Biểu đồ xương cá là gì? Cách xây dựng biểu đồ xương cá trong sản xuất

Nội dung

• Biểu đồ xương cá là gì?
• Ưu và nhược điểm của biểu đồ xương cá
• #1 Ưu điểm của biểu đồ xương cá là gì?
• #2 Nhược điểm của biểu đồ xương cá là gì?
• Cấu trúc biểu đồ xương cá sử dụng trong sản xuất gồm những thành tố nào?
• Các bước tiến hành xây dựng biểu đồ xương cá trong sản xuất
• Bước 1: Xác định vấn đề
• Bước 2: Xác định lần lượt các nhân tố gây ảnh hưởng
• Bước 4: Phân tích sơ đồ
• Lưu ý khi sử dụng biểu đồ xương cá
• Ứng dụng phân tích biểu đồ xương cá trong sản xuất và cuộc sống
• #1 Trong quản lý chất lượng sản xuất của các doanh nghiệp:
• #2 Trong quản lý và bảo vệ môi trường:

Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram, Ishikawa Diagram) hay còn được gọi là biểu đồ nhân quả, là dạng biểu đồ thể hiện mối tương quan giữa nguyên nhân - kết quả. Đây là một trong số các công cụ chuẩn mực được sử dụng để quản lý và kiểm định chất lượng.

Biểu đồ này được đặt tên theo tiến sĩ Kaoru Ishikawa - một trong những nhà khoa học hàng đầu thế giới về quản lý chất lượng. Biểu đồ có hình dạng như cấu trúc xương cá với trục xương trung tâm được coi là quá trình dẫn đến đề. Đi kèm với đó là những xương lớn gắn vào trục, tương ứng với các nhóm nguyên nhân chính (nguyên nhân sơ cấp). Nhỏ hơn là các xương nhánh đại diện cho các nguyên nhân thứ cấp.

Từ biểu đồ xương cá, các nhà quản lý có thể thực hiện đánh giá và tìm ra các tác nhân gây hình thành vấn đề, qua đó xây dựng các biện pháp khắc phục kịp thời những rắc rối đó.

>>> Xem thêm: Sơ đồ tư duy là gì? Những loại sơ đồ thông dụng hiện nay

Ưu và nhược điểm của biểu đồ xương cá

#1 Ưu điểm của biểu đồ xương cá là gì?

Về ưu điểm của biểu đồ xương cá là gì, có thể kể đến như sau:

• Xây dựng góc nhìn toàn diện: Biểu đồ xương cá giúp các nhà quản lý hình dung vấn đề một cách tổng quát và toàn diện nhất trước khi đưa ra những tuyên bố chính thức.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Biểu đồ xương cá cũng đồng thời hỗ trợ việc tìm ra nguyên nhân gây thất bại của một đề án hay kế hoạch, xác định gốc rễ của sự việc.
• Nghiên cứu và phát hiện các mối nguy hại: Qua đó giúp các nhà quản lý xây dựng kế hoạch phòng ngừa, đề phòng các sự cố phát sinh.
• Tạo dựng nền tảng để đánh giá, phân tích một quy trình hay một kế hoạch: Mục đích cuối cùng của việc áp dụng biểu đồ xương cá là để cải thiện và nâng cao chất lượng trong sản xuất, vận hành doanh nghiệp.

#2 Nhược điểm của biểu đồ xương cá là gì?

Song song với các ưu điểm, biểu đồ xương cá cũng còn tồn đọng một vài yếu điểm như:

• Đòi hỏi sự đánh giá chủ quan: Việc xây dựng biểu đồ xương cá đòi hỏi sự chủ quan của người phân tích dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm của họ. Điều này cũng đồng thời gây nên một số sai sót hoặc thiếu hụt trong việc liệt kê các nguyên nhân.
• Khó tìm ra nguyên nhân cốt lõi: Biểu đồ xương cá có tính phức tạp với nhiều xương nhánh nhỏ (đại diện cho các nguyên nhân chính và nguyên nhân thứ cấp), do vậy dễ gây nên sự phân tán trong quá trình phân tích.
• Kết quả phụ thuộc lớn vào kinh nghiệm và tầm hiểu biết của nhân sự tham gia: Trường hợp nhóm phân tích không đủ chuyên môn, kết quả thu được khó đạt như kỳ vọng.
• Tốn nhiều thời gian và công sức: Do có sự phức tạp và đòi hỏi tính chuyên sâu, biểu đồ xương cá gây tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức của nhóm thực hiện.

