Top 10+ mẫu tin nhắn trả lời khách hàng hay nhất 2023

Khách hàng sẽ mỉm cười, hài lòng và quyết định mua sản phẩm của thương hiệu bạn hay cảm thấy bực tức, khó chịu sau lần trò chuyện qua những tin nhắn đầu tiên, quyết định đều nằm ở bạn. 

Sự phát triển của Internet đã tác động mạnh mẽ lên dịch vụ bán hàng online, đồng thời đánh dấu một bước ngoặt lớn trên thị trường thương mại điện tử. Cùng thuộc một ngành hàng, cùng cung cấp một sản phẩm/dịch vụ, làm thế nào để khách hàng có ấn tượng tốt với thương hiệu của bạn? 

Hãy bắt đầu bằng việc thu hút khách hàng trong những lần trả lời tin nhắn đầu tiên. Đảm bảo rằng những tin nhắn trả lời tư vấn với khách hàng phải lịch sự, chuyên nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin. Điều này sẽ thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua.

Hướng dẫn cách tư vấn khách hàng qua tin nhắn

Bắt đầu bằng việc giới thiệu bản thân: Giới thiệu tên cũng là một cách tuyệt vời để bắt đầu một cuộc trò chuyện.

Trả lời inbox nhanh: Hãy cố gắng trả lời tin nhắn khách hàng nhanh nhất có thể. Hạn chế việc để họ phải chờ đợi quá lâu, bởi trong lúc đó, họ rất có thể chuyển sang mua ở một shop khác.

Tin nhắn đầu tiên nên ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề: Rất nhiều khách hàng đã chia sẻ rằng họ cảm thấy khó chịu khi phải đọc một tin nhắn dài ngoằng mà không cung cấp đúng thông tin mà họ cần hỏi.

Đừng “To tiếng”: Theo thông thường, những chữ cái in hoa thường thể hiện trạng thái bực tức, to tiếng, do vậy, nếu bạn gửi cho khách hàng những câu bằng chữ viết in hoa, khách hàng có thể sẽ từ chối mua hàng của bạn vì cảm thấy không được tôn trọng.

Chờ đợi cũng là hạnh phúc: Trả lời nhanh là cần thiết nhưng không phải cứ trả lời liên tục khi chưa nhận được phản hồi của khách hàng. Hãy đặt ra một câu hỏi, sau đó chờ đợi họ phản hồi lại. Đó là phép lịch sự tất yếu.

Hãy thu hút khách hàng ngay từ những lần chào hỏi đầu tiên qua tin nhắn

Đừng sử dụng từ chuyên ngành, tiếng lóng, tiếng địa phương hay từ viết tắt: Hãy dùng những từ ngữ thông dụng trong cuộc chat giữa thương hiệu bạn và khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy bối rối và cảm thấy thương hiệu bạn thiếu sự chuyên nghiệp khi viết tắt hay sử dụng những từ chuyên ngành.

Thận trọng với những ý tưởng hài hước: Sự hài hước nếu sử dụng không đúng lúc sẽ trở nên phản tác dụng.

Không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc: Mặc dù việc sử dụng emoji có thể giảm căng thẳng cuộc trò chuyện cũng như tạo sự vui vẻ, gần gũi cho đối phương. Tuy nhiên, trong môi trường chuyên nghiệp như này, nó lại vô tình trở nên thiếu nghiêm túc.

Tránh việc lạm dụng tin nhắn mẫu: Tin nhắn mẫu là một tính năng trả lời tự động tuyệt vời, tuy nhiên, nếu bạn quá lạm dụng sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán. Đồng thời, sử dụng thường xuyên tính năng này sẽ khiến thương hiệu bạn mất đi nhiều cơ hội tương tác với các khách hàng tiềm năng.

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để xác nhận vấn đề

Khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang cung cấp, họ sẽ chủ động inbox đến bạn. Để xác định vấn đề của khách hàng, bạn có thể trả lời tin nhắn theo mẫu sau:

- Chào bạn! Không biết bạn đang quan tâm đến dịch vụ/sản phẩm nào của chúng tôi?

- Chúng tôi có thể giúp gì được cho bạn?

- Xin chào! Bạn muốn shop tư vấn sản phẩm nào ạ?

Trong mẫu tin nhắn trả lời khách hàng xác định vấn đề, bạn nên giữ phép lịch sự bằng cách tạo sự tôn trọng qua các từ “anh, chị, ạ, vâng”. Điều này cho thấy sự quan tâm của bạn dành cho họ.

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng theo khiếu nại

Khi bán hàng online, những vấn đề khiếu nại về sản phẩm/dịch vụ, chính sách bảo hành,... luôn luôn tồn đọng. Để giải quyết vấn đề này, bạn buộc phải trở thành một chuyên gia tư vấn, giải đáp các thắc mắc từ khách hàng. Từ đó đề xuất những hướng giải quyết tốt nhất cho cả hai bên.

