Checklist là gì? Mục đích sử dụng Checklist để làm gì?

Checklist là một thuật ngữ khá quen thuộc, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy bạn có biết checklist là gì không? Nó có vai trò như thế nào trong cuộc sống và hoạt động kinh doanh? Nếu hàng ngày bạn phải quản lý hàng tá công việc, kiểm soát hệ thống với hàng trăm nhân viên, bạn sẽ đầu bù tóc rối không biết phải bắt đầu từ đâu. Khối lượng công việc khổng lồ khiến bạn nhiều lúc bỏ quên nhiệm vụ này, nhiệm vụ kia. Đây cũng chính là lý do bạn cần sử dụng checklist để tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Dựa vào bản danh sách checklist, bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và cập nhật tiến độ từng hạng mục việc theo ngày, theo tháng một cách dễ dàng. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng MarketingAI tìm hiểu khái niệm checklist là gì và cách xây dựng checklist vào công việc kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

Checklist là gì?

Checklist là danh sách các công việc được đặt ra để hướng tới mục tiêu cụ thể, đảm bảo công việc diễn ra đúng quy trình, thời hạn, không bị bỏ sót. Để đảm bảo được như vậy, bạn cần phải checklist liệt kê những nhiệm vụ, đầu mục từ bé đến lớn trong một ngày.

Hiện nay có rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực sử dụng checklist vì sự tiện lợi, hữu ích. Trong công ty, các ban lãnh đạo hay thậm chí cá nhân đều sử dụng checklist để kiểm soát công việc. Với checklist, các bộ phận, nhà quản lý có thể theo dõi, đảm bảo được công việc hoàn thành tối ưu và quản lý một cách chuyên nghiệp hơn.

Checklist thường xuất hiện dưới dạng danh sách với các hộp nhỏ xuất hiện bên trái của trang. Bạn có thể đánh dấu tích nhỏ hoặc dấu nhân khi hoàn thành xong những hạng mục công việc đã đề ra.

Mục đích sử dụng Checklist trong công việc để làm gì?

Với sự hữu ích và tiện dụng, checklist trở nên phổ biến trong mọi chuyên ngành, lĩnh vực ngày nay.  Sau khi nắm rõ được Checklist là gì các bạn có thể tham khảo thêm một số mục đích khi sử dụng checklist như:

• Với quản lý, ban lãnh đạo: có thể dùng checklist để đánh giá tổng thể công việc của những bộ phận hoạt động dựa vào danh sách này. Các thiếu sót từ bộ phận hay cá nhân có thể dễ dàng kiểm soát trong checklist, từ đó nhanh chóng khắc phục hoặc đánh giá năng lực nhân viên. Bên cạnh đó, checklist giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý, dành nhiều thời gian cho công việc quan trọng khác.
• Với nhân viên: checklist hỗ trợ cá nhân trong quá trình giải quyết công việc một cách dứt khoát và không bị bỏ xót những đầu mục việc cần phải hoàn thành. Từ đó có thể đặt ra mục tiêu cho bản thân một cách hợp lý, khoa học nhất.

Với những lợi ích to lớn mà checklist đem lại, chúng ta có thể đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp, công ty diễn ra đúng quy trình, đạt hiệu quả tối ưu và chuyên nghiệp nhất.

Ưu điểm và nhược điểm của Checklist là gì?

Từ một số mục đích kể trên, có thể thấy những ưu điểm vượt trội của checklist trong việc hỗ trợ công việc cho người dùng. Checklist là công cụ không thể thiếu giúp đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, mang đến sự chuyên nghiệp, tối ưu cho quá trình phát triển của doanh nghiệp. Xây dựng checklist giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình hoạt động, sử dụng nhân lực hiệu quả. Mỗi nhà quản lý nên xây dựng checklist dựa trên tình hình hoạt động thực tế, cơ sở công việc, quy mô làm việc của doanh nghiệp một cách sát sao nhất để mang lại hiệu quả tối đa cho người sử dụng.

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm to lớn trên, checklist cũng tồn tại một số mặt hạn chế nhất định. Sự phụ thuộc quá mức vào checklist sẽ khiến mỗi người ỷ lại, thụ động, cản trợ hiệu suất công việc. Bên cạnh đó checklist cũng không thể kiểm soát các trường hợp khẩn cấp trong công việc, do đó mỗi người nên tự chủ động và linh hoạt với chính bản thân.

