Thu hồi trong Outlook là gì?
Outlook là phần mềm quản lý dữ liệu cá nhân được phát triển bởi Microsoft với các tính năng như email, lên lịch, quản lý liên lạc, ghi chú,…Bên cạnh đó, Microsoft Outlook còn mở rộng thêm chức năng thu hồi (Recall) mail bạn đã gửi đến hộp thư của người khác. Khi sử dụng recall, người nhận sẽ không đọc được các thông tin email bạn đã gửi. Nhờ đó, bạn có thể thay thế bằng một thư mới và như chưa có bất kỳ sai sót gì.
>>> Xem thêm: Yandex mail là gì? Cách đăng ký và sử dụng Yandex Mail miễn phí
Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook chính xác nhất
Bạn không cần lo lắng tình trạng gửi nhầm mail hoặc sai sót thông tin khi Outlook đã có chức năng thu hồi cực kỳ nhanh chóng và đơn giản. Cùng tìm hiểu về cách thu hồi email outlook trên điện thoại chính xác nhất theo 5 bước dưới đây nhé:
Bước 1: Chọn thư mục Sent Items và tìm Email muốn thu hồi (thường là email mới nhất nằm ở trên cùng danh sách). Nhấn mở email.
Bước 2: Chọn mục Actions nằm cạnh Rules và Move trên thanh taskbar và nhấp vào.
Bước 3: Trong menu Actions vừa xổ ra, chọn Recall This Message. Lưu ý người dùng phải sở hữu tài khoản Exchange mới có thể thể thao tác thu hồi email. Ngoài ra, nếu là tài khoản của doanh nghiệp thì quản trị viên có thể khóa tính năng này.
Bước 4: Giao diện hiển thị thông báo Recall This Message, bạn có 2 sự lựa chọn:
- Delete unread copies of this message - Xóa các bản sao chưa đọc của một tin nhắn.
- Delete unread copies and replace with a new message - Xóa những bản sao chưa xem và thay thế bằng tin nhắn mới. Nếu chọn thao tác này, người dùng sẽ tiếp tục đến bước 5.
Bước 5: Outlook điều hướng giao diện về trang viết email như bình thường, bạn chỉ việc chỉnh sửa, bổ sung trên nội dung cũ và nhấp vào Send để hoàn thành gửi mail.
Những trường hợp không thể thu hồi email Outlook đã gửi
Có rất nhiều lý do khiến bạn muốn thu hồi email đã gửi nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể Recall dễ dàng vì có những trường hợp Outlook không cho thu hồi như sau:
Người nhận đã xem Email
Nếu email gửi đi đã được người nhận mở xem thì những cách thu hồi email Outlook đều không có tác dụng. Bạn chỉ được phép xóa thư được lưu trữ trong hòm thư của bạn nhưng email đó vẫn còn tồn tại bên hòm thư của người nhận.
Email nằm bên trong thư mục “Công khai”
Thư mục “Công khai” là nơi tiếp nhận email được gửi cho nhiều người cùng lúc, kể cả khi người nhận chưa đọc thư thì những người trong danh sách CC và BCC đã xem email thì bạn cũng không thể thu hồi nội dung.
Email được gửi đến ngoài hệ thống Outlook
Cách thu hồi email Outlook chỉ có hiệu lực trong nội bộ hệ thống Microsoft Outlook. Vì vậy, nếu bạn gửi email đến các địa chỉ thuộc nền tảng khác như Gmail, Yahoo,…thì không có cách nào recall.
Email đã chuyển đến thư mục khác
Trong trường hợp người dùng sử dụng tính năng filter (bộ lọc) và gửi email trực tiếp tới thư mục đích danh bên ngoài Inbox (chẳng hạn như Spam) thì cũng không thu hồi được.
Email Outlook được gửi bằng ứng dụng trên điện thoại
Nếu người dùng sử dụng chế độ Exchange ActiveSync dành cho Outlook trên thiết bị di động hoặc smart watch thì chức năng Recall cũng không khả dụng. Nguyên nhân là hai phiên bản Outlook khác nhau sẽ khiến hệ thống gặp trục trặc và khó xử lý, đặc biệt là khi đồng hồ hoặc điện thoại bị ngắt mạng.
>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm email marketing miễn phí mới nhất
Lời kết
Trên đây là một số cách thu hồi email Outlook đơn giản, hiệu quả mà bạn có thể áp dụng khi nội dung thư lỗi hoặc cần chỉnh sửa. Tuy nhiên, điều kiện để recall mail cũng khá phức tạp, vậy nên cách thức hiệu quả nhất vẫn là kiểm tra nội dung thật kỹ lưỡng trước khi gửi để tránh các sai sót không đáng có nhé!
Bình luận của bạn