Đàm phán trong kinh doanh - Chìa khoá thành công trong mọi giao dịch

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp thu về lợi ích, lợi nhuận mà còn chứng tỏ vị thế của mình trước các đối thủ cạnh tranh. Nếu nói "thương trường như chiến trường", thì kỹ năng đàm phán, thương lượng chính là một vũ khí tối thượng giúp thương hiệu bạn đạt được thành công trong dài hạn.

Đàm phán trong kinh doanh 

Đàm phán trong kinh doanh là gì?

Đàm phán trong kinh doanh là một cuộc giao dịch, trao đổi thông tin hay thoả thuận giữa hai bên nhằm giải quyết những xung đột cũng như những vấn đề trong kinh doanh. 

Trong buổi đàm phán này, hai bên có thể trao đổi và thoả thuận những thông tin về giá cả, đối tượng mua bán… để đi đến những thống nhất cuối cùng.

Các hình thức đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh cũng được coi là một bộ môn nghệ thuật thuyết phục khách hàng, bao gồm 3 hình thức:

• Đàm phán qua thư tín: Đây là phương thức được hai bên đàm phán sử dụng nhiều nhất, thường được sử dụng trong giai đoạn mở đầu, kết nối. Hình thức này giúp bạn tiết kiệm chi phí và có thêm nhiều thời gian để suy nghĩ và đưa ra quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, khi đàm phán qua thư tín, bạn cần chú ý đến văn phong, câu từ diễn đạt và hình thức để đảm bảo việc tôn trọng đối tác cũng như tránh hiểu sai các đề xuất trong thư.
• Đàm phán qua điện thoại: Thường được sử dụng khi hai bên cần thảo luận gấp, đây là hình thức được ưu tiên để mọi việc được thực hiện theo đúng lộ trình. Tuy nhiên, vì là gọi trực tiếp, không có văn bản xác nhận nên đây là phương thức dễ gặp rủi ro. Do vậy, bạn nên đàm phán kết hợp với một số hình thức khác để đảm bảo quyền lợi của mình.
• Đàm phán trực tiếp: Cuộc trao đổi “mặt đối mặt” là hình thức tối ưu nhất trong 3 hình thức đàm phán. Ngoài lời nói, bạn còn có thể quan sát thêm hành động, cử chỉ cùng các biểu cảm trên khuôn mặt của đối tác. Đây sẽ là những yếu tố “biết nói” giúp bạn hiểu rõ hơn về tâm tư của khách hàng.

Các giai đoạn đàm phán trong kinh doanh 

Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn chuẩn bị ảnh hưởng đến 70% kết quả cuối cùng. Do đó, bạn cần cẩn thận và chú trọng hơn trong giai đoạn này. Bạn cần thực hiện 5 bước sau:

• Bước 1: Tìm hiểu và xem xét các thông tin liên quan đến đối tác.
• Bước 2: Liệt kê những vấn đề có thể ảnh hưởng tới cuộc đàm phán
• Bước 3: Thiết lập mục tiêu của mình
• Bước 4: Đánh giá lại điểm mạnh, yếu, của doanh nghiệp
• Bước 5: Tự đặt ra những giả thuyết về mong muốn, yêu cầu của đối tác

Giai đoạn tiếp xúc

Tiếp xúc là giai đoạn thứ hai trong đàm phán. Tại giai đoạn này, bạn cần:

• Tạo không khí khi tiếp xúc: Thay vì hỏi trực tiếp vào phần nội dung chính, bạn nên tạo không khí trước buổi đàm phán bằng những câu hỏi về sở thích hay những vấn đề liên quan.
• Tạo sự tin tưởng: Hãy tạo cho đối phương niềm tin, cuộc đàm phán sẽ diễn ra dễ dàng hơn.
• Quan sát và thăm dò đối tác: Để cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi, bạn cần quan sát, thái độ, cử chỉ và lời nói của đối tác để có thể đưa ra quyết định phù hợp và có lợi cho cả đôi bên.
• Điều chỉnh lại chiến lược: Xem xét lại chiến lược so sánh với tình hình thực tế để ứng biến linh hoạt sao cho phù hợp.

