Theo HubSpot, thông cáo báo chí (hay press release) là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông. Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực với các thương hiệu khi làm PR. Nhưng để viết được một thông cáo báo chí hoàn hảo không phải là điều dễ dàng. Hãy theo dõi bài viết sau đây để biết cách viết thông cáo báo chí hiệu quả nhất cho chiến lược PR của bạn:
Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?
Có rất nhiều lý do khiến các doanh nghiệp phải gửi thông cáo báo chí, một số lý do phổ biến nhất là:
- Thu hút giới truyền thông: khi doanh nghiệp cho ra mắt sản phẩm mới.
- Xây dựng thương hiệu: khi doanh nghiệp muốn nhiều người biết đến mình hơn.
- Tạo dựng backlink từ website lớn và uy tín: khi bạn ra mắt e-book, báo cáo, blog và bạn muốn nhiều người biết đến nội dung đó.
- Cách hiệu quả để quảng bá thương hiệu: một thông cáo báo chí viết tốt sẽ thu hút sự chú ý từ giới truyền thông.
Nên viết thông cáo báo chí khi nào?
Bạn không thể gửi thông cáo báo chí bất cứ lúc nào? Sau đây là những dịp bạn nên viết thông cáo báo chí:
- Khi có tin tức quan trọng
- Khi ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới
- Khi tổ chức một sự kiện
- Khi kết hợp với doanh nghiệp khác trong một dự án
- Khi có nghiên cứu thành công
- Khi chiến thắng một giải thưởng
Bố cục thông cáo báo chí gồm bao nhiêu phần?
Một thông cáo báo chí bố cục gồm 8 phần chính:
- Tiêu đề
- Ngày pháp hành
- Thông tin liên hệ: Tên, email, số điện thoại
- Tóm tắt ý chính
- Đoạn mở đầu: Nêu vấn đề trong thông cáo
- Đoạn thứ hai: Thông tin chi tiết
- Đoạn thứ ba: Thông tin liên quan
- Bản mẫu
Cách viết thông cáo báo chí hoàn hảo
Hãy viết như một nhà báo
Nếu bạn đang viết một thông cáo báo chí để gửi cho một nhà báo, bạn cần nghĩ và viết như một nhà báo. Bạn cũng cần viết một câu chuyện có thể thu hút sự chú ý từ giới truyền thông. Một số điều cần lưu ý:
- Đi thẳng vào vấn đề: Đừng làm người đọc bị rối. Hãy làm rõ ràng chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.
- Viết ngắn gọn và súc tích: Nhà báo rất bận, họ không có thời gian để đọc quá nhiều.
- Không làm quá mọi thứ: Không đề cập đến chuyện sự kiện lớn nhất, sản phẩm tốt nhất từ trước đến giờ.
Thông tin có ý nghĩa và giá trị tới công chúng
Khi viết thông cáo báo chí, cần chú ý những yếu tố sau:
- Nội dung liên quan và có thể gây chú ý với công chúng mục tiêu
- Nội dung câu chuyện liên quan mật thiết đến doanh nghiệp của bạn
Đính kèm trích dẫn hữu ích
Một trong những phần quan trọng nhất của cách viết thông cáo báo chí chính là người viết phải dùng đính kèm những trích dẫn của người quan trọng và có liên quan vào câu chuyện
Gắn liền chủ đề với mục đích sản phẩm
Doanh nghiệp của bạn ra đời như thế nào? Mục đích và giá trị của sản phẩm của bạn là gì? Nó có thể giải quyết vấn đề gì? Câu trả lời là hãy luôn gắn liền thông cáo báo chí với sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu bạn sắp ra mắt một sản phẩm mới, hãy luôn nhấn mạnh những ưu điểm của sản phẩm đó.
Loại bỏ chi tiết không cần thiết
Cách viết thông cáo báo chí cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Không ai có thời gian để đọc tài liệu 3 trang giấy về lịch sử của doanh nghiệp bạn và những thông tin rườm rà, thừa thãi. Một thông cáo báo chí chỉ nên nằm gọn trong 1 trang giấy.
