Deep Work: Làm việc sâu trong thời đại số 

07 Thg 12

Bạn đã bao giờ rơi vào trạng thái bận rộn với công việc nhưng đến cuối ngày chợt nhận ra bản thân chưa làm được gì? Công nghệ 4.0 khiến chúng ta trở nên dễ mất tập trung hơn, liên tục kiểm tra điện thoại, không ngừng check email, điều này khiến bạn bị giảm hiệu suất, tốn thời gian và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần. Deep Work - một phương pháp giúp nâng cao khả năng tập trung của bạn lên mức tối đa. 

Deep Work là gì?

Hiểu đơn giản thì Deep Work là khả năng tập trung cao độ vào một công việc trong thời gian dài mà không bị phân tâm. Khi ở trạng thái Deep Work, bạn sẽ hoàn toàn đắm chìm vào công việc trước mặt mà không chú đến những gì đang diễn ra xung quanh mình. Ở trong trạng thái này, bạn sẽ có thể tạo ra được những sản phẩm, công việc với kết quả tốt nhất. 

Deep Work là gì?
Cuốn sách nổi tiếng về Deep Work

Thuật ngữ “Deep Work” được đặt tên bởi Cal Newport, phó giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và là tác giả của cuốn sách “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” (Bản dịch Tiếng Việt có tên là: Deep Work, làm ra làm, chơi ra chơi). Khái niệm này đã nhanh chóng được áp dụng rộng rãi như một “liều thuốc giải độc” cho các phương thức làm việc hiện đại bị bão hòa bởi sự xao nhãng vô ích và không hiệu quả.

Tại sao Deep Work lại quan trọng đến vậy?

Hãy thành thực đi, bạn có cảm thấy bứt rứt, lo lắng khi không thể kiểm tra email hay tin nhắn trong 30 phút không? Sự bận rộn liên tục này không những khiến chúng ta trở nên căng thẳng, mà còn làm giảm sự tập trung trong công việc. 

Newport coi Deep Work là chìa khóa để đảm bảo lợi thế cạnh tranh tại nơi làm việc. Những người sử dụng phương pháp này sẽ vượt xa các đồng nghiệp về chất lượng và số lượng công việc - cuối cùng giành được những công việc tốt nhất. Ông cũng lập luận rằng Deep Work có mục đích sâu xa hơn là khiến chúng ta cảm thấy hài lòng và hạnh phúc. Đồng thời, để áp dụng Deep Work không phải là điều dễ dàng. Là một kỹ năng cần được phát triển, bạn không thể mong đợi giỏi ngay lập tức - Deep Work đòi hỏi phải tập thành thói quen và có một ý chí bền bỉ. 

Tại sao Deep Work lại quan trọng đến vậy?
Thời gian biểu khi áp dụng Deep Work

7 quy tắc để rèn luyện Deep Work

Nếu bạn nghĩ Deep Work là khả năng bẩm sinh? Vậy thì bạn đã nhầm, trí não của con người giống như cơ bắp vậy, bạn có thể xây dựng Deep Work thông qua việc luyện tập kiên trì trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là bảy quy tắc để giúp bạn thiết lập Deep Work.

Chọn triết lý làm việc 

Nếu muốn rèn luyện Deep Work, bạn cần có một kế hoạch phù hợp với lịch trình cá nhân. Trong sách, Newport vạch ra bốn cách tiếp cận khác nhau (hay còn gọi là “triết lý”) để bạn tuân theo khi quyết định thời gian biểu áp dụng Deep Work. Tùy thuộc vào lối sống của bạn, một số phương pháp có thể hiệu quả hơn những phương pháp khác:

Chọn triết lý làm việc
Các triết lý làm việc

Rhythmic: Với cách tiếp cận này, bạn thiết lập thói quen Deep Work một cách đều đặn, dành ra khoảng thời gian từ 1-4 giờ để tập trung vào một thời điểm trong ngày (Bởi hầu hết mọi người không thể duy trì hơn bốn giờ Deep Work mỗi ngày). 

Ví dụ: Bạn có thể sắp xếp thời gian để Deep Work trong khoảng thời gian từ 8-10 giờ sáng mỗi ngày trong tuần. Chìa khóa của chiến lược này là tính nhất quán, bạn có thể đạt được điều này bằng cách cam kết thực hiện Deep Work mỗi ngày. 

Journalistic: Đây là phương pháp linh hoạt nhất, cho phép bạn sắp xếp Deep Work ở bất cứ đâu trong lịch trình của mình.  

