Bật mí 6 cách tạo chữ ký email đơn giản, hiệu quả và chuyên nghiệp

Chữ ký email đang ngày càng trở nên phổ biến và được coi là một phần không thể thiếu trong email của mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Cách tạo chữ ký email đối với những người mới sử dụng email tuy không quá khó, nhưng cũng không dễ để đạt được sự chuyên nghiệp và hoàn chỉnh. Bài viết dưới đây của MarketingAI sẽ đem đến cho bạn các cách tạo chữ ký email bằng các công cụ khác nhau, đồng thời giải thích chi tiết những yếu tố ảnh hưởng đến một chữ ký email tiêu chuẩn.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là một phần của trong bộ nhận diện thương hiệu, chứ không chỉ đơn giản là là một cái tên kèm vị trí công ty, nơi ở. Nó thường được gọi là chân trang email, cung cấp cho người nhận thông tin về cá nhân, tổ chức hoặc một công ty nào đó, và giúp người nhận email dễ dàng xác định được ai đang gửi thư cho họ.

Một chữ ký email chuyên nghiệp nên bao gồm các thành phần sau:

Tên, công ty, vị trí nắm giữ

Tất cả những ai nhận email đều sẽ dựa vào phần thông tin này để đánh giá xem một email có đáng đọc hay không. Đừng nên gửi một email cho dù là cá nhân mà không nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức bạn đang học và làm việc. Điều đó sẽ khiến người nhận khó mà xác định được ai là người gửi, đồng thời khó lưu trữ thông tin email trong tâm trí.

Thông tin liên lạc

Một thành phần không thể thiếu khác chính là thông tin liên lạc. Hãy nhớ đính kèm link liên kết đến website và blog chính thức, số điện thoại công ty của bạn hoặc số bộ phận chăm sóc khách hàng.

Logo công ty

Nếu bạn đang sử dụng email dùng cho doanh nghiệp, có thể gắn kèm logo của doanh nghiệp đó. Tuy điều này không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn.

Biểu tượng mạng xã hội

Đối với email cá nhân, hãy gắn link liên kết đến các trang mạng cá nhân. Còn đối với email doanh nghiệp, thì hãy để lại link dẫn đến hồ sơ của doanh nghiệp. Bạn có thể để liên kết Facebook, Website, Twitter, LinkedIn, Instagram,... Miễn sao phù hợp cho bạn và doanh nghiệp. Tuy đây là phần không bắt buộc, nhưng chúng sẽ tạo cơ hội khác để bạn có được khách hàng tiềm năng mới. Đừng bỏ lỡ cơ hội phát triển tệp khách hàng mục tiêu!

>>> Có thể bạn quan tâm: Mạng xã hội là gì

Bám sát vào một thiết kế gọn gàng

Hãy tính đến những yếu tố như màu sắc và phông chữ khi tạo chữ ký email.

Tránh xa một vài lưu ý sau:

1.  Các màu sắc sáng như xanh lá cây và xanh lam
2.  Liệt kê danh sách dạng gạch đầu dòng
3.  Ảnh động GIF
4.  Thêm địa chỉ email mà bạn đang gửi

Tầm quan trọng của chữ ký Email

Lượng người dùng email được chia sẻ trên khắp thế giới cho thấy giá trị mà các cơ hội Marketing có thể mang lại cho các doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu năm 2017, được thực hiện bởi Radicati Group, có hơn 3,7 tỷ người dùng email trên toàn cầu, dự kiến sẽ tăng với tốc độ 4,4% trong bốn năm tới. Những người dùng này gửi khoảng 269 tỷ email mỗi ngày, tận dụng sức mạnh của Email Marketing để phủ sóng thương hiệu của họ với các bên liên quan.

Các công ty thành công không còn nghĩ về chữ ký email như một công cụ cấp thấp. Họ hoàn toàn hiểu tầm quan trọng của nó và sử dụng nó như một cơ hội để thu hút và xây dựng mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng mới. 5 lý do dưới đây sẽ giải thích thêm tại sao các công ty cần phải có một chữ ký email chuyên nghiệp trong chiến dịch Email Marketing.

