Kaizen là gì? Những lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp hiện nay

Nhắc đến khía cạnh cải tiến chất lượng, Nhật Bản là một trong những quốc gia đi đầu về khả năng này. Những doanh nghiệp tại đây đã ứng dụng thành công các triết lý, văn hóa kinh doanh kinh điển của người Nhật. Một trong số chúng chính là Kaizen, đây là một triết lý đã giúp rất nhiều doanh nghiệp Nhật phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Vậy Kaizen là gì? Doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích gì khi áp dụng Kaizen? Tất cả sẽ được MarketingAI giải đáp qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu Kaizen là gì

Kaizen là gì? Kaizen là một thuật ngữ kinh tế có nguồn gốc từ Nhật Bản, nó được ghép bởi hai từ “Kai” có nghĩa là thay đổi và “Zen” có nghĩa là tốt hơn. Khi ghép lại thành từ Kaizen sẽ có nghĩa là thay đổi để tốt hơn. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật, đã được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước áp dụng rộng rãi. Kaizen sau này có thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” (dịch là: cải tiến liên tục). Kaizen đã có lịch sử tồn tại ở Nhật Bản trên 50 năm, trong đó Toyota là doanh nghiệp đầu tiên ứng dụng Kaizen. Trước kia, Kaizen chủ yếu được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất như Toyota, Honda, Canon,... Sau này, triết lý Kaizen đã được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau và đến hiện tại, hầu hết doanh nghiệp Nhật Bản đều đã và đang áp dụng nó. 

Nhiều người có thể nhầm tưởng triết lý Kaizen với khái niệm Đổi mới (Innovation) mà nhiều doanh nghiệp phương Tây áp dụng. Thực tế, sự thay đổi của Kaizen hướng đến con người, cải tiến trên quy mô nhỏ với tính chất tăng dần, đạt mục tiêu và kết quả trong thời gian dài. Điều này ngược lại với những gì mà doanh nghiệp phương Tây áp dụng với Đổi mới.

Doanh nghiệp sẽ có lợi ích gì khi áp dụng Kaizen

Khi áp dụng triết lý Kaizen, doanh nghiệp sẽ thu về cả lợi ích hữu hình lẫn vô hình. Cụ thể những lợi ích của Kaizen là gì, và các công ty nên sử dụng kaizen vì:

Lợi ích hữu hình

• Giảm được sự lãng phí, đồng thời tăng được năng suất sản xuất. Ngoài ra, khi ứng dụng Kaizen, doanh nghiệp còn cải thiện được hoạt động vận hành của mình. Cụ thể là việc giảm được hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, giảm được thời gian chờ đợi vận chuyển, cũng như kỹ năng nhân viên được trau dồi và nâng cao.
• Doanh nghiệp sẽ tích lũy được từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài, từ đó tạo ra được những kết quả to lớn đáng kể

Lợi ích vô hình

• Từng cá nhân được khuyến khích, tạo động lực để đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả trong doanh nghiệp
• Nâng cao tinh thần làm việc tập thể, tăng tính đoàn kết trong nội bộ nhân viên
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm, hiệu quả trong từng chi tiết

>> Xem thêm: Mô hình DISC

Các bước thực hiện Kaizen

Sau khi hiểu được cơ bản Kaizen là gì, làm thế nào để thực hiện và áp dụng triết lý này cho doanh nghiệp? Kaizen được thực hiện dựa trên vòng PDCA (Plan - Do - Check - Action) và nó sẽ gói gọi trong 8 bước. Khi thực hiện Kaizen, doanh nghiệp có thể giải quyết được vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Cụ thể, các bước thực hiện Kaizen bao gồm:

Bước 1: Lựa chọn chủ đề/phạm vi áp dụng Kaizen 

Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng triết lý Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn thực sự cần thiết, cũng như đảm bảo được tính khả thi khi cải tiến. Để đạt được độ chắc chắn cao, hãy áp dụng thử nghiệm triết lý Kaizen ở một điểm nhất định, sau đó mở rộng dần dần đến khi đạt quy mô toàn doanh nghiệp

