Xây dựng kế hoạch truyền thông là điều mà mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải làm để công chúng nhận diện thương hiệu. Việc đo lường được mức độ phủ của thương hiệu đối với khách hàng đặt ra thách thức phải có một chiến lược truyền thông hoàn hảo. Các bước lập kế hoạch truyền thông dưới đây sẽ giúp ích đắc lực cho các marketer.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông được hiểu là bản tổng hợp những thông tin như: mục tiêu, đối tượng, các phương thức truyền thông, phương tiện truyền thông được sử dụng cũng như phương án chi tiết cho từng giai đoạn triển khai. Mục tiêu của mẫu kế hoạch truyền thông là hướng dẫn thực hiện các mục tiêu mà chiến dịch đã vạch ra kế hoạch với truyền thông.
Do đó khi lập kế hoạch truyền thông bạn cần đảm bảo được các mục tiêu có thể thực hiện một cách khả thi, cũng như đưa những phương án dự phòng khác nhau, nhằm giúp doanh nghiệp có thể ứng phó với những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn.
Những điều cơ bản cần biết về một kế hoạch truyền thông
Xây dựng kế hoạch truyền thông (Communication Strategy) không chỉ là một môn khoa học, mà nó là cả một nghệ thuật. Bởi lẽ nó rất đa dạng, biến hóa khôn lường và rất khó tìm ra một mẫu số chung, một quy chuẩn mẫu, "hoàn hảo" cho một kế hoạch truyền thông.
Tùy thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả, lợi ích khác nhau. Vì vậy để lập kế hoạch truyền thông bằng một chiến lược cụ thể, ta cần hiểu được mô hình dưới đây:
Mô hình SMCRFN là nền tảng để xây dựng một kế hoạch truyền thông thành công
Đây được gọi là mô hình SMCRFN - Đối chiếu với một quan hệ tình cảm. Đây là mô hình kinh điển đối với dân PR - Marketer, nó là nền tảng để xây dựng bản kế hoạch truyền thông thành công.
1. Chữ S (Source/Sender - Nguồn): Đây là nhân tố đầu tiên, có thể là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng.
2. Chữ M (Message - Thông điệp): Thông điệp chính là nội dung gửi gắm trực tiếp đến khách hàng. Vì vậy cần lựa như thế nào để tấn công tốt nhất.
3. Chữ C (Channel - Kênh): Các kênh để tiếp cận người dùng rất quan trọng, các kênh online hay offline... Các kênh là phương tiện tốt nhất để nhãn hàng truyền tải thông điệp của mình.
4. Chữ R (Receiver - Người nhận): Người nhận chính là mục tiêu cuối cùng bạn cần nhắm đến chứ không phải ai khác. Hãy tìm hiểu kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến, đề ra chiến lược cụ thể để có thể đánh vào tim người nhận một cách dễ dàng nhất.
5. Chữ F (Feedback - Phản hồi): Đừng nghĩ những gì mình làm ra là đúng mà phải đặt ưu tiên hàng đầu vào khách hàng. Hãy học cách lắng nghe, ghi nhận những cảm nhận riêng của khách hàng. Phản hồi giúp bạn chỉnh lại được khuyết điểm của thông điệp và các kênh sao cho hợp lý với thực tiễn.
6. Chữ N (Noise - Nhiễu): Độ nhiễu chính là cái mà doanh nghiệp hết sức phải quan tâm. Nhiều khi bạn làm ra một thông điệp một đằng, nhưng vì nhiều yếu tố cạnh tranh hay môi trường thì thông điệp có thể bị sai lệch và phá hỏng toàn bộ kế hoạch truyền thông của bạn
Tóm lại mô hình trên là căn bản mà người lập nên biết nếu bắt tay vào làm một bản kế hoạch truyền thông mẫu cho dự án. Mỗi khi lập thì cần phải biết bản chất để có được một nền móng tốt nhất. Thế nhưng để thực sự tạo nên một kế hoạch hoàn chỉnh thì sẽ phải cần lập những bước như thế nào cho phù hợp?