1.  Chữ ký email thể hiện tính chuyên nghiệp

Các doanh nghiệp hoạt động tốt cần có kỹ thuật và chiến lược đa dạng để thu hút sự chú ý của đa dạng người tiêu dùng. Họ có các chiến dịch Marketing khổng lồ và thường tận dụng nền tảng email như một cách để giao tiếp với khách hàng. Việc xây dựng thương hiệu sản phẩm và dịch vụ hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải nhúng chữ ký email vào trong mỗi email marketing của mình. Nó không chỉ cung cấp thông tin cần thiết về công ty mà còn thể hiện một cách chuyên nghiệp thông điệp thương hiệu của họ.

2. Tăng nhận diện thương hiệu

Chữ ký email cũng hữu ích trong việc tạo ra sự công nhận thương hiệu cho một cá nhân, bộ phận, tổ chức hay cả một công ty. Mỗi khi các nhóm được tập hợp lại để thực hiện một dự án cụ thể; họ có thể tạo ra một thương hiệu độc đáo và sử dụng nó khi gửi email nội bộ hoặc cho bên ngoài.

3. Làm cho Email Marketing hiệu quả hơn

Các Digital Marketers thường sử dụng Email Marketing để quảng bá doanh nghiệp của họ, đơn giản vì nó khá đơn giản và tiết kiệm chi phí, nhưng sử dụng email marketing sẽ chẳng có gì hấp dẫn nếu thiếu đi chữ ký email. Chữ ký email sẽ bao gồm thông tin doanh nghiệp của bạn (số liên lạc, địa chỉ thực, logo doanh nghiệp và liên kết trang web), tất cả ở cùng một nơi, giúp việc gửi email trở nên hiệu quả hơn và thúc đẩy người nhận hành động.

4.  Có tác dụng như một danh thiếp số

Các doanh nghiệp thường cần một danh thiếp thông thường vì nhiều lý do khác nhau. Chúng đặc biệt hữu ích trong việc giới thiệu bản thân hoặc một nhóm người với một công ty mà họ làm việc. Một danh thiếp cũng giới thiệu doanh nghiệp với những đối tác kinh doanh. Chữ ký email là một công cụ tuyệt vời có tác dụng tương đương một danh thiếp trong thế giới số. Nó đại diện cho công ty của bạn và kết nối với khách hàng để truyền tải thông tin về doanh nghiệp.

5. Cung cấp các liên kết nhanh đến thông tin quan trọng về công ty

Chữ ký email cũng cung cấp các liên kết quan trọng đến người nhận. Nó giúp khách hàng tiềm năng dễ dàng nhận được thông tin quan trọng nhất. Chữ ký email có thể thay đổi linh hoạt giúp bạn có thể sửa đổi thông tin và liên kết được cung cấp trong chữ ký để phù hợp với nhu cầu của đối tượng mục tiêu.

Bằng cách cung cấp số điện thoại của công ty, bạn đã đưa việc giao tiếp đến một cấp độ cá nhân hơn. Bất kỳ khách hàng tiềm năng nào cũng có thể click vào nó và thực hiện một cuộc gọi nhanh chóng. Liên kết đến các kênh truyền thông xã hội và YouTube của công ty cũng giúp khách hàng thuận tiện trong việc giao tiếp mật thiết hơn.

Các yếu tố ảnh hưởng tới chữ ký Email

Một chữ ký email thông thường sẽ được tạo bởi các yếu tố sau: thiết kế, hình ảnh, font chữ và màu sắc.

Thiết kế

Khi tham khảo cách tạo chữ ký email dù không yêu cầu về thiết kế quá cao nhưng cũng cần một bố cục chỉn chu và sự sắp xếp hợp lý. Nó không chỉ thể hiện được tính chuyên nghiệp cho bản thân người sử dụng, mà còn giúp cho người nhận dễ dàng tiếp nhận thông tin cũng như có ấn tượng tốt với đối phương.

Thông thường, một chữ ký email sẽ được thiết kế theo hướng dọc từ trên xuống dưới, với các thông tin quan trọng được đặt lên đầu hoặc in đậm. Các thông tin cũng nên được viết ngắn gọn để đảm bảo phần chữ ký không quá dài dòng và gây rối mắt.

