Ma trận Eisenhower là gì? Tips quản lý công việc hiệu quả với ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là gì?

Tìm hiểu ma trận Eisenhower là gì, có thể thấy đây là một công cụ quản lý công việc quen thuộc, được ứng dụng nhiều bởi các tổ chức, doanh nghiệp.

Ma trận Eisenhower (hay còn được gọi là ma trận khẩn cấp - quan trọng) phân chia danh sách công việc theo các mức độ ưu tiên khác nhau dựa trên 2 tiêu chí tính khẩn cấp và độ quan trọng. Trong đó, mỗi công việc lại được phân vào 1 trong 4 nhóm, gồm: làm ngay, lịch trình, uỷ quyền và xóa.

Để có thể thực hiện phân chia các công việc vào 4 nhóm này, người thực hiện cần phân chia công việc thành 4 cấp độ tương ứng như sau:

• Làm ngay: Bao gồm các công việc khẩn cấp và quan trọng (cần làm ngay lập tức)
• Lịch trình: Bao gồm các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (có thể lên lịch để thực hiện sau)
• Uỷ quyền: Bao gồm các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (có thể uỷ quyền cho người khác)
• Xoá: Bao gồm các công việc không khẩn cấp đồng thời cũng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ)

>>> Xem thêm: Ma trận BCG là gì? Phân tích ma trận boston tăng trưởng thị phần

Ví dụ về ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt được ưu ái bởi các cấp quản lý. Ví dụ về ma trận Eisenhower dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về khái niệm ma trận Eisenhower là gì và cách thức áp dụng:

Phòng nhân sự là bộ phận chuyên trách của mỗi công ty, chịu trách nhiệm quản lý, phân bổ nhân sự cho các phòng ban khác. Bên cạnh nhiệm vụ chính này, phòng nhân sự cũng đồng thời được giao thêm một số công việc ngoài lề khác. Ứng dụng ma trận Eisenhower, có thể phân chia các công việc của phòng này theo các cấp độ dưới đây:

Cấp độ 1: Công việc khẩn cấp và quan trọng

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
• Lên lịch phỏng vấn nhân sự mới
• Xây dựng kế hoạch đào tạo và đánh giá toàn bộ nhân sự công ty

Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không cần làm khẩn cấp

• Trao đổi với các leader, trưởng phòng để nắm bắt tình hình nhân sự
• Lên lịch teambuilding, lịch trình du lịch của công ty

Cấp độ 3: Khẩn cấp, không quan trọng

• Tổ chức tiệc sinh nhật cho nhân sự trong tháng
• Tổng kết ngày công từng ngày và đầu việc hàng ngày của nhân sự

Cấp độ 4: Không khẩn cấp đồng thời cũng không quan trọng

• Chăm sóc cảnh quan công ty: mua thêm cây xanh mới, mua thêm vật dụng trang trí
• Sắp xếp lịch tổng vệ sinh khuôn viên của công ty

Lợi ích mang lại của việc ứng dụng ma trận Eisenhower là gì?

Hiểu rõ ma trận Eisenhower là gì, bạn cũng biết được rằng công cụ này thực sự hữu ích cho bất kỳ ai trong mỗi chúng ta:

• Ma trận Eisenhower phân chia công việc theo các cấp độ khác nhau đi từ ưu tiên đến ít ưu tiên hơn, nhờ đó giúp sắp xếp công việc thêm khoa học và hợp lý.
• Ma trận Eisenhower cũng làm giảm tải tình trạng căng thẳng, áp lực do ôm đồm quá nhiều việc.
• Ma trận Eisenhower đồng thời cũng giúp tối ưu hoá hiệu quả làm việc dựa trên mô hình phân cấp khoa học. Người thực hiện có thể đánh giá ngưỡng năng lực của mình để phân bố thời gian hợp lý.
• Đứng dưới góc độ nhà quản lý, ma trận Eisenhower là công cụ hỗ trợ tuyệt vời trong hoạch định chiến lược và vận hành doanh nghiệp. Công cụ này đảm bảo các đầu mục công việc phân công cho nhân sự có đủ năng lực, có khả năng hoàn thành tốt, đúng tiến độ.

Phân nhóm công việc theo phương pháp Ma trận Eisenhower như thế nào?

Tìm hiểu cấu tạo ma trận Eisenhower là gì cho biết, các công việc sẽ được phân chia làm 4 nhóm chính dưới đây:

#1 Việc khẩn cấp và quan trọng

Đây là nhóm đầu tiên trong ma trận quản lý thời gian và công việc Eisenhower. Các công việc thuộc nhóm này buộc phải làm trước tiên và chiếm tới 15 - 20% quỹ thời gian. Các công việc thuộc nhóm có đặc điểm như sau:

• Thường xảy ra bất ngờ, không đoán trước được: nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc họp khẩn cấp
• Đoán trước được: họp định kỳ, lịch hẹn phỏng vấn đã lên từ trước
• Do trì hoãn hết sát hạn chót: làm báo cáo, làm đề xuất,...

