Procurement là gì? 5 cách cải thiện phương pháp Procurement Marketing

Theo các bạn Procurement là gì? Procurement là một nghiệp vụ quan trọng quyết định nên sự thành bại của doanh nghiệp. Có thể nói, procurement có mối quan hệ mật thiết với ngành truyền thông xã hội. Tuy nhiên khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ với cộng đồng marketer. Cùng MarketingAI tìm hiểu Procurement là gì và 5 cách để cải thiện phương pháp Procurement marketing trong doanh nghiệp.

Procurement là gì?

Theo định nghĩa của từ điển Anh - Việt, danh từ Procurement có nghĩa là sự thu mua. Theo nghĩa đơn giản nhất, công việc này bao gồm một loạt các hoạt động và quy trình cần thiết để có được các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết từ các nhà cung cấp tốt nhất với mức giá tốt nhất. Các sản phẩm hoặc dịch vụ đó bao gồm nguyên liệu, thiết bị, dịch vụ và vật tư, đồ đạc và thiết bị, thiết bị kỹ thuật và hỗ trợ, viễn thông, tài sản thế chấp, tuyển dụng nhân viên, thử nghiệm và đào tạo, và các dịch vụ liên quan đến du lịch.

Đây là một phần chiến lược doanh nghiệp của tổ chức. Thu mua được coi như là một trong những chức năng kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu danh tính của công ty dựa trên ý thức về môi trường thì chiến lược của chuyên gia đấu thầu phải tập trung vào việc thu hút các "nhà cung cấp xanh". Nếu một công ty có mục tiêu cụ thể, Procurement phải làm tốt nhiệm vụ của mình là tìm kiếm nguồn nhân lực lao động tốt với giá cả hợp lý.

Nếu doanh nghiệp biết cách sử dụng nguồn nhiên liệu một cách hợp lý, việc chi tiêu tài chính sẽ trở nên dễ dàng hơn. Ngay cả việc giảm chi phí mua hàng cũng có thể có tác động trực tiếp đáng kể đến lợi nhuận.. Nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Chi phí mua cao hoặc mức độ lãng phí cao trong chuỗi cung ứng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và danh tiếng của tổ chức. Do đó, nghiệp vụ procurement rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Như vậy đến đây chắc hẳn bạn đã phần nào hiểu được khái niệm procurement là gì? rồi đúng không.

Thế nào là nhân viên Procurement 

Nhân viên procurement chính là những người sẽ tiến hành thu mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp. Chính vì thế, nhân viên thu mua sẽ có trách nhiệm đảm bảo số lượng và chất lượng của nguyên liệu, vật liệu, dịch vụ. Thông thường, nơi cung ứng hàng hóa sẽ phụ thuộc vào các điều khoản đã thỏa thuận, có thể là nhà cung cấp cũ hoặc mới.

Quy trình và công việc của Procurement là gì?

Quy trình

Quy trình của Procurement rất đa dạng và sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp để phù hợp với hoạt động riêng biệt của từng công ty. Tuy nhiên, quy trình procurement đều đảm bảo những đặc điểm sau:

• Quy trình thu mua bắt đầu từ nhu cầu
• Bộ phận thu mua sẽ lập bảng chi tiết về yêu cầu cụ thể
• Sau đó sẽ gửi bảng mời thầu hoặc yêu cầu báo giá tới các nhà cung cấp
• Nhà cung cấp sẽ gửi báo giá và bộ phận thu mua sẽ chọn lọc ra nhà cung cấp tốt nhất
• Nhà cung cấp sẽ chọn cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đơn đặt hàng
• Bộ phận thu mua sẽ đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp với hàng hóa đã nhận sau đó thanh toán.

Công việc

Procurement hoạt động ở khá nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng phổ biến nhất là tại nhà hàng, khách sạn hay khi sàn thương mại điện tử phát triển.