Ví dụ: Bạn có thể sắp xếp thời gian để Deep Work khi bạn có ít nhất 90 phút giữa các cuộc họp. Hãy nhớ rằng phương pháp này yêu cầu bạn phải chuyển sang chế độ Deep Work ngay lập tức, điều này có thể gây khó khăn cho người mới bắt đầu. 

Monastic: Đây có lẽ là phương pháp khắc nghiệt nhất. Với cách tiếp cận này, bạn loại bỏ hoàn toàn hoặc giảm thiểu đáng kể những công việc cần ít sự tập trung trong mọi khía cạnh của cuộc sống. 

Ví dụ, nhà văn viễn tưởng nổi tiếng - Neal Stephenson không dùng email và tin nhắn chat để có thể giải phóng não bộ cho việc viết lách. Phương pháp này đã giúp Stephenson có hơn 80 tác phẩm. 

Bimodal: Phương pháp này liên quan đến việc phân chia thời gian của bạn, với những khoảng thời gian dài (ít nhất là cả ngày) dành cho công việc chuyên sâu và phần còn lại dành cho các công việc khác. Lập kế hoạch hai chế độ là một phiên bản linh hoạt hơn của Monastic, thay vì loại bỏ hoàn toàn Shallow Work (các công việc không đòi hỏi sự tập trung cao), bạn có thể dành một ngày hoặc nhiều hơn để Deep Work và sau đó quay lại với Shallow Work.  

Một ví dụ điển hình từ Bill Gates, người đồng sáng lập Microsoft. Ông dành ra hai lần một năm trong một căn nhà gỗ trong rừng để không làm gì khác ngoài việc đọc và suy nghĩ về những điều lớn lao. Gates hoàn toàn cô lập bản thân với thế giới bên ngoài, không email, không gọi điện thoại và không truy cập internet. Chỉ có ông cùng một chồng giấy tờ từ các nhân viên của Microsoft giới thiệu về những cải tiến hoặc các khoản đầu tư mới. Và rõ ràng là nó có hiệu quả, vì công việc được thực hiện trong “các tuần suy nghĩ” của Gates đã dẫn đến những đổi mới như sự ra mắt của Internet Explorer vào năm 1995.

Không gian để Bill Gates tập trung làm việc
Không gian để Bill Gates tập trung làm việc

Tạo các nghi thức để tăng sự tập trung của bạn

Nghiên cứu cho thấy bộ não của chúng ta ghi nhớ các liên kết cụ thể. Khi bạn kết hợp hai thứ, chẳng hạn như muối và hạt tiêu, hoặc một chiếc bàn sạch sẽ và sự tập trung, tâm trí của bạn sẽ học hỏi và dự đoán sự kết hợp tương tự đó trong tương lai. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tạo ra các nghi thức để kích hoạt sự tập trung và nói với bộ não của bạn rằng đã đến lúc phải tập trung. Ví dụ: nếu bạn luôn dọn dẹp bàn làm việc trước khi viết, thì một không gian làm việc rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung vào việc viết lách hơn trong tương lai.

Tạo các nghi thức để tăng sự tập trung của bạn
Don dẹp bàn làm việc gọn gàng

Khi xây dựng nghi thức làm việc sâu, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

- Bạn sẽ làm việc ở đâu? Xem xét không gian làm việc mà bạn sẽ tạo ra

Ví dụ: Bạn có thể làm việc trong văn phòng của mình với cửa sổ đóng và bàn được dọn dẹp sạch sẽ.

- Khi nào và bao lâu bạn sẽ làm việc? 

Ví dụ: Bạn có thể chọn làm việc từ 8-10 giờ sáng.

- Bạn sẽ làm việc như thế nào? Xác định các quy tắc để điều hướng sự tập trung của bạn.

Ví dụ: Bạn có sử dụng Internet hay không, khối lượng công việc bạn sẽ làm được sau mỗi lần 20 phút, hay bạn sẽ đặt điện thoại ở đâu.

- Các đồ vật hỗ trợ cho công việc của bạn là gì? Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết để tránh mất thời gian tìm kiếm.

Ví dụ: Tài liệu tham khảo, cà phê hoặc thức ăn.

- Bạn cũng có thể xây dựng các yếu tố kích hoạt thói quen tập trung của mình

Ví dụ: Thắp một ngọn nến, nghe một loại nhạc cụ thể hoặc mặc quần áo theo một cách nhất định.