Hình ảnh

Phần hình ảnh tuy không bắt buộc trong một chữ ký tiêu chuẩn nhưng phần nào nó sẽ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Hình ảnh được chọn cũng nên thể hiện tính chuyên nghiệp: đối với hình ảnh cá nhân, bạn nên chọn ảnh nhìn rõ mặt; đối với hình ảnh tổ chức, doanh nghiệp thì nên chọn ảnh logo. Các hình ảnh đều yêu cầu phải rõ nét và có kích thước vừa phải phù hợp với email.

Font chữ

Font chữ là yếu tố quan trọng không kém ảnh hưởng đến phần nhìn của chữ ký email. Để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác nhất, bạn nên chọn những font chữ đơn giản, phổ biến và không cách điệu quá nhiều, tránh bị lỗi font hoặc gây khó nhìn cho người xem. Đặc biệt, chỉ nên chọn 1 font chữ cho toàn bộ phần chữ ký.

Màu sắc

Tuy rằng chữ ký email là nơi bạn có thể tùy ý thiết kế sao cho hợp ý mình nhất, nhưng điều đó không có nghĩa lại bạn có thể chọn đủ loại font chữ hay màu sắc khác nhau. Để không gây khó chịu cho người xem, một chữ ký chỉ nên có tối đa 3 màu.

Cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Vậy làm thế nào để tạo một chữ ký email chuyên nghiệp? Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ và dịch vụ, có rất nhiều phần mềm và công cụ ra đời hỗ trợ quá trình thiết kế chữ ký email được nhanh hơn. Trong phần dưới đây, hãy cùng MarketingAI khám phá các cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp phổ biến nhất.

Cách tạo chữ ký trong Outlook

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook.com và chọn Cài đặt > Xem tất cả cài đặt Outlook ở đầu trang.

Bước 2: Nhấn chọn Thư > Soạn và trả lời.

Bước 3: Trong Chữ ký email, hãy nhập chữ ký của bạn và sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để thay đổi hình thức của nó. Lưu ý:  Bạn chỉ có thể có một chữ ký cho mỗi tài khoản.

1. • Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện ở cuối tất cả các email mới mà bạn soạn, hãy chọn hộp kiểm Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư mới mà tôi soạn.
   • Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trên các thư bạn chuyển tiếp hoặc trả lời, hãy chọn hộp kiểm Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời.
   • Nếu không chọn các tùy chọn này, bạn có thể thêm chữ ký của mình vào thư đã chọn theo cách thủ công bằng 3 bước sau:
     1. Truy cập hộp thư và chọn Soạn thư mới
     2. Soạn thư và sau đó chọn => Thêm chữ ký vào dưới khung soạn thảo
     3. Sau đó khi thư đã soạn hoàn tất, bạn có thể nhấn chọn Gửi. 

Bước 4: Chọn Lưu khi bạn hoàn tất. Lưu ý:  Bạn luôn có thể quay lại trang Soạn và trả lời và chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm để tự động bao gồm chữ ký của bạn.

Cách tạo chữ ký Email trực tiếp trên Gmail

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt, sau đó nhấp vào Xem tất cả cài đặt.

Bước 3: Kéo xuống phần Chữ ký, thêm văn bản chữ ký của bạn vào hộp trắng. Nếu muốn, bạn có thể thiết kế phần chữ ký của mình thêm phong phú và chuyên nghiệp hơn bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản.

Bước 4: Ở cuối trang, nhấp vào Lưu thay đổi.

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng các chữ ký khác nhau cho một email của mình. Ví dụ: bạn có thể đặt mặc định chữ ký cho các email mới mà bạn soạn hoặc trả lời. Nhưng cũng có thể chọn một chữ ký khác với mỗi email bạn gửi.

Mẹo: Nếu bạn muốn thay đổi chữ ký của mình trong khi viết email, hãy nhấp vào Chèn chữ ký ở cuối cửa sổ.