Trong ngành dịch vụ, Procurement dùng để chỉ nhân viên quản lý việc mua bán các nguyên vật liệu, thiết bị, đồ đặc,...nhằm phục vụ trực tiếp trong quá trình kinh doanh.

Đối với ngành thương mại điện tử, Procurement là những người làm việc trực tiếp với khách hàng và đối tác doanh nghiệp. Họ trực tiếp thoả thuận về số lượng sản phẩm, giá cả, nguồn hàng, cách thức cung ứng, vận chuyển,...

Các hình thức thu mua cũng được phân ra thành hai loại khác nhau là chi tiêu trực tiếp và thu mua gián tiếp. Trong đó:

Chi tiêu trực tiếp: liên quan mật thiết tới sản xuất gồm các mặt hàng là một phần của thành phẩm. Việc thu mua trực tiếp chính là trọng tâm trong quản lý chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Thu mua gián tiếp: không liên quan đế sản xuất mà liên quan đến việc mua lại. Chi tiêu gián tiếp gồm nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ khác nhau được tiêu chuẩn hoá.

- Tiếp nhận hàng hoá từ các bộ phận khác.

- Sắp xếp, phân loại hàng hoá theo thứ tự ưu tiên để việc vận hành thông suốt.

- Tìm kiếm và đánh giá năng lực của các nhà cung cấp trên thị trường.

- Yêu cầu nhà cung cấp khai báo thông tin về sản phẩm như: giá cả, chất lượng, loại sản phẩm,...

- Khảo sát, thăm quan nơi sản xuất và trưng bày sản phẩm của nhà cung cấp để đánh giá chính xác nhất năng lực.

- Tham gia các triển lãm, hội trợ để tìm kiếm sản phẩm.

- So sánh, phân tích và lựa chọn sản phẩm, đơn vụ cung cấp phù hợp.

- Đàm phán, thoả thuận và làm hợp đồng với đơn vị cung cấp.

- Quản lý chi tiêu, thanh toán tiền hàng hoá.

- Giám sát tiến độ giao hàng và vận chuyển.

- Kiểm soát số lượng và chất lượng nguồn hàng dựa theo hợp đồng.

- Yêu cầu bồ thường, khiếu nại nếu có sai sót từ đơn vụ cung cấp.

Nguyên tắc của Procurement

Nguyên tắc đầu tiên và cơ bản nhất của procurement là hàng hóa được thu mua với mức giá tốt nhất thị trường để đảm bảo lợi nhuận cho công ty. Đây là một trong những điều doanh nghiệp cần ở bạn vì nó giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí cho quá trình hoạt động.

Để giúp bạn lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất thì các số liệu phải lập ra dựa trên rất nhiều phương diện từ nhu cầu của công ty tới nguồn cung cấp trên thị trường.

Kỹ năng của nhân viên procurement

Đối với người làm nhân viên thu mua thì có rất nhiều kỹ năng quan trọng cần có, cụ thể là năng khiếu kinh doanh. Bởi lẽ công việc này đòi hỏi sự nhạy bén với thay đổi thị trường cũng như khả năng giao tiếp, đàm phán, sáng tạo và trung thực. Đây là những kỹ năng bổ sung, hỗ trợ cho nhau để mang lại sự hiệu quả cao trong công việc.

Hơn nữa, nhân viên thu mua hàng hóa còn cần có kiến thức về thị trường để biết sản phẩm mình mua và tìm được nhà cung ứng phù hợp. Đồng thời cho khả năng dự đoán về xu hướng tiêu dùng của khách hàng nhằm có chính sách thu mua phù hợp.

Quan trọng hơn cả là kỹ năng đàm phán vì nó được xem là kỹ năng cốt lõi mà người làm procurement cần phải có. Bởi vì nhân viên thu mua là những người trực tiếp đàm phán, mua hàng với nhà cung ứng nên họ cần có kỹ năng tốt nhằm thu mua  được giá tốt nhất. Ngoài ra thì kỹ năng đàm phán còn giúp thuyết phục khách hàng lựa chọn sản phẩm doanh nghiệp mình cung ứng.