7 bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả chuyên nghiệp
Bước 1: Phân tích tổng quan môi trường bên ngoài
Bước này giúp chúng ta định vị được mình đang ở đâu và đang phải đối mặt với những điều gì, không hiểu được tổng thể thì khó lập ra được một kế hoạch truyền thông thương hiệu hoàn hảo.
Các cụ đã có câu "Biết người biết ta trăm trận trăm thắng", vì vậy cần xác định rõ đối thủ trên thị trường của bạn. Quan trọng hơn biết mình có những điểm mạnh, điểm yếu nào để chống chọi lại với đối thủ của mình.
Phân tích theo ma trận SWOT cũng là mô hình khá hiệu quả. Strengths và Weaknesses sẽ cho bạn cái nhìn tập trung vào nội lực của bạn. Phần Opportunities và Threats sẽ cho bạn cái nhìn về môi trường bên ngoài. Bạn cần tập trung vào những điểm dưới đây:
Phân tích môi trường bên ngoài bằng mâ trận SWOT sẽ giúp việc lập kế hoạch truyền thông hiệu quả hơn
- Đối thủ của bạn gần đây đã làm gì?
- Đối thủ của bạn đã làm những gì đối với những vấn đề tương tự với vấn đề của bạn?
- Bối cảnh pháp luật (về vấn đề của bạn) như thế nào?
- Báo chí chính thống nói gì về đề tài này?
- Sự kiện/ngày tháng đặc biệt nào (nếu có) có thể liên quan tới chương trình của bạn?
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông
Mục tiêu truyền thông ở các dự án, các hoạt động xã hội có đặc điểm phải đo lường cụ thể và mục tiêu đó phải đạt được trong một khoảng thời gian hữu hạn. Bạn đã có một cái nhìn tổng quan về bối cảnh. Vì vậy giờ là lúc để xác định mục tiêu rõ ràng để đánh trúng vào khách hàng mục tiêu. Có lẽ bạn sẽ phải sử dụng đến "thần chú" của các trường kinh tế, đó chính là vận dụng mô hình SMART:
- Specific - Cụ thể
- Measurable - Có thể đo lường được
- Achievable - Có thể đo đạt được
- Realistic - Thực tế
- Time - focused - Tập trung vào yếu tố thời gian
Mô hình smart nằm trong quy trình truyền thông marketing, nó sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về bối cảnh nhằm mục đích đánh trúng khách hàng mục tiêu
Lợi ích của bước này là xác định được "ấn tượng mãi mãi", giúp đo lường được thị trường và nhu cầu của khách hàng. Giúp bạn học được cách diễn tả ý tưởng chính của toàn bộ chương trình, mục tiêu của kế hoạch.
Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu
Từ bước này trở đi, các bước sau đó đều cần dựa vào những phần trước để xác định được chính xác. Công chúng mục tiêu chính là đối tượng trực tiếp mà bạn muốn truyền thông tiếp cận tới họ. Trong mô hình ở phần đầu, đây chính là Receiver – Người nhận.
Xác định công chúng mục tiêu nhằm có căn cứ để lập kế hoạch truyền thông hiệu quả
Hãy xác định thật kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến khi đưa vào nhóm công chúng tiềm năng. Đây là bước để bạn nắm được mình sẽ truyền thông điệp cho ai và nhắm vào như thế nào cho phù hợp. Nếu để chung công chúng mục tiêu thì rất khó thực hiện kế hoạch truyền thông bởi mối quan tâm của từng nhóm công chúng là khác nhau.
Sau khi chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, nhóm nào dễ tác động chúng ta sẽ thực hiện truyền thông trước. Bằng những cách đo lường và sử dụng những thông tin phân tích trên thị trường, bạn có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp để tiếp cận trực tiếp đến họ.
Bước 4: Xác định thông điệp cần truyền tải
Có thể nói muốn bán được hàng cần phải có content siêu đỉnh, đặc biệt đối với kế hoạch truyền thông fanpage, vì vậy thông điệp giúp bạn triển khai hiệu quả kế hoạch truyền thông của mình. Các thông điệp sẽ ngắm toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ là điều chiếm nhiều sự quan tâm không kém bên cạnh sản phẩm.
