Hóa đơn điện tử là gì? Khi nào cần chuyển hóa đơn giấy sang điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Trong những năm qua, hóa đơn điện tử là một từ khóa phổ biến đối với người làm kế toán và các lĩnh vực liên quan. Đây cũng là hình thức hóa đơn được...

Hóa đơn điện tử là gì? Trong những năm qua, hóa đơn điện tử là một từ khóa phổ biến đối với người làm kế toán và các lĩnh vực liên quan. Đây cũng là hình thức hóa đơn được sử dụng rộng rãi từ năm 2020 bởi theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, 100% các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Đứng trước quy định này, các doanh nghiệp cần nắm rõ hóa đơn điện tử là gì.

Trong bài viết dưới đây, MarketingAi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn đặc điểm cũng như các ưu điểm của hóa đơn điện tử, cách đăng ký và sử dụng chúng chi tiết nhất. 

Hóa đơn điện tử nghĩa là gì?

Hóa đơn điện tử được pháp luật quy định khá cụ thể tại các nghị định sau:

Theo Điều 3, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.

Theo Điều 3, Thông tư 32 về hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Như vậy, có thể kết luận, hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký điện tử theo quy định trên bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế... Hình thức và nội dung các hóa đơn này được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là gì? cách sử dụng hóa đơn điện tử (Ảnh: quocluat.vn)

Quy định về hóa đơn điện tử là gì?

Quy định khi sử dụng về hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử được coi là giải pháp thiết thực, là yếu tố khởi đầu cho quy trình số hóa, hội nhập công nghệ 4.0. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo một số quy định sau.

Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp nào được phép phát hành hóa đơn điện tử? Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo một số điều kiện sau:

  • Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
  • Doanh nghiệp có địa điểm, đường truyền tải mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
  • Doanh nghiệp có chữ ký điện tử tuân theo quy định của pháp luật.
  • Doanh nghiệp còn phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán với đầy đủ quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu.

>>> Có thể bạn quan tâm: Ví điện tử là gì? cách sử dụng ví điện tử

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử gồm 3 bước được tiến hành như dưới đây:

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi tạo lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, sau đó gửi lên cơ quan quản lý Thuế của địa phương bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo mẫu của Bộ tài chính.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tiếp theo doanh nghiệp sẽ phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế theo mẫu có trong Thông tư 32 của Bộ tài chính.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu, sau đó gửi hóa đơn theo đúng định dạng áp dụng cho người mua tới cơ quan quản lý thuế địa phương bằng đường điện tử.

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký hóa đơn điện tử (Ảnh: quocluat.vn)

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Một tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh có thể sử cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên có một số nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Người bán hàng được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi đảm bảo 2 nguyên tắc:

  • Dùng để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông.
  • Chỉ được chuyển đổi 1 lần.
  • Đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán và dấu đi kèm.

Ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi phải bao gồm đầy đủ các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (Ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”).

Đồng thời có đủ họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn điển tử EVN

Hóa đơn điển tử EVN (Ảnh: ketoanthienung)

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi phải phán ánh toàn vẹn, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Đồng thời có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện giao dịch chuyển đổi.

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có giá trị pháp lý khi:

  • Đảm bảo yêu cầu tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi
  • Có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là gì

Trong thời buổi công nghệ 4.0, việc tích hợp công nghệ vào kinh doanh, vận hành sẽ mang lại nhiều ưu điểm. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có nhiều tiện ích giúp ích cho công việc kế toán phải kể đến một số điểm sau.

Tiết kiệm chi phí

Hàng năm có hàng triệu tấn giấy được sử dụng dùng cho mục đích in ấn. Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần tiết kiệm tài nguyên, chi phí sử dụng thấp vì giao dịch hoàn toàn trên internet, không hao tốn phí vận chuyển hay bảo quản như hóa đơn giấy.

Do đó hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh tiết kiệm lượng lớn ngân sách.

