Deadline là gì? 6 phương pháp chạy Deadline hiệu quả nhất

Deadline thường được nhắc đến như những “cơn ác mộng” của nhiều người. Cụm từ này đang dần phổ biến không chỉ với những người đi làm, mà còn đối với nhóm người đang đi học, như học sinh, sinh viên,... Tuy là một cụm từ phổ biến, nhưng trong suy nghĩ của nhiều người, khái niệm về deadline còn khá mơ hồ. Vậy deadline là gì mà có thể “gieo rắc” nhiều “cơn ác mộng” đến thế?

Deadline thường gắn liền với các từ khác như “trễ deadline, chạy deadline, kịp/không kịp deadline,...” Trong bài viết này, Marketing AI sẽ cùng bạn tìm hiểu, trả lời cho câu hỏi “Deadline là gì” và phương pháp “chạy deadline” hiệu quả.

Deadline là gì?

Deadline là thời gian cuối (trước mốc thời gian cụ thể đề ra) để hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ được giao. Thuật ngữ này được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề nhằm đốc thúc nhân viên nỗ lực làm việc đúng tiến độ. Hoặc học sinh, sinh viên thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành bài tập, đề tài đúng hạn.

“Chạy deadline” hay “trễ deadline” là những cụm từ ám ảnh đối với nhiều người. Tuy nhiên, không thể phủ nhận nếu biết cách sắp xếp và thích nghi thì đây chính là “bàn đạp” giúp thực hiện công việc, nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Tầm quan trọng của Deadline

Deadline tạo nên yếu tố tâm lý giúp nhân viên tập trung cao độ vào công việc, làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thông qua hoàn thành deadline, các nhân viên cũng chứng minh được năng lực làm việc và tác phong chuyên nghiệp.

Về phía người quản lý, đây được xem là công cụ giúp quản lý và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, đánh giá, nhìn nhận được khả năng làm việc của nhân viên. Trong các thương vụ làm ăn, deadline là thước đo để đánh giá mức độ uy tín, khả năng, thực lực của đối tác.

Chạy Deadline là gì? Tác hại của việc chạy deadline?

Chạy deadline được dùng trong các trường hợp đã gần kết thúc thời gian deadline và khối lượng công việc còn nhiều. Do đó, nhân viên phải tăng tốc, gấp rút làm việc để đẩy nhanh tốc độ, kịp tiến độ công việc đã đề ra.

Khái niệm chạy Deadline là gì đang có xu hướng tác động xấu đến tinh thần của nhân viên, trở thành nỗi lo ngại của nhiều người. Gấp rút chạy deadline khiến các nhân viên rơi vào tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, chán nản, thậm chí mất đi hứng thú và đam mê trong công việc.

Những phương pháp chạy Deadline hiệu quả

Thoát khỏi nỗi ám ảnh mang tên “trễ deadline” là điều mà nhân viên nào cũng mong muốn và tìm kiếm. Vậy làm thế nào để luôn đáp ứng được deadline một cách hiệu quả? Sau khi đã tìm hiểu chạy deadline là gì, Marketing AI sẽ gửi đến bạn đọc sáu cách học chạy dealine:

Lên kế hoạch chi tiết, rõ ràng

Xây dựng thói quen lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ trong công việc. Vì thế, trong mỗi giai đoạn làm việc, ngoài bản kế hoạch chung, bạn nên xây dựng kế hoạch cá nhân cho riêng bản thân mình. Sau đó sắp xếp các đầu mục theo các mức độ quan trọng khác nhau.

Có sự quyết tâm, nỗ lực không ngừng

Bất kỳ công việc nào cũng đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng và quyết tâm cao độ. Những yếu tố này sẽ giúp bạn kiên định với mục tiêu của mình, nhanh chóng hoàn thành công việc hiệu quả, dễ dàng. Thiếu đi những yếu tố trên khiến nhiều người nhụt chí, dừng lại và thất bại trong công việc.

Thương lượng thời gian Deadline

Với mỗi công việc và khả năng khác nhau của mỗi người, nhà quản trị nên xem xét và xây dựng deadline phù hợp với nhân viên. Và chính bản thân bạn cũng cần cân nhắc về khối lượng công việc, thời hạn deadline của mình. Không thể dồn khối lượng công việc của cả tháng và lên kế hoạch hoàn thành tất cả trong vòng một tuần. Do đó, hãy tính toán thời gian hợp lý để công việc diễn ra suôn sẻ, không để nhân viên bị quá tải hoặc dư thừa quá nhiều thời gian thực hiện làm deadline.