Giai đoạn đàm phán, thương lượng

Trong giai đoạn thứ ba này, bạn cần thể hiện được sự bình tĩnh, tự tin và mạch lạc trong cách trình bày ý kiến, tránh việc bên đối tác hiểu sai ý mình. Sau đó, lắng nghe những mong muốn của đối tác và dung hoà để đem lại lợi ích đồng đều cho cả hai bên.

Trong các cuộc đàm phán và thương lượng, bạn nên giảm thiểu tối đa nguy cơ đối kháng, hãy tìm tiếng nói chung, hoặc có thể nhờ đến bên thứ ba để hoà giải trong trường hợp căng thẳng.

Giai đoạn hợp tác, ký kết hợp đồng

Đây là giai đoạn cuối cùng sau khi 2 bên đã bàn bạc và thảo luận xong hết mọi điều khoản trong hợp đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, cả hai bên cần phải tuân thủ mọi điều khoản đã được thương lượng, đàm phán trước đó.

Đặc biệt, cả hai bên không được phép thay đổi, sửa đổi nội dung nếu không được thông qua.

>>> Xem thêm: Sponsor là gì? Nghệ thuật Sponsorship Marketing mà các nhà quảng cáo cần biết?

Các phong cách đàm phán trong kinh doanh

Phong cách cạnh tranh

Phong cách đàm phán cạnh tranh là được thể hiện rõ nhất khi các bên sử dụng quyền lực, sức mạnh của doanh nghiệp để lấn át đối phương và tạo lợi thế cho bản thân.

Nên dùng phong cách cạnh tranh khi nào?

• Khi bạn nắm phần thắng, quan điểm của bạn đưa ra là đúng và mọi người đều biết về điều này.
• Các luận điểm, căn cứ và yếu tố đưa ra hợp tình, hợp lý. 
• Khi có xung đột xảy ra đột xuất và mình cần giải quyết trong thời gian ngắn.

Phong cách hợp tác

Khi cuộc đàm phán diễn ra trên nguyên tắc nhất quán, hai bên đều tin tưởng lẫn nhau và không đặt vấn đề hơn thua thì đây là cuộc đàm phán theo phương thức hợp tác

Nên dùng phong cách hợp tác khi nào?

• Khi cả hai đều cần học hỏi lẫn nhau và không ai có phương án giải quyết cụ thể.
• Hai bên đều có thiện chí hợp tác, xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững.

Phong cách lẩn tránh

Khi các bên tham gia cuộc giao dịch do dự, né tránh những vấn đề chính, đề cập đến những yếu tố không quan trọng hay đánh trống lảng sang vấn đề khác và không đưa ra quyết định cuối cùng thì họ đang sử dụng phong cách đàm phán lẩn tránh.

Nên dùng phong cách lẩn tránh khi nào?

• Khi quyết định cuối cùng mang nhiều thiệt hại hơn lợi ích.
• Khi chưa có đủ thông tin chi tiết hoặc các thông tin chưa được xác định rõ ràng.

Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp

Đôi khi thỏa hiệp và nhượng bộ sẽ mang về cho bạn nhiều lợi ích hơn. Bạn không nhất thiết  phải đảm bảo quyền lợi của mình, mà lúc này bạn cần hy sinh một số thứ để làm thỏa mãn đối phương, tạo cơ hội phát triển lợi ích về sau cho doanh nghiệp.

Nên dùng phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp khi nào?

• Khi bạn lép vế hơn đối phương.
• Khi đó là một nội dung, điều khoản không quan trọng và bạn mong muốn có một mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Phong cách chấp nhận

Trong nhiều trường hợp, bạn cần phải chấp nhận những yêu cầu, đề xuất của đối tác cho dù đó là những yêu cầu, đòi hỏi vô lý, khiến bạn rơi vào tình cảnh khó khăn, nhưng đó lại là lựa chọn duy nhất.