Bước 2: Tìm hiểu thực trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi ứng dụng bất kỳ chiến lược nào thì doanh nghiệp cũng cần phải tìm hiểu, đánh giá hiện trạng thực tế của mình để thống nhất một mục tiêu Kaizen. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được vấn đề thực hiện dở dang do các lỗi phát sinh (không đủ nguồn lực, quá sức, lệch hướng vấn đề,...). Doanh nghiệp cần hiểu rằng, Kaizen là một triết lý chứ không phải công cụ hỗ trợ. Vậy nên nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực lâu dài của doanh nghiệp và thành viên trong tổ chức (bất kể cấp bậc, từ CEO cho tới nhân viên).

Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi xem xét, đánh giá thực trạng doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần phải ngồi lại với nhau để xác định những nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hiện tại. 

Bước 4: Dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu để xác định biện pháp thực hiện 

Sau khi tìm hiểu được ngọn ngành vấn đề, đề xuất giải pháp là việc cần làm tiếp theo. Lưu ý rằng, khi đề xuất giải pháp thì nó cần đảm bảo được tính đo lường được kết quả, cũng như phải dựa trên các dữ liệu thu thập được từ trước để làm cơ sở.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Sau khi ra được giải pháp, đây là giai đoạn để thực hiện và áp dụng triết lý Kaizen theo kế hoạch đã lập ban đầu. Trong quá trình thực hiện, ban lãnh đạo và những người liên quan phải thường xuyên kiểm tra, thu thập thông tin và giám sát việc áp dụng vào thực tế doanh nghiệp.

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Sau khi thực hiện biện pháp, cần phải thu thập dữ liệu liên quan để đo lường và đánh giá kết quả thực hiện. Chính vì vậy mà ở bước đề xuất giải pháp lại yêu cầu tính đo lường được là như thế.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Khi đánh giá kết quả thực hiện, có thể ban lãnh đạo sẽ tìm ra một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng vào thực tế. Ngay lập tức cần phải có biện pháp sửa chữa và tối ưu, cải tiến những gì chưa phù hợp để cải tiến chính Kaizen của doanh nghiệp (Kaizen for Kaizen).

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Như đã đề cập ở trên, Kaizen là triết lý và nó cần một thời gian dài để có thể nhận thấy kết quả. Vậy nên không được nôn nóng, phải kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua mỗi lần thực hiện.

Yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen

Hiểu được Kaizen là gì, vậy khi áp dụng Kaizen vào hoạt động, sự thành công của nó được quyết định bởi 3 yếu tố sau:

• Cam kết của lãnh đạo cao nhất: Triết lý Kaizen đặc biệt chú trọng vào vai trò của nhà lãnh đạo, tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong doanh nghiệp. Điển hình trong số chúng có thể kể đến: Làm việc theo nhóm, quản lý theo mạng lưới, đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên.
• Vai trò của cán bộ quản lý và lãnh đạo nhóm: Với nhà quản lý, họ cần đồng thời duy trì và liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất để đạt được năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh tốt hơn.
• Nỗ lực tham gia của mọi người: Khi ứng dụng Kaizen vào doanh nghiệp, tất cả nhân viên bất kể mọi cấp bậc đều phải nhận thức được tầm quan trọng của triết lý này. Từ đó mỗi cá nhân trong tổ chức đều nỗ lực tham gia, đóng góp để thiết lập được hệ thống tư duy mới, xây dựng được một môi trường kinh doanh đúng hướng.

Nguyên tắc của Kaizen

Sở dĩ cái tên Kaizen trở nên phổ biến rộng rãi như hiện nay là vì triết lý này sở hữu những nguyên tắc bất biến mà dù ở thời đại nào, một khi đã áp dụng Kaizen thì đều phải tuân thủ theo bất kể quy mô của doanh nghiệp. Cụ thể, Kaizen có 10 nguyên tắc bao gồm:

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

Bất kỳ sản phẩm, dịch vụ nào được tạo ra cũng phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, định hướng theo định hướng thị trường. Doanh nghiệp cần phải tập trung vào việc cải tiến chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại để thỏa mãn được nhu cầu và tạo được sự hài lòng tối đa từ khách hàng. Tất cả những hoạt động không phục vụ cho khách hàng cuối cùng của sản phẩm hay dịch vụ đều cần phải loại bỏ.