Cấu trúc biểu đồ xương cá sử dụng trong sản xuất gồm những thành tố nào?

Tương tự như biểu đồ xương cá tổng quát, cấu trúc biểu đồ xương cá sử dụng trong sản xuất có 6 thành tố chính (5M1E), bao gồm: Materials, Machines, Man, Methods, Measurement và Environment. Đây là những biến thể quan trọng trong chu trình sản xuất và là đầu mối tạo nên bộ xương cá trong tổng thể chung của biểu đồ Ishikawa:

• Materials (Nguyên vật liệu): Đây là nhân tố quan trọng nhất trong mỗi quy trình sản xuất, quyết định lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Thông thường người mua khi tìm kiếm một sản phẩm bất kỳ, họ quan tâm nhiều hơn đến vật liệu, nguyên liệu làm ra chúng. Sai sót ngay từ khâu chọn nguyên liệu có thể khiến nhà sản xuất trắng tay trong cuộc chiến cạnh tranh lấy lòng người tiêu dùng, làm giảm doanh thu của chính doanh nghiệp.
• Machines (Máy móc): Máy móc quyết định lớn đến hiệu suất làm việc của các đơn vị sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm đầu ra. Điều này cũng đồng thời lý giải cho việc vì sao các đơn vị sản xuất thường xuyên nâng cấp và bảo trì các thiết bị máy móc của mình.
• Man (Con người): Sẽ thật thiếu sót nếu bỏ qua yếu tố con người khi tìm hiểu về biểu đồ xương cá là gì. Đây là nhóm nguyên nhân quan trọng nhất đồng thời cũng đáng được lưu tâm nhất trong biểu đồ này. Con người có khả năng tác động một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến chất lượng sản phẩm họ tạo ra. Đồng nghĩa, doanh nghiệp sản xuất muốn tối ưu hiệu quả cần phải có những chính sách phù hợp để có thể khai thác toàn diện nhất nguồn nhân lực của mình.
• Methods (Phương pháp/Quy trình): Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những phương pháp, quy trình sản xuất riêng. Đồng nghĩa nếu sai ngay ở khâu chọn phương pháp, chất lượng sản phẩm cũng không được đảm bảo.
• Measurement (Kiểm duyệt, Đo lường): Kiểm duyệt nằm trong khâu cuối cùng của quy trình sản xuất. Bước này được thực hiện nhằm mục đích đánh giá và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi tung ra thị trường. Kiểm duyệt càng kỹ, càng gắt gao sẽ làm giảm tải tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có bảng tiêu chí đo lường riêng nên việc đưa Measurement vào biểu đồ xương cá trong sản xuất là điều không thể bỏ qua nếu muốn xây dựng kế hoạch quản lý toàn diện.
• Environment (Môi trường): Môi trường là nhân tố khách quan có tính ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất của mỗi doanh nghiệp cũng như của chính người lao động. Trong đó có thể kể đến như: thời tiết, nhiệt độ, thiên tai, bão lũ,...

Các bước tiến hành xây dựng biểu đồ xương cá trong sản xuất

Để xây dựng biểu đồ xương cá trong sản xuất, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định vấn đề

Xác định vấn đề là chìa khoá để tạo lập một biểu đồ xương cá toàn diện nhất. Bạn có thể tìm ra vấn đề dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau: What (Cái gì), Who (Ai), Where (Ở đâu), When (Khi nào), How (Như thế nào).Tiếp đó, tiến hành ghi vấn đề xuống góc trái hoặc phải của trang giấy; đồng thời gạch một mũi tên dài hướng về vấn đề vừa được ghi. Đây chính là bước xác định trục của biểu đồ xương cá.  Thực hiện đóng khung mục vấn đề để rõ hơn điểm quan trọng nhất của biểu đồ xương cá là gì.

Bước 2: Xác định lần lượt các nhân tố gây ảnh hưởng

Các nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề thông thường sẽ là nhóm các nguyên nhân 5M1E, gồm: Materials, Machines, Man, Methods, Measurement và Environment.

Chia đều nhóm nguyên nhân thành 2 phần, đặt song song với trục của biểu đồ. Tiếp đó vẽ mũi tên tương ứng từ mỗi mục hướng về trục xương. Đây chính là những xương nhánh của biểu đồ xương cá.

Áp dụng brainstorming để xác định các nhân tố ảnh hưởng một cách chính xác nhất.