Tính bảo mật cao

Khi làm hóa đơn, chứng từ, người dùng rất quan trọng vấn đề bảo mật, quyền riêng tư. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý trên hệ thống phần mềm máy tính, do đó bạn có thể trích xuất trực tiếp từ phần mềm hoặc cài đặt mật khẩu cho máy để không ai có thể xâm nhập. Ngoài ra, lưu trữ như vậy cũng hạn chế vấn đề hỏng hóc, cháy nổ.

Tiết kiệm thời gian

Do giao dịch trên internet nên mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều giao dịch tại chỗ thông qua máy tính, thiết bị smartphone, tiết kiệm thời gian và công sức so với việc sử dụng hóa đơn giấy, không phải di chuyển giữa công ty hay cơ quan thuế.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn

Có  khá nhiều cách gửi hóa đơn điện tử như tin nhắn SMS, email…

Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

a) Lập hóa đơn điện tử 

Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa/dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán.

Sau đó doanh nghiệp truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lâp hóa đơn.

b) Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp cung cấp hàng hóa/dịch vụ đến doanh nghiệp mua hàng hóa/dịch vụ

Gửi trực tiếp: thông qua phần mềm lập hóa đơn điện tử, truyền trực tiếp đến hệ thống người mua nhờ internet.

Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: doanh nghiệp truy cập vào chương tình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian, cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống. Sau đó, gửi cho người mua hóa đơn đã có chữ ký của doanh nghiệp.

c) Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

TH1: Nếu hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán, người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của hai bên.

Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

TH2: Nếu hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua và đã giao hàng hóa/dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai sót sau đó thì cả hai bên phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên. Văn bản ghi rõ sai sót, người mua phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn lập sau ghi rõ điều chỉnh các sai sót này và kê khai theo quy định pháp luật về quản lý thuế, hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Hóa đơn điện tử fpt thường được gửi trong mail cho khách hàng

Hóa đơn điện tử fpt thường được gửi trong mail cho khách hàng (Ảnh: lamketoan.vn)

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử được tiến hành trên website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Các dữ liệu về báo cáo, thông báo của đơn vị phát hành hóa đơn đều được tập hợp trên website này. Bạn có thể kích tra cứu một hóa đơn hay nhiều hóa đơn và thực hiện theo thao tác hướng dẫn.

Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Hóa đơn điện tử có thể áp dụng và thay thế cho các loại hóa đơn sau:

  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
  • Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy?

Trên bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử còn có một số đặc điểm nhận biết như:

  • Có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
  • Có tên người, ngày – giờ in chuyển đổi.

Bên mua hàng cần hóa hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy khi nào? Bên bán cần làm gì?

Bên mua cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy trong trường hợp cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng. Ngược lại bên bán chuyển đổi hóa đơn bằng cách tra thông tin trên hệ thống và thực hiện in ra giấy.

Kết

Trong thời buổi công nghệ phát triển, các quy trình và giao dịch ngày càng được thực hiện tinh gọn, nhanh chóng. Sau khi đã hiểu được hóa đơn điện tử là gì thì có thể thấy nó đóng vai trò quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý. Không chỉ mang lại những hiệu quả về bài toán tiết kiệm chi phí, hóa đơn điện tử còn giúp nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính và kinh doanh, tối ưu hóa nguồn lực cho bộ phận kế toán. Với nhiệm vụ giải quyết những bất cập còn tồn đọng của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là giải pháp hữu ích với doanh nghiệp, cơ quan thuế và cho cả khách hàng, đặc biệt trong thời kỳ chuyển đổi số.

Bài viết trên đây của MarketingAI đã giải đáp chi tiết hóa đơn điện tử là gì, cách sử dụng hóa đơn điện tử cũng như các thắc mắc chung xoay quanh hóa đơn điện tử. Với những tiện ích thiết thực, hi vọng doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và nhanh chóng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp với xu thế chung của thị trường.

Hải Yến - MarketingAI 

Tổng hợp 

>> Có thể bạn chưa biết: Lạm phát là gì? Nguyên nhân và cách kiểm soát lạm phát hiệu quả

Đánh giá của bạn

TAGS:

Bình luận của bạn

Bạn cần đăng nhập để thực hiện chức năng này!

Bình luận không đăng nhập

Bạn không thể gửi bình luận liên tục. Xin hãy đợi
60 giây nữa.