Cách viết thông cáo báo chí chi tiết và chuẩn xác nhất cho doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?

Có rất nhiều lý do khiến các doanh nghiệp phải gửi thông cáo báo chí, ví dụ như:

• Thông báo các sự kiện quan trọng: Thông cáo báo chí là cách hiệu quả để thông báo về các sự kiện quan trọng như ra mắt sản phẩm mới, các chiến dịch marketing hay các sự kiện lớn mà doanh nghiệp tổ chức, tham gia.
• Tăng cường nhận diện thương hiệu: Thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp tiếp cận với công chúng, khách hàng tiềm năng và đối tác thông qua các phương tiện truyền thông. Điều này sẽ giúp tăng cường nhận diện thương hiệu và khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
• Thu hút sự quan tâm của truyền thông: Một thông cáo báo chí có thể thu hút sự quan tâm của các nhà báo, phóng viên, từ đó, tạo ra nhiều bài viết, tin tức và chủ đề thảo luận về doanh nghiệp.
• Tăng cường SEO và lưu lượng truy cập website: Khi thông cáo báo chí được đăng tải trên các trang web uy tín, nó không chỉ tạo liên kết backlink đến website của doanh nghiệp mà còn giúp cải thiện SEO và tăng lưu lượng truy cập.
• Tạo cơ hội hợp tác và đầu tư: Thông qua việc thông báo các thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể thu hút sự quan tâm từ các nhà đầu tư và đối tác tiềm năng, mở ra cơ hội hợp tác và đầu tư.

Khi nào cần viết thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí là một phần không thể thiếu trong chiến lược truyền thông của doanh nghiệp, giúp duy trì và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp với công chúng. Cụ thể, các marketers có thể tận dụng thông cáo báo chí trong các trường hợp sau:

• Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Khi doanh nghiệp giới thiệu các sản phẩm mới ra thị trường, thông cáo báo chí giúp đưa thông tin này đến với khách hàng, đối tác và truyền thông một cách nhanh chóng và rộng rãi.
• Tổ chức sự kiện: Các sự kiện quan trọng như kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị, triển lãm, sự kiện từ thiện hoặc các buổi họp báo đều cần được thông báo qua thông cáo báo chí để thu hút sự chú ý và quan tâm của công chúng.
• Ký kết hợp tác với doanh nghiệp khác: Khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng hợp tác chiến lược, liên minh, thông cáo báo chí sẽ giúp truyền tải thông tin tới công chúng và các bên liên quan
• Nhận giải thưởng: Việc nhận được giải thưởng, chứng nhận hay các danh hiệu uy tín sẽ giúp tăng giá trị và nâng cao uy tín của doanh nghiệp
• Công bố kết quả nghiên cứu: Công bố các kết quả nghiên cứu qua thông cáo báo chí là một cách để tăng sự quan tâm của công chúng đến thương hiệu, từ đó thúc đẩy các hành động cụ thể.
• Thay đổi nhận diện thương hiệu: Sử dụng thông cáo báo chí khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi bộ nhận diện thương hiệu (logo, các ấn phẩm truyền thông…)

Bố cục thông cáo báo chí gồm bao nhiêu phần?

Thông thường, một thông cáo báo chí sẽ được trình bày theo bố cục 7 phần sau:

Phần 1: Nguồn tin 

Tên, địa chỉ, logo, thông tin liên hệ của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân ra thông cáo báo chí.

Phần 2: Tên văn bản 

Lưu ý ghi rõ thể loại là Thông cáo báo chí, không nên ghi chung chung là nội dung chương trình hay sự kiện. Khi trình bày, dùng chữ in có gạch dưới và căn lề bên trái

Phần 3: Tiêu đề

Khái quát nội dung chính của thông cáo báo chí. Tên tiêu đề nên được viết in hoa, bôi đậm và sử dụng cỡ chữ lớn hơn so với nội dung.