Ứng dụng của Checklist trong các ngành nghề công việc

Với những thông tin đã được giải đáp cho thắc mắc Checklist là gì thì chúng ta đều thấy rõ rằng Checklist được sử dụng trong đa dạng các ngành nghề nhờ sự hữu ích và ứng dụng thực tế dễ dàng. Một số ứng dụng của checklist đang được áp dụng trong một vài lĩnh vực như:

• Danh sách kiểm tra trước chuyến bay trong ngành hàng khôg để đảm bảo các mặt hàng quan trọng không bị bỏ sót.
• Checklist còn được sử dụng trong công nghiệp hoặc các thủ tục họat động.
• Trong tố tụng dân sự, checklist có thể sử dụng để đối phó với sự phức tạp của khám phá và thực hành chuyển động. Ví dụ danh sách kiểm tra kiện tụng nguồn mở.
• Đảm bảo việc check rà soát phần mềm, ứng dụng công nghệ một cách chuyên nghiệp, quy chuẩn nhất nhằm ngăn ngừa lỗi.
• Hỗ trợ và phòng ngừa rủi ro từ những hệ thống quản lý đang được áp dụng.
• Được các nhà đầu tư sử dụng checklist những phần hạng mục quan trọng trong quá trình tiến hành đầu tư.
• Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, checklist được các chuyên gia sử dụng nhằm đảm bảo các hướng dẫn thực hành lâm sàng được tuân thủ. Ví dụ như Danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật của WHO được phát triển cho Tổ chức Y tế thế giới trong việc cải thiện sự an toàn của bệnh nhân.

>> Xem thêm: Checklist 4 câu hỏi kiểm tra ý tưởng nội dung trước khi triển khai

Cách xây dựng checklist cho chiến dịch marketing thương hiệu mới

Đối với các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực kinh doanh, xây dựng một kế hoạch marketing là việc rất quan trọng. Để tạo một chiến dịch marketing thương hiệu mới giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, thời gian phát triển kinh doanh, nhà quản lý cần hiểu rõ Checklist là gì và lập một bản checklist để giám sát từng bước lập kế hoạch sao cho hiệu quả nhất. Các bước xây dựng checklist dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn:

Xây dựng chiến dịch marketing tổng thể

Một chiến dịch marketing tổng thể sẽ bao gồm một số yếu tố như sau:

• Xu hướng, thực trạng, tiềm năng phát triển của ngành hàng trên thị trường.
• Nghiên cứu hành vi, sở thích người tiêu dùng, xây dựng chân dung khách hàng mục tiêu cụ thể.
• Nghiên cứu giá trị cốt lõi của dịch vụ/sản phẩm đang kinh doanh.
• Nghiên cứu thị trường mục tiêu cũng như cơ cấu dung lượng thị phần tại các thị trường cụ thể.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh (giá, kênh phân phối, phương thức tiếp thị...)
• Xây dựng slogan, chiến lược thương hiệu.
• Phân tích theo mô hình SWOT.
• Đặt ra mục tiêu kinh doanh và ngân sách hoạt động cho năm 2017. Xây dựng chính sách lương thưởng, các hạng mục KPI cho từng phòng ban trong công ty.

Xây dựng các kênh tiếp thị, bộ nhận diện thương hiệu, hệ thống POSM tại kênh phân phối

Cheklist hoạt động tốt nếu như nó khai thác được tối đa tài nguyên của doanh nghiệp để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh. Đặc biệt là tối ưu các kênh tiếp thị website, facebook, tiktok hay các kênh social media khác. Ngoài triển khai digital marketing, doanh nghiệp cần xây dựng, hoàn thiện các công cụ nhận diện thương hiệu, POSM, chú trọng tới việc thiết kế hình ảnh, thông tin sản phẩm trên bao bì...

Phân bổ nguồn nhân lực

Nhà quản lý cần phân bổ nhân lực công ty phù hợp với từng cá nhân, phòng ban để có thể hoan thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Ví dụ: bộ phận marketing làm các hạng mục PR cho thương hiệu, bộ phận digital marketing triển khai kế hoạch marketing online và các kênh website, social...; bộ phận nghiên cứu thị trường kiêm nhiệm trade marketing... Tùy vào quy mô, yêu cầu của chiến dịch mà nhà quản lý đưa ra cách phân chia, sắp xếp nguồn lực phù hợp.