• Chào bạn, chúng tôi rất tiếc với trường hợp này. Ở thời điểm hiện tại, bên shop không nhập được hàng quà tặng do dịch. Các đơn thiếu quà shop sẽ bù cho khách hàng vào đơn hàng sau hoặc gửi riêng chị trong thời gian gần nhất. Shop mong khách hàng có thể hiểu và thông cảm điều này!
• Chào bạn, đã nhận được khiếu nại của anh/chị về dịch vụ tư vấn bán hàng ngày . Chúng tôi rất tiếc với những trải nghiệm không hoàn hảo của bạn khi ghé . khẳng định, chúng tôi là một đơn vị chuyên nghiệp, luôn lắng nghe và lấy khách hàng là trung tâm của sự phát triển. sẽ nghiêm túc rút kinh nghiệm, thực hiện đào tạo lại dịch vụ tư vấn tại các cửa hàng. Hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự đồng hành của bạn trong thời gian tới!
• Chào bạn, shop rất lấy làm tiếc về sự cố lần này. Hy vọng bạn sẽ ủng hộ shop trong lần trải nghiệm mua hàng tới. Shop sẽ cố gắng hoàn thiện hơn nữa để không làm bạn thất vọng.
• Chào bạn, chúng tôi rất xin lỗi với trường hợp này ạ. Do tình hình dịch bệnh phức tạp, đơn hàng vận chuyển tới địa chỉ chậm hơn so với dự kiến. Chúng tôi sẽ liên hệ với bên giao hàng và gửi tặng khuyến mãi cho lần mua tiếp theo của quý khách. Mong bạn thông cảm cho đơn hàng này ạ!
• vô cùng xin lỗi về sự cố gửi nhầm đơn hàng. Chúng tôi sẽ xử lý và gửi lại đơn hàng khác cho bạn vào thời gian sớm nhất. Shop sẽ cố gắng hoàn thiện và tránh sai sót vào những lần tới. Mong bạn bỏ qua và tiếp tục ủng hộ shop!

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để khách chốt đơn

Sau khi nghe bạn tư vấn nhiệt tình, nhưng khách hàng vẫn còn băn khoăn và chưa muốn đặt hàng. Mẫu tin nhắn dưới đây sẽ giúp khách hàng đưa ra quyết định chốt đơn nhanh chóng:

• Sản phẩm bạn chọn đang được sale với giá cực khủng. Chỉ cần để lại số điện thoại và địa chỉ, shop sẽ lên đơn ship cho bạn nhanh chóng.
• freeship tất cả các sản phẩm trong ngày hôm nay. Để lại số điện thoại, địa chỉ kèm tên sản phẩm để chốt đơn liền tay, nhận ngay ưu đãi khủng bạn nhé!
• đang được giảm trong ngày , đặt ngay bằng cách để lại số điện thoại của bạn.
• Hiện tại, shop khuyến mãi mua 1 tặng 1. Để lại số điện thoại và địa chỉ nhận ngay ưu đãi nào.
• Nhân dịp ngày phụ nữ Việt Nam 20/10, đang có chương trình giảm giá cho các chị em mua hoa từ nay đến hết 20/10

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng giúp giới thiệu sản phẩm hiệu quả

Ngay sau khi thấy khách hàng quan tâm dịch vụ/sản phẩm bên bạn, hãy cẩn trọng trong các tin nhắn để tránh sai sót không đáng có khiến khách hàng bỏ đi. Bạn có thể tham khảo những mẫu tin nhắn trả lời giới thiệu sản phẩm hiệu quả dưới đây:

• Chào chị, sản phẩm váy đầm được là thiết kế độc quyền của bên em cho mùa lễ hội năm nay, rất phù hợp để mặc đi dự tiệc. Chị cũng có thể mặc phối với áo blazer hay áo dạ dáng dài đều đẹp ạ.
• Bên em hiện có các dòng máy tốt, chất lượng như Macbook có sở hữu thiết kế sang trọng và tinh tế, có tông màu hồng chủ đạo. Thương hiệu máy tính này cũng có độ phân giải lớn, màn hình HD, bảo mật thông tin. Đồng thời chống lại sự xâm nhập của virus.
• Hiện nay, bên em có dòng sản phẩm Dell – máy tính phù hợp với sinh viên. Đây là sản phẩm có độ bền bỉ, ổn định có thể phục vụ những công việc có cường độ lớn. Ngày 20/10 tới, bên shop em có chương trình ưu đãi hấp dẫn khi khách đặt hàng trong dịp này. Anh/chị có muốn đặt không ạ?