Nên dùng phong cách chấp nhận khi nào?

• Hy sinh hoặc từ bỏ lợi ích để có được mối quan hệ lâu dài.
• Có thể ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp nếu không chấp nhận vấn đề.

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Hiểu rõ đối phương (Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng)

Đầu tư thời gian và công sức của mình để tìm hiểu về điểm mạnh, điểm yếu của đối tác sẽ là một món đầu tư có lời. Như vậy, trong nhiều trường hợp, bạn sẽ không phải nhượng bộ và dễ dàng đem về những lợi ích cho team mình.

Là người lèo lái câu chuyện

Trong một cuộc đàm phán, bạn phải là một người lèo lái câu chuyện, một người làm chủ các cuộc trò chuyện để không phải chạy theo mọi mong muốn từ đối phương. Để làm được điều này, bạn cần trang bị cho mình nhiều kỹ năng cũng như kinh nghiệm và năng lực nhất định.

Tận dụng mọi thứ trong khả năng

Trong đàm phán, hãy tận dụng hết mọi khả năng, đừng nhượng bộ quá cũng đừng chỉ hướng lợi về cho bản thân.

Kiềm chế cảm xúc

Kiềm chế cảm xúc chính là yếu tố tiên quyết giúp mang đến thành công cho bạn trong mọi tình huống, không chỉ riêng lĩnh vực đàm phán. Do vậy hãy biết điều tiết lại cảm xúc của bản thân, bởi khi bạn điềm tĩnh, bạn mới có đầu óc minh mẫn và phán đoán chính xác. 

Phải có kiến thức

Để không trở nên lép vế và bị thao túng, bạn bắt buộc phải là người có kiến thức, hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh của mình. Như vậy, bạn mới có thể có tự tin, chính kiến riêng của bản thân để thương lượng với đối tác.

Không thương lượng quá nhiều

Đừng thương lượng quá nhiều, bởi bạn càng trì hoãn, càng kì kèo không đi ngay vào vấn đề trọng tâm sẽ khiến cả hai bên bị hao tổn về nguồn lực, thậm chí có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Lợi ích cho cả 2 bên

Đừng ích kỷ, hãy nghĩ tới lợi ích cho cả hai bên đàm phán và đừng bao giờ nghĩ nhượng bộ là thất bại. Hợp tác win-win là điều cần thiết.

Không vội vàng chấp nhận lời đề nghị

Đề nghị đầu tiên luôn là đề nghị mang lại nhiều lợi ích nhất, tuy nhiên sẽ mang lại bất lợi cho bên mình. Do vậy, hãy cố gắng thuyết phục họ đưa ra các đề nghị khác để có lợi hơn cho mình.

>>> Xem thêm: Hiệu ứng mỏ neo – “Vũ khí” lợi hại trong nghệ thuật kinh doanh

Các nguyên tắc đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán phải mang tính chất tự nguyện, mục đích là để thoả thuận.

Thời gian là một trong những yếu tố quan trọng và ảnh hưởng đến quá trình thương lượng và đàm phán.

Đôi khi không đạt được mong muốn, thỏa thuận lại là một kết quả tốt.

Không phải cuộc đàm phán nào cũng kết thúc bằng thỏa thuận.

Đàm phán dựa trên quyết định thỏa thuận chung của 2 bên. 

Phẩm chất, kỹ năng và thái độ của những người trong cuộc sẽ ảnh hưởng đến quyết định đàm phán.

Những sai lầm khi đàm phán trong kinh doanh cần tránh

Không xây dựng mối quan hệ

Việc xây dựng mối quan hệ tốt với bên đàm phán với mình sẽ tạo tiền đề phát triển mối quan hệ lâu dài sau này. Khi các bên đã đủ hiểu nhau thì quá trình đàm phán sẽ diễn ra nhanh gọn và hiệu quả.