Phần 4: Thời gian, địa điểm ra thông báo

Phần 5: Nội dung chính: gồm 4 đoạn

• Đoạn 1: Tóm tắt tất cả thông tin chính, quan trọng nhất
• Đoạn 2: Phát triển thêm các ý nhỏ từ ý chính của đoạn 1, có thể bổ sung thêm các chi tiết có liên quan
• Đoạn 3: Trích dẫn các câu nói của những người có chức vụ, lãnh đạo, chuyên gia hoặc người có tầm ảnh hưởng trong thông cáo báo chí.
• Đoạn 4: Bổ sung thêm những thông tin liên quan về sự kiện, sau đó nhắc lại mục đích chính của thông cáo

Phần 6: Thông tin về tổ chức/ doanh nghiệp ra thông cáo báo chí:

Bao gồm tên, lĩnh vực hoạt động, và các thông tin khái quát về doanh nghiệp, tổ chức.

Phần 7: Thông tin liên hệ: 

Cung cấp thông tin liên hệ của người đại diện truyền thông bao gồm tên, chức vụ, số điện thoại, email hay website/ fanpage của doanh nghiệp, tổ chức.

Cách viết thông cáo báo chí hoàn hảo

Để xây dựng một thông cáo báo chí chuyên nghiệp, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Hãy viết như một nhà báo

Nguyên tắc đầu tiên trong cách viết thông cáo báo chí hoàn hảo là lên ý tưởng bài viết như một nhà báo. Ngoài ra, xây dựng một câu chuyện hấp dẫn cũng giúp thu hút sự chú ý từ truyền thông. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:

• Đi thẳng vào vấn đề: Đừng làm người đọc bị rối. Hãy làm rõ ràng chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.
• Viết ngắn gọn và súc tích: Người đọc thường có xu hướng đọc tin nhanh và không thích đọc những thông tin quá dài dòng.
• Không làm quá mọi thứ: Thông tin trong thông cáo báo chí cần phải chính xác, không được thêm thắt hay bịa đặt, làm giảm uy tín thương hiệu.

Thông tin có ý nghĩa và giá trị tới công chúng

Trong cách viết thông cáo báo chí, bạn cần chú ý những yếu tố sau về chất lượng nội dung:

• Nội dung liên quan và có thể tiếp cận các đối tượng mục tiêu
• Nội dung câu chuyện liên quan mật thiết đến doanh nghiệp của bạn

Đính kèm trích dẫn hữu ích

Một trong những phần quan trọng nhất trong cách viết thông cáo báo chí chính là người viết phải dùng đính kèm những trích dẫn của những chuyên gia hoặc người có tầm ảnh hưởng để tăng độ uy tín và chính xác.

Gắn liền chủ đề với mục đích sản phẩm

Doanh nghiệp của bạn ra đời như thế nào? Mục đích và giá trị của sản phẩm của bạn là gì? Nó có thể giải quyết vấn đề gì? Câu trả lời là hãy luôn gắn liền thông cáo báo chí với sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu bạn sắp ra mắt một sản phẩm mới, đừng quên nhấn mạnh những ưu điểm của sản phẩm đó.

Loại bỏ chi tiết không cần thiết

Thông cáo báo chí cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Không ai có thời gian để đọc tài liệu hàng chục trang giấy về lịch sử của doanh nghiệp và những thông tin rườm rà, thừa thãi. Một thông cáo báo chí chỉ nên nằm gọn trong 1 trang giấy.

Các bước định dạng thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí luôn đi theo một khuôn mẫu nhất định để người đọc dễ dàng đọc lướt và nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Bạn cũng có thể định dạng thông cáo báo chí theo những bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích

Trước khi viết thông cáo báo chí, bạn cần xác định mục đích chính thông qua các yếu tố sau:

• Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)
• Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)
• Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)
• Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)

Bước 2: Viết tiêu đề

Bước tiếp theo trong cách viết thông cáo báo chí đó chính là viết một tiêu đề hấp dẫn. Tiêu đề của bạn phải có đủ sức hút để gây được sự chú ý với giới truyền thông và công chúng và khiến họ muốn đọc tiếp.