Mẫu tin nhắn trả lời nhanh Facebook

Facebook hiện đã cho các doanh nghiệp tạo trước câu trả lời tự động khi chúng ta chưa kịp online để trả lời khách hàng. Điều này không những cải thiện tình trạng phản hồi ngay lập tức mà còn giúp thương hiệu bạn “giữ chân” được khách hàng. Có những mẫu tin nhắn trả lời tự động Facebook mà bạn có thể áp dụng như sau:

Mẫu 1: Hỏi về giá bán: Chào bạn, giá của sản phẩm bên mình có giá xxx, hiện tại sản phẩm bên mình đang có chương trình khuyến mãi,…

Mẫu 2: Nêu bật ưu điểm của sản phẩm: Chào bạn, với một số tính năng nổi bật của sản phẩm như dưỡng da trắng hồng, trị mụn nám và tàn nhang,… Các vấn đề về da sẽ được cải thiện, không cải thiện sẽ được hoàn tiền ạ. (Soạn sẵn những các đặc điểm, cũng như tính ưu việt của sản phẩm)

Mẫu 3: Chính sách bảo hành của sản phẩm: Chào bạn, sản phẩm được công ty bảo hành trong vòng 24 tháng,… bạn nhé. (Bổ sung đầy đủ về thời gian cũng những chính sách bảo hành đi kèm của doanh nghiệp bạn)

Mẫu 4: Cung cấp địa chỉ cửa hàng của shop: Chào bạn, cửa hàng của mình hiện đang có hai cơ sở tại… (Ghi rõ các cơ sở của cửa hàng kèm theo SĐT liên hệ ở từng cơ sở)

Mẫu 5: Chính sách miễn phí vận chuyển: Chào bạn, nếu hóa đơn trên 200k và chuyển khoản trước thì bên mình sẽ miễn ship ạ. (Trả lời theo đúng chính sách hiện đang được áp dụng tại shop)

Mẫu tin nhắn trả lời nhanh Shopee

Không chỉ Facebook, mà Shopee cũng đã có phép người bán sử dụng tính năng Tin nhắn tự động để giúp người bán nhanh chóng kết nối, trả lời người mua. Những mẫu tin nhắn trả lời nhanh phổ biến trên Shopee:

Mẫu 1: Tin nhắn chào hỏi: Chào mừng bạn đến với Shop của chúng tôi.

Mẫu 2: Tin nhắn chứa thông tin về sản phẩm: Rất vui vì bạn đã thích món đồ này. Chúng tôi hiện có sẵn 3 size để bạn lựa chọn, bạn có thể tham khảo bảng size trong ảnh dưới cùng nhé.

Mẫu 3: Tin nhắn thông báo tình trạng của sản phẩm: Sản phẩm này còn hàng và đã sẵn sàng giao cho đơn vị vận chuyển. Chúng tôi sẽ cố gắng giao mặt hàng trong vòng 48 tiếng tiếp theo./ Sản phẩm này hiện đang tạm hết hàng, rất xin lỗi quý khách.

Mẫu 4: Tin nhắn thông báo tình trạng của đơn hàng: Chúng tôi đã giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển./ Tuyệt vời! Bạn đã nhận được sản phẩm. Hi vọng bạn sẽ hài lòng với sản phẩm và sẽ để lại đánh giá/nhận xét cho Shop nhé./ Chào bạn, không biết là bạn đã nhận được đơn hàng đặt mua chưa ạ?

Mẫu 5: Tin nhắn cảm ơn: Cảm ơn bạn vì đã ủng hộ Shop nhé, hi vọng sản phẩm sẽ làm bạn hài lòng./ Shop rất vui khi được phục vụ bạn!

Mẫu 6: Tin nhắn xin lỗi: Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì sự cố và đã làm quý khách không hài lòng. Shop có thể giúp gì cho bạn nữa không?

Mẫu 7: Mẫu tin nhắn vắng mặt

Trong trường hợp bạn vắng mặt, chưa thể trả lời tin nhắn ngay, hãy thiết lập những tin nhắn tự động với những nội dung như:

• Chào bạn, đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ trả lời lại ngay khi có thể, mong bạn thông cảm và chờ chúng mình một chút nhé!
• Chào bạn, hiện tại shop chưa thể trả lời bạn ngay vì bị quá tải tin nhắn. Nếu bạn không thể chờ thì hãy gọi hoặc nhắn tin đến số điện thoại này nhé. Để lại tin nhắn ở đây nếu bạn muốn được tư vấn kỹ hơn và có thể đợi. Cảm ơn bạn.
• Chào bạn, hiện cửa hàng đang trong thời gian nghỉ lễ, bắt đầu từ ngày và kết thúc vào ngày . Chúng tôi sẽ đọc tin nhắn và liên lạc với của bạn ngay sau khi chúng tôi quay lại. Chúng tôi mong muốn liên lạc với bạn trong năm tới.
• Cảm ơn về tin nhắn của bạn. Hiện tại cửa hàng chúng tôi đang đóng cửa. Cửa hàng sẽ tiếp tục mở trở lại vào ngày . Vui lòng đợi câu trả lời của chúng tôi sau thời gian này.

Trên đây là những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng giúp doanh nghiệp bạn cực kỳ “ăn điểm”, vừa giúp bạn giải quyết các vấn đề đang gặp phải, vừa khiến khách hàng cảm thấy an tâm và hài lòng khi nhận được câu trả lời.

Thanh Thanh - MarketingAI

Tổng hợp

>>> Có thể bạn quan tâm: Thư cảm ơn khách hàng là gì? Top 10+ mẫu thư hay và ý nghĩa nhất