Thiếu tự tin

Khi bạn tỏ ra rằng mình thiếu tự tin thì người đàm phán rất dễ bị đối phương điều khiển và buộc phải nương theo ý kiến của họ. Do đó, hãy tự tin trong mọi tình huống, bạn chỉ cần trang bị đủ kiến thức và tìm hiểu rõ về đối phương là mọi chuyện đều ổn thoả.

Không dám đưa ra đề nghị

Trong một cuộc đàm phán và thương lượng, đừng ngần ngại khi đưa ra một đề nghị. Nếu như bạn bị từ chối, hãy tìm hiểu về nguyên nhân mà bạn bị từ chối và sau đó khắc phục cho những lần sau. Bởi nếu bạn không đưa ra quan điểm của mình thì rất dễ dẫn đến việc bị người khác chèn ép.

Dựa quá nhiều vào trực giác

Trực giác không phải lúc nào cũng đúng. Do vậy, hãy đánh giá mọi thứ thật cẩn thận và khách quan dựa trên những dữ liệu cụ thể. Từ đó, bạn có thể tránh những rủi ro về thông tin, quyết định…

Luôn tìm cách áp đảo đối phương

Đừng khiến cuộc đàm phán trở nên căng thẳng, dồn ép đối phương vào đường cùng đôi khi sẽ mang lại tác dụng ngược, gây ra nhiều hệ luỵ về sau. Hãy học cách tôn trọng đối phương, luôn thể hiện tinh thần cầu tiến, học hỏi và cùng nhau xây dựng lợi ích chung.

Ví dụ về các tình huống đàm phán trong kinh doanh 

Đàm phán giữa Disney và Lucasfilm

Vào tháng 10/2013, Disney bất ngờ đưa ra thông báo về việc họ đã mua lại Lucasfilm, nơi bộ phim Chiến tranh giữa các vì sao được sản xuất. Công ty cho biết, đã trả cho nhà sáng lập George 4,05 tỷ đô la.

Thương vụ đàm phán này đã giúp Disney củng cố vị thế của thương hiệu mình, trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực hoạt hình và phim siêu anh hùng. Đồng thời giúp hãng có thêm cơ hội gặt hái những khoản doanh thu khổng lồ từ đế chế kinh doanh và truyền thông của Chiến tranh giữa các vì sao.

Việc mua lại Lucasfilm sẽ bao gồm cả thoả thuận về cách xử lý kịch bản chi tiết cho ba bộ phim tiếp theo trong series “Chiến tranh giữa các vì sao”.

Đàm phán giữa Amazon và Whole Foods

Trước tình hình, Whole Foods liên tục phải đối mặt với áp lực nâng giá cổ phiếu, lợi nhuận sụt giảm, Amazon đã đề nghị mua lại thương hiệu này với giá 41 USD/cổ phiếu, cao hơn 17% so với giá thị trường.

Về phía Amazon, họ đưa ra điều kiện là Whole Foods phải giữ bí mật tối đa và đây sẽ là cuộc đàm phán, thương lượng độc quyền. Đặc biệt, trong trường hợp Whole Foods muốn bán đấu giá công khai thì sẽ phải từ chối các bên trả giá cao hơn.

Cuối cùng, Whole Foods đã đồng ý với mọi điều kiện, thoả thuận của Amazon. Cuộc đàm phán giữa hai bên diễn ra khá nhanh chóng và vội vàng. 

Kết luận

Bạn không thể chắc chắn là cuộc đàm phán, thương lượng nào mình cũng dành chiến thắng. Nhưng đây là yếu tố cần thiết, một "vũ khí vô hình" mà bất kì doanh nghiệp nào cũng nên sở hữu để có thể đem lại nhiều lợi thế hơn.

Thanh Thanh - MarketingAI

>>> Có thể bạn quan tâm: Home-bound marketing: nghệ thuật marketing và “lấy lòng” khách hàng thời COVID-19