Ưu tiên công việc quan trọng nhất

Với sự tập trung, ưu tiên là chìa khóa. Thường thì bạn càng cố gắng làm nhiều thứ thì bạn càng thực sự đạt được ít hơn. Vì vậy để Deep Work , bạn cần tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng nhất và bỏ qua mọi thứ khác. Đây là cách thực hiện:

Quyết định trước những gì bạn sẽ làm trong mỗi lần Deep Work. Khi bạn quyết định trước những gì cần tập trung vào, bạn có thể tránh làm nhiều việc cùng một lúc. Và nếu bạn nhận được yêu cầu mới trong thời gian tập trung, thì sẽ ít áp lực phải chuyển đổi nhiệm vụ ngay lập tức. Hãy thử sử dụng chiến lược ưu tiên để xác định và giải quyết những việc cần làm quan trọng nhất của bạn, chẳng hạn như ma trận quyết định Eisenhower hoặc nguyên tắc Pareto.

Áp dụng ma trận Eisenhower
Áp dụng ma trận Eisenhower

Đồng thời, đặt ra một mục tiêu rõ ràng. Các mục tiêu rõ ràng giống như một chiếc la bàn, vì chúng hướng dẫn quyết định của bạn và cho bạn biết nhiệm vụ nào là quan trọng nhất. Ví dụ: nếu mục tiêu trong tháng này của nhóm bạn là tập trung vào việc thiết kế lại trang web công ty, thì bạn có thể dễ dàng hủy ưu tiên các yêu cầu cải tiến cho ứng dụng của mình. Đảm bảo sử dụng khung thiết lập mục tiêu để làm cho các mục tiêu của bạn có thể đo lường được và cụ thể, như phương pháp SMART hoặc OKRs.

Theo dõi lượng thời gian trong ngày

Bạn cần đầu tư thời gian để Deep Work. Đó là lý do tại sao việc quản lý lịch biểu và chịu trách nhiệm về thời gian là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn hiểu và quản lý thời gian của mình:

- Kiểm tra cách bạn sử dụng thời gian làm việc của mình. Trước khi có thể cắt bỏ Shallow Work (Tạm gọi là các công việc nông) để nhường chỗ cho Deep Work, bạn phải hiểu loại công việc bạn làm hàng ngày. Hãy liệt kê mọi hoạt động hoặc nhiệm vụ mà bạn tham gia, sau đó định lượng độ sâu của từng hoạt động để bạn biết mình đang dành bao nhiêu thời gian cho Deep Work so với Shallow Work.

Liệt kê các hoạt động trong ngày
Liệt kê các hoạt động trong ngày

- Kiểm tra các cuộc họp của bạn. Lập danh sách mọi cuộc họp công việc mà bạn tham dự và định lượng mức độ giá trị thực sự của nó trên thang điểm từ 1-5. Bằng cách đó, bạn có thể đánh giá cuộc họp nào thực sự hiệu quả.

- Lên lịch cho ngày của bạn. Chịu trách nhiệm về lịch trình hàng ngày của bạn bằng cách phân bổ khối thời gian cho từng nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Hai cách phổ biến để làm điều này là hộp thời gian và chặn thời gian. Hộp thời gian là một chiến lược quản lý thời gian trong đó bạn ước tính khoảng thời gian mà một nhiệm vụ sẽ thực hiện và sắp xếp thời gian để hoàn thành nó. Khái niệm về khối thời gian cũng tương tự, nhưng thay vì dồn hết thời gian cho một nhiệm vụ đơn lẻ, bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và hoàn thành tất cả chúng trong một khối thời gian. Hộp thời gian là cách tốt để lên lịch làm việc chuyên sâu, trong khi chặn thời gian có thể giúp bạn giải quyết nhiều nhiệm vụ nông trong một lần, chẳng hạn như trả lời email.

Giảm phiền nhiễu từ các thiết bị kỹ thuật số

Sự phân tâm là kẻ thù không đội trời chung của Deep Work. Tuy nhiên, đặc biệt là sự phân tâm của kỹ thuật số đang phổ biến hơn bao giờ hết trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh ngày nay. Vào thời điểm mà 80% nhân viên văn phòng cho biết họ đang làm việc với email và gần 3 trong số 4 nhân viên cảm thấy áp lực phải làm nhiều việc cùng một lúc mỗi ngày. Vậy nên, việc tránh những phiền nhiễu từ các thiết bị kỹ thuật số dường như là điều không thể. Nhưng vẫn có thể giảm thiểu sự sao nhãng bằng một vài chiến lược đơn giản:

Giảm phiền nhiễu từ các thiết bị kỹ thuật số
Tắt thông báo

- Tắt thông báo: Âm thanh, tin nhắn thoại và thông báo nhấp nháy trên màn hình của bạn có tác động tiêu cực và nhanh chóng khiến bạn mất tập trung. Khi bạn đang cố gắng tập trung, hãy sử dụng chế độ “Không làm phiền” hoặc để thực sự ngắt kết nối, hãy đóng hoàn toàn các ứng dụng email và tin nhắn. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể kiểm tra thông báo trong thời gian nghỉ ngơi.

