Memo là gì? Cách viết memo chuẩn chỉnh với cấu trúc nội dung rõ ràng

Memo là gì ?

Memo là từ viết tắt của “memorandum” nghĩa là bản ghi nhớ hoặc thông báo ngắn gọn. Memo được sử dụng nhiều trong liên lạc nội bộ doanh nghiệp để trao đổi về các vấn đề liên quan đến thủ tục, hoạt động kinh doanh của các đơn vị/tổ chức.

Khác với email - vốn có thể dùng để gửi thư từ các cá nhân cho nhau, memo lại được sử dụng chủ yếu dưới dạng tin nhắn, văn bản cá nhân gửi đến 1 nhóm nhân viên hoặc phòng ban, bộ phận hoặc gửi cho tất cả nhân sự trong công ty.

Một memo hoàn chỉnh sẽ bao gồm 5 phần:

• Header: Bao gồm tên và chức vụ người gửi, ngày giờ gửi và người nhận.
• Opening: Cung cấp các thông tin cơ bản của memo.
• Context: Nêu chi tiết về nội dung của memo.
• Action: Những yêu cầu về hành động cụ thể của các bên liên quan.
• Closing: Lời kết của memo và cảm ơn các bên đã tiếp nhận thông tin.

>>> Xem thêm: Email marketing là gì? 4 Điều cần thay đổi khi khách hàng hủy đăng ký

Mục đích của memo là gì?

Memo được ứng dụng nhiều trong giao tiếp nội bộ các doanh nghiệp để thông báo các thông tin mới, yêu cầu hành động từ người nhận. Ngoài ra, memo cũng được sử dụng để đưa ra các gợi ý, ý kiến hay lời khuyên về một vấn đề mà doanh nghiệp, nhân sự đang gặp phải.

Memo thường được thể hiện dưới định dạng ngắn, được phân loại cụ thể dựa trên mục đích sử dụng như sau:

• Memo thông báo: Được sử dụng để thông báo về 1 sự kiện hay những bất thường trong nội bộ doanh nghiệp, các sự thay đổi khác về chính sách, quy trình,....
• Memo báo cáo: Được sử dụng để báo cáo tiến độ, kết quả của một công trình, dự án hay nhiệm vụ,...
• Memo yêu cầu: Được sử dụng để yêu cầu hoặc đề nghị 1 hành động cụ thể từ người tiếp nhận.
• Memo gợi ý: Được sử dụng để đưa ra những ý tưởng, giải pháp cho một vấn đề.
• Memo cảnh báo: Được sử dụng để đưa ra những cảnh báo về một vấn đề nào đó trong công việc.
• Memo đề xuất: Được sử dụng để đề xuất hoặc nếu ý tưởng, trình bày giải pháp cho 1 dự án hoặc vấn đề nào đó.

Các trường hợp sử dụng Memo

Memo là loại tài liệu ngắn gọn được sử dụng trong nhiều trường hợp cần trao đổi, truyền đạt thông tin của các doanh nghiệp. Cụ thể, memo được ứng dụng trong một số tình huống như sau:

1. Thông báo nội bộ: Memo được sử dụng để thông báo các thông tin quan trọng trong nội bộ, tổ chức hoặc các sự kiện sắp diễn ra cho các nhân sự, thành viên trong đơn vị/tổ chức/doanh nghiệp.
2. Báo cáo tiến độ công việc: Memo được sử dụng để báo cáo tiến độ công việc, dự án, hay đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự.
3. Trình bày các thông tin quan trọng (báo cáo): Memo cũng được sử dụng để trình bày chi tiết các số liệu hoặc dữ liệu quan trọng trong công việc mà không cần sử dụng tài liệu dài và chi tiết như báo cáo. Đây cũng là dạng thức được các marketers ứng dụng nhiều trong công việc hàng ngày của mình.
4. Đưa ra yêu cầu hoặc đề nghị: Memo được sử dụng trong các trường hợp cần yêu cầu hoặc đề nghị một hành động cụ thể từ cá nhân hay bộ phận khác trong công ty/tổ chức.
5. Phân tích và đề xuất: Memo cũng được sử dụng để phân tích tình hình và đưa ra hướng đề xuất cụ thể hay một hướng đi cho 1 vấn đề nào đó.
6. Trình bày ý kiến hoặc đưa ra những cảnh báo: Memo được sử dụng khi nhân sự muốn chia sẻ các ý kiến hoặc đưa ra đề xuất, cảnh báo lo ngại đối với một vấn đề nào đó.
7. Trao đổi thông tin với nhân sự khác hoặc với cấp trên: Trong nhiều trường hợp, người ta cũng sử dụng memo để trao đổi thông tin với các thành viên khác trong tổ chức. Cách làm này vừa nhanh vừa tiện lợi mà vẫn đạt được những kết quả ấn tượng trong giao tiếp.

Cách viết Memo hoàn chỉnh

Để thực hiện viết memo hoàn chỉnh, đảm bảo cấu trúc, bạn cần nắm rõ cách viết memo được gợi ý dưới đây:

1. Viết tiêu đề

Đầu tiên và cũng là quan trọng nhất trong cấu trúc hoàn chỉnh của 1 memo, bạn cần nêu rõ các thông tin như: To (người nhận là ai), From (được gửi từ ai), Date (ngày tháng gửi đi thông tin) và subject (chủ đề). Ngoài ra cũng cần gắn nhãn rõ ràng cho nội dung gửi đi là memorandum để người nhận xác định chính xác đây là tài liệu gì và họ sẽ nhận được gì từ tài liệu này.