Bước 3: Tóm tắt những ý chính

Việc phác thảo những ý chính giúp người đọc biết rõ thông cáo báo chí này nói về vấn đề gì và liệu họ có quan tâm để đọc tiếp hay không. Những ý chính xuất hiện sau tiêu đề và chỉ nên bao gồm 2-3 ý quan trọng nhất.

Bước 4: Viết đoạn đầu tiên

Đoạn đầu tiên là một phần rất quan trọng. Đoạn này sẽ bao gồm những thông tin quan trọng nhất: mục đích của thông cáo báo chí, chủ đề của thông cáo báo chí, tại sao người đọc nên chú ý đến thông cáo báo chí này?...

Bước 5: Viết nội dung còn lại

Các đoạn tiếp theo sẽ bao gồm những thông tin còn lại của câu chuyện. Đó là những thông tin chi tiết hơn về công ty, các câu chuyện, những thông tin mà người đọc cần biết.

Hãy lưu ý những đoạn văn này chỉ nên ngắn gọn và súc tích nhất có thể vì thông cáo báo chí không được dài quá một trang.

Bước 6: Đính kèm trích dẫn

Quy chuẩn về trích dẫn trong thông cáo báo chí khá đơn giản, chỉ cần đảm bảo 3 yếu tố sau đây:

• Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?
• Không dùng những từ ngữ quá "đao to búa lớn"
• Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?

Bước 7: Thông tin liên hệ

Công đoạn cuối cùng trong cách viết thông cáo báo chí là để lại thông tin liên hệ bao gồm tên, số điện thoại, hoặc email của người đại diện truyền thông. Người đọc cần biết họ sẽ phải liên lạc với ai nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết. Hãy đính kèm thông tin của phòng PR hoặc marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí.

Ví dụ về thông cáo báo chí

Cùng tham khảo một số ví dụ về thông cáo báo chí của các công ty, tổ chức:

Thông cáo báo chí sự kiện

Trong trường hợp này, thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp đưa thông tin về sự kiện với công chúng một cách nhanh chóng và rộng rãi. Nhờ đó, sự kiện có thể thu hút sự chú ý quan tâm và tham gia của nhiều người, mang đến tỷ lệ thành công cao hơn. Thông qua thông cáo báo chí, doanh nghiệp có thể truyền tải những thông điệp chính và quan trọng mà mình muốn gửi đến khách hàng, đối tác và công chúng. Từ đó, giúp định hướng dư luận và tạo ra những tác động tích cực.

Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm

Thông cáo báo chí về hợp tác liên doanh

Những lưu ý trong cách viết thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí hoàn hảo đòi hỏi sự cẩn thận và tư duy chiến lược trong cách diễn đạt, trình bày thông tin. Sau đây là những lưu ý quan trọng để viết một thông cáo báo chí hấp dẫn, chuyên nghiệp:

• Thông cáo báo chí bắt buộc phải tuân theo nguyên tắc về nội dung và định dạng như trên
• Thông cáo báo chí không nên chứa thuật ngữ chuyên môn hoặc kỹ thuật khó hiểu. Nếu có thì nên chú thích trong văn bản.
• Sau khi đã viết thông cáo báo chí cần gửi tới phóng viên hoặc cơ quan truyền thông.
• Thông cáo báo chí nên viết về những nội dung hấp dẫn, sự kiện mới. Không nên viết về sự kiện đã cũ hoặc không xảy ra trong tương lai.
• Trong thông cáo báo chí có thể trích lời phát biểu của cá nhân liên quan nhưng cần chính xác lời phát biểu và được sự đồng thuận trích dẫn lời phát biểu đó.
• Nếu thông tin liên hệ là cá nhân thì cần được sự cho phép của cá nhân nêu tên tại địa chỉ liên hệ.
• Tránh những từ ngữ tiêu cực, phóng đại trong bản thông cáo báo chí.

Tạm kết

Trên đây là cách viết thông cáo báo chí cũng như một số ví dụ về thông cáo báo chí tiêu biểu mà bạn có thể tham khảo. Việc sử dụng thông cáo báo chí hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích và giúp doanh nghiệp, tổ chức đạt được những mục tiêu truyền thông và kinh doanh cụ thể.