- Chọn công cụ làm việc phù hợp: Theo nghiên cứu, nhân viên văn phòng trung bình chuyển đổi giữa 10 ứng dụng 25 lần mỗi ngày để thực hiện công việc của họ. Những nhân viên này nhiều khả năng gặp khó khăn hơn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả cho công việc của họ. Thay vì trải rộng công việc trên nhiều ứng dụng khác nhau, hãy cẩn thận chọn một công cụ quản lý dự án tích hợp với tất cả các công cụ kinh doanh, để bạn có nguồn thông tin cố định. Bằng cách đó, thay vì làm việc trên nhiều ứng dụng, bạn có thể theo dõi thông tin quan trọng ở một nơi.

Nạp năng lượng

Nghỉ ngơi cũng quan trọng như làm việc. Dành thời gian để nạp lại năng lượng mỗi ngày có thể giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và duy trì thói quen Deep Work của bạn. Newport gợi ý rằng bạn nên “ngắt kết nối” hoàn toàn khỏi công việc để tận dụng tối đa thời gian chết của mình. Vì vậy, việc thiết lập ranh giới rõ ràng giữa làm và nghỉ là điều cần thiết. Bạn nên tạo ra một khoảng thời gian cố định cho công việc mỗi ngày (VD: 3h chiều) và tránh làm việc vào cuối tuần. Điều đó có nghĩa là sau khi hoàn thành, bạn không cần kiểm tra Slack trên điện thoại, soạn email trong đầu hay suy nghĩ về các cuộc họp sắp tới.

Cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi
Cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi

Nếu bạn thấy khó “ngắt kết nối”, hãy thử tạo một “quy trình tắt máy” mà bạn hoàn thành vào cuối mỗi ngày làm việc. Quá trình này có thể mất 10-20 phút khi bạn xem lại hòm thư lần cuối để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ các thông báo quan trọng, lên kế hoạch về cách bạn sẽ hoàn thành mọi nhiệm vụ chưa hoàn thành và xem lại lịch trình của mình cho ngày hôm sau. Thực hành này mang lại sự an tâm về các đầu việc ngày mai, nhờ đó bạn có thể tránh được những lo lắng dai dẳng về công việc chưa hoàn thành.

Theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu của bạn

Đặt mục tiêu rõ ràng là một trong những cách tốt nhất để duy trì động lực và duy trì thói quen Deep Work của bạn trong thời gian dài. Trên thực tế, khi các nhà tâm lý học kiểm tra tác động của các phương pháp tạo động lực khác nhau đối với hiệu suất của nhóm, họ nhận thấy việc đặt mục tiêu là một trong những cách hiệu quả nhất. Bởi vì các mục tiêu tạo ra động lực nội tại, động lực để thành công xuất phát từ bên trong chính bạn, chứ không phải các yếu tố bên ngoài như khen ngợi hay khen thưởng.

Để tạo thói quen Deep Work, hãy đặt mục tiêu ngắn hạn để theo dõi các chỉ số như số giờ bạn muốn tập trung mỗi ngày. Newport đề xuất tạo một bảng điểm nơi bạn có thể ghi lại số giờ hàng ngày của mình và đánh dấu từng mục tiêu bạn đã hoàn thành. Bạn cũng có thể tạo các mục tiêu dài hạn ở cấp độ cao hơn để giúp bạn làm việc đến một số giờ nhất định theo thời gian

Tạo mục tiêu để tiếp thêm động lực
Tạo mục tiêu để tiếp thêm động lực

Ví dụ: Bạn có thể bắt đầu với một giờ mỗi ngày, sau đó làm việc đến bốn giờ trong khoảng thời gian ba tháng. Chỉ cần nhớ làm cho các mục tiêu của bạn có thể đo lường được và cụ thể bằng một khuôn khổ như phương pháp SMART hoặc OKRs.

Kết

Deep Work là một trong những cách tốt nhất để tối đa hóa tiềm năng sáng tạo của bạn, không chỉ là bài toán về năng suất. Deep Work mang lại năng lượng tích cực, giúp bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng và sức mạnh để hoàn thành các nhiệm vụ đầy thách thức mỗi ngày. Hay theo lời của Cal Newport, “a deep life is a good life” (một cuộc sống sâu sắc là một cuộc sống tốt đẹp).

Minh Anh - MarketingAI

Đánh giá của bạn

TAGS:

Bình luận của bạn

Bạn cần đăng nhập để thực hiện chức năng này!

Bình luận không đăng nhập

Bạn không thể gửi bình luận liên tục. Xin hãy đợi
60 giây nữa.