Bước 3: Xác định nguyên nhân thứ cấp

Tương ứng với mỗi nhóm nguyên nhân, hãy chỉ ra những mũi tên nhỏ hơn. Mỗi mũi tên nhỏ này đại diện cho những nguyên nhân thứ cấp gây hình thành nên vấn đề.

Tiếp tục xác định những nguyên nhân thứ cấp nhỏ hơn nữa để làm dày thêm các nhánh xương, tạo nên biểu đồ chỉn chu nhất.

Bước 4: Phân tích sơ đồ

Tại bước này, biểu đồ xương cá đã được hoàn thiện với đầy đủ các nguyên nhân có thể xảy ra. Trên nền tảng này, các nhà quản lý và nhân viên của doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích nhằm xác định các biện pháp khắc phục tối ưu nhất.

Lưu ý, đối với nhóm nguyên nhân cần được đánh số để xác định thứ tự ưu tiên và có hướng triển khai hợp lý.

>>> Xem thêm: Top 7 trang web lấy icon infographic miễn phí hàng đầu

Lưu ý khi sử dụng biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá là công cụ quan trọng trong việc xác định mối liên hệ giữa hai thành tố nguyên nhân và kết quả, do đó khi lập biểu đồ này cần có sự chỉn chu nhất định:

• Đối với mỗi xương nhánh cần bổ sung thêm 3 đến 4 xương con tương ứng. Điều này giúp người phân tích có những góc nhìn chuyên sâu hơn, theo đó việc xác định nguyên nhân vấn đề cũng trở nên dễ dàng hơn.
• Xác định nguyên nhân của vấn đề một cách toàn diện từ những nguyên nhân lớn nhất đến những nguyên nhân tiềm ẩn. Tuyệt đối không bỏ qua hay loại trừ bất kỳ một nguyên nhân nào.
• Đánh giá mức độ của nguyên nhân vấn đề phải dựa trên các yếu tố khách quan như: số liệu, dẫn chứng, báo cáo,...
• Sau khi đã xác định rõ các nguyên nhân, nhóm phân tích cần bổ sung thêm dẫn chứng, số liệu để có cái nhìn chính xác nhất về các mối quan hệ. Từ đây mới có thể đề ra các giải pháp chính xác và kịp thời.

Ứng dụng phân tích biểu đồ xương cá trong sản xuất và cuộc sống

Biểu đồ xương cá được ứng dụng nhiều trong sản xuất và cuộc sống thường ngày, điển hình như trong quản lý chất lượng sản xuất và quản lý vấn đề môi trường:

#1 Trong quản lý chất lượng sản xuất của các doanh nghiệp:

Khi một doanh nghiệp A gặp vấn đề về chất lượng sản phẩm đầu ra, các nhà quản lý có thể tìm hiểu nguyên nhân gây ra hệ luỵ dựa trên biểu đồ xương cá. Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đi làm rõ những thành tố gây ảnh hưởng đến sản phẩm là gì (cấu trúc xương nhánh của biểu đồ xương cá là gì), ví dụ như: vật liệu sản xuất, máy móc - dây chuyền sản xuất, đội ngũ nhân sự,... Từ đây, doanh nghiệp sẽ xác định được nguyên nhân làm giảm chất lượng sản phẩm có thể là do nguyên vật liệu không đảm bảo hoặc do nhân viên thiếu chuyên môn,... Qua đó có hướng điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục vấn đề.

#2 Trong quản lý và bảo vệ môi trường:

Khi một dòng sông bị phát hiện nhiễm chì nặng, các nhà quản lý môi trường sẽ thực hiện xác định các tác nhân có thể gây nên tình trạng này, xây dựng biểu đồ xương cá dựa trên những "xương nhánh" hợp lý, ví dụ: nhà máy B tăng xả thải, khu công nghiệp C gần sông mới đi vào hoạt động,... Tiếp đó, các nhà phân tích sẽ lần lượt đánh giá từng nhóm tác nhân nhằm xác định chính xác nguyên nhân chính gây nhiễm chì cho dòng nước và có những biện pháp ứng phó kịp thời.

Tạm kết:

Những chia sẻ trên đây của Marketing AI về khái niệm biểu đồ xương cá là gì đã giúp bạn phần nào hiểu được tầm quan trọng và lợi ích của công cụ này. Hy vọng rằng qua bài viết, bạn có thể học hỏi và áp dụng xây dựng cho doanh nghiệp, tổ chức của mình những biểu đồ xương cá chỉn chu nhất, giúp bạn có những cái nhìn tổng quan nhất trước mỗi vấn đề xảy ra.