#2 Quan trọng, không khẩn cấp

Nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp chiếm tới 60 - 65% khoảng thời gian. Đối với nhóm này, người thực hiện cần sự tập trung và đầu tư nhiều thời giờ hơn so với các cấp độ còn lại. Trong đó, các hạng mục càng quan trọng càng gây tiêu tốn thời gian và ngược lại, việc ít quan trọng nên được giải quyết nhanh gọn nhất có thể.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý xử lý những công việc quan trọng, khẩn cấp trước nếu nó xuất hiện trong quá trình hoàn thành nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Tiếp đó, mới tiếp tục thực hiện những công việc đang dang dở, và tuyệt đối không để bị trì hoãn.

#3 Việc khẩn cấp, không quan trọng

Nhóm công việc này chỉ tiêu tốn khoảng 10 - 15% quỹ thời gian. Tuy nhiên, với nhóm này cần lưu ý giải quyết sớm và nhanh nhất có thể. Các hạng mục công việc thuộc nhóm khẩn cấp, không quan trọng có đặc điểm như sau:

• Là công việc được uỷ quyền giải quyết, không thuộc trách nhiệm của mình
• Việc phát sinh từ các phần việc nhỏ khác

#4 Việc không quan trọng và không cần thực hiện khẩn cấp

Thuộc nhóm cuối cùng trong ma trận Eisenhower, nhóm công việc "không quan trọng và không khẩn cấp" không có sự yêu cầu gắt gao về thời gian và tính trách nhiệm. Tốt nhất, chỉ nên tiêu tốn trong khoảng 5% quỹ thời gian cho nhóm này.

Ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong công tác của phòng nhân sự cho bạn thấy rất rõ vai trò của nhóm công việc nêu trên. Các hoạt động như: lên lịch vệ sinh chung, bổ sung tranh ảnh trang trí phòng làm việc thường được nhân sự xếp vào nhóm việc không quan trọng đồng thời cũng không quá khẩn cấp. Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện công tác trên, tuy nhiên không quá đặt nặng. Đầu việc trên chỉ được bàn tới khi các công việc quan trọng hơn đã được hoàn thành tốt.

Nội dung cơ sở của ma trận thời gian Eisenhower

Về bản chất, ma trận Eisenhower được hiểu là sự phân chia các công việc theo thứ tự ưu tiên nhằm đảm bảo hoàn thành công việc đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra. Và để có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên này, người ta sẽ phân nhóm công việc dựa trên 2 tiêu chí là quan trọng và khẩn cấp. Trong đó:

• Những việc quan trọng là những công việc sẽ tạo ra giá trị dài hạn và giúp mọi người hoàn thành mục tiêu của mình nhanh chóng hơn.
• Những việc khẩn cấp có mức độ ảnh hưởng lớn hơn, cần mọi người giải quyết lập tức.
• Phân biệt rạch ròi giữa "quan trọng" và "khẩn cấp" sẽ giúp chúng ta không bị sa đà vào các công việc không cần thiết. Công việc được sắp xếp khoa học, hợp lý hơn, phù hợp với định hướng chung.

Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian như thế nào hiệu quả?

Ma trận Eisenhower không khó để áp dụng, để có thể sử dụng công vụ này một cách hiệu quả, bạn có thể đi theo trình tự 3 bước dưới đây:

Bước 1: Lập danh sách chi tiết các đầu việc cần làm, tuyệt đối không bỏ sót một hạng mục nào

Bước 2: Cân nhắc để phân chia từng công việc vào 4 nhóm:

• Khẩn cấp và quan trọng
• Quan trọng nhưng không cần khẩn cấp
• Khẩn cấp nhưng không quá quan trọng
• Không khẩn cấp đồng thời cũng không quan trọng

Bước 3: Làm việc theo thứ tự ưu tiên của mỗi nhóm

• Cấp độ 1: Việc khẩn cấp và quan trọng
• Cấp độ 2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Cấp độ 3: Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Cấp độ 4: Việc không quan trọng đồng thời không khẩn cấp

>>> Xem thêm: Sử dụng SWOT model trong Content Plan như thế nào?

Tạm kết:

Từ những chia sẻ của Marketing AI về khái niệm ma trận Eisenhower là gì và lợi ích của Eisenhower trong quản lý công việc, có thể thấy đây là một công cụ hữu ích mà bất kỳ ai trong chúng ta cũng không thể bỏ qua. Eisenhower cho bạn biết mức độ ưu tiên của mỗi đầu việc, đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng mục tiêu và định hướng ban đầu. Áp dụng ngay ma trận Eisenhower nếu bạn đang loay hoay trong guồng quay "rối não" của công việc và cuộc sống!