Ghi chú thông báo

Để công việc diễn ra đúng tiến độ, việc ghi chú thông báo ở từng giai đoạn luôn là điều cần thiết. Sau khi lên kế hoạch thực hiện theo từng giai đoạn, bạn cần ghi chú lại để nhắc nhở bản thân hoàn thành đúng các mốc thời gian đặt ra. Hoặc mỗi lần nhìn vào ghi chú sẽ thôi thúc sự tập trung để hoàn thành công việc.

Có đội ngũ và công cụ phù hợp cho kế hoạch

Các công việc luôn có đặc thù riêng, do đó yêu cầu đội ngũ nhân viên phải có chuyên môn, nghiệp vụ khác nhau. Sau khi phân chia thành các đội, nhóm phù hợp với công việc, hãy tổ chức cuộc họp để tìm kiếm những sáng kiến hay và phù hợp từ chính nhân viên của mình. Nhà quản trị cần lắng nghe để tìm ra phương pháp hiệu quả giúp hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu, thời hạn đề ra.

Bên cạnh đó, các công ty, doanh nghiệp cũng cần áp dụng những công cụ làm việc hoặc khích lệ, nhằm tạo thêm động lực cho nhân viên.

>> Xem thêm: Teamwork là gì

Yêu cầu hỗ trợ

Trong quá trình làm việc, sẽ có một số trường hợp yêu cầu công việc vượt quá khả năng của bạn, hoặc xảy ra các tình huống bất ngờ, khiến bạn không kịp ứng phó. Lúc này, bạn nên yêu cầu sự giúp đỡ của mọi người để tìm ra hướng xử lý, không làm chậm tiến độ chung của nhóm làm việc, của công ty,...

Một số “sai lầm” khi chạy Deadline

Khi thiết lập deadline, do việc hiểu sai Deadline là gì và không có phương pháp đúng đắn, rất nhiều nhà quản trị hoặc các nhân viên thường mắc phải các lỗi sau đây:

“Chồng chéo” quá nhiều Deadline

Mỗi công việc sẽ có thời gian thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, có những lúc chúng ta bị “quá tải”, các deadline có thể trùng nhau, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm của dự án. Để tránh trường hợp này xảy ra, bạn nên ghi chú, hệ thống lại công việc theo ngày, tháng, quý, năm để có sự cân đối và điều chỉnh các nhiệm vụ.

Không thực tế

Các deadline lập ra không có tính khả thi, không phù hợp với khả năng, hoặc không liên quan đến mục tiêu cuối cùng của công việc dễ khiến bạn làm việc quá sức, căng thẳng hoặc không đạt được kết quả gì cả. Do đó, hãy xác định tính chất khả thi trong mỗi deadline được tạo ra.

Không chia nhỏ từng giai đoạn

Thực hiện theo bản kế hoạch chung, không chia từng giai đoạn dễ khiến quá trình làm việc rơi vào tình trạng “đầu voi đuôi chuột”. Vì vậy, hãy phân chia kế hoạch chung một cách khoa học để có thể hệ thống, đánh giá, phân phối sức lực, tài nguyên một cách hợp lý.

Thiếu sự kiên nhẫn

Tùy thuộc vào tính chất công việc mà người quản lý sẽ quyết định có nên thiết lập deadline hay không. Với một số công việc đòi hỏi cần sự chuyên môn hóa cao thì việc đặt ra deadline sẽ giúp phát huy khả năng riêng cho mỗi cá nhân vào kết quả công việc hơn. Còn đối với những công việc yêu cầu phải có sự tỉ mỉ, nhất quán trước sau thì deadline không thực sự hiệu quả và cần thiết.

Bắt chước người khác

Các deadline tạo ra theo cách rập khuôn, máy móc sẽ đẩy nhân viên đến thất bại. Nhà quản trị cũng như các nhân viên nên căn cứ vào khả năng của bản thân, của nhóm làm việc và các công cụ hỗ trợ để đưa ra thời gian hoàn thành công việc khác nhau.