Phân biệt Procurement và Purchasing

Procurement, Purchasing đều được dùng để chỉ những người chịu trách nhiệm thu mua hàng hoá, sản phẩm. Tuy nhiên nếu các bạn hiểu Procurement là gì, các bạn sẽ thấy hai thuật ngữ này vẫn có sự khác nhau. Hãy cùng phân biệt Procurement, Purchasing:

Loại hàng hóa, sản phẩm/ dịch vụ: Nếu như nhiệm vụ của Purchasing ít tác động đến chi phí trực tiếp của sản phẩm, tần suất giao dịch và các chỉ số tác động đến giá mua thì Procurement lại chịu ảnh hưởng không nhỏ bởi chi phí trực tiếp, tần suất giao dịch. Ngoài ra Procurement còn dễ dàng xây dựng mô hình TCO (Tổng chi phí sở hữu) hơn so với Purchasing.

Chiến lược sử dụng: Ở vị trí Purchasing sẽ mất ít thời gian lên chiến lược hơn so với nhân viên Procurement. Lý do bởi bảng chiến lược thu mua của Purchasing đơn giản hơn Procurement. Bên cạnh đó, nhân viên Purchasing có thể tự hoàn thành các hàng mục đơn giản, điều này khác nhón Procurement.

Đánh giá chất lượng hàng hóa  từ nhà cung cấp: Nhiệm vụ của Procurement là phải đảm bảo chất lượng hàng hoá từ nhà cung cấp, còn Purchasing sẽ theo yêu cầu của cấp trên để báo cáo, đánh giá chất lượng hàng hoá.

Công việc của nhân viên Procurement, Purchasing tại nhà hàng, khách sạn

• Bảng danh mục các mặt hàng cần mua sắm cho nhà hàng, khách sạn. Sau đó phân loại và sắp xếp theo thứ tự ưu ái.
• Tìm kiếm các nhà cung cấp trên thị trường hiện nay có khả năng cung ứng yêu cầu của nhà hàng, khách sạn.
• Kiểm tra giá trị sản phẩm, thăm dò giá cả, chi phí từ các nhà phân phối.
• Đàm phán với nhà phân phối, sau đó chọn lựa ra nguồn cung cấp phù hợp nhất để hợp tác.
• xây dựng kế hoạch đặt hàng hóa, sản phẩm. Kết hợp với nhân sự logistics tiến hành thủ tục nhận hàng.
• Giám sát tiến độ giao hàng, giá trị hàng hóa. Nếu xảy ra sai sót thì chủ động giải quyết như theo hợp đồng đã ký kết.
• Thực hiện các ngành nghề khác do cấp trên giao.

5 cách để cải thiện phương pháp Procurement là gì?

Khái niệm Procurement là gì cũng đã rõ ràng, dưới đây sẽ là 5 cách để cải thiện phương pháp procurement marketing trong doanh nghiệp.

Các công ty cần đánh giá lại vai trò của việc thu mua trong tiếp thị. Các quyết định chiến lược quan trọng, chẳng hạn như việc lựa chọn các cơ quan đối tác và thiết kế các chiến dịch, phải được giữ vững trong tay chức năng tiếp thị. Các nhà tiếp thị biết sở thích của khách hàng và với thông tin phù hợp họ có thể xác định các đối tác tốt nhất để giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng mục tiêu. Nhưng một tổ chức luôn cần kế hoạch vận hành trơn tru, do đó, doanh nghiệp cần kết hợp phương pháp thu mua vào truyền thông tiếp thị.

Việc xây dựng hỗ trợ marketing nên bắt đầu bằng sự hiểu biết rõ ràng về cách thức mà chức năng thu mua có thể giúp đáp ứng nhu cầu tiếp thị như thế nào?

