hóa
• Port 995 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là POP3S

IMAP là gì và port IMAP là gì?

IMAP là từ viết tắt của Internet Mesage Access Protocol, IMAP cũng được sử dụng để kéo Email về Email client, tuy nhiên IMAP chỉ kéo email header còn nội dung vẫn trên server. IMAP là kênh liên lạc 2 chiều. Sau này IMAP trở nên phổ biến và được khuyên dùng.

Port IMAP

• Port 143 – port không mã hóa
• Port 993 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là IMAPS

Thông tin thêm về SMTP

Giao thức SMTP  đã được sử dụng vô cùng rộng rãi từ những năm 1980. TUy nhiên, lúc đầu SMTP chỉ là ứng dụng trong hệ thống UUCP (Hệ thống sao chép dữ liệu của máy unix) để trao đổi email dễ dàng hơn. nhưng hiện nay, SMTP đã là một giao thức độc lập vô cùng hiệu quả nếu thiết bị nhận, gửi email có kết nối Internet.

SMTP được xem là khái niệm gần nhất với email, các công việc của SMTP đều cần thông qua email và đều có liên quan tới email. Ngoài ra thì giao thức SMTP có đến 25 cổng giao thức hệ thống TCP để truyền tải thư điện tử trên website đơn giản hơn và hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cấu hình SMTP để gửi mail

Để có thể gửi mail từ tài khoản của mình qua các ứng dụng email khác thì bạn buộc phải cài đặt máy chủ SMTP cho gmail. Thực chất, mỗi nhà cung cấp dịch vụ email sẽ có cách cài đặt SMTP khác nhau nên người dùng có thể lựa chọn nhiều cách thiết lập SMTP phù hợp với hệ thống thư điện tử của mình.

Nhưng làm thế nào để có thể thiết lập SMTP gmail phù hợp thì bạn có thể thao khảo thông số mặc định dưới đây.

• Địa chỉ máy chủ SMTP của Gmail là: smtp.gmail.com
• Tên người dùng SMTP là địa chỉ mail của người đó ví dụ (marketingai@gmail.com)
• Mật khẩu smtp gmail là mật khẩu bạn thiết lập
• TLS: 587
• SSL: 465
• Yêu cầu TLS/SSL của gmail.

Hiện nay, đa số website đều có mục gửi mail khi có người liên hệ và quá trình gửi mail khi có đơn hàng là việc không phải hosting nào cũng cho phép nên bạn cần tìm hiểu cách sử dụng SMTP server để gửi mail.

Bước 1: Cần thu thập đầy đủ thông tin về thiết lập SMTP gmail

Dưới đây là thông tin cấu hình SMTP mà người dùng có thể sử dụng

• SMTP Server: smtp.gmail.com
• SMTP Username: Tên đầy đủ của địa chỉ Gmail, ví dụ: marketingai@gmail.com
• SMTP Password: Mật khẩu Gmail của bạn.
• SMTP Port: 587
• TLS/SSL: Required.

Bước 2: Tạo mật khẩu cho ứng dụng gmail

Truy cập liên kết: https://myaccount.google.com/ để đăng nhập tài khoản gmail của bạn sau đó bật xác minh 2 bước trong phần bảo mật.

Lấy mật khẩu ứng dụng

Chọn ứng dụng

Chọn khác (tên tùy chỉnh)

Đặt 1 cái tên bất kỳ giúp bạn dễ quản lý hơn, ví dụ: Gửi Mail SMTP.

Sau khi ấn tạo mật khẩu thì màn hình sẽ được chuyển sang màn hình hiển thị mật khẩu, hãy lưu lại mật khẩu này để cấu hình SMTP gmail nhé.

Bước 3: Cài đặt Plugin WP mail SMTP

Bạn cần cài đặt và kích hoạt Plugin WP Mail SMTP sau trong thư mục Mailer lựa chọn Other SMTP.

Sau đó điền các thông số như sau:

• Mục SMTP Host hãy điền smtp.gmail.com.
• Encryption: Bạn hãy dùng mã hóa và chọn nó khớp với số port mà mình dùng.
• SMTP Port: Mặc định SMTP Google đó là 465 (cho SSL và 587 cho TSL).
• Authentication: Lựa chọn On vì SMTP authentication cần được kích hoạt.
• SMTP Username: Địa chỉ tài khoản Gmail của bạn người dùng.
• SMTP Password: Mật khẩu ứng dụng Gmail bạn đã tạo được ở Bước 2

Sau khi cấu hình xong, hãy click vào “Save Settings” để lưu lại cài đặt của mình. Sau đó, tiến hành kiểm tra việc gửi mail có thành công hay không. Nếu quá trình gửi thành công bạn sẽ nhận được thông báo như sau:” Test HTML email was sent successfully! Please check your inbox to make sure it is delivered.”

Kết Luận

Tất cả những thông tin cơ bản về SMTP đã được chúng tôi giải đáp thông qua bài viết trên đây. Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu giao thức SMTP là gì và những thông tin liên quan mật thiết đến nó. Đây được xem là các giao thức mà bất cứ ai làm email marketing cần biết. Mong rằng với những thông tin trên đây của Marketing AI sẽ giúp các bạn sẽ nắm rõ kiến thức về cơ chế hoạt động của SMTP là gì và có thể ứng dụng thành công vào marketing của doanh nghiệp mình.

Ngọc Mai - MarketingAI

>>> Có thể bạn quan tâm: CC trong Gmail là gì? Sự khác nhau giữa CC và BCC là gì?