2. Không ngừng cải tiến

Hoàn thành không có nghĩa là kết thúc công việc, nó chỉ là kết thúc của một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nhu cầu của khách hàng sẽ ngày càng tăng lên trong tương lai, vậy nên doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến sản phẩm để vừa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao được chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

3. Xây dựng văn hóa không đổ lỗi

Mỗi cá nhân được giao một nhiệm vụ riêng, khi mắc sai lầm thì trách nhiệm cần được quy về đúng người. Không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Văn hóa doanh nghiệp mở là khi nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, khuyết điểm bản thân, cũng như cần sự giúp đỡ khi có nhu cầu từ đồng nghiệp và cấp trên. Doanh nghiệp cần xây dựng được mạng truyền thông nội bộ, giúp nhân viên có thể học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau.

5. Khuyến khích làm việc nhóm

Thay vì làm việc cá nhân, doanh nghiệp cần xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng các đội nhóm làm việc hiệu quả. Khi thành lập nhóm, cần phải phân quyền rõ ràng trong nội bộ. Trong đó, người giữ vị trí trưởng nhóm cần có năng lực lãnh đạo và bản thân mỗi thành viên cần phải tôn trọng uy tín và tính cách của nhau.

6. Kết hợp nhiều bộ phận, chức năng trong cùng dự án

Khi thực hiện một dự án, hãy bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận phòng ban, chức năng và nếu cần thiết có thể tận dụng thêm nguồn lực từ bên ngoài.

7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Không tạo dựng các mối quan hệ thù địch, đối đầu. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể cán bộ nhân viên. Tạo dựng mối quan hệ giữa các nhân viên, cũng như xây dựng được văn hóa doanh nghiệp.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Xây dựng và rèn luyện cho nhân viên ý thức tự nguyện thích nghi, tuân thủ các luật lệ của xã hội. Ngoài ra, nhân viên cần đặt lợi ích công việc lên trên hết và luôn tự đánh giá, xem xét bản thân để cải thiện và khắc phục điểm yếu. 

9. Thông tin đến mọi nhân viên

Doanh nghiệp cần phải minh bạch thông tin với nhân viên của mình, nếu không sẽ không thể đạt được kết quả cao trong công việc. Bởi lẽ thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện nay. Thông tin được chia sẻ trong nội bộ cũng là một cách để doanh nghiệp chia sẻ những khó khăn, thách thức chung với nhân viên trong tổ chức.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ, cũng như đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất. Trong mỗi đầu việc hay dự án, cần phải phân quyền cụ thể cho từng vị trí tới từng nhân viên. Mỗi cá nhân đều cần được phát huy khả năng chủ động và tự quyết định, khuyến khích mỗi nhân viên tự đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi. Khi có thành tích, cần được công nhận và khen thưởng kịp thời 

Tạm kết

Qua bài viết này, MarketingAI vừa giải nghĩa chi tiết cho bạn đọc Kaizen là gì, mục đích của kaizen cũng như những lợi ích mà triết lý này mang lại cho doanh nghiệp. Có thể nói, việc ứng dụng triết lý Kaizen không chỉ giúp doanh nghiệp thay đổi hoạt động theo hướng tích cực hơn, nó còn giúp cho doanh nghiệp luôn luôn cải tiến và phát triển không ngừng, đúng như ý nghĩa ban đầu của thuật ngữ này là “cải tiến không ngừng”. Không chỉ vậy, Kaizen còn có thể dễ dàng triển khai ở bất cứ quy mô đội nhóm nào.  

Tuấn Anh - MarketingAI

Tổng hợp