• Quản lý nhà cung cấp: Các nhà tiếp thị cần xác minh rằng các nhà cung cấp (hoặc agency) có khả năng tài chính. Họ cần phải thương lượng mức giá cạnh tranh và những giá trị của hợp đồng, để đảm bảo rằng các agency cung cấp những gì họ đã đề nghị. Bên procurement có thể giúp các nhà tiếp thị xác minh độ trung thực, so sánh giá cả
• Giám sát hiệu quả: Các nhà tiếp thị cần phải hiểu hiệu suất của các agency. Phòng ban thu mua biết cách theo dõi và giám sát hiệu quả các cơ quan tham gia và phương tiện mà họ đặt. Phòng ban này cũng biết cách dẫn đầu các đánh giá của nhà cung cấp. Do đó, phòng thu mua có thể giúp phòng truyền thông giám sát đánh giá các hiệu quả của các cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm mà doanh nghiệp đã lựa chọn.
• Giải quyết khó khăn. Khi các cơ quan hoạt động kém, chức năng mua sắm có thể dẫn dắt các cuộc trò chuyện khó khăn, để các nhóm tiếp thị duy trì mối quan hệ agency chặt chẽ và hiệu quả.

• Tìm kiếm các khả năng phù hợp. Các nhà tiếp thị luôn cần tìm kiếm các agency có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại và mong đợi của họ - và mang lại cho họ những sản phẩm tốt nhất trên thị trường bằng cách đáp ứng nhu cầu họ không biết họ có. Ví dụ: agency có thể theo dõi xem quảng cáo kỹ thuật số được xem nhiều nhất ở đâu và độ tuổi nào? Chức năng thu mua có thể quét các ngành công nghiệp có năng lực và phát triển các quy trình để kiểm tra khả năng của các đối tác.
• Tạo thêm giá trị. Các nỗ lực tiếp thị phải tập trung cả về chất lượng (khả năng và phù hợp) và về chi phí để mang lại giá trị tối đa. Sử dụng dữ liệu tiếp thị-về-đầu tư (MROI), chức năng thu mua có thể thực hiện tất cả điều này bằng cách tạo phiếu ghi điểm cân bằng, ví dụ, theo dõi cả hiệu quả của việc mua quảng cáo và hiệu quả của các vị trí kết quả.
• Di chuyển một cách nhanh chóng. Tiếp thị đang thay đổi nhanh chóng, và cuộc cách mạng kỹ thuật số là một động lực chính. Các nhóm tiếp thị cần phản hồi. Làm việc chặt chẽ với phòng ban thu mua cho phép họ phát triển các quy tắc linh hoạt và đáp ứng trong khi sự rủi ro vẫn được kiểm soát.

Để nắm bắt giá trị của loại hình này - đặc biệt là các cơ hội nâng cao hơn, các nhà tiếp thị và phòng ban thu mua cần mối quan hệ làm việc gần gũi hơn trong suốt quá trình mua hàng.

>> Xem thêm: Logistics là gì

Kết luận

Như vậy trên đây là chia sẻ về procurement là gì? Cũng như 5 cách để cải thiện procurement marketing trong doanh nghiệp. Khi thói quen thay đổi của khách hàng buộc các công ty phải chuyển đổi cách tiếp cận của mình, họ đang tìm kiếm các công cụ mới để giúp tối đa hóa giá trị của những nỗ lực đó. Các phòng ban thu mua hiệu quả cao đã tìm thấy nhiều công cụ như vậy. Thách thức đối với phòng thu mua là chứng minh cho các đồng nghiệp tiếp thị của họ rằng việc hỗ trợ không chỉ hữu ích mà còn cực kỳ quan trọng.

Hi vọng qua bài viết, các bạn đã có câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi "procurement là gì". Để có thể giải đáp được nhiều câu hỏi hơn nữa các bạn có thể để lại bình luận ở bên dưới hoặc tìm hiểu trên Marketing AI.

Nguồn: Mc Kensey