2. Viết phần giới thiệu

Tiếp đó, bạn cần thực hiện giới thiệu qua về mục đích vì sao memo này được gửi đi và làm nổi bật vấn đề chính cần được giải quyết. Đây cũng là tiền đề để triển khai thông tin ở những phần tiếp theo.

Ví dụ: Tôi viết để thông báo cho bạn rằng, tôi yêu cầu các nhân sự….

3. Cung cấp thông tin cơ bản về vấn đề này

Sau phần giới thiệu, bạn cần đi sâu hơn nữa vào mục đích gửi memo. Trong đó cần đưa ra những thông tin cơ bản về vấn đề mà bạn muốn trình bày. Phần này cần được trình bày ngắn gọn và đầy đủ, thông tin rõ ràng, mang tính khái quát.

Ví dụ: Nhân sự đảm nhận vị trí Content marketing hiện đang trong kỳ thai sản và các công việc đang bị ùn ứ. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ các công việc của phòng Marketing. Vì thế, tôi xin đề xuất tuyển thêm nhân sự cho vị trí này.

4. Phác thảo danh mục hành động và dòng thời gian tương ứng

Ở phần tiếp theo của memo, bạn cần đưa ra những mục hành động cụ thể và có kèm dòng thời gian (timeline) để người nhận biết được các chiến lược hành động của bạn trong tương lai. Có thể sử dụng các gạch đầu dòng để biểu đạt súc tích nhất các hoạt động của bạn.

Ví dụ:

Dưới đây là những vị trí nhân sự cần tuyển mới cho mùa tuyển dụng năm sau:

• Tháng 1: Content Marketing
• Tháng 2: Digital Marketing
• Tháng 3: Designer và Content Creative

5. Lời kết 

Phần cuối của memo, hãy nêu ngắn gọn một vài lưu ý, tài liệu đính kèm hoặc lời đề nghị thể hiện mong muốn của bạn khi người khác nhận được memo.

Ví dụ: Chúng tôi rất mong nhận được sự chấp thuận của anh/chị cho đề xuất lần này của phòng Marketing. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, xin hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

Các ví dụ của memo

Để hiểu hơn memo là gì và cách viết memo như thế nào, bạn có thể tham khảo thông qua các ví dụ dưới đây:

Mẫu memo 1:

Memorandum

NGÀY: 15 tháng 21 năm 2023

ĐẾN: Các thành viên bầu cử

TỪ: Hội đồng bầu cử bang California

CHỦ ĐỀ: Bỏ phiếu sớm trực tiếp bắt đầu sau ba tuần

Chúng tôi viết thư này để thông báo với ông/bà rằng việc bỏ phiếu sớm trực tiếp sẽ bắt đầu sau 3 tuần nữa cho các cuộc bầu cử sơ bộ ở cấp bang của Đảng Dân chủ và Đảng Cộng hòa.

Vui lòng lưu ý về các thông tin liên quan đến quê quán, tiểu sử và lịch trình của ứng cử viên - Tất cả đều có sẵn trên trang web tra cứu của Ủy ban Bầu cử Tiểu bang.

Nếu ông/bà có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với văn phòng của chúng tôi theo số [XXXXXX000] để được hỗ trợ. Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của ông/bà. Hãy tham gia vì các phiếu bầu chọn của ông bà có giá trị rất lớn đối với tiến trình bầu cử.

Mẫu memo 2:

Memorandum

NGÀY: Ngày 12 tháng 1 năm 2024,

ĐẾN: CBNV - CNV của Công ty X

TỪ: Phòng Nhân sự

CHỦ ĐỀ: Thay đổi vị trí nhà ăn công ty

Phòng Nhân sự thông báo tới toàn thể cán bộ nhân viên - công nhân viên của công ty về việc nhà ăn của công ty sẽ chuyển từ tầng 2 lên tầng 3.

Theo đó, sẽ có sự thay đổi về vị trí của các đồ dùng trong phòng ăn như lò vi sóng, tủ lạnh, máy pha cà phê từ chiều nay - 15h00 ngày 12/1/2024.

Để phục vụ tốt nhất cho việc di chuyển các vật dụng và ổn định lại vị trí phòng ăn mới, phòng Nhân sự đề nghị các CBNV - CNV của công ty không sử dụng phòng ăn trong khoảng thời gian này.

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến vấn đề này, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với Phòng Nhân sự để được hỗ trợ.

Cảm ơn sự hợp tác của các anh/chị

>>> Xem thêm: Top 5 mẫu email marketing ấn tượng mà bạn nên xem

Tạm kết:

Trên đây là những thông tin cơ bản về memo là gì và gợi ý cách viết memo chuẩn chỉnh mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng những kiến thức hữu ích được Marketing Ai chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có trau dồi thêm những kỹ năng làm việc mới, hỗ trợ công việc của bạn diễn ra trôi chảy và chuyên nghiệp hơn.