Cách tạo chữ ký Email bằng công cụ khác

Ngoài hai công cụ phổ biến trên, chữ ký email chuyên nghiệp còn được tạo bằng các công cụ khác dưới đây.

Emailsignaturerescue.com

Email Signature Rescue hay còn gọi là giải pháp phần mềm Email Signature Rescue Software Reviews với chức năng và chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp SMBs tới các doanh nghiệp lớn. Phần mềm Email Signature Rescue được đánh giá cao bởi cả người dùng lẫn chuyên gia trong lĩnh vực E-Signature Software bởi những tính năng đa dạng và kho template có sẵn lên tới hơn 200 template, phục vụ tối đa nhu cầu của người sử dụng. Tuy nhiên, website này là website trả phí, do đó bạn nên cân nhắc sử dụng khi tạo số lượng lớn và có yêu cầu cao.

Htmlsig.com

Htmlsig cũng là một website hỗ trợ tạo chữ ký email phổ biến khác. Khác với Email Signature Rescue, Htmlsig có cả 2 hình thức tạo chữ ký Free và trả phí. Để tạo, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào https://htmlsig.com. Nếu không có nhu cầu cao, bạn hãy chọn tạo FREE bằng cách nhấn vào Or Create a Free Signature.

(Nguồn: lietketviet)

Bước 2: Hệ thống sẽ đưa bạn đến phần điền thông tin để bắt đầu quá trình tạo chữ ký. Các thông tin ở đây bao gồm: Họ tên, Vị trí công việc, Email, Số điện thoại, Tên công ty, Website công ty, số điện thoại và địa chỉ công ty. Trong quá trình điền, màn hình bên phải sẽ dần dần xuất hiện chữ ký của bạn.

(Nguồn: Internet)

Bước 3: Sau khi điền các thông tin cơ bản, sẽ đến phần chèn hình ảnh. Bạn nhấn chọn Upload Your Avatar hoặc Logo để tải lên logo của Công ty, tổ chức, hoặc ảnh của mình. Sẽ có cửa sổ Image Upload hiện lên, bạn nhấn Click or drop files here to upload để chọn và tải ảnh lên từ máy tính.

(Nguồn: lietketviet)

Bước 4: Điền các liên kết social của bạn tại Social Tab. Ở đây nếu có nhu cầu chèn liên kết, bạn hãy cho 1-3 liên kết hay sử dụng nhất, ngoài ra thì có thể bỏ qua.

Sau đó, hệ thống sẽ hiện ra một vài phần thông tin khác không quá quan trọng. Bạn có thể nhấp bỏ qua nếu cảm thấy không cần thiết.

(Nguồn: lietketviet)

Bước 5: Nhấn Create Signature để hệ thống tự động tạo chữ ký cho bạn. Sau khi hoàn tất, hãy nhấn Preview để xem trước chữ ký. Nếu không hài lòng, bạn có thể chọn Edit để chỉnh sửa, còn ngược lại, thì hãy nhấn Open a new tab để mở ra cửa sổ mới.

Bước 6: Đến đây phần chữ ký đã được hoàn tất. Bạn bôi đen phần chữ ký đó và copy vào mục chữ ký trong Gmail là OK.

Mail-signatures.com

Cũng là một website hỗ trợ tạo chữ ký khác, Mail-signatures.com sở hữu vô vàn các templates phong phú giúp bạn có thể tạo ra một chữ ký email hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Sau khi chọn được template ưa thích, hãy nhấn Edit template và bắt đầu tùy chỉnh các thông tin trên đó sao cho phù hợp với bạn.

Mail Signatures cũng cho phép người dùng chọn nền tảng email trước khi tạo. Các nền tảng Mail-signatures hỗ trợ bao gồm Outlook, Outlook 365, Exchange Server, Exchange Online, Gmail và Thunderbird. Mail-signatures chỉ hỗ trợ tạo chữ ký email riêng biệt nên hợp với người dùng cá nhân hơn là doanh nghiệp.

Canvato.net

Nằm cuối cùng trong danh sách này là Canvato.net, một website tạo chữ ký email chuyên nghiệp được rất nhiều người dùng ưa thích. Canvato có giao diện đẹp, đơn giản và dễ sử dụng, đặc biệt có lượng người sử dụng lên đến hàng chục nghìn người.