Chuẩn bị phương tiện marketing

Sau khi có plan cụ thể, bạn cần tìm các phương tiện để giám sát, đánh giá tổng thể chiến dịch marketing hoàn hảo. Hãy bắt đầu rà soát từ các kênh social media, các phương tiện online và check độ hiệu quả của từng kênh.

Sử dụng các tool tracking Google Analytics và google trend để điều tra xu hướng người tiêu dùng. Có thể kết hợp việc nghiên cứu xu hướng duyệt web, xây dựng các channel phù hợp...

Tung sản phẩm ra thị trường

Đây là bước cuối cùng đưa sản phẩm ra mắt công chúng. Bạn cần lên chính sách cụ thể cho việc phân phối, giá bán trên các kênh OTC - ETC. Hãy hoàn thiện và chuẩn hóa bao bì đối với từng sản phẩm, tập trung phát triển tối đa kênh OTC - ETC tại các thị trường mục tiêu đã hoạch địch trước đó.

Chuẩn bị công cụ cho quảng cáo và truyền thông

Để tạo một chiến dịch advertising campaign hoản hảo nhất, bạn cần lên ý tưởng, visual, story, hình tượng thương hiệu, thông điệp... trên các công cụ như Print ad, truyền hình, POSM... Tiếp đó là sản xuất TVC chuẩn bị cho chiến dịch truyền thông. Một TVC quy chuẩn cần đáp ứng đủ tiêu chí Smile: simple – memorible- interesting- link- entertainment

Truyền thông quảng cáo

Sau khi hoàn thiện TVC, bước cuối cùng bạn cần làm là truyền thông quảng cáo. Hãy tập trung vào các yếu tố sau:

• Đẩy mạnh truyền thông trên các kênh quảng cáo khác nhau, đặc biệt là mảng social media.
• Lên plan các chương trình khuyến mãi, ưu đãi để khuyến khích khách hàng dùng thử sản phẩm.
• Phát triển nguồn khách hàng, gia tăng độ nhận diện thương hiệu (brand awareness) thông qua các chương trình hội thảo chuyên ngành.
• Đo lường và đánh giá hiệu quả truyền thông đạt được.

Một số mẫu checklist công việc thường gặp

Mẫu checklist công việc thường gặp bao gồm đầu mục các công việc cần hoàn thành, mức độ hoàn thành từng hạng mục (đã hoàn thành hay chưa hoàn thành) và ghi chú đi kèm. Hiểu được khái niệm Checklist là gì, nắm rõ được mục đích và cách xây dựng Checklist, tiếp theo đây hãy cùng tham khảo thêm một vài mẫu Checklist công việc thường gặp hiện nay nhé.

Ví dụ mẫu checklist cho công việc tuyển dụng nhân sự:

Đối với lĩnh vực dịch vụ khách sạn, nhà hàng, mẫu checklist công việc cần chi tiết nhất có thể. Không chỉ đơn giản là bưng bê, phục vụ khách, nhân viên còn cần đảm bảo công việc đón tiếp, phục vụ khách, tiễn khách trong suốt thời gian khách dùng dịch vụ tại đó. Một nhân viên chuyên nghiệp luôn đảm bảo mọi đầu mục công việc được hoàn thành một cách chỉn chu nhất. Ví dụ một mẫu bảng các đầu việc quan trọng mà nhân viên phục vụ nhà hàng có thể tham khảo:

Với lĩnh vực marketing, bạn có thể lập bảng excel để dễ dàng update tiến độ công việc theo từng tuần, từng quý, từng năm. Bảng checklist marketing giúp bạn có cái nhìn đầy đủ, thông tin cần thiết, từ đó nắm bắt toàn bộ hoạt động cần làm để quảng bá sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Checklist cơ bản về cá nhân hóa email marketing

Lời kết

Trên đây, các bạn đã cùng với MarketingAI tìm hiểu rõ khái niệm Checklist là gì và cách xây dưng Checklist cho chiến lược marketing thương hiệu mới. Không phải ngẫu nhiên checklist ngày càng được đánh giá cao từ hoạt động kinh doanh cho tới đời sống hàng ngày. Tính tiện dụng, hữu ích của checklist không chỉ giúp cho cá nhân hoàn thành tốt công việc bản thân mà còn giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý nằm bắt được tổng thể hoạt động của doanh nghiệp. Checklist là điều rất cần thiết để bảo đảm một đơn vị, tổ chức được phát triển một cách tốt nhất, hiệu quả nhất với quy trình làm việc chuyên nghiệp.