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

Có 3 tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc được nhiều nhà lãnh đạo, quản lý nhân sự lựa chọn như sau:

Mức độ làm việc:

Được đánh giá dựa trên công việc cùng thời hạn làm việc của cá nhân nhân viên.  Người quản lý sẽ dựa trên hệ thống KPI của vị trí nhân viên để đưa ra đánh giá nhân viên công tâm nhất. Mỗi nhân viên sẽ có mức đánh giá làm việc khác nhau và quản lý sẽ dựa vào hệ thống KPI để đưa ra quyết định tăng( trừ lương) cho nhân viên.

Mức độ hoàn thành công việc:

Là tiêu chí đánh giá nhân viên cơ bản nhất đối với vị trí công việc, là điều kiện cần để người quản lý đánh giá đúng năng lực và lỗ lực của nhân viên.

Qua hiệu suất làm việc được báo cáo về, quản lý sẽ xác định được nhân viên nào đủ năng lực để tạo điều kiện cho họ phát triển hơn.

Phát triển trong công việc:

Qua KPI mà quản lý đặt ra để đánh giá mức độ làm việc và năng lực của nhân viên, họ sẽ thấy được sự cố gắng và phát triển của nhân viên trong quá trình làm việc.

Có thể kể đến:

- Nhân viên đạt được mục tiêu trước hay sau thời hạn công việc.

- Nguyện vọng của nhân viên khi gắn bó với công ty là gì?

- Trong quá trình làm việc, nhân viên gặp phải những khó khăn gì?

Từ đó, bạn quản lý sẽ hiểu được mong muốn của nhân viên để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp, giúp nhân viên nâng cao chuyên môn trong lĩnh vực mình đang đảm nhiệm và đạt được KPI đề ra.

Sự khác biệt của Dateline và Deadline

Trên thực tế, khi chưa hiểu rõ Deadline là gì và Dateline là gì, khá nhiều người nhầm lẫn giữa “deadline” và dateline”. Dù cách phát âm của hai từ này có sự tương đồng, nhưng đây lại là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt.

Dateline là gì?

Dateline là mốc thời gian xảy ra một việc gì đó. Ví dụ, trong trường hợp bạn được thông báo về một cuộc họp vào lúc 15h ngày x, tháng y, năm z thì thời gian đó được gọi là dateline.

Vai trò của Dateline

Trong công việc thì các mốc thời gian là thứ vô cùng quan trọng và nó luôn được hiển thị trong các báo cáo, văn bản,... của doanh nghiệp. Ngoài ra thì dateline còn là thông tin của khách hàng như thời gian khách đặt lịch, thời gian khách hàng tới,... Vì thế các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn cần nắm được thông tin dateline để chuẩn bị tiếp đón khách hàng chu đáo hơn.

Dateline trong văn bản, thông báo, báo cáo giúp người nhận được nó theo dõi lịch sự kiện trong khoảng thời gian nhất định, từ đó tránh để sót thông tin.

Sự khác biệt của Dateline và Deadline

Dateline cho biết mốc xảy ra một sự kiện, còn deadline lại cho bạn biết thời hạn kết thúc, hoàn thành công việc. Trong các dự án, nhân viên sẽ được giao deadline cụ thể, và các dateline được đưa ra nhằm giúp nhân sự theo dõi, nắm vững thông tin, dễ dàng chuẩn lên phương án chuẩn bị, làm việc chuyên nghiệp hơn.

Tóm lại, deadline hay dateline đều cần thiết trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ được giao của mỗi người. Tuy nhiên, deadline như một cam kết và đảm bảo, còn dateline mang tính chất thông báo nhiều hơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách giúp Marketer chạy deadline trong thời gian ngắn

Lời kết

Bài viết trên đã tìm hiểu, phân tích và giải đáp cho câu hỏi “Deadline là gì?”, chia sẻ những phương pháp chạy deadline hiệu quả, chỉ ra những sai lầm cơ bản trong việc thiết lập deadline. Ngoài ra, cũng so sánh và đưa ra sự khác biệt giữa deadline và dateline

Hy vọng thông qua bài viết, các độc giả của Marketing AI đã thoát khỏi sự mơ hồ về khái niệm Deadline là gì?. Đồng thời nắm vững các khái niệm, các phương pháp hay để hoàn thành nhiệm vụ được giao nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.

Huyền Nguyễn: Marketing AI

Tổng hợp