Thông điệp truyền thông của nhãn hàng là những gì bạn muốn nói với mọi người, một thông điệp hay sẽ giúp thương hiệu của bạn được ghi nhớ lâu trong tâm trí của khách hàng. Để tạo nên một thông điệp hay cần nên chú ý:
- Truyền tải những gì bạn làm và tại sao bạn lại làm việc đó
- Truyền tải những gì sẽ tạo nên sự thay đổi, mới mẻ
- Phù hợp với mục tiêu mà bạn đề ra
- Trình diễn ra hết những gì bạn muốn với công chúng
Bước 5: Xác định kênh truyền thông hợp lý
Cần chọn kênh truyền thông nào mà chúng ta có công chúng mục tiêu ở đó và tùy thuộc vào việc công chúng mục tiêu của chúng ta ở đâu. Có rất nhiều kênh truyền thông, mỗi kênh ta chỉ cần chọn ra 1 cái đại diện.
Đối với việc thiết kế vật phẩm (hay còn gọi là phương tiện truyền thông) tùy thuộc vào kênh mà chúng ta lựa chọn, ví dụ báo chí có các bài báo, những kênh ảnh có những bức ảnh, mạng xã hội có thể đưa những clip, radio…
Ở Việt Nam có hơn 300 kênh phát thanh và truyền hình, 7 đài truyền hình, hơn 800 tờ báo, tạp chí, đó là chưa kể tới quảng cáo ngoài trời OOH, quảng cáo tại điểm bán, … cùng hàng trăm phương tiện truyền thông mới trên nền tảng mạng xã hội.
Tùy vào ngân sách, mục tiêu và tính chất của chiến dịch, bạn có thể tích hợp lựa chọn nhiều kênh. Tuy nhiên luôn chú ý đến tính hiệu quả vì chỉ cần chọn lựa sai kênh thì cho dù thông điệp hay sản phẩm tốt thì tất yếu chiến lược của bạn cũng sẽ không đạt được hiệu quả như mong đợi.
Bước 6: Lên chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách
Với bước này, những hoạt động chi tiết sẽ được miêu tả và tính đến. Cần mô tả rõ sản phẩm sẽ được ra mắt vào thời điểm nào là hợp lý và tính chi tiết ngân sách hết bao nhiêu. Lập kế hoạch truyền thông chi tiết sẽ kèm theo đó là ngân sách chi ra hợp lý với từng giai đoạn.
Marketer cần lưu ý về điều này làm sao cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hợp lý và hiệu quả. Dựa vào những bước trên để suy tính xem môi trường và cách làm chuẩn nhất để giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu.
Muốn lập kế hoạch truyền thông hiệu quả bạn cần có chiến thuật chi tiết và ngân sách hợp lý
Nếu bạn đề xuất một chi phí lớn, hãy cố gắng làm một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể từng hạng mục. Bạn sẽ nhận thấy rằng bản đề xuất chi phí càng chi tiết sẽ càng được thông qua.
Bước 7: Đo lường và báo cáo
Đây là bước cuối của kế hoạch truyền thông nhằm đo lường mục tiêu mà ta đã đề ra ngay lúc ban đầu. Tổng hợp lại và đúc kết ra kinh nghiệm để tránh gặp phải ở những chiến dịch tiếp theo. Hãy xem xét lại hiệu quả quá trình thực hiện của bạn, những thước đo đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:
- Tần suất xuất hiện trên báo
- Tương tác với công chúng hậu chiến dịch
- Phản hồi của công chúng về chiến dịch của bạn
- Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu
>>> Xem thêm:
Kết luận
Trên đây là các bước để xây dựng và lập kế hoạch truyền thông cho sản phẩm chuyên nghiệp cho các marketer. Làm kế hoạch truyền thông cũng như một kỹ năng hết sức quan trọng nó đòi hỏi sự miệt mài, kiên trì, trầy trật. Nhưng nếu bạn cho ra một kế hoạch chuẩn chỉnh thì bạn sẽ "hái được trái ngọt" một cách đầy vinh quang. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn để đưa ra một bản kế hoạch truyền thông mẫu cho doanh nghiệp đúng hướng và đạt được hiệu quả cao.
Thắng Nguyễn - Marketing AI
Bình luận của bạn