Cũng giống như Email Signature Rescue, Canvato.net cung cấp 2 gói sử dụng trả phí chính là:

• Gói cá nhân - $0,99/tháng
• Gói doanh nghiệp - $1,99/tháng

Bảng giá phần mềm tạo chữ ký email Canvato (Nguồn: canvato)

Với gói cá nhân, người dùng sẽ được hưởng những quyền lợi sau:

• Không không giới hạn lượt sử dụng và tạo chữ ký
• 1 hồ sơ chữ ký riêng biệt
• 1 template chữ ký riêng biệt
• Chỉnh sửa được Avatar/Logo
• Các công cụ thiết kế tùy chỉnh khác

Với gói doanh nghiệp, người dùng sẽ được hưởng những quyền lợi sau:

• Không không giới hạn lượt sử dụng và tạo chữ ký
• 20 hồ sơ chữ ký riêng biệt
• Không giới hạn template chữ ký riêng biệt
• Chỉnh sửa được Avatar/Logo
• Các công cụ thiết kế tùy chỉnh khác
• Tùy chỉnh thêm trường trong chữ ký
• Thêm biểu tượng liên kết đến các trang mạng xã hội
• Cho phép điều chỉnh trường HTML giúp chữ ký trở nên bắt mắt hơn

Lưu ý khi tạo chữ ký email

Như chúng ta đã biết thì bất cứ ai cũng có thể tạo chữ ký email cho riêng mình, tuy nhiên tạo một chữ ký email đẹp thì không phải ai cũng làm được. Dưới đây là những lưu ý khi tạo chữ ký email.

Chữ ký Email nên đơn giản, rõ ràng

Đừng có điền quán nhiều thông tin vào chữ ký email bởi nó sẽ khiến chữ ký của bạn dày đặc, rối mắt. Hãy chỉ cho thông tin cần thiết vào thôi nhé.

Có liên kết tới các tài khoản mạng xã hội của mình

Người nhận mail sẽ luôn đánh giá cao những email có link liên kết tới mạng xã hội của chủ sở hữu, nó giúp người khác có thể kết nối với bạn dễ dàng hơn.

Chọn một tấm ảnh của mình thật đẹp

Một bức ảnh đẹp, chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng trong lòng người nhận nó.

Kết hợp màu sắc hài hòa

Màu sắc là thứ thu hút sự chú ý dễ nhất, tuy nhiên nếu bạn kết hợp màu sắc nhiều thì sẽ dẫn đến thiếu chuyên nghiệp. Hãy chỉ nên chọn 2 - 3 màu để kết hợp thôi nhé.

Sử dụng màu đen – trắng tương phản

Đen trắng là bộ màu đơn giản, dễ sử dụng, chuyên nghiệp mà bạn nên lựa chọn.

Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp

Nếu bạn làm trong một doanh nghiệp lớn thì bạn nên theo chuẩn doanh nghiệp khi tạo chữ ký email.  Nó sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn nhiều đó.

Các mẫu chữ ký Email đẹp

Cuối cùng, hãy tham khảo các mẫu chữ ký email đẹp dưới đây để có ý tưởng cho chữ ký email của riêng mình nhé!

Một số mẫu chữ ký email đẹp bạn có thể tham khảo (Nguồn: Internet)

Kết

Sở hữu lượng người dùng khổng lồ đồng thời được coi là công cụ Marketing quan trọng trong chiến lược phát triển thị trường, email giờ đây đã len lỏi vào từng ngóc ngách của doanh nghiệp. Cách tạo chữ ký email đẹp, đúng tiêu chuẩn không hề khó và nếu làm được, nó sẽ là một trong những thước đo đánh giá được mức độ chuyên nghiệp của mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho các bạn những góc nhìn toàn diện về các cách tạo chữ ký email đa dạng, được đánh giá cao. Chúc các bạn sớm thiết kế được cho mình một chữ ký email ưng ý.

Tô Linh - MarketingAI

Tổng hợp