Định dạng thông cáo báo chí theo mấy bước?
Một thông cáo báo chí luôn đi theo một khuôn mẫu nhất định để người đọc dễ dàng đọc lướt và nắm bắt thông tin nhanh chóng.
Bạn cũng có thể định dạng thông cáo báo chí theo những bước sau:
Bước 1: Tìm mục đích
Một số mục đích chính cần được xác định trước khi viết thông cáo báo chí là:
- Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)
- Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)
- Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)
- Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)
Bước 2: Viết tiêu đề
Bước tiếp theo trong cách viết thông cáo báo chí đó chính là viết một tiêu đề hấp dẫn. Tiêu đề của bạn phải có đủ sức hút để gây được sự chú ý với giới truyền thông và công chúng và khiến họ muốn đọc tiếp.
Bước 3: Tóm tắt những ý chính
Việc phác thảo những ý chính giúp người đọc biết rõ thông cáo báo chí này nói về vấn đề gì và liệu họ có quan tâm để đọc tiếp hay không. Những ý chính xuất hiện sau tiêu đề và chỉ nên bao gồm 2-3 ý quan trọng nhất.
Bước 4: Viết đoạn đầu tiêu
Đoạn đầu tiên là một phần rất quan trọng. Đoạn này sẽ bao gồm những thông tin quan trọng nhất: mục đích của thông cáo báo chí, chủ đề của thông cáo báo chí, tại sao người đọc nên chú ý đến thông cáo báo chí này?…
Bước 5: Viết nội dung còn lại
Hai và ba đoạn tiếp theo sẽ bao gồm những thông tin còn lại của câu chuyện. Đó là những thông tin chi tiết hơn về công ty, về vấn đề câu chuyện, những thông tin mà người đọc cần biết.
Hãy lưu ý những đoạn văn này chỉ nên ngắn và súc tích vì thông cáo báo chí không được dài quá một trang.
Bước 6: Đính kèm trích dẫn
Các trích dẫn không cần quá phức tạp. Bạn chỉ cần đảm bảo 3 yếu tố sau đây:
- Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?
- Không dùng những từ ngữ quá “đao to búa lớn”
- Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?
Bước 7: Thông tin liên hệ
Người đọc cần biết họ sẽ phải liên lạc với ai nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết. Hãy đính kèm thông tin của phòng PR hoặc marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Thông tin liên hệ bao gồm tên, số điện thoại, email.
Nên gửi thông cáo báo chí khi nào?
Gửi thông cáo báo chí vào đúng thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.
Ví dụ về thông cáo báo chí
Cùng tham khảo một số ví dụ về thông cáo báo chí, mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới:
Lưu ý trong cách viết thông cáo báo chí
- Thông cáo báo chí bắt buộc phải tuân theo nguyên tắc về nội dung và định dạng như trên
- Cách viết thông cáo báo chí không nên chứa thuật ngữ chuyên môn hoặc kỹ thuật khó hiểu. Nên chú thích trong văn bản nếu có.
- Sau khi đã viết thông cáo báo chí cần gửi tới phóng viên hoặc cơ quan truyền thông.
- Thông cáo báo chí nên viết về những nội dung hấp dẫn, sự kiện mới. Không nên viết về sự kiện đã cũ hoặc không xảy ra trong tương lai.
- Trong thông cáo báo chí có thể trích lời phát biểu của cá nhân liên quan. Nhưng cần chính xác lời phát biểu và được sự đồng thuận trích dẫn lời phát biểu đó.
- Nếu thông tin liên hệ là cá nhân thì cần được sự cho phép của cá nhân nêu tên tại địa chỉ liên hệ.
- Tránh những từ ngữ tiêu cực, phóng đại trong bản thông cáo báo chí.
Trên đây là cách viết thông cáo báo chí cũng như một số ví dụ về thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới để bạn có thể tham khảo. Hãy theo dõi nhiều bài viết hay trên MarketingAI nhé.
Khánh Khiêm – Marketing AI
